Acest site foloseste cookie-uri. Apasati butonul alaturat pentru o navigare cat mai usoara.
Daca folositi acest site, sunteti de acord cu utilizarea cookie-urilor.
X Acest site foloseste Cookies.
Continuarea navigarii implica acceptarea lor. Detalii aici
Fiscalitatea.ro cauta meniu

Ce se intampla cu actele arhivate in firma? Totul despre pastrarea documentelor si eliminarea din arhiva

26-Aug-2014
9124
Ce se intampla cu actele pe care nu mai e obligatoriu sa le pastram in firma? Cum procedam cu documentele arhivate de mai mult de 10 ani? Exista reglementari speciale in ce priveste distrugerea acestora? Exista restrictii, riscam amenzi? Acestora, dar si altor intrebari, vom raspunde prin cele ce urmeaza.

Pentru actele care nu mai sunt obligatorii de pastrat in firma, adica cele mai vechi de 10 an, sunt reglementari speciale in ceea ce priveste distrugerea lor?

Conform art. 25 alin. (1) din Legea Contabilitatii 82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare, registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.

Conform art.35 alin.(3) din Legea Contabilitatii 82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare, situatiile financiare anuale se pastreaza timp de 10 ani.

Arhivarea documentelor financiar contabile si distrugerea acestora se face in conformitate cu prevederile legale din Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar contabile din Anexa 1 a Ordinului Ministrului Economiei si Finantelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile.
Manualul de Inventariere. Societati Comerciale. PFA. ONG
Manualul de Inventariere. Societati Comerciale. PFA. ONG
Vezi detalii
Capcanele comertului online
Capcanele comertului online
Vezi detalii
Ghid practic Excel
Ghid practic Excel
Vezi detalii



La pct. 57 din din Anexa 1 a Ordinului Ministrului Economiei si Finantelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile, se prevede ca:

"57. Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei."

La art. 11 din Legea Arhivelor Nationale 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, se prevede ca:

"Art. 11

(1) In cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente functioneaza cate o comisie de selectionare, numita prin decizia sau ordinul conducatorului unitatii respective, fiind compusa din: un presedinte, un secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii. Aceasta comisie se intruneste anual sau ori de cate ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica; hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal, intocmit potrivit anexei nr. 5.

(2) Procesul-verbal de selectionare, insotit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum si de inventarele documentelor ce se pastreaza permanent, se inainteaza spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, in cazul creatorilor si detinatorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, in cazul celorlalti creatori si detinatori de documente.

(3) Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor prevazute la alin. (2).


(4) In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate."

De asemenea, conform art. 18 din Legea Arhivelor Nationale 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, in cazul desfiintarii unui creator de documente, asa cum este cazul unui societati comerciale radiate, documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale cetatenilor, sunt preluate de Arhivele Nationale sau de directiile judetene ale Arhivelor Nationale.

Asadar, documentele din arhiva societatii al caror termen legal de pastrare a expirat se elimina de catre o comisie sub conducerea administratorului, pe baza de proces-verbal, conform pct.57 din OMFP 3512/2008 mentionat mai inainte. Acest proces-verbal se inainteaza spre aprobare comisiei prevazute la art.11 din Legea Arhivelor Nationale nr.16/1996 mentionate si dupa aprobare, documentele eliminate din arhiva se trimit la unitatile de colectare a deseurilor de hartie.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro
Ti-a placut acest articol?
Da Like, Printeaza sau trimite pe Email!
Votati articolul "Ce se intampla cu actele arhivate in firma? Totul despre pastrarea documentelor si eliminarea din arhiva":
Rating:

Nota: 4.09 din 17 voturi
Cele mai importante modificari cu privire la TVA

Atentie contabili!

Modificari importante privind TVA in 2017!

Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti
"TVA - 7 modificari aparute in 2017 in Noul Cod Fiscal"!



x

Trimite opinia ta comunitatii Fiscalitatea.ro



Pentru a activa formularul, trebuie sa raspundeti corect la intrebare!

Comentarii (2)

27-Aug-2014

studiu de caz: o firma de contabilitate detine documente ale unui client despre care, de mai bine un an de zile , nu mai stie nimic . Societatea-client nu este suspendata, nu este inchisa, Ce se poate intampla dacafirma de contabilitate arunca documentele ?.

