Sunt de acord cu politica de cookie
Fiscalitatea.ro cauta meniu

GDPR: Pastrarea datelor cu caracter personal

01-Oct-2018
1308

Care sunt prevederile GDRP in legatura cu obligatia pastrarii datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice declarate in D205 pentru venituri din alte surse sau venituri din premii? In cele ce urmeaza, specialistii nostri vor vorbi despre acest aspect, aratand in ce situatii se completeaza Declaratia 205, cand trebuie depusa, cat timp si in ce scopuri pot fi pastrate datele cu caracter persoanl ale persoanelor fizice.

Raspunsul specialistului

Obligatia privind completarea Declaratiei 205 rezulta din aplicarea prevederilor art.132 alin. (2) din Codul fiscal si se aplica de catre platitorii de venituri cu regim de retinere la sursa a impozitelor, cu exceptia platitorilor de venituri din salarii si asimilate salariilor, platitorilor de venituri din drepturi de proprietate intelectuala, platitorilor de venituri in baza contractelor de activitate sportiva, venituri din arenda sau din asocieri cu persoane juridice.

Declaratia 205 se completeaza si se depune de catre platitorii de venituri potrivit Codului fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, pentru urmatoarele tipuri de venituri:
a) venituri din dividende;
b) venituri din dobanzi;
c) venituri din lichidarea unei persoane juridice;
d) venituri din premii;
e) venituri din jocuri de noroc cu impunere finala;


f) venituri din alte surse;
g) venituri din pensii;
h) venituri realizate de persoanele fizice dintr-o asociere fara personalitate juridica constituita cu o persoana juridica, contribuabil potrivit Legii nr. 170/2016 privind impozitul specific unei activitati.

Declaratia 205 se completeaza potrivit OPANAF nr. 3695/2016 si OPANAF nr. 3726/2017 si se depune anual:
a) pana in ultima zi a lunii februarie inclusiv a anului curent pentru anul expirat;
b) ori de cate ori platitorul de venit constata erori in declaratia depusa anterior,acesta completeaza si depune o declaratie rectificativa, in conditiile art. 105 si 170 din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedura fiscala, cu modificarile si completarile ulterioare, situatie in care se va inscrie "X" in casuta prevazuta in acest scop.

In conformitate cu prevederile Regulamentului 679/2016, persoana care completeaza declaratia (de cele mai multe ori contabilul societatii) poate avea calitatea de operator de date cu caracter personal sau imputernicit al operatorului, conform pct. 7 al art. 4 care stabileste ca „operator” inseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care, singur sau impreuna cu altele, stabileste scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Notiunea de „date cu caracter personal” reprezinta orice informatii privind o persoana fizica identificata sau identificabila („persoana vizata”); o persoana fizica identificabila este o persoana care poate fi identificata, direct sau indirect, in special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un numar de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identitatii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale. In acelasi timp, notiunea de prelucrare a datelor. reprezinta orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea.

Prevederile art. 30 din Regulamentul 679/2016 reglementeaza obligatia fiecarui operator si, dupa caz, a reprezentantului acestuia de a pastra o evidenta a activitatilor de prelucrare a datelor desfasurate sub responsabilitatea lor care contine identitatea persoanei care le prelucreaza, descrierea persoanelor vizate, transferuri de date catre terte persoane, state ori organizatii internationale, termenele-limita preconizate pentru stergerea diferitelor categorii de date, acolo unde este posibil, o descriere generala a masurilor tehnice si organizatorice de securitate. Aceasta evidenta este obligatorie pentru operatorii care au mai putin de 250 de angajati, cu exceptia cazului in care prelucrarea pe care o efectueaza este susceptibila sa genereze un risc pentru drepturile si libertatile persoanelor vizate, prelucrarea nu este ocazionala sau prelucrarea include categorii speciale de date cum sunt cele prevazute la art. 9 alin. (1), respectiv: care dezvaluie originea rasiala sau etnica, opiniile politice, confesiunea religioasa sau convingerile filozofice sau apartenenta la sindicate, dar si prelucrari de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unica a unei persoane fizice, de date privind sanatatea sau de date privind viata sexuala sau orientarea sexuala ale unei persoane fizice.

Pentru identificarea masurilor necesare de intreprins pentru conformarea la Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/EC, in cazul in care datele privesc persoane fizice si fac obiectul prelucrarii conform definitiilor cuprinse la art. 4 din Regulament persoana juridica devine operator si este supusa obligatiei de respectare a unor principii referitoare la prelucrarea datelor enumerate la art. 5.

Asadar, societatea trebuie sa analizeze modul in care se pun in aplicare aceste principii referitoare la colectarea legala, scopul colectarii sa fie unul determinat si legitim, datele sa fie corecte, ca se asigura identificarea persoanelor pe o perioada strict necesara asigurarii scopului pentru care au fost colectate si nu in ultimul rand ca sunt prelucrate intr-un mod care asigura securitatea adecvata a datelor cu caracter personal, inclusiv protectia impotriva prelucrarii neautorizate sau ilegale si impotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorarii accidentale, prin luarea de masuri tehnice sau organizatorice corespunzatoare.

