Ce sunt cheltuielile sociale si ce trebuie sa stie companiile despre aceste tipuri de cheltuieli

Cheltuielile sociale ale unei companii constau in costurile sau investitiile care sunt directionate catre angajati sau catre comunitatea in cadrul careia compania isi desfasoara activitatea. Aceste costuri sau investitii sunt considerate beneficii intr-un cadru de responsabilitate sociala si au ca scop sprijinirea bunastarii angajatilor si contributia la o dezvoltare a conditiilor sociale. 

Cheltuielile sociale pot contribui la crearea unei imagini pozitive a companiei, la atragerea si mentinerea talentelor, precum si la imbunatatirea relatiei cu comunitatea si cu ceilalti stakeholders implicati in activitatea companiei.

Ce sunt cheltuielile sociale

Cheltuielile sociale pot include beneficii pentru angajati, precum asigurare medicala, pensii private, ajutoare pentru evenimente speciale (nunti, nasteri), vouchere de vacanta, tichete de masa, facilitati de servicii medicale sau programe de wellness.

Companiile pot investi in programe de formare si dezvoltare a competentelor angajatilor, cum ar fi training-uri, cursuri de perfectionare, programe de mentorat sau burse de studiu.
O alta directie a politicii de cheltuieli sociale ale unei companii se refera la alocarea de resurse financiare pentru a sprijini angajatii care se confrunta cu dificultati financiare, boli grave sau alte situatii de urgenta.

Acestea sunt doar cateva exemple de cheltuieli sociale, iar fiecare companie poate decide sa aloce resurse in functie de nevoile si valorile sale specifice. 

Lista cheltuielilor sociale ce pot fi avansate de firme fara plata taxelor salariale 

Retineti ca, desi cheltuielile sociale sunt multiple, din punct de vedere al Codului fiscal, doar anumite tipuri de cheltuieli sociale pot fi avansate de companii in conditii de optim fiscal fara a fi impozitate cu taxe salariale obligatorii si impozit salarii.

Astfel, este necesar sa facem o exemplificare si detaliere pe tipuri de cheltuieli in cele ce urmeaza, pentru a fi familiarizati cu ce tipuri de cheltuieli pot fi efectuate de firme in conditii avantajoase fiscal. Numai anumite tipuri de cheltuieli sociale sunt asadar netaxabile cu impozit pe salarii si contributii sociale obligatorii, in timp ce altele sunt pe deplin asimilate costurilor salariale si taxate ca atare.

Iata lista cheltuielilor sociale ce pot fi avansate de firme fara plata taxelor salariale:

1. Ajutoarele pentru nastere;
2. Ajutoarele pentru proteze;
3. Ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii;
4. Ajutorarea copiilor din scoli si centre de plasament;
5. Cheltuielile pentru functionarea corespunzatoare a unor unitati aflate in administrarea contribuabililor, precum: scoli, muzee, biblioteci, cantine, baze sportive, cluburi, camine de nefamilisti;
6. Cadouri in bani sau in natura;
7. Tichete cadou oferite salariatilor si copiilor minori ai acestora;
8. Servicii de sanatate acordate in cazul bolilor profesionale si al accidentelor de munca pana la internarea intr-o unitate sanitara;
9. Tichete culturale;
10. Tichete de cresa acordate de angajator;
11. Contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament, inclusiv transportul, acordate de angajator pentru salariatii proprii si membrii lor de familie;
12. Contributia la fondurile de interventie ale asociatiilor profesionale ale minerilor;
13. Ajutoarele pentru bolile grave si incurabile;
14. Ajutoarele de inmormantare;

Acordarea cheltuielilor sociale trebuie reglementata prin Regulamentul intern?

DA, acordarea cheltuielilor sociale trebuie reglementata prin Regulamentul intern. 

In cazul in care anumite cheltuieli sociale nu sunt prevazute in Regulamentul intern sau in contractul individual de munca, este posibil sa se incheie un act aditional la contractul individual de munca pentru a introduce sau modifica aceste cheltuieli. 

Prin intermediul unui act aditional la contractul individual de munca, compania si angajatul pot conveni asupra acordarii unui ajutor de nastere sau a altor cheltuieli sociale, chiar daca acestea nu sunt mentionate initial in contractul de munca. Actul aditional va reglementa in mod specific drepturile si obligatiile partilor referitoare la aceste cheltuieli. 

