Ce trebuie sa facem ca sa inregistram corect cheltuielile in avans

Cheltuielile platite/de platit in exercitiul financiar curent, dar care privesc exercitiile financiare urmatoare, se inregistreaza distinct in contabilitate, la cheltuieli in avans (contul 471 „Cheltuieli inregistrate in avans”).

In acest cont se inregistreaza, in principal, urmatoarele cheltuieli si venituri: chirii, abonamente, asigurari si alte cheltuieli efectuate anticipat, respectiv veniturile din chirii, abonamente si alte venituri aferente perioadelor sau exercitiilor urmatoare.

In contul 471 „Cheltuieli inregistrate in avans” se inregistreaza, de asemenea, achizitiile de certificate de emisii de gaze cu efect de sera si certificate verzi, efectuate in cursul perioadei curente, dar care sunt aferente unei perioade ulterioare, urmand a se recunoaste drept cheltuieli ale perioadelor viitoare in care urmeaza a se utiliza.

Onorariile si comisioanele bancare achitate in vederea obtinerii de imprumuturi pe termen lung se recunosc pe seama cheltuielilor inregistrate in avans.

Cheltuielile in avans urmeaza sa se recunoasca la cheltuieli curente esalonat, pe perioada de rambursare a imprumuturilor respective.

Cu ajutorul contului 471 „Cheltuieli inregistrate in avans” se tine evidenta cheltuielilor efectuate in avans care urmeaza a se suporta esalonat pe cheltuieli, pe baza unui scadentar, in perioadele/exercitiile financiare viitoare. Contul 471 „Cheltuieli inregistrate in avans” este un cont de activ.

In debitul contului 471 „Cheltuieli inregistrate in avans” se inregistreaza sumele reprezentand chiriile, abonamentele, certificatele de emisii de gaze cu efect de sera achizitionate, sumele aferente prestarii ulterioare de servicii (de exemplu, asistenta tehnica) si alte cheltuieli efectuate anticipat in contraparida cu 401, 512, 531.

In creditul contului 471 „Cheltuieli inregistrate in avans” se inregistreaza sumele repartizate in perioadele/exercitiile financiare urmatoare pe cheltuieli, conform scadentarelor in contrapartida cu 605, 611 la 628, 652, 658, 666. Soldul contului reflecta cheltuielile efectuate in avans.

Clarificarea veniturilor in avans si a clientilor creditori

Agenda Fiscala a Contabilului 2025

Vezi AICI detalii

SAF-T pentru Contribuabili Mici

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

(modificari aduse OMPF nr. 1802/2014 prin ordinul nr. 4291/2022 pentru reglementarea unor aspecte contabile)

419 ”CLIENTI – CREDITORI” 
311. -(1) Avansurile acordate furnizorilor, precum si cele primite de la clienti se inregistreaza in contabilitate in conturi distincte.
(2) Avansurile acordate furnizorilor de imobilizari se reflecta distinct de avansurile acordate altor furnizori.
311 indice 1 (06/01/2023 - punctul a fost introdus prin Ordinul nr. 4291/2022)
(1) Daca un client plateste o suma inainte ca entitatea sa transfere acestuia un bun sau un serviciu, in momentul incasarii entitatea inregistreaza o datorie fata de client. In acest caz, datoria fata de client reprezinta obligatia entitatii de a transfera clientului bunurile sau serviciile pentru care a incasat suma respectiva.
(2) Sumele incasate in conditiile alin. (1) se inregistreaza ca o datorie fata de client (contul 419 «Clienti - creditori»). Entitatea scoate din evidenta acea datorie si recunoaste venituri atunci cand transfera bunurile sau serviciile respective si, prin urmare, isi indeplineste obligatia contractuala.

Ce rezulta din aceasta prevedere?
Atunci cand o companie primeste un avans de la un client, inainte de a livra bunurile sau serviciile pentru care a fost platit avansul, compania trebuie sa inregistreze suma respectiva ca o datorie fata de client. Aceasta se face pentru a reflecta obligatia companiei de a livra efectiv bunurile sau serviciile respective.