Este deosebit de important sa poate fi probata respectarea acestor principii deoarece alin. (2) al art. 5 din Regulament subliniaza nu numai responsabilitatea operatorului pentru respectarea acestora ci si capacitatea de a demonstra aceasta respectare.

O serie de informatii cum sunt cele privind numele si adresa persoanei sunt necesare in temeiul dispozitiilor Codului fiscal referitoare la intocmirea facturii/declaratiilor fiscale, astfel ca pentru obtinerea acestora nu este necesar consimtamantul persoanei fizice vizate, iar operatorul are obligatii generale de natura celor mentionate mai sus. In schimb, informatiile de identificare cum sunt cele cuprinse in codul numeric personal si celelate informatii care decurg din copia actului de identitate, facand parte din sfera categoriilor speciale de date cu caracter personal astfel cum sunt prevazute la art. 9 alin. (1) din Regulament nu vor putea fi prelucrate decat in conditiile obtinerii consimtamantului persoanei vizate si doar in masura in care se poate justifica necesitatea prelucrarii unor astfel de date.

Astfel, completarea CNP/NIF in Declaratia 205 este obligatorie in situatia in care persoana impozabila il colecteaza de la persoana fizica din facturi, contracte (de prestari servicii, de furnizare utilitati, vanzari de bunuri mobile si imobile etc.); in lipsa acestuia, se vor declara numele, prenumele si adresa persoanei fizice. La adresa se vor completa informatiile, in urmatoarea ordine: datele din actul de identitate al persoanei fizice colectate de persoana impozabila sau, in lipsa acestuia, o alta adresa comunicata de beneficiar. In concluzie, necolectarea CNP de la persoana fizica va determina necompletarea campului corespunzator ci doar a aceluia privind numele si adresa persoanei. Nici consultarea actului de identitate pentru consemnarea adresei nu este obligatorie ci se va consemna adresa pusa la dispozitie de persoana fizica in calitate de beneficiar.

Potrivit Regulamentului, termenul de pastrare a datele cu caracter personal va fi direct proportional cu perioada strict necesara indeplinirii scopurilor pentru care datele respective au fost colectate si sunt prelucrate. Regulamentul nu stabileste perioada standard de stocare a datelor cu caracter personal si nici reguli detaliate care sa ajute operatorii ori persoanele imputernicite sa stabileasca aceasta perioada. 

Revine asadar operatorilor sarcina sa stabileasca perioadele de retinere a datelor cu caracter personal prelucrate. Stabilirea perioadei de stocare a datelor trebuie sa asigure un just echilibru intre nevoia operatorului de a retine datele cu caracter personal pe de o parte si drepturile si interesele legitime ale persoanelor vizate pe de alta parte. 

Stergerea datelor prea devreme, in contextul in care operatorul ar putea avea (inca) nevoie sa le prelucreze, l-ar putea pune pe acesta intr-o situatie dificila. Totodata, stocarea datelor personale pentru mai mult timp decat este necesar risca sa incalce principiile prelucrarii datelor cu caracter personal, astfel cum acestea sunt prevazute in Regulament. 

Pentru a se asigura de faptul ca datele cu caracter personal nu vor fi pastrate mai mult timp decat ar fi necesar si legal conform scopului pentru care au fost colectate si temeiurilor prelucrarii, este recomandat ca operatorul sa stabileasca pentru fiecare categorie de date prelucrate termene de pastrare, de revizuire si de stergere.

De asemenea, persoana ale carei date personale sunt prelucrate are dreptul de “a fi uitata’’. In situatia in care pastrarea datelor sale incalca legislatia sub incidenta caruia operatorul intra, iar acesta nu va avea un temei pentru continuarea pastrarii datelor, va trebui sa actioneze in sensul stergerii din baza sa de date a informatiilor ce privesc repectiva persoana (ex. angajatorul anterior).

Astfel, organizatia va putea pastra datele cu caracter personal doar in scopurile pentru care acestea au fost colectate pentru o perioda care sa nu exceada indeplinirea acestora.
In concluzie, in situatia descrisa, parerea mea este ca CNP-urile si datele personale ale celor evidentiati in Declaratia 205 pot sa fie sterse dupa depunerea declaratiei.

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal, un proiect de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.

Ti-a placut acest articol?
Da Like, Printeaza sau trimite pe Email!
Votati articolul "GDPR: Pastrarea datelor cu caracter personal":
Rating:

Nota: 5 din 1 voturi
Codul Fiscal 2019 - MODIFICARI la DEDUCERILE pentru autoturisme

Atentie contabili!

