Arhivare documente: care este procedura si cat se pastreaza documentele in arhiva

Societatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.

In acest articol vom discuta despre procedura pe care trebuie sa o urmeze contribuabilii pentru a arhiva documentele, dar si despre cat timp trebuie sa fie pastrate actele in arhiva.
Am pregatit pentru dvs. colectia completa a documentelor dvs. contabile OBLIGATORII conforme cu Ordinul nr. 1.447 din 2 mai 2023, click AICI»

Care este legea arhivarii documentelor?

Legea arhivarii documentelor este reglementata atat de Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, cat si de noile reglementari privind documentele financiar-contabile (Ordinul 2634/2015, Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, dar si Legea 36/2023 prin care au fost aduse modificari Legii 82/1991 cu privire la pastrarea documentelor justificative, in cazul prelucrarii automate a datelor).

Cum se poate face arhivarea documentelor

Arhivarea documentelor se poate realiza fie pe suport hartie, fie pe suport electronic.

Arhivarea pe suport hartie

Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

Arhivarea pe suport electronic

Examenul de ACCES la STAGIUL CECCAR 2024

Vezi AICI detalii

Agenda Fiscala a Contabilului 2025

Vezi AICI detalii

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Orice persoana fizica sau juridica are dreptul de a depune spre pastrare documente in forma electronica in cadrul unei arhive electronice.

In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

Procedura de arhivare a documentelor

Procedura de arhivare a documentelor financiar-contabile in format hartie presupune respectarea urmatoarelor reguli generale:

1. documentele se grupeaza in dosare, numerotate si snuruite;

2. gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea.

Documentele financiar-contabile se grupeaza in dosare, de maximum ....300....... file. Documentele financiar-contabile se grupeaza anual, nu pe perioade mai mari.

Dosarele astfel arhivate se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

La gruparea documentelor se urmareste asezarea documentelor de acelasi fel, cu acelasi termen de pastrare, in ordine cronologica, de exemplu:

• facturi achizitie, facturi emise, avize de insotire, documente de gestiune interna - note de intrare-receptie, fise de magazie, bonuri de consum, bonuri de predare-primire etc.;
• se arhiveaza distinct documentele de achizitie a unor imobilizari corporale cu durata de viata mai mare de 5 ani, care trebuie pastrate pe durata de viata a acestora;

Dosarele se snuruiesc si se leaga. Filele se numeroteaza. Prima fila din dosar va purta numarul 1. Numerele se inscriu cu pasta pe fiecare fila intr-un loc vizibil (centru, colt, sus, jos).

Urmatoarele informatii se inscriu pe coperta fiecarui dosar:

• denumirea societatii;
• continutul dosarului-tip, documente (facturi, state, note contabile etc.);
• perioada in care au fost emise documentele (data initiala si data finala);
• numarul de file;
• termenul de pastrare al documentelor cuprinse in dosar conform prevederilor legale.In cazul in care numarul de documente este redus, se pot grupa toate documentele Financiar-contabile emise si primite intr-un exercitiu financiar cu termen de arhivare 5 ani.

Dosarele se predau la arhiva societatii. Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente in al doilea an de la constituire, pe baza de inventar si proces-verbal de predare-primire. Dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor. Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare. Evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Procedura de arhivare a documentelor financiar-contabile in format electronic presupune respectarea urmatoarelor reguli generale:

Actul normativ care reglementeaza crearea, conservarea, consultarea si utilizarea documentelor in forma electronica, arhivate sau care urmeaza a fi arhivate intr-o arhiva electronica, este Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata cu modificarile ulterioare. Sunt in vigoare si dispozitiile Legii nr. 16/1996 privind Arhivele nationale, republicata, cu modificarile ulterioare.

In aplicarea acestor acte normative au fost elaborate norme, decizii si proceduri ale MCSI care este Autoritatea de reglementare si supraveghere in domeniul arhivarii electronice. Arhivarea electronica este procedeul prin care documentele din arhiva fizica existenta sunt transformate in imagini, prin scanare de mare viteza si ulterior transpuse intr-o arhiva electronica.

Operatiunea este efectuata de catre persoane fizice sau juridice care au dobandit calitatea de administrator al arhivei electronice.

Documentele trebuie sa fie stocate in centre de date acreditate ce corespund normelor de securitate si verificarilor periodice impuse de MCSI conform deciziei 493/2009 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica.

Se poate arhiva electronic conform legii orice tip de document, obligativitatea insa se aplica doar documentelor specificate prin lege, cu regim de arhivare pe o perioada fixa de timp, emise exclusiv in regim electronic.

