Raportul Special
realizat de specialisti
Facturarea electronica, introdusa inca de la 1 iulie 2022, pentru anumite tranzactii, a generat probleme greu de anticipat pentru contribuabili.
Desi perioada de ''proba'' a trecut si din ianuarie 2024 sistemul RO e-Factura a devenit obligatoriu pentru TOATE tranzactiile efectuate intre persoanele impozabile stabilite pe teritoriul Romaniei, utilizarea lui ramane insa, pentru multe persoane, dificil de inteles si de pus in practica.
Tocmai de aceea venim in ajutorul dumneavoastra si va oferim cele mai importante informatii despre sistemul E-Factura: ce este acesta, ce reprezinta facturarea electronica, cine foloseste e-factura, ce elemente trebuie sa cuprinda facturile, dar si cum sa transmiteti sau sa descarcati facturi prin E-Factura, etc.
NOU! E-FACTURA 2023! Cele mai frecvente 50 de dificultati intalnite in practica de contabili! Iata ce solutii ofera expertii, AICI»
RO e-Factura este un sistem de facturare electronica pus la dispozitie de Ministerul Finantelor, care permite incarcarea, stocarea si descarcarea facturilor electronice prin intermediul serverului ANAF. Spre deosebire de facturile clasice, in format hartie, unde informatiile despre furnizori si clienti erau completate manual, prin sistemul E-Factura acestea apar intr-un format electronic structurat de tip XML care permite prelucrarea lor electronica si automata.
Implementarea facturarii electronice contribuie la sporirea transparentei, la monitorizarea precisa a tranzactiilor si la raportarea in timp real catre autoritatile fiscale. De asemenea, ofera avantajul unei inregistrari precise si verificabile a tranzactiilor comerciale, simplificand procesele de verificare si audit. Astfel, autoritatile se asigura ca tranzactiile respecta reglementarile fiscale si nu sunt supuse manipularilor frauduloase.
Factura electronica este factura emisa, transmisa si primita intr-un format electronic structurat de tip XML care permite prelucrarea sa electronica si automata.
Cu alte cuvinte, o factura electronica, fisier xml, ofera continutul facturii intr-un set de date structurat, care poate fi citit de masina.
Abonament PortalContabilitate ro - abonament 12 luni
Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2024
Ce NU vrea ANAF sa stii Piruete LEGALE in aspecte fiscale
Acest lucru asigura ca informatiile furnizate pot fi:
a) transmise electronic;
b) primite electronic;
c) procesate si aprobate pentru plata in mod automat.
Potrivit art. 4 din Ordonanta de urgenta nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, structura facturii electronice respecta:
a) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice asa cum sunt prevazute in standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel national;
b) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice - RO_CIUS - si regulile operationale specifice aplicabile la nivel national;
c) continutul semantic asa cum este descris in standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate in CEN/TS 16931-2, in conformitate cu art. 2 alin. (1) lit. j), si corelarea adecvata definita in subpartea aplicabila a CEN/TS 16931-3.
Elemente principale ale facturii electronice sunt:
a) identificatorii de proces si de factura;
b) data facturii;
c) informatii privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrarile;
d) informatii privind destinatarul facturii electronice;
e) informatii privind beneficiarul platii;
f) informatii privind reprezentantul fiscal al emitentului;
g) identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrari executate;
h) referirea la contractul de achizitii publice/sectoriale, de concesiune de lucrari si servicii, precum si, dupa caz, la contractul de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii;
i) detalii privind executarea lucrarilor, livrarea bunurilor/produselor sau prestarea serviciilor;
j) instructiuni de plata;
k) informatii privind creditari sau debitari;
l) informatii privind pozitiile de pe factura;
m) defalcarea TVA;
n) totalul facturii.
Cele trei abrevieri, B2G, B2B si B2B reprezinta relatiile utilizate in sistemul national RO e-Factura:
B2G = Business to Government
Acest termen se refera la relatiile comerciale intre intreprinderi si sectorul public (guvernele). In acest context, companiile furnizeaza bunuri si servicii guvernelor sau institutiilor publice. In cazul RO e-Factura, este definita ca relatia dintre un operator economic si autoritati contractante/entitati contractante. B2G reprezinta tranzactia dintre un operator economic care are calitatea de contractant sau subcontractant si autoritati contractante sau entitati contractante care primesc si prelucreaza facturi electronice.
