Copierea de continut din prezentul site este supusa regulilor precizate in Termeni si conditii! Click aici.
Prin utilizarea siteului sunteti de acord, in mod implicit cu Termenii si conditiile! Orice abatere de la acestea constituie incalcarea dreptului nostru de autor si va angajeaza raspunderea!
X

Arhivare si eliminare documente financiar-contabile

14-Apr-2020
25977

Pentru o societate comerciala care are foarte multe documente contabile mai vechi de 7 ani, care este procedura legala de distrugere a acestor documente, dat fiind ca spatiul de arhivare este insuficient. Este vorba de duplicate de facturi emise, chitante, monetare etc. Este nevoie sa se anunte arhivele nationale?

Expertul contabil Mariana Prejbeanu ne precizeaza ca, privitor la arhivarea documentelor, Ordinul 2634/2015 prevede:

"(C)Pastrarea si arhivarea registrelor da contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile

36. Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.

Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.
In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

  • NOUTATI din Codul Fiscal
    Validat de expertul
    Portal Codul Fiscal
    Incetare CIM inceput an. Calcul salariu Va rugam sa ne precizati care sunt drepturile salariale ce trebuie acordate la lichidarea lunii ianuarie pentru un salariat al carui contract de munca inceteaza (conform deciziei...citeste mai mult
  • NOUTATI din Codul Fiscal
    Validat de expertul
    Portal Codul Fiscal
    Depasirea plafonului de scutire pentru TVA Societatea noastra este neplatitoare de TVA la acest moment, dar urmeaza sa vindem un teren detinut si dupa vanzare o sa depasim plafonul de scutit de tva de 300.000 lei. Va rog sa...citeste mai mult
  • NOUTATI din Codul Fiscal
    Validat de expertul
    Portal Codul Fiscal
    Suspiciune de neregula O societate are domeniu principal de activitate acvacultura in ape dulci si a beneficiat in anul 2022 de fonduri nerambursabile POPAM pentru construirea de bazine pentru cresterea...citeste mai mult
  • NOUTATI din Codul Fiscal
    Validat de expertul
    Portal Codul Fiscal
    Deductibilitatea cheltuielilor cu leasingul auto pentru PFA Pentru un PFA, profesie liberala, va rog sa imi spuneti din punctul de vedere al impozitului pe venit daca cheltuielile cu rata si dobanda de la un contract de leasing pentru...citeste mai mult
  • NOUTATI din Codul Fiscal
    Validat de expertul
    Portal Codul Fiscal
    Modalitate calcul penalitati Societatea X a intarziat livrarea catre societatea Y cu 100 bucati de tricouri. In urma acestei intarzieri societatea Y a emis penalitati de intarziere conform contractului....citeste mai mult

37. Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice. Si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.

38. Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 39 si 40.

39. Documentele prevazute in anexa nr. 4 la ordin se pastreaza pe o perioada de 5 ani in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

Astfel, se pastreaza 5 ani urmatoarele:

1. Nota de receptie si constatare de diferente 14-3-1A
2. Bon de predare, transfer, restituire 14-3-3A
3. Bon de consum 14-3-4A
4. Bon de consum (colectiv) 14-3-4/aA
5. Lista zilnica de alimente 14-3-4/dA
6. Dispozitie de livrare 14-3-5A
7. Fisa de magazie 14-3-8
8. Lista de inventariere 14-3-12
9. Lista de inventariere 14-3-12/b
10.Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice) 14-3-12/a
11. Chitanta 14-4-1
12. Chitanta pentru operatiuni in valuta 14-4-1/a
13. Dispozitie de plata/incasare catre casierie 14-4-4
14. Borderou de achizitie 14-4-13
15.Borderou de achizitie (de la producatori individuali) 14-4-13/b
16. Decont pentru operatiuni in participatie 14-4-14
17. Ordin de deplasare (delegatie) 14-5-4
18. Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale) 14-5-4/a
19. Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe) 14-5-5
20. Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale) 14-5-5/a
21. Nota de debitare-creditare 14-6-1A
22. Fisa de cont pentru operatiuni diverse 14-6-22
23. Fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei) 14-6-22/a
24. Decizie de imputare 14-8-2
25. Angajament de plata 14-8-2/a

40. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora. 

42. Arhivarea documentelor financiar-contabile in format hartie se face in conformitate cu prevederile legale si cu respectarea urmatoarelor reguli generale:
- documentele se grupeaza in dosare, numerotate si snuruite;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. Dosarele astfel arhivate se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

Evidenta documentelor in arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

43. Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei".

Avand in vedere cele de mai sus, putem stabili urmatoarele termene de arhivare, in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare:

  • facturi clienti – 10 ani (daca vorbim de cel de-al treilea exemplar al facturii, acesta nu mai este obligatoriu si deci poate fi eliminat)
  • facturi furnizori – 10 ani, cu exceptia documentelor care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani (acestea se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora)
  • chitante, monetare– 5 ani.

Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar contabile, al caror termen de pastrare a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

In concluzie, modalitatea prin care o societate poate proceda la eliminarea registrelor si documentelor financiar contabile al caror termen de pastrare a expirat, este cea prevazuta in procedurile proprii ale entitatii. In principiu, se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate.

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal. Afla AICI cum poti beneficia si tu de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.

Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri



Urmareste-ne pe Google News
keyboard_double_arrow_right

Atentie contabili!

Modificari importante in Codul fiscal!
Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti 
MODIFICARI la Situatiile Financiare: Ce a schimbat Ordinul 107/2025?


MODIFICARI la Situatiile Financiare: Ce a schimbat Ordinul 107/2025?
keyboard_double_arrow_left






Sfaturi de la experti



Subiectele saptamanii

Atentie contabili!
MODIFICARI la Situatiile Financiare: Ce a schimbat Ordinul 107/2025?
Modificari importante in Codul fiscal!
Descarcati GRATUIT
Raportul Special

realizat de specialisti
MODIFICARI la Situatiile Financiare: Ce a schimbat Ordinul 107/2025?
Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016