Prin semnarea documentelor emise exclusiv in format electronic, de catre titularul dreptului de dispozitie asupra documentului, insotite de fisa documentelor arhivate se garanteaza autenticitatea documentelor arhivate.

Documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control. 

Informatiile in format electronic vor fi stocate si pe dischete/CD-uri/stick-uri si vor avea aceleasi termene de pastrare ca si cele pe suport de hartie.

Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice.

Societatile trebuie sa asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un tert in numele si in contul sau, precum si a tuturor facturilor primite.

Orice societate poate decide locul de stocare a facturilor, cu conditia ca acestea sa fie puse la dispozitia autoritatilor competente fara nicio intarziere ori de cate ori se solicita acest lucru.

Locul de stocare a facturilor nu poate fi situat pe teritoriul unei tari cu care nu exista niciun instrument juridic referitor la asistenta reciproca sau la dreptul de a accesa documentele prin mijloace electronice, de a descarca si de a utiliza facturile respective.

Cum se face arhivarea facturilor

Arhivarea facturilor Facturile pot fi stocate pe suport hartie sau in format electronic, indiferent de forma originala in care au fost trimise ori puse la dispozitie.
Am pregatit pentru dvs. colectia completa a documentelor dvs. contabile OBLIGATORII conforme cu Ordinul nr. 1.447 din 2 mai 2023, click AICI»

In cazul stocarii electronice a facturilor, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.

Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice.

Societatile trebuie sa asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un tert in numele si in contul sau, precum si a tuturor facturilor primite.

Orice societate poate decide locul de stocare a facturilor, cu conditia ca acestea sa fie puse la dispozitia autoritatilor competente, fara nicio intarziere, ori de cate ori se solicita acest lucru.

Locul de stocare a facturilor nu poate fi situat pe teritoriul unei tari cu care nu exista niciun instrument juridic referitor la asistenta reciproca sau la dreptul de a accesa documentele prin mijloace electronice, de a descarca si de a utiliza facturile respective.

ATENTIE! Ca regula generala, societatile care au sediul activitatii economice in Romania au obligatia de a stoca pe teritoriul Romaniei facturile emise si primite, precum si facturile emise de client sau de un tert in numele si in contul sau.

Pot fi pastrate pe teritoriul altui stat facturile electronice pentru care societatea garanteaza accesul online organelor fiscale competente. in situatia in care locul de stocare nu se afla pe teritoriul Romaniei, conducerea societatii trebuie sa comunice organelor fiscale competente locul de stocare a facturilor.

Model registru evidenta arhiva

Asa cum am precizat si mai sus, evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Atasam un model necesar contribuabililor:

Pentru a descarca documentul word, click AICI>>

Termene pastrare pentru documente contabile

Termenul de pastrare este de 10 ani pentru situatiile financiare anuale.

Termenul de pastrare este de 5 ani pentru:

-registrele de contabilitate obligatorii;

-documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara;

-statele de salarii.

Se pastreaza in arhiva persoanelor timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmit.

Atentie! Prin Legea 36/2023, au fost aduse modificari Legii 82/1991 cu privire la pastrarea documentelor justificative, in cazul prelucrarii automate a datelor.

Potrivit prevederilor de la art. 23 alin. (1) din Legea 82/1991, persoanele prevazute la art. 1 care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.

La art. 25 se precizeaza ca registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

Legea 36/2023, se aplica incepand cu documentele emise de la data de 01.01.2023. Pentru documentele emise pana la 31.12.2022 se aplica prevederile in vigoare pana la aceasta data-respectiv OMFP nr.2634/2015.

Arhivarea documentelor - spete utile

Speta 1. Procedura de arhivare a documentelor financiar-contabile in format hartie presupune respectarea urmatoarelor reguli generale:

Factura de telefon, pe firma, are 42 pagini, din care o pagina factura consolidata cu toate datele, iar restul sunt convorbiri si alte detalii pe fiecare numar alocat; sunt obligata sa listez toate paginile sau este suficienta doar prima pagina sau se poate pastra in format electronic?

Raspuns: 

Atat pentru contabilizarea cheltuielilor de telefonie, cat si pentru organizarea evidentei fiscale TVA prin jurnalul pentru cumparari este necesara si suficienta listarea facturii consolidate ca document justificativ, fara a fi necesara si listarea defasuratorului convorbirilor telefonice pentru fiecare utilizator de telefon.

