Sunt de acord cu politica de cookie
Fiscalitatea.ro cauta meniu

GDPR: Pastrarea datelor cu caracter personal

01-Oct-2018
1473

Care sunt prevederile GDRP in legatura cu obligatia pastrarii datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice declarate in D205 pentru venituri din alte surse sau venituri din premii? In cele ce urmeaza, specialistii nostri vor vorbi despre acest aspect, aratand in ce situatii se completeaza Declaratia 205, cand trebuie depusa, cat timp si in ce scopuri pot fi pastrate datele cu caracter persoanl ale persoanelor fizice.

Raspunsul specialistului

Obligatia privind completarea Declaratiei 205 rezulta din aplicarea prevederilor art.132 alin. (2) din Codul fiscal si se aplica de catre platitorii de venituri cu regim de retinere la sursa a impozitelor, cu exceptia platitorilor de venituri din salarii si asimilate salariilor, platitorilor de venituri din drepturi de proprietate intelectuala, platitorilor de venituri in baza contractelor de activitate sportiva, venituri din arenda sau din asocieri cu persoane juridice.

Declaratia 205 se completeaza si se depune de catre platitorii de venituri potrivit Codului fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, pentru urmatoarele tipuri de venituri:
a) venituri din dividende;
b) venituri din dobanzi;
c) venituri din lichidarea unei persoane juridice;
d) venituri din premii;
e) venituri din jocuri de noroc cu impunere finala;


f) venituri din alte surse;
g) venituri din pensii;
h) venituri realizate de persoanele fizice dintr-o asociere fara personalitate juridica constituita cu o persoana juridica, contribuabil potrivit Legii nr. 170/2016 privind impozitul specific unei activitati.

Declaratia 205 se completeaza potrivit OPANAF nr. 3695/2016 si OPANAF nr. 3726/2017 si se depune anual:
a) pana in ultima zi a lunii februarie inclusiv a anului curent pentru anul expirat;
b) ori de cate ori platitorul de venit constata erori in declaratia depusa anterior,acesta completeaza si depune o declaratie rectificativa, in conditiile art. 105 si 170 din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedura fiscala, cu modificarile si completarile ulterioare, situatie in care se va inscrie "X" in casuta prevazuta in acest scop.

In conformitate cu prevederile Regulamentului 679/2016, persoana care completeaza declaratia (de cele mai multe ori contabilul societatii) poate avea calitatea de operator de date cu caracter personal sau imputernicit al operatorului, conform pct. 7 al art. 4 care stabileste ca „operator” inseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care, singur sau impreuna cu altele, stabileste scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Notiunea de „date cu caracter personal” reprezinta orice informatii privind o persoana fizica identificata sau identificabila („persoana vizata”); o persoana fizica identificabila este o persoana care poate fi identificata, direct sau indirect, in special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un numar de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identitatii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale. In acelasi timp, notiunea de prelucrare a datelor. reprezinta orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea.

Prevederile art. 30 din Regulamentul 679/2016 reglementeaza obligatia fiecarui operator si, dupa caz, a reprezentantului acestuia de a pastra o evidenta a activitatilor de prelucrare a datelor desfasurate sub responsabilitatea lor care contine identitatea persoanei care le prelucreaza, descrierea persoanelor vizate, transferuri de date catre terte persoane, state ori organizatii internationale, termenele-limita preconizate pentru stergerea diferitelor categorii de date, acolo unde este posibil, o descriere generala a masurilor tehnice si organizatorice de securitate. Aceasta evidenta este obligatorie pentru operatorii care au mai putin de 250 de angajati, cu exceptia cazului in care prelucrarea pe care o efectueaza este susceptibila sa genereze un risc pentru drepturile si libertatile persoanelor vizate, prelucrarea nu este ocazionala sau prelucrarea include categorii speciale de date cum sunt cele prevazute la art. 9 alin. (1), respectiv: care dezvaluie originea rasiala sau etnica, opiniile politice, confesiunea religioasa sau convingerile filozofice sau apartenenta la sindicate, dar si prelucrari de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unica a unei persoane fizice, de date privind sanatatea sau de date privind viata sexuala sau orientarea sexuala ale unei persoane fizice.

Pentru identificarea masurilor necesare de intreprins pentru conformarea la Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/EC, in cazul in care datele privesc persoane fizice si fac obiectul prelucrarii conform definitiilor cuprinse la art. 4 din Regulament persoana juridica devine operator si este supusa obligatiei de respectare a unor principii referitoare la prelucrarea datelor enumerate la art. 5.