B2B = Business to Business
B2B se refera la relatiile comerciale intre doua sau mai multe companii. Intr-un mediu B2B, companiile vand bunuri sau servicii altor companii, in loc sa se adreseze direct consumatorilor finali. In cazul RO e-Factura, este definita ca relatia comerciala dintre doi operatori economici - B2B reprezinta tranzactia avand ca obiect executia de lucrari, livrarea de bunuri/produse si/sau prestarea de servicii dintre doi operatori economici.
B2C = Business to Consumer
B2C se refera la relatiile comerciale intre o companie si consumatorii finali. Intr-un mediu B2C, companiile vand direct produsele sau serviciile lor catre clientii individuali. In cazul RO e-Factura, doar operatorii economici cu activitate de turism din Romania, care detin structuri de primire turistica clasificate si/sau agentii de turism licentiate si care accepta vouchere de vacanta ca modalitate de plata, denumite unitati afiliate, au obligatia de a raporta facturile emise catre titularii voucherelor de vacanta si in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
NOU! E-FACTURA 2023! Cele mai frecvente 50 de dificultati intalnite in practica de contabili! Iata ce solutii ofera expertii, AICI»
Emitentul facturii poate fi, in conformitate cu prevederile art. 5 din OUG 120/2021, cu modificarile si completarile ulterioare:
a) operatorul economic stabilit in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare;
b) operatorul economic nestabilit in Romania, inregistrat sau nu in scopuri de TVA, conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare, opteaza pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura.
Beneficiarul facturii in relatia B2G este autoritatea contractanta, entitatea contractanta care au incheiate contracte in baza Legii nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii nr. 99/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii nr. 100/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, si al Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 114/2011 privind atribuirea anumitor contracte de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 195/2012, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si institutiile publice, astfel cum sunt definite la art. 5 lit. w) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 555 din 5 iulie 2019.
Institutiile definite la art. 5 lit. w) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 57/2019 sunt:
„institutia publica - structura functionala care actioneaza in regim de putere publica si/ sau presteaza servicii publice si care este finantata din venituri bugetare si/sau din venituri proprii, in conditiile legii finantelor publice” (incepand cu 01.01.2024)
Emitentul facturii poate fi orice operator economic stabilit in Romania si operator economic nestabilit in Romania, indiferent daca este sau nu inregistrat in scopuri de TVA.
Beneficiarul facturii poate fi orice operator economic stabilit in Romania si operator economic nestabilit in Romania, indiferent daca este sau nu inregistrat in scopuri de TVA.
In situatia in care emiteti facturi catre persoane fizice, suntem in cazul unei relatii de tip B2C "Business to Consumer", pentru care nu exista obligativitatea transmiterii facturii in sistemul RO e-Factura, decat in cazul in care sunteti un operator din turism care accepta plata serviciilor de turism cu vouchere de vacanta.
Emitentul facturii in acest caz este operatorul economic cu activitate de turism din Romania, autorizati de Autoritatea Nationala pentru Turism, conform Ordonantei Guvernului nr. 58/1998 privind organizarea si desfasurarea activitatii de turism in Romania, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 755/2001, cu modificarile ulterioare, care detin structuri de primire turistice clasificate si/sau agentii de turism licentiate si care accepta vouchere de vacanta ca modalitate de plata, se denumesc, in mod conventional si in intelesul prezentei ordonante de urgenta, unitati afiliate. O alta masura luata a fost introducerea obligatiei unitatilor afiliate de a transmite facturile emise catre titularii voucherelor de vacanta si in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, incepand cu data de 1 aprilie 2022. Aceasta obligatie a fost instituita prin Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 131/2021.
Beneficiarul facturii poate fi orice persoana fizica, care se identifica cu CNP/NIF.
Pentru utilizarea si accesarea sistemului RO e-Factura, operatorii economici trebuie obtina un certificat calificat pentru semnatura electronica, in vederea inrolarii in SPV. Abia mai apoi se va face inregistratrea in Spatiul Privat Virtual (SPV), cu ajutorul certificatului calificat digital, pentru a trimite manual facturile (emiti factura, o descarci in format XML si incarci fisierul in SPV, sectiunea “Factura electronica”).
NOU! E-FACTURA 2023! Cele mai frecvente 50 de dificultati intalnite in practica de contabili! Iata ce solutii ofera expertii, AICI»
Mentionam ca puteti transmite facturile si prin programele de facturare, dar tot aveti nevoie de acces in SPV.
I. Servicii web - utilizarea unei aplicatii proprii, prin interconectarea cu sistemul RO e-Factura folosind o serie de micro-servicii expuse sub forma unei API (Application Programming Interface);
II. Incarcare web - utilizarea aplicatiei (CLICK AICI<<) puse la dispozitie in mod gratuit de catre Ministerul Finantelor.
Pentru a avea acces la E-Factura in SPV trebuie sa urmariti mai multi pasi, dupa cum urmeaza:
1. Obtinerea certificatului digital digitalAlegeti unul din furnizorii de servicii de incredere calificate ca sa obtineti un certificat digital calificat pentru semnatura electronica. Alegeti furnizorul si mai apoi urmati pasii indicati, insa in general ar trebui sa fie acestia:
-accesezi formularul de inregistrare;
-selectati optiunea ''obtinere'';
-selectati ''perioada de valabilitate'';
-completati datele de facturare;
-completati datele de livrare;
-incarcati documentele necesare.
De ce documente aveti nevoie?
a) Pentru persoane juridice:
-declaratie;
-Conditii Generale - 2 exemplare semnate de utilizator;
-Contract -2 exemplare semnate de reprezentatul legal;
-Copie a actului de identitate(semnat si marcat Conform cu originalul);
-Copie a certificatului de inregistrare a persoanei juridice(semnat si marcat Conform cu originalul);
-Dovada platii.
b) Pentru persoane fizice:
-declaratie;
-Conditii Generale - 2 exemplare semnate de utilizator;
-Contract -2 exemplare semnate de reprezentatul legal;
-Copie a actului de identitate(semnat si marcat Conform cu originalul);
-Dovada platii.
2. Inregistrarea in SPVDupa ce ati obtinut certificatul digital, trebuie sa faceti inregistrarea in SPV, astfel:
-Pe prima pagina a portalului ANAF este disponibila sectiunea Spatiu Privat Virtual.
-La accesarea link-ului, se afiseaza sectiunea INREGISTRARE/INROLARE PERSOANE FIZICE SI JURIDICE IN SPATIUL PRIVAT VIRTUAL:
-La accesarea sectiunii Inregistrare utilizatori, se deschide pagina cu servicii oferite pentru persoane fizice si persoane juridice:
-Pentru inregistrarea unui utilizator cu certificat digital, se afiseaza formularul in care se completeaza datele de identificare:
-La datele de identificare a solicitantului, trebuie completat CUI/CNP al persoanei fizice sau juridice pentru care se doreste accesul in SPV.
NOU! E-FACTURA 2023! Cele mai frecvente 50 de dificultati intalnite in practica de contabili! Iata ce solutii ofera expertii, AICI»
La datele de identificare a persoanei, se completeaza datele persoanei fizice, titular de certificat.
-Actul de identitate al reprezentantului legal/reprezentantului desemnat/imputernicitului,
-Documentele din care rezulta calitatea de reprezentant legal, reprezentant desemnat respectiv deimputernicit, potrivit art. 18, alin. (2) din Codul de procedura fiscala.
-Numarul de inregistrare primit ca urmare a trimiterii cererii de inregistrare
-Actul de identitate, in copie si original;
-Documentele din care rezulta calitatea de reprezentant legal, reprezentant desemnat respectiv de imputernicit in original sau copie legalizata, dupa caz.
Se completeaza, obligatoriu, Codul de validare afisat in josul paginii si se apasa butonul continua.
Se afiseaza pagina de validare a email-ului, in care se va completa codul primit pe email-ul declarat in formularul de inregistrare:
La apasarea butonului Trimite, se va afisa pagina cu toate informatiile completate in formular:
In aceasta pagina este disponibil butonul de tiparire, pentru situatia in care aveti acces la o imprimanta. Daca nu exista, se poate copia numarul de inregistrare, in vederea prezentarii lui la ghiseu.
3. Transmiterea facturii
In vederea transmiterii facturii trebuie sa fiti inregistrati in Spatiul Privat Virtual si sa va autentificati pe portalul www.anaf.ro, prin accesarea butonului Autentificare cu certificat.
Dupa autentificarea in Spatiul Privat Virtual, se selecteaza optiunea Trimitere factura din meniul Factura electronica.
Dupa alegerea optiunilor din listele puse la dispozitie in campurile Sintaxa XML (predefinit pentru standardul UBL) si CIF factura (se specifica CIF vanzator, avand in vedere ca un utilizator poate avea drepturi de utilizare pentru mai multe Coduri de identificare fiscala) se va apasa butonul Choose File si se va alege fisierul XML salvat pe calculatorul personal si se apasa butonul Transmitere XML Factura.
