Care sunt obligatiile unui administrator, potrivit legii

Administratorul, mai presus de orice, trebuie sa uite interesele proprii in relatia cu firma pe care o administreaza si sa actioneze intotdeauna in numele societatii, si nu in nume propriu.

Care sunt obligatiile administratorului

Legea nr. 31/1990 contine mai multe prevederi cu privire la obligatiile ce-i revin administratorului societatii. Legea mentionata circumscrie in principal indatoririle administratorului urmand ca, acolo unde este cazul, prevederile Legii societatilor comerciale sa fie completate cu cele din alte acte normative speciale. in literatura de specialitate s-a constatat ca obligatiile administratorului privesc constituirea societatii, iar altele functionarea acesteia. Ca atare, in cele ce urmeaza, vom analiza indatoririle gerantului dupa cum ele se exercita in contextul constituirii societatilor comerciale ori in contextul functionarii acestora.

1. Obligatiile administratorului in contextul constituirii societatii comerciale

Obligatiile administratorului cu ocazia constituirii societatii comerciale sunt acelea care vizeaza activitatile preliminare constituirii societatii ori cele ale inceperii functionarii acesteia.
Aceste indatoriri constau in:

a) Obligatia de a indeplini formalitatile de publicitate necesare constituirii societatii

Potrivit art. 36 din Legea nr. 31/1990, in termen de 15 zile de la data autentificarii actului constitutiv, administratorii, fondatorii ori un imputernicit al acestora, in acest scop, vor solicita inmatricularea societatii, nou-infiintate, in Registrul comertului in a carui raza teritoriala va avea sediul societatea.

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a PFA Contabilitatea si obligatiile fiscale

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

b) Obligatia administratorilor care au fost desemnati reprezentanti ai societatii de a depune semnaturile lor la Registrul comertului.

Depunerea specimenelor de semnatura la Registrul comertului de catre gerantii cu putere de reprezentare constituie o modalitate de publicitate a numirii administratorilor. Avand in vedere insemnatatea pe care o prezinta, mai ales in vederea protejarii tertilor, acest mod de publicitate a desemnarii administratorilor a fost consacrat in acelasi timp si ca o indatorire ce revine acestora. Sanctiunea pentru nerespectarea acestei obligatii este amenda civila. Aceasta este prevazuta de

Legea nr.26/1990 privind Registrul comertului si se aplica de catre instanta competenta teritorial prin hotarare judecatoreasca.

c) Obligatia de a prelua de la fondatori si de a pastra documentele si corespondenta privind constituirea societatii

Aceasta obligatie revine primilor administratori si este generala pentru orice tip de societate, chiar daca este prevazuta de art. 30 alin. (2) din Legea nr. 31/1990 pentru societatile pe actiuni si societatile in comandita pe actiuni.

2. Obligatiile administratorilor in contextul functionarii societatii comerciale

a) Obligatia de a asigura gestiunea activitatii curente a societatii

Obligatia de a administra sau de a asigura gestiunea activitatii curente a societatii are un continut complex, fiind principala indatorire a gerantului. Pornindu-se de la aceste caracteristici, in doctrina sfera acestei obligatii a fost extinsa mai mult sau mai putin, considerandu-se ca implicit ea inglobeaza si o serie de alte obligatii.

Consideram ca obligatia de a administra presupune urmatoarele:
– obligatia si dreptul in acelasi timp de a face toate operatiunile ce se impun pentru aducerea la indeplinire a obiectului de activitate al societatii, cu exceptia restrictiilor prevazute prin actele constitutive (art. 70 din Legea nr. 31/1990);
– obligatia de a lua parte la toate adunarile generale ale asociatilor, la consiliile de administratie si la organele de conducere similare ale acestora cum sunt comitetele de directie (art. 70 alin. (2));
– obligatia de a aduce la indeplinire hotararile adunarii generale a asociatilor (art. 73 alin.1 lit. d). Aceasta obligatie stabileste in principal „rolul executiv” al administratorului, delimitandu-l de adunarea generala careia ii revine „rolul decizional”.

b) Obligatia de a urmari efectuarea de catre asociati a varsamintelor datorate

Potrivit art. 73 alin.1. lit.a. din Legea nr.31/1990 administratorii sunt solidar raspunzatori fata de societate pentru realitatea varsamintelor efectuate de catre asociati. Asadar, gerantii au obligatia de a-i soma pe asociati si de a pretinde ca acestia sa depuna, integral, aportul subscris la capitalul social (in numerar sau in natura) pana la termenele si in conditiile prevazute de actul constitutiv sau de lege.

Sanctiunea nerespectarii acestei obligatii, asa cum rezulta din prevederile mentionate, este raspunderea solidara alaturi de asociati.

c) Obligatia privind existenta reala a dividendelor platite

Administratorii raspund si de realitatea dividendelor platite asociatilor, neindeplinirea acestei obligatii putand fi sanctionata chiar penal.

d) Obligatia de a tine registrele cerute de lege si corecta lor tinere (art. 73 al.(1) lit. c)

Legea nr. 82/1991, a contabilitatii, prevede ca principalele registre care se folosesc in contabilitate sunt: registrul–jurnal, registrul–inventar si cartea mare. Registrele contabile asigura atat o evidenta clara a operatiunilor societatii, cat si calcularea impozitelor si taxelor datorate bugetului de stat de catre societate. Pe langa registrele generale folosite in contabilitate pe care le-am mentionat, in cazul societatii pe actiuni (art. 177 din Legea nr. 31/1990) si al societatii in comandita pe actiuni (art. 187 din aceeasi lege), administratorii sunt obligati sa tina si urmatoarele evidente:
– un registru al actionarilor in care se cuprind date de identificare a acestora din urma, precum si varsamintele efectuate in contul actiunilor;
– un registru al sedintelor si deliberarilor adunarilor generale;
– un registru al sedintelor si deliberarilor consiliului de administratie;
– un registru al obligatiunilor;
– un registru al sedintelor si deliberarilor comitetului de directie, ce se tine prin grija acestui organ colectiv de administrare; 
– un registru al deliberarilor si constatarilor facute de cenzori ce se tine prin grija acestor organe de control ale societatii. in cazul societatilor cu raspundere limitata, potrivit art. 198 alin. (1) din Legea nr. 31/1990, se tine prin grija administratorilor un registru al asociatilor. in acesta se inscriu numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecarui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul partilor sociale sau orice alta modificare privitoare la aceste date.

e) Obligatia de a indeplini toate indatoririle prevazute de lege si actul constitutiv al societatii (art. 73 al. (1) lit. e din Legea nr. 31/1990).

Aceasta este o obligatie generala a administratorului si functioneaza ca o garantie in vederea indeplinirii tuturor celorlalte indatoriri ale gerantului care emana din actul constitutiv sau din lege.