Asadar, societatea trebuie sa analizeze modul in care se pun in aplicare aceste principii referitoare la colectarea legala, scopul colectarii sa fie unul determinat si legitim, datele sa fie corecte, ca se asigura identificarea persoanelor pe o perioada strict necesara asigurarii scopului pentru care au fost colectate si nu in ultimul rand ca sunt prelucrate intr-un mod care asigura securitatea adecvata a datelor cu caracter personal, inclusiv protectia impotriva prelucrarii neautorizate sau ilegale si impotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorarii accidentale, prin luarea de masuri tehnice sau organizatorice corespunzatoare.

Este deosebit de important sa poate fi probata respectarea acestor principii deoarece alin. (2) al art. 5 din Regulament subliniaza nu numai responsabilitatea operatorului pentru respectarea acestora ci si capacitatea de a demonstra aceasta respectare.

O serie de informatii cum sunt cele privind numele si adresa persoanei sunt necesare in temeiul dispozitiilor Codului fiscal referitoare la intocmirea facturii/declaratiilor fiscale, astfel ca pentru obtinerea acestora nu este necesar consimtamantul persoanei fizice vizate, iar operatorul are obligatii generale de natura celor mentionate mai sus. In schimb, informatiile de identificare cum sunt cele cuprinse in codul numeric personal si celelate informatii care decurg din copia actului de identitate, facand parte din sfera categoriilor speciale de date cu caracter personal astfel cum sunt prevazute la art. 9 alin. (1) din Regulament nu vor putea fi prelucrate decat in conditiile obtinerii consimtamantului persoanei vizate si doar in masura in care se poate justifica necesitatea prelucrarii unor astfel de date.

Astfel, completarea CNP/NIF in Declaratia 205 este obligatorie in situatia in care persoana impozabila il colecteaza de la persoana fizica din facturi, contracte (de prestari servicii, de furnizare utilitati, vanzari de bunuri mobile si imobile etc.); in lipsa acestuia, se vor declara numele, prenumele si adresa persoanei fizice. La adresa se vor completa informatiile, in urmatoarea ordine: datele din actul de identitate al persoanei fizice colectate de persoana impozabila sau, in lipsa acestuia, o alta adresa comunicata de beneficiar. In concluzie, necolectarea CNP de la persoana fizica va determina necompletarea campului corespunzator ci doar a aceluia privind numele si adresa persoanei. Nici consultarea actului de identitate pentru consemnarea adresei nu este obligatorie ci se va consemna adresa pusa la dispozitie de persoana fizica in calitate de beneficiar.

Potrivit Regulamentului, termenul de pastrare a datele cu caracter personal va fi direct proportional cu perioada strict necesara indeplinirii scopurilor pentru care datele respective au fost colectate si sunt prelucrate. Regulamentul nu stabileste perioada standard de stocare a datelor cu caracter personal si nici reguli detaliate care sa ajute operatorii ori persoanele imputernicite sa stabileasca aceasta perioada. 

Revine asadar operatorilor sarcina sa stabileasca perioadele de retinere a datelor cu caracter personal prelucrate. Stabilirea perioadei de stocare a datelor trebuie sa asigure un just echilibru intre nevoia operatorului de a retine datele cu caracter personal pe de o parte si drepturile si interesele legitime ale persoanelor vizate pe de alta parte. 

Stergerea datelor prea devreme, in contextul in care operatorul ar putea avea (inca) nevoie sa le prelucreze, l-ar putea pune pe acesta intr-o situatie dificila. Totodata, stocarea datelor personale pentru mai mult timp decat este necesar risca sa incalce principiile prelucrarii datelor cu caracter personal, astfel cum acestea sunt prevazute in Regulament. 

Pentru a se asigura de faptul ca datele cu caracter personal nu vor fi pastrate mai mult timp decat ar fi necesar si legal conform scopului pentru care au fost colectate si temeiurilor prelucrarii, este recomandat ca operatorul sa stabileasca pentru fiecare categorie de date prelucrate termene de pastrare, de revizuire si de stergere.

De asemenea, persoana ale carei date personale sunt prelucrate are dreptul de “a fi uitata’’. In situatia in care pastrarea datelor sale incalca legislatia sub incidenta caruia operatorul intra, iar acesta nu va avea un temei pentru continuarea pastrarii datelor, va trebui sa actioneze in sensul stergerii din baza sa de date a informatiilor ce privesc repectiva persoana (ex. angajatorul anterior).

Astfel, organizatia va putea pastra datele cu caracter personal doar in scopurile pentru care acestea au fost colectate pentru o perioda care sa nu exceada indeplinirea acestora.
In concluzie, in situatia descrisa, parerea mea este ca CNP-urile si datele personale ale celor evidentiati in Declaratia 205 pot sa fie sterse dupa depunerea declaratiei.

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal, un proiect de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.

