Decontare transport salariat: Conditii. Tratament fiscal

Care este modalitatea concreta prin care se poate deconta transportul personal al salariatilor? Unul dintre specialistii nostri va lamuri acest aspect. In analiza de astazi se pleaca de la urmatoarea situatie:

Salariatii unei societati situate pe o platforma industriala se deplaseaza cu resurse proprii de la locuinta la societate. Salariatii se afla in localitati diferite, iar pretul transportului este diferit. La inceputul anului, societatea a decis, prin contractul colectiv de munca, acordarea unei sume fixe pentru transport, care se acorda pe zi lucratoare (pentru a nu exista discrepante). Acum, la sfarsitul anului, se doreste verificarea costului real al transportului (se va face o medie), iar daca costul real depaseste suma fixa, diferenta pe un an de zile sa fie acordata la sfarsitul anului. (De exemplu: pentru 12 luni lucrate - societate a decontat 150 lei/luna, dar salariatul a scos din buzunar 170 lei/luna. Diferenta de 20 lei x12 luni = 240 lei o achit la sfarsitul lunii decembrie).

Costul transportului fix acordat lunar l-am incadrat in cheltuieli sociale cu deductibilitate limitata de 5%. Pot considera acesta diferenta de transport care se va acorda la sfarsitul anului tot in aceste cheltuieli sociale cu limita de 5%? Daca da, ce documente sunt necesare?

Raspunsul specialistului

Tratamentul in materie de impozit pe veniturile din salarii si contributii sociale este diferit pentru salariatii care au domiciliu in aceeasi localitate si pentru cei care au locuinta in alta localitate.
Astfel, conform art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal si art. 142 lit. b) nu se cuprinde in baza de calcul a impozitului pe veniturile din salarii si contributiilor sociale obligatorii contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, astfel cum este prevazut in contractul de munca.Ca atare, pentru a nu fi considerate avantaj de natura salariala decontarea transportului de la domiciliu la locul de munca si de la locul de munca la domiciliu, precum si modalitatea concreta de decontare/acordare trebuie sa fie prevazute in contractual de munca (colectiv sau individual). In cazul acestor salariati, daca la sfarsitul anului se acorda diferente intre suma fixa decontata conform contractului colectiv de munca si sumele cheltuite consider ca diferenta reprezinta un venit impozabil si intra in baza de calcul a impozitului pe veniturile din salarii si contributiilor sociale intrucat aceste diferente nu sunt acordate ”astfel cum este prevazut in contractul de munca”.

In cazul salariatilor care au locuinta in alta localitate sunt aplicabile prevederile art. 76 alin. (4) lit. g) din Codul fiscal. Potrivit acestuia, nu constituie venit impozabil, in sensul impozitului pe venit, contravaloarea cheltuielilor de deplasare pentru transportul intre localitatea in care angajatii isi au resedinta si localitatea unde se afla locul de munca al acestora, pentru situatiile in care nu se asigura locuinta sau nu se suporta contravaloarea chiriei, conform legii. Aceste cheltuieli nu sunt incluse in baza de calcul a contributiilor sociale conform art. 142 lit. f) din Codul fiscal.

Astfel, in aceste cazuri nu este necesar ca decontarea costurilor sa fie prevazuta in contractul de munca. Ca atare, in cazul acestora contravaloarea cheltuielilor de deplasare pentru transportul intre localitatea in care angajatii isi au resedinta si localitatea unde se afla locul de munca al acestora, pentru situatiile in care nu se asigura locuinta sau nu se suporta contravaloarea chiriei, conform legii nu se include in baza de calcul a impozitului pe ventiruile din salarii si contributiilor sociale obligatorii.

Pentru a se incadra in aceste prevederi, respectiv pentru ca sumele acordate salariatilor sa nu intre in baza de calcul a impozitului pe veniturile din salarii si a contributiilor obligatorii, salariatii trebuie sa justifice cheltuielile de transport fie prin intocmirea foilor de parcurs sau a unui decont lunar al salariatului din care sa rezulte numarul de km parcursi de acasa la locul de munca precum si numarul de zile in care s-a deplasat la locul de munca. De asemenea, salariatii trebuie sa prezinte documente justificative privind efectuarea transportului: bilete RATB, bonuri combustibil, etc.

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile - Editie revizuita

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Doar sumele acordate acordate in baza documentelor justificative (inclusiv diferentele achitate la sfarsitul anului) sunt neimpozabile la salariat si deductibile in limita de 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului conform art. 25 alin. (3) lit. b) pct. 4 din Codul fiscal („4. alte cheltuieli cu caracter social efectuate in baza contractului colectiv de munca sau a unui regulament intern”).

Sumele platite salariatului cu titlu de cheltuiala de transport care nu sunt justificate conform celor mai sus expuse vor intra in baza de calcul al impozitului pe venit si al contributiilor sociale iar pentru angajator cheltuiala este deductibila integral.

Raspuns oferit de specialistii Portal Contabilitate, un proiect de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.