Cheltuieli nedeductibile: ce conditii indeplinesc si lista cheltuielilor care fac parte din aceasta categorie

Ce sunt cheltuielile nedeductibile

Cheltuielile nedeductibile sunt acele cheltuieli care nu sunt admise de Codul fiscal pentru a fi scazute din venituri in scopul determinarii rezultatului fiscal, adica a profitului la care se aplica cota de 16% pentru determinarea impozitului pe profit de plata catre bugetul de stat.

Cheltuielile nedeductibile sunt acele cheltuieli care:
• nu au la baza documente justificative;
• nu sunt aferente obiectului de activitate;
• nu se regasesc in veniturile impozabile;
• nu conduc la obtinerea de venituri impozabile;
• sunt efectuate cu depasirea limitelor prevazute de lege;
• nu indeplinesc conditiile legale pentru a fi scazute din venituri, in scopul determinarii profitului impozabil.
• desi sunt efectuate in scopul activitatii economice si justificate corespunzator se regasesc mentionate la art. 25 alin. (4) din Codul fiscal.

Atentie! Conform OUG nr. 115/2023, care se aplica de la 1 ianuarie 2024, costul cu casele de marcat fiscale nu mai este deductibil din impozitul pe profit incepand cu anul 2024. Ordonanta impune o schimbare fundamentala prin eliminarea posibilitatii de a deduce costurile asociate cu achizitionarea caselor de marcat fiscale din impozitul pe profit.

Lista cheltuieli nedeductibile

Lista cheltuielilor nedeductibile conform prevederilor Codului fiscal este urmatoarea:

• Cheltuielile proprii ale societatii cu impozitul pe profit datorat, inclusiv cele reprezentand diferente din anii precedenti sau din anul curent, precum si impozitele pe profit sau pe venit platite in strainatate;
• Cheltuielile cu impozitul pe venit, datorat de persoanele fizice si juridice nerezidente pentru veniturile realizate din Romania, impozit neretinut de catre societate prin stopaj la sursa, concomitent cu plata efectiva a veniturilor catre partenerul extern;
• Dobanzile/majorarile de intarziere, amenzile, confiscarile si penalitatile de intarziere datorate catre autoritati romane sau straine, altele decat cele prevazute in contractele comerciale;
• Cheltuielile de sponsorizare si mecenat si/sau cheltuielile efectuate potrivit Legii bibliotecilor nr. 334/2002, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;
• Cheltuielile facute in favoarea actionarilor sau asociatilor, altele decat cele generate de plati pentru bunurile livrate sau serviciile prestate contribuabilului, la pretul de piata pentru aceste bunuri sau servicii;
• Cheltuielile privind bunurile de natura stocurilor sau a activelor corporale constatate lipsa din gestiune ori degradate, neimputabile, pentru care nu au fost incheiate contracte de asigurare, precum si taxa pe valoarea adaugata aferenta, daca aceasta este datorata;
• Cheltuielile aferente veniturilor neimpozabile;
• Cheltuielile cu serviciile de management, consultanta, asistenta sau alte prestari de servicii, prestate de o persoana situata intr-un stat cu care Romania nu are incheiat instrument juridic in baza caruia sa se realizeze schimbul de informatii;
• Cheltuielile cu primele de asigurare care nu privesc activele societatii, cu exceptia bunurilor care reprezinta garantia bancara pentru creditele utilizate in activitatea entitatii;
• Pierderile inregistrate lascoaterea din evidenta a creantelor pentru partea neacoperita de provizion, precum si alte pierderi, cu exceptia urmatoarelor cazuri:

1. punerea in aplicare a unui plan de reorganizare confirmat printr-o sentinta judecatoreasca, in conformitate cu prevederile Legii nr. 85/2014;

2. procedura de faliment a debitorilor a fost inchisa pe baza hotararii judecatoresti;

3. debitorul a decedat si creanta nu poate fi recuperata de la mostenitori;

4. debitorul este dizolvat, in cazul societatii cu raspundere limitata cu asociat unic, sau lichidat, fara succesor;

5. debitorul inregistreaza dificultati financiare majore care ii afecteaza intreg patrimoniul;

6. au fost incheiate contracte de asigurare.