Reamintim ca:

• Este important ca Regulamentul intern sa fie aplicat in mod consecvent si nediscriminatoriu, astfel incat sa se evite situatiile in care unii angajati primesc tratament preferential sau in care se fac exceptii nejustificate. Toti angajatii care indeplinesc criteriile stabilite in Regulamentul intern ar trebui sa beneficieze de cheltuielile sociale in mod egal.
• Un Regulament intern clar si transparent va asigura ca toti angajatii sunt tratati in mod egal si ca beneficiaza de aceleasi drepturi si avantaje in cadrul companiei. Regulamentul intern trebuie sa prevada criteriile si conditiile in care se acorda ajutoarele sociale sau beneficiile, precum si procedurile de solicitare si documentele necesare.
• Este recomandat ca Regulamentul intern sa fie comunicat in mod clar si transparent catre toti angajatii, astfel incat acestia sa fie constienti de drepturile si beneficiile la care au acces. In cazul in care exista modificari ulterioare ale Regulamentului intern, acestea ar trebui comunicate angajatilor si ar trebui sa se ofere posibilitatea de a adresa intrebari sau de a solicita clarificari. 
• Asigurarea unei aplicari consistente si nediscriminatorii a cheltuielilor sociale conform Regulamentului intern este esentiala pentru a mentine un mediu de lucru echitabil si pentru a promova bunastarea angajatilor in cadrul companiei.
• Aplicarea selectiva a prevederilor din Regulamentul intern, in sensul acordarii cheltuielilor sociale doar unor anumite categorii de angajati, poate ridica probleme din perspectiva echitatii si conformitatii cu legislatia fiscala si a muncii. In astfel de situatii, exista riscul ca beneficiile acordate selectiv sa fie considerate avantaje salariale si sa fie supuse impozitarii in conformitate cu reglementarile fiscale aplicabile.
• In cazul in care se fac exceptii sau se acorda beneficii selectiv, exista riscul ca autoritatile fiscale sau de control sa considere ca acestea constituie avantaje salariale si sa solicite impozitarea acestora conform legislatiei fiscale aplicabile. Aceasta poate duce la obligatii fiscale suplimentare atat pentru angajati, cat si pentru companie.

ATENTIE! Numai anumite tipuri de cheltuieli sociale sunt netaxabile cu impozit pe salarii si contributii sociale obligatorii, in timp ce altele sunt pe deplin asimilate costurilor salariale si taxate ca atare! 

Comandati lucrarea “Cheltuieli sociale in conditii avantajoase fiscal” ca sa stiti exact care sunt conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca aceste cheltuieli pentru a se bucura de un tratament fiscal avantajos, atat pentru angajati, cat si pentru firma! Click aici »» 

Cheltuielile sociale in cateva studii de caz utile

Cheltuieli sociale. Ajutor financiar acordat unui salariat in octombrie 2023

Cum poate firma sa ajute financiar o familie careia i-a ars casa si sa aiba totodata si deduceri fiscale in anul 2023?

Opinia specialistului:

Conform prevederilor de la art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal, nu sunt impozabile, in intelesul impozitului pe venit, ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere/adoptie, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, precum si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern.

De asemenea art. 142, lit. b) si art. 157 alin. (2 alin. (4), art. 22 4 alin (2) ) din Codul fiscal, aceste ajutoare descrise la art. art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal, nu se cuprind nici in baza lunara de calcul al contributiilor de asigurari sociale, pentru salariat si angajator.

Din punct de vedere al impozitului pe profit, conform art.25 alin. (3)lit, b) din Codul fiscal, urmatoarele cheltuieli au deductibilitate limitata:

b) cheltuielile sociale, in limita unei cote de pana la 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului, potrivit Codului muncii. Intra sub incidenta acestei limite urmatoarele:

1. ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru nastere, ajutoarele pentru proteze, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii, ajutorarea copiilor din scoli si centre de plasament;
...
4. alte cheltuieli cu caracter social efectuate in baza contractului colectiv de munca sau a unui regulament intern;

Prin urmare, acordarea de ajutoare pentru pierderile suferite in propriile gospodarii, acordate de angajator pentru salariatii proprii (daca este prevazuta in contractul de munca sau in regulamentul intern), intra in categoria cheltuielilor sociale deductibile pana la 5% aplicata la cheltuielile cu salariile (rulaj cont 641), fiind deductibila la calculul impozitului pe profit.