Exemplu de inregistrari contabile:

Avans primit: 25.000 lei Vanzare bunuri: 55.000 lei
1. Primirea avansului, pe baza facturii de avans (inainte de livrarea burilor):
Avans fara TVA: 25.000 / 1.19 = 21.008,40 lei TVA: 25.000 - 21.008,40 = 3.991,60 lei
4111 „Clienti” = % 419 „Clienti – creditori” 21.008,40 lei 4427 „TVA colectata” 3.991,60 lei
2. Incasarea avansului:
5121 „Conturi la banci in lei” = 4111 „Clienti” 25.000 lei
3. Vanzarea bunurilor:
Din totalul de 55.000 lei, Vanzare fara TVA: 55.000 / 1.19 = 46.218,49 lei TVA: 55.000 - 46.218,49 = 8.781,51 lei
4111 „Clienti” = % 707 „Venituri din vanzarea marfurilor” 46.218,49 lei 4427 „TVA colectata” 8.781,51 lei
4. Stingerea creantei fata de client prin decontarea avansului (se storneaza inregistrarea initiala):
4111 „Clienti” = % 419 „Clienti – creditori” (21.008,40 lei) 4427 „TVA colectata” (3.991,60 lei)
5. Incasarea diferentei:
Diferenta incasata de la furnizor = 55.000 lei – 25.000 lei = 30.000 lei
5121 „Conturi la banci in lei” = 4111 „Clienti” 30.000 lei
472 ”VENITURI INREGISTRATE IN AVANS”
351. -(1) Cheltuielile platite/de platit si veniturile incasate/de incasat in exercitiul financiar curent, dar care privesc exercitiile financiare urmatoare, se inregistreaza distinct in contabilitate, la cheltuieli in avans (contul 471 "Cheltuieli inregistrate in avans") sau venituri in avans (contul 472 "Venituri inregistrate in avans"), dupa caz.
(2) In aceste conturi se inregistreaza, in principal, urmatoarele cheltuieli si venituri: chirii, abonamente, asigurari si alte cheltuieli efectuate anticipat, respectiv veniturile din chirii, abonamente si alte venituri aferente perioadelor sau exercitiilor urmatoare.
(3) In contul 471 "Cheltuieli inregistrate in avans" se inregistreaza, de asemenea, achizitiile de certificate de emisii de gaze cu efect de sera si certificate verzi, efectuate in cursul perioadei curente, dar care sunt aferente unei perioade ulterioare, urmand a se recunoaste drept cheltuieli ale perioadelor viitoare in care urmeaza a se utiliza.
(4) Onorariile si comisioanele bancare achitate in vederea obtinerii de imprumuturi pe termen lung se recunosc pe seama cheltuielilor inregistrate in avans. Cheltuielile in avans urmeaza sa se recunoasca la cheltuieli curente esalonat, pe perioada de rambursare a imprumuturilor respective.
(5) Prevederile alin. (4) nu se aplica pentru operatiunile in derulare la data trecerii la aplicarea prezentelor reglementari.
351 indice 1: (06/01/2023 - punctul a fost introdus prin Ordinul nr. 4291/2022)
(1) O entitate poate percepe uneori un avans nerambursabil de la client, la inceputul contractului sau aproape de aceasta data (de exemplu, comisioanele de activare din contractele de telecomunicatii, comisioanele de constituire din anumite contracte de servicii si onorariile initiale din unele contracte de furnizare). In aceasta situatie entitatea trebuie sa stabileasca daca avansul incasat se refera la prestarea unui serviciu intr-o perioada viitoare.
(2) Daca avansul incasat reprezinta o plata in avans efectuata de un client pentru servicii care urmeaza sa fie prestate intr-o perioada viitoare, suma corespunzatoare se evidentiaza in contul 472 «Venituri inregistrate in avans», urmand a fi recunoscuta la venituri atunci cand vor fi prestate serviciile respective. In cazul in care avansul nu se refera la servicii viitoare, suma incasata de la client se recunoaste pe seama veniturilor perioadei.

Punctul 351 indice 1 (prevedere introdusa in 2023):
Se axeaza pe avansurile nerambursabile percepute de la clienti la inceputul unui contract, un aspect care nu este mentionat la punctul 351.
Adauga clarificari privind determinarea unui avans (daca reprezinta venituri in avans sau venituri recunoscute imediat).

Concluzie: Prin introducerea Punctului 351 indice 1, reglementarea a adaugat clarificari privind tratamentul avansurilor nerambursabile incasate de la clienti si cum ar trebui ele sa fie recunoscute. Aceasta este o nuanta care nu a fost abordata in prevederea veche. Diferenta principala dintre cele doua prevederi este aceasta focalizare pe avansurile nerambursabile si clarificarea lor contabila.

Acesta a fost un raspuns oferit in luna septembrie 2023 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.