De asemenea, factura consolidata, exclusiv desfasuratorul convorbirilor telefonice, este utila in cazul unei inspectii fiscale pentru a verifica daca persoana impozabila a exercitat corect dreptul de deducere al sumei TVA deductibile inscrise in factura primita, emisa conform prevederilor art. 319 din Codul fiscal, respectand conditia de la art. 299 alin. (1) lit. a) "Conditii de exercitare a dreptului de deducere" conform careia

"(1) Pentru exercitarea dreptului de deducere a taxei, persoana impozabila trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii: a) pentru taxa datorata sau achitata, aferenta bunurilor care i-au fost ori urmeaza sa ii fie livrate ori serviciilor care i-au fost ori urmeaza sa ii fie prestate in beneficiul sau de catre o persoana impozabila, sa detina o factura emisa in conformitate cu prevederile art. 319, precum si dovada platii in cazul achizitiilor efectuate de catre persoanele impozabile care aplica sistemul TVA la incasare, respectiv de catre persoanele impozabile care achizitioneaza bunuri/servicii de la persoane impozabile in perioada in care aplica sistemul TVA la incasare;"

Astfel, desfasuratorul cu privire la detaliile serviciilor facturate se arhiveaza in format electronic, fara a fi necesara listarea. Listarea se efectueaza doar in cazul unei inspectii fiscale in cadrul careia echipa de control solicita documentul respectiv in vederea verificarii continutului acestuia.

Referitor la arhivare, de retinut sunt prevederile art. 319 alin. (31) si alin. (33) conform carora persoana impozabila este obligata sa asigure stocarea pe teritoriul Romaniei a facturilor emise (copia), dar si a facturilor primite, fara a se face referire si la anexelor acestora "(31) Persoana impozabila trebuie sa asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un tert in numele si in contul sau, precum si a tuturor facturilor primite."

"(33) Prin exceptie de la prevederile alin. (32), persoana impozabila care are sediul activitatii economice in Romania are obligatia de a stoca pe teritoriul Romaniei facturile emise si primite, precum si facturile emise de client sau de un tert in numele si in contul sau, altele decat cele electronice pentru care persoana impozabila garanteaza accesul on-line organelor fiscale competente si pentru care persoana impozabila poate aplica prevederile alin. (32)."

Pentru o societate comerciala care are multe documente contabile mai vechi de 7 ani, care este procedura legala de distrugere a acestor documente?

Raspuns: 

Din situatia prezentata, consider ca este vorba despre eliminarea documentelor financiar contabile din arhiva societatii, fara a fi vorba despre distrugerea acestora. In acest caz, societatea trebuie sa intocmeasca proceduri proprii prin care:

• sa stabileasca:
• cine este responsabil pentru aceasta decizie;
• modul de selectare a documentelor care pot fi eliminate la expirarea termenului de pastrare;
• tipul documentelor care pot fi eliminate, respecand prevederile O.M.F.P. nr. 2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, de exemplu, prevederile art. 40 conform carora "40.

• sa constituie o comisie conform prevederilor pct. 43 din O.M.F.P. nr. 2634/2015 "43. Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei."

Am pregatit pentru dvs. colectia completa a documentelor dvs. contabile OBLIGATORII conforme cu Ordinul nr. 1.447 din 2 mai 2023, click AICI»
Prin ANEXA 4 din O.M.F.P. nr. 2634/2015 sunt reglementate DOCUMENTELE FINANCIAR-CONTABILE care se pastreaza timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata cu modificarile si completarile ulterioare.

Acelasi termen este reglementat si pentru Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara conform prevederilor art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 modificat recent prin Legea nr. 36 din 11 ianuarie 2023 pentru modificarea Legii contabilitatii nr. 82/1991, precum si a Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale "Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii."

Aceste prevederi financiar contabile se completeaza cu cele de la art. 11 din Legea nr. 16 din 2 aprilie 1996 Republicata privind Legea Arhivelor Nationale prin care se reglementeaza procedura de eliminare a documentelor de catre fiecare "unitate creatoare de documente"

" (1) In cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente functioneaza cate o comisie de selectionare, numita prin decizia sau ordinul conducatorului unitatii respective, fiind compusa din: un presedinte, un secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii.

Aceasta comisie se intruneste anual sau ori de cate ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica; hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal, intocmit potrivit anexei nr. 5.

(2) Procesul-verbal de selectionare, insotit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum si de inventarele documentelor ce se pastreaza permanent, se inainteaza spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, in cazul creatorilor si detinatorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, in cazul celorlalti creatori si detinatori de documente.

(3) Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor prevazute la alin. (2).

(4) In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate."