Obligatii declarative ale persoanelor juridice inmatriculate la ONRC conform Legii nr. 129/2019

Suntem o firma nou infiintata si va rugam sa ne precizati ce obligatii are societatea noastra in urma publicarii in Monitorul Oficial nr.598/18.07.2019 a Legii nr.129/2019 pentru prevenirea si spalarea banilor.

Raspunsul specialistului

Potrivit legii nr. 129 din 11 iulie 2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative – ale carei prevederi intra in vigoare incepand cu data de 21.07.2019:

Obligatii generale:

“Art. 4

(1) In sensul prezentei legi, prin beneficiar real se intelege orice persoana fizica ce detine sau controleaza in cele din urma clientul si/sau persoana fizica in numele caruia/careia se realizeaza o tranzactie, o operatiune sau o activitate.

(2) Notiunea de beneficiar real include cel putin:

a) in cazul societatilor prevazute in Legea societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare:

1. persoana sau persoanele fizice care detin ori controleaza in cele din urma o persoana juridica prin exercitarea dreptului de proprietate, in mod direct sau indirect, asupra unui numar de actiuni sau de drepturi de vot suficient de mare pentru a-i asigura controlul ori prin participatia in capitalurile proprii ale persoanei juridice sau prin exercitarea controlului prin alte mijloace, persoana juridica detinuta sau controlata nefiind o persoana juridica inregistrata la registrul comertului ale carei actiuni sunt tranzactionate pe o piata reglementata si care este supusa unor cerinte de publicitate in acord cu cele reglementate de legislatia Uniunii Europene ori cu standarde fixate la nivel international. Acest criteriu este considerat a fi indeplinit in cazul detinerii a cel putin 25% din actiuni plus o actiune sau participatia in capitalurile proprii ale persoanei juridice intr-un procent de peste 25%;

Cartea verde a Contabilitatii 2023 varianta online

Vezi AICI detalii

Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

Vezi AICI detalii

SAF-T Ghid de raportare corecta

Vezi AICI detalii

2. persoana sau persoanele fizice ce asigura conducerea persoanei juridice, in cazul in care, dupa epuizarea tuturor mijloacelor posibile si cu conditia sa nu existe motive de suspiciune, nu se identifica nicio persoana fizica in conformitate cu pct. 1 ori in cazul in care exista orice indoiala ca persoana identificata este beneficiarul real, caz in care entitatea raportoare este obligata sa pastreze si evidenta masurilor aplicate in scopul identificarii beneficiarului real in conformitate cu pct. 1 si prezentul punct;

b) in cazul fiduciilor:

1. constituitorul/constituitorii;

2. fiduciarul/fiduciarii;

3. protectorul/protectorii, daca exista;

4. beneficiarii sau, in cazul in care persoanele care beneficiaza de constructia juridica sau entitatea juridica nu au fost inca identificate, categoria de persoane in al caror interes principal se constituie sau functioneaza constructia juridica sau entitatea juridica;

5. oricare alta persoana fizica ce exercita controlul in ultima instanta asupra fiduciei prin exercitarea directa sau indirecta a dreptului de proprietate sau prin alte mijloace;

c) in cazul entitatilor juridice precum fundatiile si al constructiilor juridice similare fiduciilor, persoana fizica (persoanele fizice) care ocupa pozitii echivalente sau similare celor mentionate la lit. b);

d) in cazul persoanelor juridice, altele decat cele prevazute la lit. a)-c), si al entitatilor care administreaza si distribuie fonduri:

1. persoana fizica beneficiara a cel putin 25% din bunurile, respectiv partile sociale sau actiunile unei persoane juridice sau ale unei entitati fara personalitate juridica, in cazul in care viitorii beneficiari au fost deja identificati;

2. grupul de persoane in al caror interes principal se constituie ori functioneaza o persoana juridica sau entitate fara personalitate juridica, in cazul in care persoanele fizice care beneficiaza de persoana juridica sau de entitatea juridica nu au fost inca identificate;

3. persoana sau persoanele fizice care exercita controlul asupra a cel putin 25% din bunurile unei persoane juridice sau entitati fara personalitate juridica, inclusiv prin exercitarea puterii de a numi sau de a revoca majoritatea membrilor organelor de administratie, conducere sau supraveghere a respectivei entitati.

SECTIUNEA 5: Informatii privind beneficiarul real

Art. 19

(1) Persoanele juridice de drept privat si fiduciile inregistrate pe teritoriul Romaniei sunt obligate sa obtina si sa detina informatii adecvate, corecte si actualizate cu privire la beneficiarul lor real, inclusiv cu privire la modalitatea prin care se concretizeaza aceasta calitate, si sa le puna la dispozitia organelor de control si a autoritatilor de supraveghere, la solicitarea acestora.

