Acest site foloseste cookie-uri. Apasati butonul alaturat pentru o navigare cat mai usoara.
Daca folositi acest site, sunteti de acord cu utilizarea cookie-urilor.
X Acest site foloseste Cookies.
Continuarea navigarii implica acceptarea lor. Detalii aici
Fiscalitatea.ro cauta meniu

Ce se intampla cu actele arhivate in firma? Totul despre pastrarea documentelor si eliminarea din arhiva

26-Aug-2014
8768
Ce se intampla cu actele pe care nu mai e obligatoriu sa le pastram in firma? Cum procedam cu documentele arhivate de mai mult de 10 ani? Exista reglementari speciale in ce priveste distrugerea acestora? Exista restrictii, riscam amenzi? Acestora, dar si altor intrebari, vom raspunde prin cele ce urmeaza.

Pentru actele care nu mai sunt obligatorii de pastrat in firma, adica cele mai vechi de 10 an, sunt reglementari speciale in ceea ce priveste distrugerea lor?

Conform art. 25 alin. (1) din Legea Contabilitatii 82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare, registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.

Conform art.35 alin.(3) din Legea Contabilitatii 82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare, situatiile financiare anuale se pastreaza timp de 10 ani.

Arhivarea documentelor financiar contabile si distrugerea acestora se face in conformitate cu prevederile legale din Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar contabile din Anexa 1 a Ordinului Ministrului Economiei si Finantelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile.
Manualul de Inventariere. Societati Comerciale. PFA. ONG
Manualul de Inventariere. Societati Comerciale. PFA. ONG
Vezi detalii
Noul regim fiscal al cheltuielilor cu autovehicule
Noul regim fiscal al cheltuielilor cu autovehicule
Vezi detalii
Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili
Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili
Vezi detalii



La pct. 57 din din Anexa 1 a Ordinului Ministrului Economiei si Finantelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile, se prevede ca:

"57. Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei."

La art. 11 din Legea Arhivelor Nationale 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, se prevede ca:

"Art. 11

(1) In cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente functioneaza cate o comisie de selectionare, numita prin decizia sau ordinul conducatorului unitatii respective, fiind compusa din: un presedinte, un secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii. Aceasta comisie se intruneste anual sau ori de cate ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica; hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal, intocmit potrivit anexei nr. 5.

(2) Procesul-verbal de selectionare, insotit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum si de inventarele documentelor ce se pastreaza permanent, se inainteaza spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, in cazul creatorilor si detinatorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, in cazul celorlalti creatori si detinatori de documente.

(3) Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor prevazute la alin. (2).


(4) In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate."

De asemenea, conform art. 18 din Legea Arhivelor Nationale 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, in cazul desfiintarii unui creator de documente, asa cum este cazul unui societati comerciale radiate, documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale cetatenilor, sunt preluate de Arhivele Nationale sau de directiile judetene ale Arhivelor Nationale.

Asadar, documentele din arhiva societatii al caror termen legal de pastrare a expirat se elimina de catre o comisie sub conducerea administratorului, pe baza de proces-verbal, conform pct.57 din OMFP 3512/2008 mentionat mai inainte. Acest proces-verbal se inainteaza spre aprobare comisiei prevazute la art.11 din Legea Arhivelor Nationale nr.16/1996 mentionate si dupa aprobare, documentele eliminate din arhiva se trimit la unitatile de colectare a deseurilor de hartie.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro
Ti-a placut acest articol?
Da Like, Printeaza sau trimite pe Email!
Votati articolul "Ce se intampla cu actele arhivate in firma? Totul despre pastrarea documentelor si eliminarea din arhiva":
Rating:

Nota: 4.17 din 15 voturi
Noul Cod Fiscal: Impozite si taxe modificate in 2016

Atentie contabili!

"Noul Cod Fiscal: Impozite si taxe modificate in 2016"

Cititi modificarile in vigoare de la 1 ianuarie, analizele si sfaturile specialistilo!

Abonati-va GRATUIT si descarcati Raportul Special



x

Trimite opinia ta comunitatii Fiscalitatea.ro



Pentru a activa formularul, trebuie sa raspundeti corect la intrebare!

Comentarii (2)

27-Aug-2014

studiu de caz: o firma de contabilitate detine documente ale unui client despre care, de mai bine un an de zile , nu mai stie nimic . Societatea-client nu este suspendata, nu este inchisa, Ce se poate intampla dacafirma de contabilitate arunca documentele ?.

27-Aug-2014

studiu de caz: o firma de contabilitate detine documente ale unui client despre care, de mai bine un an de zile , nu mai stie nimic . Societatea-client nu este suspendata, nu este inchisa, Ce se poate intampla dacafirma de contabilitate arunca documentele ?.





