7 intrebari & raspunsuri utile despre E-Factura: Trebuie sa folosesc un program special pentru a crea factura electronica?

ANAF a publicat la finalul anului un Ghid util contribuabililor, pentru utilizarea sistemului RO e-Factura, care devine obligatoriu pentru toata lumea in 1 ianuarie 2024.

Intrebari & raspunsuri RO e-Factura:

1. Ce este o factura electronica?

O factura electronica, fisier xml, ofera continutul facturii intr-un set de date structurat, care poate fi citit de masina.
Acest lucru asigura ca informatiile furnizate pot fi:
a) transmise electronic;
b) primite electronic;
c) procesate si aprobate pentru plata in mod automat.

2. Ce constrangeri sunt aplicate la crearea facturilor electronice?

Ghid complet Impozitul pe venit si contributiile sociale

Vreau acest produs →

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vreau acest produs →

Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

Vreau acest produs →

Facturile electronice trebuie create folosind un format de date care respecta urmatoarele cerinte:

- standardul european (EN 16931);
- termenii de utilizare pentru sistemul RO e-Factura de transmitere a facturilor; - cerintele nationale privind facturarea electronica RO_CIUS.

Factura electronica trebuie prezentata ca fisier XML structurat simplu.

3. Ce cerinte formale trebuie respectate pentru crearea facturilor electronice?

Cea mai recenta versiune a standardului european si a normelor nationale privind facturarea electronica trebuie intotdeauna utilizate la emiterea facturilor electronice.

Facturile care nu respecta cerintele standardului european si normele nationale nu pot fi luate in considerare.

Documentele justificative ale facturii sau atasamentele trebuie sa fie incorporate in structura de date a facturii si nu pot fi trimise separat. Suma dimensiunilor tuturor fisierelor atasate nu trebuie sa depaseasca 3Mb.
Numarul maxim de documente incorporate care sustin factura este limitat la 50.

Codurile MIME ale documentelor atasate permise: - aplicatie/pdf;

- imagine/png;
- imagine/jpeg;
- text/csv;
- aplicatie/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet; - aplicatie/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet.

Legislatia aplicabila in legatura cu facturarea electronica poate fi consultata la adresa de internet: https://mfinante.gov.ro/ro/web/efactura/legislatie.

4. Pot trimite un fisier PDF ca factura electronica?

Nu! Dupa cum este definita la art. 2 alin. (1) lit a) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021, cu modificarile si completarile ulterioare, factura electronica este factura care a fost emisa, transmisa si primita intr-un format electronic structurat de tip XML care permite prelucrarea sa electronica si automata.

Un fisier PDF nu este o factura electronica conform acestor cerinte.

5. Pot trimite fisiere diferite de tipul xml prin intermediul sistemului RO e-Factura?

Nu! In conformitate cu standardul national SR CEN/TS 16931-2, sintaxa de baza pentru factura electronica este XML1.0.

Sintaxele care sunt conforme cu EN 16931-1:2017 sunt UN/CEFACT Cross Industry Invoice XML message, asa cum este specificat in XML Schemas 16B (SCRDM – CII) si UBL invoice and credit note messages (mesaje pentru factura si nota de creditare UBL), asa cum sunt definite in ISO/IEC 19845:2015.

6. Trebuie sa folosesc un program special pentru a crea factura electronica?

Nu! Nu este necesar un program special. Exista mai multe optiuni pentru crearea unei facturi electronice, de exemplu:

a) Utilizarea unui sistem (ERP) sau a unui furnizor de servicii

Daca utilizati un furnizor de servicii sau un software pentru facturare, contactati producatorul si aflati daca facturarea electronica este o solutie implementata.

Daca folositi propriul sistem, analizati cu departamentul IT care sunt pasii necesari pentru a crea facturi electronice conforme cu standardul UE.

b) Utilizarea aplicatiilor puse la dispozitie de Statul Roman

Daca nu utilizati un sistem de facturare sau daca aveti nevoie de o solutie intermediara, familiarizati-va cu aplicatia disponibila public la adresa de internet https://www.anaf.ro/CompletareFactura/faces/factura/informatiigenerale.xhtml.

Aplicatia web ofera functii pentru introducerea manuala a datelor. Facturile electronice create pot fi salvate in sistemele informatice locale pentru utilizarea in sistemul RO e-Factura.

7. Ce cerinte de continut trebuie respectate pentru a crea o factura electronica conforma cu cerintele sistemului RO e-factura si care sa fie transmisa destinatarului potrivit ?

O factura electronica este considerata valida daca respecta Modelul semantic de date al elementelor esentiale ale unei facturi electronice si setul de Reguli operationale. O instanta de document factura (fisier xml) este strict conforma cu modelul facturii de baza daca respecta toate regulile definite pentru modelul facturii de baza, inclusiv specificatia care figureaza intr-o CIUS conforma.

Pentru a fi acceptata de la furnizor si trimisa catre destinatarul potrivit factura trebuie sa contina informatii relevante in procesul de identificare a celor doi parteneri: Numele vanzatorului, Identificatorul de inregistrare legala a Vanzatorului, Identificatorul de TVA al Vanzatorului, Identificatorul de inregistrare fiscala a Vanzatorului, Numele Cumparatorului, Identificatorul de inregistrare legala a Cumparatorului, Identificatorul de TVA al Cumparatorului.

In unele cazuri trebuie sa se ofere informatii despre reprezentatul fiscal al vanzatorului: Numele reprezentantului fiscal al Vanzatorului, Identificatorul de TVA al reprezentantului fiscal al Vanzatorului, Numele Cumparatorului.

Sursa: ANAF