27-Aug-2014

studiu de caz: o firma de contabilitate detine documente ale unui client despre care, de mai bine un an de zile , nu mai stie nimic . Societatea-client nu este suspendata, nu este inchisa, Ce se poate intampla dacafirma de contabilitate arunca documentele ?.





Subiectele saptamanii

  • Declaratia 112 actualizata in ianuarie 2017!
    • Va informam ca ANAF a actualizat in luna ianuarie 2017 PDF-ul inteligent pentru D 112 - Declaratia privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate - conform Ordinului comun al ministrului finantelor publice nr. 1977/ 09.12.2013, ministrului muncii, familiei, protectiei sociale si persoanelor varstnice nr.2757/ 23.12.2013 si al ministrului sanatatii nr. 1580/ 23.12.2013, valabil incepand cu 01/2017. Declaratia 112 a ajuns la...» citeste mai departe aici

  • Impozitul pe veniturile microintreprinderilor. Conditii de aplicare 2017
    • Prin ceea ce urmeaza, retineti ca de la 1 februarie, societatile care la data de 31.12.2016 au realizat o cifra de afacere sub 500.000 euro sunt obligate sa treaca la platitor de impozit microintreprindere. Vom vedea astfel daca obligativitatea de a avea un angajat pentru a plati numai 1% impozit din februarie se refera la 31.12 sau daca se pot face angajari in ianuarie pentru a avea din data de 1 februarie un angajat. Va recomandam o analiza completa privind impozitul pe microintreprinderi in...» citeste mai departe aici

  • Intocmirea dosarului preturilor de transfer. Ce riscam daca depasim termenul de predare?
    • Supunem atentiei dumneavoastra cazul unui contribuabil mijlociu care achizitioneaza servicii de la parte afiliata cu o suma ce depaseste 250.000 euro pentru anul 2016. Stabilim daca exista obligatia ca incepand cu data de 25.03.2017 acesta sa puna la dispozitia ANAF dosarul preturilor de transfer in 10 zile sau intr-un termen de 30-60 zile si daca exista alte riscuri, in cazul in care nu il prezinta, in afara amenzii de 14.000 lei. Iata raspunsul specialistului: In conformitate cu prevederile...» citeste mai departe aici

  • 25 ianuarie 2017 e termenul-limita pentru declarare si plata impozit pe dividende
    • Va reamintim ca 25 ianuarie 2017 este termenul limita de plata si de declarare al impozitului pe dividende, in urmatoarele situatii: - in cazul dividendelor distribuite in anul 2016 si care nu au fost platite actionarilor/asociatilor persoane juridice pana la sfarsitul anului in care s-au aprobat situatiile financiare anuale. Aceste prevederi nu se aplica pentru dividendele distribuite si neplatite pana la sfarsitul anului 2016, daca in ultima zi a anului calendaristic, persoana juridica romana...» citeste mai departe aici

  • Noi prevederi legale privind impozitul pe veniturile microintreprinderilor valabile in anul 2017 . OFICIAL ANAF
    • Incepem prin a va reaminti ca in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 16 din data de 06.01.2017 a fost publicata OUG 3/2017 pentru modificarea si completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal. Astfel, potrivit actului normativ anterior mentionat, incepand cu data de 1 februarie 2017, sunt obligate la plata impozitului pe veniturile microintreprinderilor, persoanele juridice romane platitoare de impozit pe profit care la data de 31 decembrie 2016 indeplinesc urmatoarele conditii: • au...» citeste mai departe aici

  • Ce modificari face ANAF dupa eliminarea formularului 088
    • Potrivit programului de guvernare, unul dintre obiectivele Guvernului este reducerea sarcinilor administrative excesive ale contribuabililor, astfel Agentia Nationala de Administrare Fiscala a analizat oportunitatea eliminarii formularului (088) "Declaratie pe propria raspundere pentru evaluarea intentiei si a capacitatii de a desfasura activitati economice care implica operatiuni din sfera TVA" si a decis renuntarea la acesta. Din analiza procedurilor referitoare la inregistrarea in scopuri de...» citeste mai departe aici

MonitorulJuridic.ro - Cel mai bun serviciu de monitorizare a actelor publicate in Monitorul Oficial

Atentie contabili!

Modificari importante privind TVA in 2017!

Cititi si respectati noile reguli din Codul Fiscal privind TVA

Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti

"TVA - 7 modificari aparute in 2017 in Noul Cod Fiscal"!


2007 - 2015 RENTROP & STRATON. All rights reserved.