
Raportul Special
realizat de specialisti
Pentru o societate comerciala care are foarte multe documente contabile mai vechi de 7 ani, care este procedura legala de distrugere a acestor documente, dat fiind ca spatiul de arhivare este insuficient. Este vorba de duplicate de facturi emise, chitante, monetare etc. Este nevoie sa se anunte arhivele nationale?
Expertul contabil Mariana Prejbeanu ne precizeaza ca, privitor la arhivarea documentelor, Ordinul 2634/2015 prevede:
"(C)Pastrarea si arhivarea registrelor da contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile
36. Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.
Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.
In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.
In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor
Totul despre documentele de contabilitate primara Solutii de organizare a gestiunilor
Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor
37. Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice. Si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.
38. Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 39 si 40.
39. Documentele prevazute in anexa nr. 4 la ordin se pastreaza pe o perioada de 5 ani in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.
Astfel, se pastreaza 5 ani urmatoarele:
1. Nota de receptie si constatare de diferente 14-3-1A
2. Bon de predare, transfer, restituire 14-3-3A
3. Bon de consum 14-3-4A
4. Bon de consum (colectiv) 14-3-4/aA
5. Lista zilnica de alimente 14-3-4/dA
6. Dispozitie de livrare 14-3-5A
7. Fisa de magazie 14-3-8
8. Lista de inventariere 14-3-12
9. Lista de inventariere 14-3-12/b
10.Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice) 14-3-12/a
11. Chitanta 14-4-1
12. Chitanta pentru operatiuni in valuta 14-4-1/a
13. Dispozitie de plata/incasare catre casierie 14-4-4
14. Borderou de achizitie 14-4-13
15.Borderou de achizitie (de la producatori individuali) 14-4-13/b
16. Decont pentru operatiuni in participatie 14-4-14
17. Ordin de deplasare (delegatie) 14-5-4
18. Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale) 14-5-4/a
19. Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe) 14-5-5
20. Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale) 14-5-5/a
21. Nota de debitare-creditare 14-6-1A
22. Fisa de cont pentru operatiuni diverse 14-6-22
23. Fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei) 14-6-22/a
24. Decizie de imputare 14-8-2
25. Angajament de plata 14-8-2/a
40. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.
42. Arhivarea documentelor financiar-contabile in format hartie se face in conformitate cu prevederile legale si cu respectarea urmatoarelor reguli generale:
- documentele se grupeaza in dosare, numerotate si snuruite;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. Dosarele astfel arhivate se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
Evidenta documentelor in arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.
43. Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei".
Avand in vedere cele de mai sus, putem stabili urmatoarele termene de arhivare, in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare:
Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar contabile, al caror termen de pastrare a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.
In concluzie, modalitatea prin care o societate poate proceda la eliminarea registrelor si documentelor financiar contabile al caror termen de pastrare a expirat, este cea prevazuta in procedurile proprii ale entitatii. In principiu, se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate.
Atentie contabili!
Modificari importante in Codul fiscal!
Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti MODIFICARI la Situatiile Financiare: Ce a schimbat Ordinul 107/2025?
Articole similare
Registrele contabile si documentele justificative NU vor mai fi arhivate 10 ani. Perioada a fost redusa la jumatateARHIVARE DOCUMENTE: care este procedura si cat se pastreaza documentele in arhivaLegea contabilitatii 82/1991 va fi modificata. Firmele NU mai sunt obligate sa arhiveze documentele financiar-contabile timp de 10 aniScoaterea din arhiva societatii a documentelor. Cum procedam?Kit de urgenta DGPR: Top 14 formulare de interes pentru orice firma cu angajatiUltimele articole
Documente care vor fi pastrate in arhiva timp de 5 ani de contribuabili, conform Legii 36/2023Eliminarea documentelor financiar-contabile. Cum poate proceda o societate?Articole similare
Auditul si incadrarea costurilor efectute in legatura cu constructia unei cladiriAtentie: Proceduri Contabile obligatorii pentru institutiile publiceProfesiile libere si impozitele aplicate in Romania. Dosar fiscal ANAFGhid profesii libere: Stabilirea platilor anticipate cu titlu de impozit si stabilirea venitului net anual din activitati independenteReguli generale de stabilire a venitului net anual din activitati independente. Contabilitatea in partida simplaUltimele articole
Notificare de conformare e-TVA: Ce trebuie sa stii incepand cu anul 2025Decontare transport angajati. Regim fiscal si studii de caz utileArhivare documente: care este procedura si cat se pastreaza documentele in arhivaArhivare electronica a facturilor. Cum se va proceda in cazul unui control fiscal?Lichidare firma. Proceduri si aspecte contabile pentru lichidarea si dizolvarea unei societatiSfaturi de la experti
Reglarea erorilor contabile in contul 419 Clienti creditori
Intrebare: O societate nou preluata are in contul 419, la 31 decembrie 2024, un sold creditor cu minus. Din verificarea fisei de cont 419 reiese ca, in perioada 2020-2024, s-au stornat avansuri (sume foarte mari) care nu au existat in contul...
vezi AICI raspunsul specialistilor <<
Pierderi din creante. Tratament contabil si fiscal
Intrebare: In anul 2022 am primit de la Casa de Sanatate o adresa prin care am fost anuntati ca pentru recuperarea unei creante am depasit termenul de depunere a unor concedii medicale. Mentionez ca a fost o eroare umana si concediile nu au...
vezi AICI raspunsul specialistilor <<
Va recomandam
Solutii complete de legislatia munciiDepunere declaratiiPortal PFABlogul specialistuluiCertificatul de atestare fiscalaCodul fiscal 2025Stiri juridiceIdei de afaceriInfoinstitutiiLink-uri utile
Codul muncii 2025Legea pensiilorAfaceri profitabile Declaratii fiscaleLegea contabilitatii 2025Monitorul oficialCodul civilCodul penal 2025Legislatie TVA