Subiectele saptamanii

  • OUG 84/2016 si noul Cod fiscal: Firmele pot deduce TVA din 2017 pentru perioadele cu cod TVA anulat
    • Odata cu noile reglementari privind codul de TVA aduse de Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 84/2016 (OUG 84/2016) pentru modificarea si completarea unor acte normative din domeniul financiar-fiscal, va prezentam aspectele esentiale de care sa tineti cont din 2017. Astfel, ca modificare principala, retineti ca persoanele impozabile pot refactura, din 2017, cu TVA catre clienti vanzarile realizate in perioada in care codul de TVA era anulat. Astfel, se schimba regulile privind deducerea TVA in...» citeste mai departe aici

  • Plata impozit pe profit si CASS aferent: Termen-limita 15 decembrie
    • Pana joi, 15 decembrie 2016, contribuabilii obligatia sa efectueze plata celei de a doua rate de 50% din impozitul pe veniturile din activitati agricole impuse pe baza de norme de venit, precum si a contributiei de asigurari sociale de sanatate (CASS) aferente acestor venituri, pentru anul 2016. Contribuabilii care realizeaza venituri de aceasta natura datoreaza impozit de 16% si contributie de asigurari sociale de sanatate, in cota de 5,5% asupra venitului stabilit pe baza normelor anuale de...» citeste mai departe aici

  • Buletin informativ ANAF: Noutati cu incidenta fiscala in perioada 28 noiembrie-4 decembrie 2016
    • ANAF, prin Directia Generala de Servicii pentru Contribuabili, publica lista si continutul noutatilor legislative cu incidenta fiscala. Iata cuprinsul numarului 47 (112) din 2016, care se refera la perioada 28 noiembrie-4 decembrie 2016. Regasiti mai jos lista acestor noutati legislative: 1. Ordonanta de urgenta a Guvernului nr.86/2016 cu privire la rectificarea bugetului de stat pe anul 2016 (M.Of. nr.961 din 28 noiembrie 2016); 2. Ordonanta de urgenta a Guvernului nr.87/2016 pentru...» citeste mai departe aici

  • Oficial ANAF: Executarea silita in cazul debitorilor care au de incasat sume de la stat
    • In Monitorul Oficial al Romaniei nr. 968/ 29.11.2016, a fost publicat OPANAF nr. 3.454/ 25.11.2016 pentru aprobarea Procedurii de executare silita in cazul debitorilor care au de incasat sume certe, lichide si exigibile de la autoritati sau institutii de stat. Acest ordin se aplica de la data aparitiei in Monitorul Oficial, respectiv 29.11.2016. Contribuabilii care au obligatii fiscale restante pentru care sunt in derulare masuri de executare silita pot beneficia de ridicarea masurilor de...» citeste mai departe aici

  • Un nou pas catre operationalizarea Agentiei Nationale de Administrare a Bunurilor Indisponibilizate
    • Guvernul a aprobat Regulamentul privind distribuirea sumelor incasate din valorificarea bunurilor confiscate in materie penala dupa ramanerea definitiva a hotararii de confiscare, unul din actele normative din legislatia secundara necesara operationalizarii Agentiei Nationale de Administrare a Bunurilor Indisponibilizate (ANABI). Regulamentul stabileste modul in care sumele rezultate din valorificarea bunurilor mobile si imobile intrate prin confiscare in proprietatea privata a statului vor fi...» citeste mai departe aici

  • Tratament servicii turistice. Cum tratam cheltuielile sociale?
    • In randurile urmatoare, vom vedea care este modalitatea prin care se pot acorda salariatilor proprii contravaloarea de servicii turistice si/sau tratament inclusiv transportul acestora incadrate in categoria de cheltuieli sociale (5%). Contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament sunt neimpozabile din punct de vedere al impozitului pe venit si nu intra in baza de calcul a contributiilor sociale, doar daca posibilitatea de acordare a acestora este prevazuta prin contractul individual...» citeste mai departe aici

MonitorulJuridic.ro - Cel mai bun serviciu de monitorizare a actelor publicate in Monitorul Oficial

Atentie contabili!

Noul Cod Fiscal 2016!! Modificari in ceea ce priveste Impozitul pe Profit, Impozitul pe Venit si TVA-ul!

Cititi modificarile in vigoare de la 1 ianuarie, analizele si sfaturile specialistilor

Descarcati GRATUIT Raportul Special "Noul Cod Fiscal: Impozite si taxe modificate in 2016"!


2007 - 2015 RENTROP & STRATON. All rights reserved.