• Cheltuielile inregistrate inevidenta contabila, care au la baza un document emis de un contribuabil inactiv cu exceptiile expres prevazute;
• Cheltuielile cu taxele si cotizatiile catre organizatiile neguvernamentale sau asociatiile profesionale care au legatura cu activitatea desfasurata si care depasesc echivalentul in lei a 4.000 euro anual;
• Cheltuielile reprezentand valoarea deprecierilor mijloacelor fixe inregistrate ca urmare a descresterii valorii acestora ca efect al reevaluarii;
• Cheltuielile in limita cotei de 50% aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii. Autoturismele care se incadreaza in aceasta dispozitie au o masa totala autorizata care nu depaseste 3.500 kg si nu au mai mult de 9 scaune de pasageri, inclusiv scaunul soferului si sunt in proprietatea sau in folosinta societatii;
• Cheltuielile cu beneficiile acordate salariatilor in instrumente de capitaluri cu decontare in actiuni;
• Cheltuielile cu beneficiile acordate salariatilor in instrumente de capitaluri cu decontare in numerar, la momentul acordarii efective a beneficiilor, daca acestea nu sunt impozitate la persoana fizica;
• Cheltuielile din evaluarea/reevaluarea titlurilor de participare, daca la data evaluarii/reevaluarii sunt indeplinite conditiile prevazute la art. 23 lit. i);
• Cheltuielile rezultate din reevaluarea imobilizarilor necorporale, in cazul in care se inregistreaza o descrestere a valorii acestora ca urmare a reevaluarii;
• Cheltuielile rezultate din modificarea valorii juste a investitiilor imobiliare, in cazul in care se inregistreaza o descrestere a valorii acestora;
• Cheltuielile reprezentand deprecierea/amortizarea mijloacelor fixe, inregistrate la momentul transferului din categoria activelor imobilizate detinute „in vederea vanzarii” in categoria activelor imobilizate detinute „pentru activitatea proprie”;
• Cheltuielile inregistrate in evidenta contabila, indiferent de natura lor, dovedite ulterior ca fiind legate de fapte de coruptie, potrivit legii.

Studii de caz utile

In continuare vom vedea cateva studii de caz utile cu privire la cheltuielile nedeductibile, asa cum au fost prezentate de specialistii de la portalcontabilitate.ro.

PFA cheltuieli nedeductibile

Persoana fizica autorizata (PFA) cu codul CAEN 5610 Restaurante (fast-food) din Constanta, la inceputul anului are minusuri la inventar, atat la marfuri, cat si la materii prime. Nu are niciun document justificativ care sa ateste ca acestea s-au stricat sau au expirat. Din Codul Fiscal, art. 68, alin. (5) lit. d), inteleg ca aceste cheltuieli au deducere limitata.

Cum interpretez aceasta cheltuiala? Va rog sa ma ajutati si cu o nota contabila.

Raspuns:

Conform art. 68 (7) din Codul fiscal, nu sunt cheltuieli deductibile:
i) cheltuielile privind bunurile constatate lipsa din gestiune sau degradate si neimputabile, daca inventarul nu este acoperit de o polita de asigurare;

Perisabilitatile sunt scazamintele care se produc in timpul transportului, manipularii, depozitarii si desfacerii marfurilor, determinate de procese naturale cum sunt: uscare, evaporare, volatilizare, pulverizare, hidroliza, racire, inghetare, topire, oxidare, aderare la peretii vagoanelor sau ai vaselor in care sunt transportate, descompunere, scurgere, imbibare, ingrosare, imprastiere, faramitare, spargere, inclusiv procese de fermentare sau alte procese biofizice, in procesul de comercializare in reteaua de distributie (depozite cu ridicata, unitati comerciale cu amanuntul si de alimentatie publica).

Perisabilitatile produse in conditiile mentionate mai sus se aproba de managerul, directorul sau administratorul persoanei juridice, dupa caz, la nivelul cantitatilor efectiv constatate ca pierderi naturale cu ocazia receptionarii marfurilor transportate, a inventarierii sau a predarii gestiunii, pana la limitele prevazute la art. 13.

Normele privind limitele admisibile de perisabilitate se aplica numai persoanelor juridice care sunt obligate, potrivit legii, la plata impozitului pe profit, in limita caruia cheltuielile cu perisabilitatile sunt deductibile din veniturile realizate.

Avand in vedere ca nu sunteti in posesia documentelor care sa justifice pierderile naturale cu ocazia a inventarierii sau a predarii gestiunii, document aprobat de managerul, directorul sau administratorul persoanei juridice, in opinia mea minusurile la inventar nu sunt cheltuieli deductibile la calculul venitului net anual al PFA.

Baza legala: NORME din 27 mai 2004 privind limitele admisibile de perisabilitate la marfuri in procesul de comercializare (HOTARARE nr. 831 din 27 mai 2004).

