Eliminarea documentelor financiar-contabile. Cum poate proceda o societate?

21-Iun-2017

3829

Prin cele ce urmeaza, vom vedea care este modalitatea prin care o societate poate proceda la eliminarea registrelor si documentelor financiar-contabile al caror termen de pastrare prevazut in Ordinul 2634/2015 a expirat.

Conform prezentului ordin termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

In ceea ce priveste arhivarea electronica, incepand cu 01.01.2016, stabilim daca se pot pastra doar in format electronic urmatoarele documentele financiar-contabile: facturi, chitante, bonuri de consum, note de receptie si constatare diferente.

Potrivit punctului 36 din Ordinul 2634/2015, entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.

Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.

Ghidul practic al contabilitatii Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Portal Persoane Fizice - acces 12 luni consultanta in scris si telefonica 30 intrebari

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

NOUTATI din Codul Fiscal
Validat de expertul
Portal Codul Fiscal
Refacturare servicii primite de la un furnizor NON-UE Am participat la un targ expozitional in afara UE, si pentru printarea unui poster, am primit o factura de la un furnizor (non UE). Acest serviciul trebuie refacturat catre o...citeste mai mult
NOUTATI din Codul Fiscal
Validat de expertul
Portal Codul Fiscal
Servicii prestate catre un client fara cod de TVA valid in VIES Societatea emite o factura de prestari servicii catre beneficiarul YOMALI LABS LIMITED, VAT CODE 658788 Republica Irlanda, in moneda USD. Factura este incasata. Am cautat in...citeste mai mult
NOUTATI din Codul Fiscal
Validat de expertul
Portal Codul Fiscal
Contract vanzare cumparare teren, data emitere factura Societatea a incheiat un contract la notar cu o persoana fizica pentru vanzarea unui teren intravilan in luna ianuarie 2025, cu un termen de plata de plata 3 zile de la semnarea...citeste mai mult
NOUTATI din Codul Fiscal
Validat de expertul
Portal Codul Fiscal
Cost intrare mijloace fixe Societatea noastra are in derulare investitii -constructii -magazii cereale si utilarea acestora cu termen de realizare - 1 an. Finantarea se face 65% din fonduri europere si 35%...citeste mai mult
NOUTATI din Codul Fiscal
Validat de expertul
Portal Codul Fiscal
Asigurari de viata pentru administrator si asociat: Implicatii fiscale s Societate platitoare de impozit de profit, asociatul unic este si administator si intentionaeza sa plateasca asigurarea de viata atat a lui cat si a fiului de pe societate. La ce...citeste mai mult

In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

Conform punctului 38 din acelasi ordin, termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 39 (cele prevazute in anexa 4 care se pastreaza 5 ani) si la pct. 40 (cele care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora).

Se pastreaza 5 ani:
1. Nota de receptie si constatare de diferente 14-3-1A
2. Bon de predare, transfer, restituire 14-3-3A
3. Bon de consum 14-3-4A
4. - Bon de consum (colectiv) 14-3-4/aA
5. Lista zilnica de alimente 14-3-4/dA
6. Dispozitie de livrare 14-3-5A
7. Fisa de magazie 14-3-8
8. Lista de inventariere 14-3-12
9. - Lista de inventariere 14-3-12/b
10. - Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice) 14-3-12/a
11. Chitanta 14-4-1
12. - Chitanta pentru operatiuni in valuta 14-4-1/a
13. Dispozitie de plata/incasare catre casierie 14-4-4
14. Borderou de achizitie 14-4-13
15. - Borderou de achizitie (de la producatori individuali) 14-4-13/b
16. Decont pentru operatiuni in participatie 14-4-14
17. Ordin de deplasare (delegatie) 14-5-4
18. - Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale) 14-5-4/a
19. Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe) 14-5-5
20. - Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale) 14-5-5/a
21. Nota de debitare-creditare 14-6-1A
22. Fisa de cont pentru operatiuni diverse 14-6-22
23. - Fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei) 14-6-22/a
24. Decizie de imputare 14-8-2
25. - Angajament de plata 14-8-2/a

Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiarcontabile, al caror termen de pastrare a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

In concluzie, modalitatea prin care o societate poate proceda la eliminarea registrelor si documentelor financiar contabile al caror termen de pastrare este cea prevazuta in procedurile proprii ale entitatii. In principiu, se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate.

Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic. Deci alegerea modalitatii de arhivare va apartine.

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Olguta Crevelescu - Expert Contabil