Pentru salariat, parerea mea este ca acest venit este neimpozabil(chiar daca pierderile din gospodarie nu sunt urmare a calamitatilor naturale, incendiul fiind un dezastru natural, care nu este cauzat de om) si nu intra in sfera impozitului pe venit si a contributiilor sociale retinute de salariat si datorate de angajator.
Daca pierderile din gospodarie sunt cauzate din vina salariatului, sumele primite constituie avantaj de natura veniturilor salariale pentru salariat, pentru care se calculeaza impozit si contributii.

Cheltuielile sociale se vor inregistra in contabilitate, pe seama contului 6458 Alte cheltuieli privind asigurarile si protectia sociala.


Raspuns oferit in luna noiembrie 2023 de catre specialistii site-ului Portalcodulfiscal.ro. Testeaza si tu GRATUIT Portalcodulfiscal. Va invitam sa descoperiti avantajele consultantei specializate! ACCES NELIMITAT la peste 70.000 de spete rezolvate. Detalii AICI >>>>

Acordare cadouri partenerilor de afaceri si salariatilor

Societatea X achizitioneaza de la diversi furnizori diferite produse (sticle de vin, ciocolate si un aperitiv specific), produse care sunt brand-uite cu logo-ul societatii (la cererea societatii) si care sunt acordate sub forma de cadouri (un cos) partenerilor de afaceri si salariatilor.

Produsele cu logoul societatii sunt considerate cheltuieli de reclama si publicitate cu deductibilitate 100% sau cheltuieli de protocol limitate la 2%? Sticlele de vin vor fi considerate/asimilate cheltuielilor de reclama si publicitate, de protocol sau nedeductibile? De asemenea, exista posibilitatea ca nu toate produsele din cos sa contina logo-ul societatii. Acestea cum vor fi tratate? 

Opinia specialistului:

Potrivit prevederilor art. 25 alin. (3) lit. b) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile ulterioare, cheltuielile reprezentand cadourile acordate salariatilor si copiilor minori ai acestora, prevazute in contractul colectiv de munca sunt considerate cheltuieli sociale si sunt deductibile in limita cotei de 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului, definite astfel potrivit Codului muncii.

La nivelul angajatorului, contravaloarea cadourilor oferite cu ocazia sarbatorilor (Craciun, Pste etc.) si inclusiv a tuturor celorlalte sume care intra in categoria cheltuielilor sociale nu se impoziteaza cu impozit pe profit, in sensul ca se considera cheltuieli deductibile la stabilirea rezultatului fiscal, daca nu depasesc pe total limita de 5%.

La nivelul salariatilor, contravaloarea cadourilor de sarbatori acordate pentru fiecare salariat in parte si pentru fiecare copil minor al acestora, care nu depaseste limita de 300 lei/persoana, nu este impozabila, in intelesul ca nu se include in baza de calcul al impozitului pe venit si nu se calculeaza contributii de asigurari sociale obligatorii.

Ati achizitionat cadouri pentru angajati:
3xx,4426 = 401

Le oferiti angajatilor ca si cheltuieli sociale:
6458 = 3xx

Suma din contul 6458 e deductibila 5% din cheltuiala cu salariile personalului.

Daca societatea doreste sa acorde angajatilor cadouri peste limita celor 300 lei sau/si cu alte ocazii decat cele prevazute de legea fiscala, se va ajunge la considerarea lor ca avantaje de natura salariala impozabila.

Se evidentiaza in statul de salarii avantajele impozabile (partea care nu respecta prevederile art. 76 alin. 4 lit. a din Codul fiscal).

Prin urmare daca se acorda un cadou de 1000 lei, 300 de lei reprezinta partea care nu se impoziteaza, iar partea de 700 de lei se include pe statul de salarii si se taxeaza cu CAS, CASS Impozit si contributie asiguratorie.

Pentru cadourile personalizate care se acorda partenerilor de afaceri se pune problema acordarii acestora pe seama cheltuielilor de protocol si/sau reclama publicitate. Aceasta depinde de intentia companiei dvs. Daca organizati o campanie de reclama pentru promovarea imaginii firmei atunci cadourile siglate reprezinta cheltuieli in scop de reclama.
Daca nu aveti o decizie a conducerii in acest sens, cadourile reprezinta cheltuieli de protocol.