Aplicatia va intoarce un raspuns cu privire la incarcarea cu succes a fisierului („fisierul a fost transmis cu succes si urmeaza a fi prelucrat”) si va emite un ID (index de incarcare) prin intermediul caruia va putea fi verificat statusul transmiterii facturii. Acest ID se va copia in campul „Verificare stare fisier transmis anterior”, dupa care se va apasa butonul „Verifica”, la scurt timp afisandu-se un mesaj de instiintare care atesta prelucrarea facturii.
Sistemul RO e-Factura atribuie automat un numar de identificare, denumit „Index de incarcare”, utilizat ca referinta in cadrul proceselor si operatiunilor specifice sistemului. Atentie! Fisierele valide vor fi disponibile in sistem pentru descarcare pentru o perioada de 60 zile de la momentul publicarii in sistem.
4. Descarcarea facturiiPentru descarcarea unei facturi se acceseaza sectiunea „Factura electronica – Raspunsuri factura”, se selecteaza CIF-ul si numarul de zile pentru care doreste sa se afiseze raspunsurile si se apasa butonul „Obtine raspunsuri”.
Dupa afisarea listei cu facturi incarcate, utilizatorul va apasa butonul „Descarca” din dreptul facturii care prezinta interes.
5. Transformarea fisierului XML in PDFPentru o vizualizare facila fisierul XML poate fi transformat intr-un fisier PDF cu ajutorul aplicatiei Transformare XML in PDF.
In cadrul acesteia se incarca fisierul XML si se vor apasa, pe rand, butonul incarca si butonul Descarca.
6. Arhivarea fisierelor XMLData comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul RO e- Factura.
NOU! E-FACTURA 2023! Cele mai frecvente 50 de dificultati intalnite in practica de contabili! Iata ce solutii ofera expertii, AICI»
Fisierele corespunzatoare facturii electronice in format XML si mesajele de eroare sunt disponibile in sistem pentru descarcare 60 zile de la momentul publicarii in sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic si eliberate la cerere.
Termenul-limita pentru transmiterea facturilor emise, pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii care au locul livrarii sau prestarii in Romania, in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura este de 5 zile lucratoare de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de 5 zile lucratoare de la data-limita prevazuta pentru emiterea facturii la art.319 alin.(16) din Codul fiscal.
Procesul de implementare va fi realizat in doua etape, astfel:
I. In prima etapa, in perioada 1 ianuarie 2024 - 30 iunie 2024, operatorii economici - persoane impozabile stabilite in Romania, indiferent daca sunt sau nu inregistrate in scopuri de TVA au obligatia sa raporteze in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura toate facturile emise in relatia B2B si in relatia cu institutiile publice, altele decat cele efectuate in relatia B2G, pentru care exista obligatia utilizarii Ro e- Factura incepand cu data de 01 iulie 2022.
De asemenea, operatorii economici persoane impozabile nestabilite, dar inregistrate in scopuri de TVA in Romania au obligatia, incepand cu 1 ianuarie 2024, sa raporteze in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura toate facturile emise in relatia B2B pentru livrari de bunuri si prestari de servicii care au locul livrarii sau prestarii in Romania.
II. In a doua etapa, incepand cu data de 01.07.2024, emitentii facturilor electronice au obligatia de transmitere a acestora catre destinatari utilizand sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, cu respectarea prevederilor art. 4 alin. (1) din OUG nr.120/2021.
Incepand cu data de 1 iulie 2024 pentru operatiunile realizate intre persoane impozabile stabilite in Romania conform art. 266 alin. (2), sunt considerate facturi numai facturile care indeplinesc conditiile prevazute de Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021. Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptarii de catre destinatar, cu exceptia facturilor care indeplinesc conditiile prevazute de Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021, cu modificarile si completarile ulterioare.
Totodata, primirea si inregistrarea de catre destinatari - persoane impozabile stabilite in Romania conform art. 266 alin. (2) din Codul fiscal, a unei facturi emise de operatori economici stabiliti in Romania, in relatia B2B, fara a fi transmisa prin sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, constituie contraventie si se sanctioneaza cu o amenda egala cu cuantumul TVA inscris in factura.
Nerespectarea termenului limita pentru transmiterea facturilor in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mari, definiti potrivit legii, cu amenda de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mijlocii, definiti potrivit legii, si cu amenda de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum si pentru persoanele fizice.
Prin exceptie, in perioada 1 ianuarie - 31 martie 2024, nerespectarea termenului limita pentru transmiterea facturilor in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura nu se sanctioneaza.
