Acest site foloseste Cookie-uri, conform noului Regulament de Protectie a Datelor (GDPR), pentru a va asigura cea mai buna experienta online. In esenta, Cookie-urile ne ajuta sa imbunatatim continutul de pe site, oferindu-va dvs., cititorul, o experienta online personalizata si mult mai rapida. Ele sunt folosite doar de site-ul nostru si partenerii nostri de incredere. Click AICI pentru detalii despre politica de Cookie-uri.
Acest site foloseste Cookie-uri, conform noului Regulament de Protectie a Datelor (GDPR), pentru a va asigura cea mai buna experienta online. In esenta, Cookie-urile ne ajuta sa imbunatatim continutul de pe site, oferindu-va dvs., cititorul, o experienta online personalizata si mult mai rapida. Ele sunt folosite doar de site-ul nostru si partenerii nostri de incredere. Click AICI pentru detalii despre politica de Cookie-uri. Sunt de acord cu politica de cookie
Fiscalitatea.ro cauta meniu

Arhivare si eliminare documente financiar-contabile

14-Apr-2020
4774

Pentru o societate comerciala care are foarte multe documente contabile mai vechi de 7 ani, care este procedura legala de distrugere a acestor documente, dat fiind ca spatiul de arhivare este insuficient. Este vorba de duplicate de facturi emise, chitante, monetare etc. Este nevoie sa se anunte arhivele nationale?

Expertul contabil Mariana Prejbeanu ne precizeaza ca, privitor la arhivarea documentelor, Ordinul 2634/2015 prevede:

"(C)Pastrarea si arhivarea registrelor da contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile

36. Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.

Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.
In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

37. Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice. Si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.

38. Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 39 si 40.

39. Documentele prevazute in anexa nr. 4 la ordin se pastreaza pe o perioada de 5 ani in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

Astfel, se pastreaza 5 ani urmatoarele:

1. Nota de receptie si constatare de diferente 14-3-1A
2. Bon de predare, transfer, restituire 14-3-3A
3. Bon de consum 14-3-4A
4. Bon de consum (colectiv) 14-3-4/aA
5. Lista zilnica de alimente 14-3-4/dA
6. Dispozitie de livrare 14-3-5A
7. Fisa de magazie 14-3-8
8. Lista de inventariere 14-3-12
9. Lista de inventariere 14-3-12/b
10.Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice) 14-3-12/a
11. Chitanta 14-4-1
12. Chitanta pentru operatiuni in valuta 14-4-1/a
13. Dispozitie de plata/incasare catre casierie 14-4-4
14. Borderou de achizitie 14-4-13
15.Borderou de achizitie (de la producatori individuali) 14-4-13/b
16. Decont pentru operatiuni in participatie 14-4-14
17. Ordin de deplasare (delegatie) 14-5-4
18. Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale) 14-5-4/a
19. Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe) 14-5-5
20. Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale) 14-5-5/a
21. Nota de debitare-creditare 14-6-1A
22. Fisa de cont pentru operatiuni diverse 14-6-22
23. Fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei) 14-6-22/a
24. Decizie de imputare 14-8-2
25. Angajament de plata 14-8-2/a

40. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora. 

42. Arhivarea documentelor financiar-contabile in format hartie se face in conformitate cu prevederile legale si cu respectarea urmatoarelor reguli generale:
- documentele se grupeaza in dosare, numerotate si snuruite;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. Dosarele astfel arhivate se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

Evidenta documentelor in arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

43. Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei".

Avand in vedere cele de mai sus, putem stabili urmatoarele termene de arhivare, in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare:

  • facturi clienti – 10 ani (daca vorbim de cel de-al treilea exemplar al facturii, acesta nu mai este obligatoriu si deci poate fi eliminat)
  • facturi furnizori – 10 ani, cu exceptia documentelor care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani (acestea se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora)
  • chitante, monetare– 5 ani.

Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar contabile, al caror termen de pastrare a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

In concluzie, modalitatea prin care o societate poate proceda la eliminarea registrelor si documentelor financiar contabile al caror termen de pastrare a expirat, este cea prevazuta in procedurile proprii ale entitatii. In principiu, se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate.

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal. Afla AICI cum poti beneficia si tu de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.

Ti-a placut acest articol?
Da Like, Printeaza sau trimite pe Email!
Votati articolul "Arhivare si eliminare documente financiar-contabile":
Rating:

Nota: 3.25 din 6 voturi
Modificari in Codul Fiscal 2020 - 10 Politici si Proceduri Contabile actualizate la zi

Atentie contabili!

Codul Fiscal s-a modificat in 2020!‚Äč

Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti
Modificari in Codul Fiscal 2020 - 10 Politici si Proceduri Contabile actualizate la zi


Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentului UE 679/2016



x

Trimite opinia ta comunitatii Fiscalitatea.ro



Pentru a activa formularul, trebuie sa raspundeti corect la intrebare!



Sfaturi de la experti



Subiectele saptamanii

  • Exemple de posibile subiecte de la examenul CECCAR 2020
    • Ca in fiecare an, examenul CECCAR va fi, putin spus, dificil. Este normal, dat fiind ca accesul in Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania echivaleaza cu recunoasterea profesionala si inseamna un pas extrem de important in cariera oricarui contabil! Exemple de posibile subiecte de la examenul CECCAR anterior : Exemplul nr. 1: Unul din urmatoarele active necorporale este supus numai amortizarii contabile, fara a avea recunoscuta o valoare fiscala si nu se permite...» citeste mai departe aici

  • Principalele modificari aduse de OUG 90/2020. Facilitati fiscale pentru contribuabili
    • Directia Generala Regionala a Finantelor Publice Cluj- Napoca informeaza contribuabilii cu privire la publicarea in M.O. nr.600 din data de 8 iulie 2020 a Legii nr.114/2020 privind aprobarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 90/2020 pentru modificarea Ordonantei Guvernului nr. 6/2019 privind instituirea unor facilitati fiscale, precum si pentru modificarea altor acte normative. Principalele modificari aduse de actul normativ mentionat, O.U.G. nr. 90/2020 sunt urmatoarele: - Debitorii,...» citeste mai departe aici

  • Reminder ANAF: 25 septembrie - termen limita pentru depunerea a noua declaratii fiscale
    • Administratia Judeteana a Finantelor Publice Teleorman aminte?te contribuabililor ca 25 septembrie 2020 este termenul limita de depunere a urmatoarelor documente: - formularul 100 "Declaratie privind obligatiile de plata la bugetul de stat"; - formularul 112 "Declaratie privind obligatia de plata a contributiei sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate"; - formularul 224 "Declaratie privind veniturile sub forma de salarii din strainatate obtinute de persoane...» citeste mai departe aici

  • Societate comerciala care a inregistrat pierderi in anii anteriori. Monografie contabila
    • O societate comerciala a inregistrat in anii anteriori pierdere in suma totala de 1 120 000 lei. In anul 2020 a inregistrat profit contabil atat in primul trimestru, cat si in al doilea, in suma de 158 000 lei. Avand in vedere ca recuperarea pierderilor se va efectua in ordinea inregistrarii acestora la fiecare termen de plata a impozitului pe profit, care este monografia contabila pentru acoperirea pierderii din profitul anului 2020 atat la trimestrul I, cat si la trimestrului II? Multumesc....» citeste mai departe aici

© 2007 - 2020 RENTROP & STRATON. All rights reserved.

Atentie contabili!

Codul Fiscal s-a modificat in 2020!

Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti

Modificari in Codul Fiscal 2020 - 10 Politici si Proceduri Contabile actualizate la zi

Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016