Angajat la mai multe societati: Imputernicire utilizarea unui token de transmitere a declaratiilor electronice

Ce se intampla in situatia in care un angajat la mai multe societati intra in concediu medical, in conditiile in care semnarea si transmiterea declaratiilor se facea pe baza tokenului facut pe numele acestuia? Se poate face o imputernicire prin care tokenul pe numele lui sa fie folosit de administratori, pentru ca acestia sa transmita declaratiile la ANAF? Acestea sunt intrebarile la care vor raspunde specialistii nostri. 

Raspunsul specialistului

Certificatul digital calificat (plus tokenul pentru semnatura electronica extinsa) identifica o persoana fizica care actioneaza fie in nume propriu sau ca reprezentant autorizat (spre exemplu, administratorul unei societati, in calitatea lui de reprezentant legal al societatii), fie in numele unui tert, in calitate de imputernicit (spre exemplu, angajatul unei firme de contabilitate, care depune declaratiile fiscale pentru unul sau mai multi clienti ai firmei).

Certificatul digital calificat este personal si netransmisibil, iar pentru a depune declaratii fiscale in numele unei societati in calitate de imputernicit este nevoie si de documentul de imputernicire, autentificat de notarul public, din care rezulta dreptul titularului certificatului calificat de a semna declaratiile fiscale pentru contribuabil. Cand persoana imputernicita nu mai lucreaza pentru contribuabil, acesta revoca persoanei respective accesul la serviciul de depunere online a declaratiilor fiscale. De asemenea, o declaratie fiscala semnata cu semnatura electronica extinsa, bazata pe certificatul digital calificat si generata cu ajutorul tokenului este asimilata, in ceea ce priveste conditiile si efectele sale cu inscrisul sub semnatura privata.

In aceste conditii, solutia propusa nu are baza legala, intrucat semnatura electronica este o semnatura privata si trebuie sa apartina titularului indreptatit, respectiv persoanei pe numele careia a fost emis certificatul digital calificat. Insa, in practica, declaratiile se transmit si de alte persoane decat titularul certificatului digital calificat, cu acordul tacit, nu expres, al titularului (de regula, un alt angajat din firma). Cum persoana respectiva depunea declaratiile pentru mai bine de 10 societati, este putin probabil ca aceasta sa lase tokenul la dispozitia administratorilor fiecarei societati in parte, solutia corecta fiind desemnarea unui alt angajat din firma pentru obtinerea unui alt certificat digital calificat si acordarea imputernicirilor catre acesta de catre fiecare societate in parte.

Cartea Verde a TVA

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilitatii 2023 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal, un proiect de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.