Autoturisme pe firma - deducerea cheltuielilor in 2019​
Cititi si respectati modificarile din Codul Fiscall

Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti
Codul Fiscal 2019 - MODIFICARI la DEDUCERILE pentru autoturisme


Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentului UE 679/2016



x

Trimite opinia ta comunitatii Fiscalitatea.ro



Pentru a activa formularul, trebuie sa raspundeti corect la intrebare!




Subiectele saptamanii

  • Aprobarea plafoanelor pentru bugetul pe 2020: Inghetarea salariilor bugetarilor si a indemnizatiei de hrana si majorarea accizei la tigari
    • Ministerul Finantelor Publice a pus in dezbatere publica, miercuri, 11 decembrie 2019, proiectul de Lege pentru aprobarea plafoanelor unor indicatori specificati in cadrul fiscal-bugetar pe anul 2020. Intre masurile avute in vedere se numara majorarea accizei la tigarete, incepand cu 1 ianuarie 2020, inghetarea salariilor demnitarilor si interzicerea cumulului pensiei cu salariul in institutii publice, pentru pensionarii care beneficiaza de drepturi de pensie platite din fonduri publice. In...» citeste mai departe aici

  • Dividende distribuite in anul 2019. Obligatii declarative si de plata
    • O persoana fizica este asociat si administrator al unei societati cu raspundere limitata. In anul 2019 nu a avut calitatea de salariat la societatea pe care o administreaza. In noiembrie 2019 i s-au distribuit dividende de 50.000 lei. Ce impozite se platesc ca persoana fizica? Ce obligatii declarative are persoana fizica si ce termen de plata au eventualele contributii si impozite datorate? Referitor la impozitul pe veniturile din dividende, specialistul nostru, Ionut Jinga, arata ca:...» citeste mai departe aici

  • ANOFM, ANPIS si Casa Nationala de Pensii primesc acces direct in Revisal, de la 1 ianuarie 2020
    • Agentia Nationala pentru Ocuparea Fortei de Munca (ANOFM), Agentia Nationala pentru Plati si Inspectie Sociala (ANPIS), precum si Casa Nationala de Pensii vor avea acces direct in REVISAL, incepand cu 1 ianuarie 2020, potrivit informatiilor furnizate de ministrul Muncii, Violeta Alexandru. "Astazi (miercuri – 11 decembrie, n.r.) am cerut redactarea si am si semnat un Ordin pentru ca ANOFM, ANPIS, Casa Nationala de Pensii sa aiba, de la 1 ianuarie 2020, acces direct in REVISAL, baza de date...» citeste mai departe aici

  • Parintii pot cere bani de la stat pentru bone - proiect adoptat tacit de Senat
    • In functie de venitul pe membru de familie, dar si de alti factori, parintii care au copii mai mici de 3 ani ar putea cere bani de la stat pentru angajarea unei bone, potrivit unui proiect de Lege care a fost adoptat tacit de Senat. Propunerea legislativa, care trebuia dezbatuta si votata la Senat pana miercuri, este considerata adoptata tacit si va fi trimis curand Camerei Deputatilor, pentru votul decisiv. Asadar, potrivit propunerii legislative, cei care se intorc mai curand la serviciu ar...» citeste mai departe aici

  • Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili: Norme impotriva evitarii platii obligatiilor fiscale
    • Prevederile O.U.G. nr. 79/2016 au avut in vedere transpunerea in legislatia nationala a prevederilor Directivei 2016 /1164/UE a Consiliului din 12 iulie 2016 (ATAD), publicata in Jumalul Oficial al Uniunii Europene din 19 iulie 2016. Aceasta are drept scop imbunatatirea normelor fiscale nationale destinate combaterii practicilor de evitare a obligatiilor dispozitiilor fiscale corespunzatoare impozitului pe profit, norme care se aplica incepand cu 1 ianuarie 2018. In prezent, prevederile...» citeste mai departe aici

  • Implicatiile fiscale ale cedarii dreptului aferent antecontractului de vanzare-cumparare ale unui teren
    • "O societate platitoare de impozit microintreprinderi si TVA a incheiat, in urma cu un an, un antecontract de vanzare cumparare pentru un teren extravilan, la un pret de 500 lei. Aceasta a primit banii integral insa nu a finalizat transferul activului din motive de imposibilitate a obtinerii tuturor avizelor specifice regimului in care se afla terenul. La acest moment, societatea cumparatoare instraineaza drepturile ce ii revin in baza antecontractului mai sus amintit, catre o terta persoana...» citeste mai departe aici

© 2007 - 2019 RENTROP & STRATON. All rights reserved.

Atentie contabili!

Autoturisme pe firma - deducerea cheltuielilor in 2019​
Cititi si respectati modificarile din Codul Fiscal

Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti
Codul Fiscal 2019 - MODIFICARI la DEDUCERILE pentru autoturisme

Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016