Chiar daca nu emiti tu facturi, tot trebuie sa utilizezi sistemul RO e-Factura, pentru a primi facturile de la furnizorii tai, dar si pentru a le inregistra ulterior in contabilitate. Atentie! Toti furnizorii sunt obligati sa transmita facturile prin SPV (pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, dar si pentru ca tu sa poti afla informatiile de plata). Nu poti deduce TVA-ul daca nu ai confirmarea ca factura de la furnizori e transmisa in sistem.
Numarul de facturi nu este foarte relevant, ci mai degraba tipul de client. Astfel, in cazul in care factura este emisa de persoana juridica (B2B), ai obligatia de a trimite factura in SPV. Daca persoana este fizica( B2C), nu mai ai aceasta obligatie.
In cazurile rare cand serverul ANAF nu functioneaza este bine sa asteptati putin si sa incercati mai tarziu sa faceti aceleasi operatiuni ( cand revine in functiune serverul). De asemenea, anumite aplicatii si programe de facturare pun la dispozitie functionalitati care trimit automat facturile in momentul in care serverele redevin disponibile.
Da, chiar daca esti neplatitor de TVA, tot trebuie sa aplici sistemul E-factura. Conform legislatiei in vigoare, utilizarea sistemului se aplica pentru toate persoanele impozabile, indiferent daca sunt sau nu platitoare de TVA.
Atentie contabili!
Modificari importante in Codul fiscal!
Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti MODIFICARILE din Declaratia SAF-T. Obligatiile pentru contribuabilii mici
Articole similare
E-FACTURA. E-TRANSPORT - Noutati de ultima oraAmenzile pentru e-TVA, PROROGATE pana pe 30 iunie 2025Ciolacu, despre legea privind combaterea evaziunii fiscale: Nu scapa nimeni de inchisoare si nu iese nimeni din puscarie!E-FACTURA: Facturi eronate trimise in sistem. Cum se pot corecta acesteaE-FACTURA. Modificari aduse prin OUG 30/2024Ultimele articole
E-FACTURA: Ce modificari legislative au fost aduse sistemului prin OUG 138/202410+ Noutati Fiscale pentru 2025 care va vor afecta activitateaE-FACTURA si E-TVA, modificate de Finante printr-un nou Proiect de OUG! Care sunt noutatileFacturile de penalitati se transmit prin sistemul RO E-FACTURA?E-FACTURA. Cum sa procedezi daca ai primit prin sistem o NOTA DE CREDITArticole similare
Din 2022 facturarea va fi mai simpla intre firme. Va fi functional si obligatoriu sistemul E-FacturareDecont precompletat e-TVA. TOT ce trebuie sa stiiE-Factura: Emitentul este obligat sa descarce fisierul XML in momentul trimiterii facturii?FACTURA ELECTRONICA in 2013 | Conditii obligatorii la emiterea facturilor electroniceE-Factura in 2024: Operatorii economici NU vor fi sanctionati in primele 3 luni daca nu respecta prevederile de raportareUltimele articole
E-Factura: Ce modificari legislative au fost aduse sistemului prin OUG 138/2024E-Factura si E-TVA, modificate de Finante printr-un nou Proiect de OUG! Care sunt noutatileFacturile de penalitati se transmit prin sistemul RO e-Factura?E-Factura. Cum sa procedezi daca ai primit prin sistem o NOTA DE CREDITE-Factura: La calcularea termenului de 5 zile se face distinctie intre zilele lucratoare si cele nelucratoare?Sfaturi de la experti
Intrebare: Din ce am inteles, SAF-T - raportarea periodica (lunar sau trimestrial) prevede declararea articolelor pe coduri NC achizitionate si vandute in facturile de vanzare si iesire. Este adevarat sau exista obligatia raportarii...
vezi AICI raspunsul specialistilor <<
Intrebare: Cabinetul are evidenta in partida simpla si plateste impozit pe venit. Emiterea facturii pentru trecerea auto din patrimoniul cabinetului in cel al persoanei fizice ar trebui cumva justificata prin faptul ca persoana fizica este...
vezi AICI raspunsul specialistilor <<
Va recomandam
Solutii complete de legislatia munciiDepunere declaratiiPortal PFABlogul specialistuluiCertificatul de atestare fiscalaCodul fiscal 2024Stiri juridiceIdei de afaceriInfoinstitutiiLink-uri utile
Codul muncii 2024Legea pensiilorAfaceri profitabile Declaratii fiscaleLegea contabilitatii 2024Monitorul oficialCodul civilCodul penal 2024Legislatie TVA