Conform art. 304 alin. (2) lit. b) din Codul fiscal, nu se efectueaza ajustarea TVA deduse initial in cazul acordarii de bunuri de mica valoare (sub plafonul de 100 lei, exclusiv TVA) in mod gratuit in cadrul actiunilor de protocol.

Potrivit art. 270 alin. (1) din Codul fiscal, este considerat livrare de bunuri transferul dreptului de a dispune de bunuri ca proprietar, iar in conformitate cu art. 270 alin. (8) lit. c) din Cod coroborat cu pct. 7 alin. (12) lit. a) din normele metodologice, nu constituie livrare de bunuri acordarea de bunuri de mica valoare in mod gratuit in cadrul actiunilor de protocol daca valoarea fiecarui cadou oferit este mai mica sau egala cu plafonul de 100 lei, exclusiv TVA. Cadoul cuprinde unul sau mai multe bunuri oferite gratuit.

In situatia in care persoana impozabila a oferit si cadouri care depasesc individual plafonul de 100 lei, exclusiv TVA, aceasta insumeaza valoarea depasirilor de plafon aferente unei perioade fiscal, care constituie livrare de bunuri cu plata, si colecteaza taxa, daca TVA aferenta bunurilor respective este deductibila total sau partial. Se considera ca livrarea de bunuri are loc in ultima zi lucratoare a perioadei fiscale in care bunurile au fost acordate gratuit si a fost depasit plafonul.

Persoana impozabila care ofera cadouri in cadrul actiunilor de protocol este obligata la colectarea TVA aferente bunurilor acordate gratuit partenerilor, pentru care si-a exercitat dreptul de deducere la achizitie, prin autofacturare, conform pct. 92 alin. (5) din normele metodologice.

Autofactura va cuprinde la rubrica Cumparator numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA ale persoanei impozabile, iar in loc de denumirea si descrierea bunurilor livrate se poate mentiona, dupa caz, depasirea plafonului de protocol.

Autofactura va contine baza impozabila a depasirilor de plafon si TVA colectata aferenta si se va include in decontul de TVA (formularul 300 Decont de taxa pe valoarea adaugata ) intocmit pentru perioada fiscala in care persoana impozabila a acordat bunurile gratuit in cadrul actiunilor de protocol si a depasit plafonul. Termenul de autofacturare este cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei.

Referitor la cheltuiala cu cadoul oferit partenerilor de afaceri,potrivit prevederilor art. 25 alin (3) lit. a) din Codul fiscal, au deductibilitate limitata cheltuielile de protocol in limita unei cote de 2% aplicata asupra profitului contabil la care se adauga cheltuielile cu impozitul pe profit si cheltuielile de protocol.

In cadrul cheltuielilor de protocol se includ si cheltuielile inregistrate cu taxa pe valoarea adaugata colectata potrivit prevederilor titlului VII, pentru cadourile oferite de contribuabil, cu valoare mai mare de 100 lei.

Conform Ordinului ministrului finantelor publice nr. 1.802/2014 cheltuielile de protocol se reflecta in contabilitate prin intermediul contului 623 Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate.

TVA colectata aferenta depasirii de plafon in cadrul actiunilor de protocol (prin acordarea de bunuri cu titlu gratuit pentru care s-a exercitat dreptul de deducere la achizitie) se inregistreaza in debitul contului 623.

In ceea ce priveste achizitionarea de bauturi alcoolice si produse din tutun, pentru care TVA nu este deductibila, se va utiliza contul 635 Cheltuieli cu alte impozite, taxe si varsaminte asimilate.

Acordarea de cadouri se inregistreaza in conturile de cheltuieli de protocol, astfel:
6231 = 3xx produse protocol

Pentru cadourile care depasesc suma de 100 lei/cadou/persoana se colecteaza TVA daca s-a exercitat dreptul de deducere si se emite autofactura:
6231 = 4427
Prin urmare cadourile oferite salariatilor cu alte ocazii decat cele expres mentionate in Codul fiscal reprezinta avantaje in natura, se adauga pe stat si se taxeaza cu impozit si contributii sociale obligatorii.

Cadourile oferite partenerilor de afaceri sunt protocol sau reclama in functie de contextul acordarii.

Raspuns oferit in luna noiembrie 2023 de catre specialistii site-ului Portalcodulfiscal.ro. Testeaza si tu GRATUIT Portalcodulfiscal. Va invitam sa descoperiti avantajele consultantei specializate! ACCES NELIMITAT la peste 70.000 de spete rezolvate. Detalii AICI >>>>