Ti-a placut acest articol?
Da Like, Printeaza sau trimite pe Email!
Votati articolul "GDPR: Pastrarea datelor cu caracter personal":
Rating:

Nota: 5 din 2 voturi
Codul Fiscal 2020. MODIFICARI importante privind TVA, Impozitul pe Profit si Salarizarea

Atentie contabili!

Codul Fiscal s-a modificat in 2020!​

Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti
Codul Fiscal 2020. MODIFICARI importante privind TVA, Impozitul pe Profit si Salarizarea


Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentului UE 679/2016



x

Trimite opinia ta comunitatii Fiscalitatea.ro



Pentru a activa formularul, trebuie sa raspundeti corect la intrebare!



Sfaturi de la experti



Subiectele saptamanii

  • Ordonanta militara nr.4/2020 - Noi masuri pentru izolarea angajatilor
    • In Monitorul Oficial, partea I nr. 257 din 29.03.2020, a fost publicata Ordonanta militara nr. 4/2020 privind masuri de prevenire a raspandirii COVID-19. Ordonanta intra in vigoare de la 1 APRILIE si prevede noi restrictii de circulatie pentru persoanele cu varsta minima de 65 de ani, sanctionari mai dure pentru cei care parasesc carantina, izolarea angajatilor la munca, preturi plafonate si noi masuri dispuse pentru autoritatile locale si centrale. Angajatii pot beneficia, pentru o perioada...» citeste mai departe aici

  • Ministerul Sanatatii: Ordinul nr. 502/2020 privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate
    • Ministerul Sanatatii a publicat Ordinul nr. 502/417/2020 pentru modificarea si completarea Normelor de aplicare a prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 158/2005 privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate, aprobate prin Ordinul ministrului sanatatii si al presedintelui Casei Nationale de Asigurari de Sanatate nr. 15/2018/1.311/2017. Ordinul 502/2020 a fost publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 253 din 27.03.2020 si a intrat in vigoare vineri - 27...» citeste mai departe aici

  • Declaratia pe proprie raspundere si adeverinta de angajator se pot completa online, in platforma oficiala
    • Ordonanta militara nr. 3/2020 a interzis circulatia persoanelor in afara locuintelor, cu cateva exceptii, precum deplasarile in scopul serviciului, aprovizionarea cu alimente, asistenta medicala, ingrijirea copilului, scurte iesiri pentru a face sport, deplasari pentru a dona sange, deplasari in scop umanitar sau cele legate de activitatea agricola. Persoanele care parasesc locuinta pentru unul dintre aceste motive sunt obligate sa aiba asupra lor declaratia pe proprie raspundere sau adeverinta...» citeste mai departe aici

  • Totul despre somaj tehnic: Avantajele angajatorilor si ale angajatilor
    • Ce si cum trebuie facut pentru a respecta INTEGRAL noua lege privind trimiterea angajatilor in somaj tehnic - aceasta este intrebarea la care tot mai multi angajatori incearca sa afle raspuns. Somajul tehnic este reglementat de Codul muncii care, la art. 53, face urmatoarele precizari privind intreruperea sau reducerea activitatii angajatorului: Art. 53 (1) Pe durata reducerii si/sau a intreruperii temporare a activitatii, salariatii implicati in activitatea redusa sau intrerupta, care nu mai...» citeste mai departe aici

  • Ce trebuie sa stii despre facilitatile in constructii, in cazul aplicarii pentru indemnizatie somaj tehnic
    • Daca o societate cu domeniu de activitate constructii aplica pentru luna martie si aprilie somajul tehnic, mai beneficiaza de facilitatile fiscale la plata salariilor minime de 3000 lei, avand in vedere faptul ca ordonanta 30 /2020 se aplica din 21.03.2020 si atunci plata salariilor vor fi mai mici de 3000 lei - dat fiind ca nu este luna intreaga? Potrivit specialistului nostru, raspunsul la aceasta intrebare se afla in Art. 60 pct.5 lit.a) din Codul fiscal - care conditioneaza acordarea...» citeste mai departe aici

  • MFP stabileste configuratia aparatelor de marcat integrate in automatele comerciale
    • Ministerul Finantelor Publice a pus in dezbatere publica un proiect de Ordin pentru modificarea si completarea Normelor metodologice pentru aplicarea Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr.28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, aprobate prin Hotararea Guvernului nr.479/2003. Proiectul de Ordin care a fost publicat azi - 30 martie 2020 stabileste configuratia, precum si caracteristicile tehnice si functionale ale aparatelor de marcat...» citeste mai departe aici

© 2007 - 2020 RENTROP & STRATON. All rights reserved.

Atentie contabili!

Codul Fiscal s-a modificat in 2020!

Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti

Codul Fiscal 2020. MODIFICARI importante privind TVA, Impozitul pe Profit si Salarizarea

Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016