Evidentiere cheltuieli nedeductibile. Contul 1174

In cazul in care s-au efectuat plati in anul 2024 catre o asociatie de locatari pentru un apartament pe care il detine societatea noastra, problema este ca platile au fost inregistrate in anul 2024 in contul 461, dar nu au fost trecute pe cheltuiala, adica 6058 = 461, cheltuiala care este si nedeductibila, pentru ca apartamentul nu este folosit pentru nimic.

Nota de inchidere a contului 461, adica 1174 = 461, pe care am facut-o in data de 30.06.2024, este corecta? Eu am inregistrat-o pe contul 1174 pentru ca cheltuiala este aferenta anului 2024, iar apoi contul 1174 l-am inchis cu contul 1171. Poate fi evidentiata ca si cheltuiala nedeductibila in anul 2025, atata timp cat am inregistrat-o in contul 1174? Este vorba de 3.000 lei, adica nu cred ca mai trebuie refacut calculul rezultatului impozabil pentru aceasta suma.

Raspuns:

In cazul prezentat, suma de 3.000 lei aferenta platilor catre asociatia de locatari pentru apartamentul neutilizat reprezinta o cheltuiala nedeductibila fiscal.

Intrucat plata si eroarea (neinregistrarea pe cheltuiala) apartin exercitiu financiar 2024, corectarea se poate face direct pe seama contului de profit si pierdere (6058 = 461, cu inregistrarea cheltuielii ca nedeductibila) si nu este obligatoriu sa fie folosit contul 1174, acesta fiind destinat corectarii erorilor aferente exercitiilor precedente pentru sume semnificativ mai mari.

Folosirea contului 1174 in acest caz este permisa doar daca, potrivit politicilor contabile interne, eroarea este considerata semnificativa si s-a optat pentru regularizarea prin rezultat reportat. Daca suma este mica (3.000 lei) si nu influenteaza semnificativ situatiile financiare, nu este necesara refacerea calculului rezultatului impozabil, deoarece daca inregistrati in 2025 pe seama contului 6058, calculati impozitul pe profit pe anul curent tinand cont de acest cost.

Corectarea erorilor contabile constatate in evidenta contabila este reglementata in mod distinct prin O.M.F.P. nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind situatiile financiare anuale individuale si situatiile financiare anuale consolidate la sectiunea 2.5 ,,Politici contabile, corectarea erorilor contabile, estimari si evenimente ulterioare datei bilantului , subpunctul 2.5.2 Corectarea erorilor contabile , punctele 65-69.

Prin acest act normativ:
- se recunoaste faptul ca erorile constatate in contabilitate se refera fie la exercitiul financiar curent, fie la exercitiile financiare precedente;
- se impune corectarea erorilor la data constatarii acestora.

Erorile contabile sunt clasificate in doua categorii:
- erori semnificative: o eroare este semnificativa daca ar putea influenta deciziile economice ale utilizatorilor, luate pe baza situatiilor financiare anuale;
- erori nesemnificative: o eroare este nesemnificativa daca este de natura sa nu influenteze informatiile financiar-contabile.

Nu exista o regula generala reglementata in mod expres prin lege astfel incat sa se stabileasca anumite criterii de incadrare a unei erori in categoria ,,semnificativa sau ,,nesemnificativa . Analizarea situatiei de a considera o eroare drept semnificativa sau nu se efectueaza la nivelul fiecarei societati, in functie de natura si valoarea individuala sau cumulata a elementelor care se au in vedere pentru utilizarea informatiilor preluate din evidenta contabila.

Pentru incadrarea corecta a unei erori, fiecare entitate trebuie sa stabileasca prin politicile contabile proprii pragul de semnificatie in functie de rationamentul profesio nal. De exemplu, pragul de semnificatie poate fi reprezentat de un procent din cifra de afaceri, din profitul brut/net, din activul entitatii etc.

Erorile semnificative ale exercitiului financiar curent se efectueaza pe seama contului de profit si pierdere cu ajutorul contului 121 Profit sau pierdere;

Erorile semnificative ale exercitiilor financiare precedente se efectueaza pe seama rezultatului reportat cu ajutorul contului 1174 Rezultatul reportat provenit din corectarea erorilor contabile.

In functie de decizia conducatorului economic, erorile nesemnificative se corecteaza fie pe seama contului de profit si pierdere al anului curent, fie pe seama rezultatului reportat. Prezentarea in cadrul situatiilor financiare aferente exercitiului financiar curent a erorilor constatate in cursul anului, este obligatorie si presupune prezentarea de informatii suplimentare in Notele explicative, clar si concis pentru ca informatiile prezentate sa fie usor de inteles.

In aceste note sunt prezentate informatiile comparative stabilite in functie de raportul dintre informatia eronata prezentata initial in exercitiile financiare anterioare si informatia corectata in anul curent.