(2) Persoanele juridice si fiduciile dezvaluie statutul pe care il au si furnizeaza in timp util entitatilor raportoare informatiile prevazute la alin. (1) si art. 4 alin. (2) atunci cand, in calitatea lor de fiduciari, acestia stabilesc o relatie de afaceri sau efectueaza o tranzactie ocazionala cu o valoare care depaseste pragurile prevazute la art. 13 alin. (1) lit. b) si alin. (2).

(3) Persoanele juridice si fiduciarii inregistrati pe teritoriul Romaniei au obligatia de a furniza entitatilor raportoare, in timp util, pe langa informatiile privind proprietarul lor de drept, informatii privind beneficiarul real, atunci cand entitatile raportoare aplica masurile de cunoastere a clientelei.

(4) Entitatile raportoare tin evidenta documentata a masurilor luate in vederea identificarii beneficiarilor reali in conformitate cu prevederile legii.

(5) Informatiile prevazute la alin. (1) sunt inregistrate:

a) intr-un registru central organizat la nivelul Oficiului National al Registrului Comertului pentru persoanele juridice care au obligatia de inmatriculare in registrul comertului, cu exceptia regiilor autonome, companiilor si societatilor nationale;

b) intr-un registru central organizat la nivelul Ministerului Justitiei pentru asociatii si fundatii;

c) intr-un registru central organizat la nivelul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala in cazul fiduciilor.

(6) Oficiul va informa Comisia Europeana cu privire la caracteristicile respectivelor mecanisme, in baza informatiilor primite de la autoritatile prevazute la alin. (5).

(7) Informatiile cuprinse in registrele prevazute la alin. (5) trebuie sa fie adecvate, corecte si actualizate. Autoritatile prevazute la alin. (5) verifica aceste aspecte si actualizeaza propriile registre.

(8) Accesul la registrele prevazute la alin. (5) este asigurat, in conformitate cu normele privind protectia datelor cu caracter personal, cu titlu gratuit:

a) autoritatilor care au competente de supraveghere si control, organelor judiciare, in conditiile Legii nr. 135/2010 privind Codul de procedura penala, cu modificarile si completarile ulterioare, si Oficiului, in timp util, fara nicio restrictie si fara a alerta persoana in cauza;

b) entitatilor raportoare atunci cand aplica masurile de cunoastere a clientelei;

c) oricaror persoane sau organizatii care pot demonstra un interes legitim.

(9) Persoanele sau organizatiile prevazute la alin. (8) lit. c) au acces la numele, luna si anul nasterii, cetatenia si tara de resedinta ale beneficiarului real, precum si la informatiile privind modalitatea in care se concretizeaza aceasta calitate.

(10) In vederea indeplinirii obligatiei de identificare a beneficiarului real, entitatile raportoare se vor baza pe registrul central prevazut la alin. (5).

(11) In cazul beneficiarilor de fiducii sau de constructii juridice similare care sunt desemnati in functie de caracteristici particulare sau de categorie, entitatile raportoare au obligatia sa obtina informatii adecvate, corecte si actualizate cu privire la beneficiar, astfel incat sa se asigure ca vor fi in masura sa stabileasca identitatea beneficiarului la momentul platii sau al exercitarii de catre beneficiar a drepturilor sale dobandite.

(12) Autoritatile competente si Oficiul furnizeaza informatiile prevazute la alin. (1) si (5) autoritatilor competente si unitatilor de informatii financiare din alte state membre in timp util.

(13) Masurile prevazute in prezentul articol se aplica tuturor tipurilor de constructii juridice cu o structura sau functii similare fiduciilor.

Art. 20

Organizarea si functionarea registrelor prevazute la art. 19 alin. (5) se reglementeaza prin acte emise de autoritatile care le gestioneaza.

CAPITOLUL XII: Dispozitii tranzitorii si finale

Art. 56

(1) Persoanele juridice supuse obligatiei de inregistrare in registrul comertului, cu exceptia regiilor autonome, companiilor si societatilor nationale si societatilor detinute integral sau majoritar de stat, depun la inmatriculare, anual sau ori de cate ori intervine o modificare o declaratie privind beneficiarul real al persoanei juridice, in vederea inregistrarii in Registrul beneficiarilor reali al societatilor.

(2) Declaratia pe proprie raspundere a reprezentantului legal al persoanei juridice prevazute la alin. (1) cuprinde datele de identificare ale beneficiarilor reali, precum si modalitatile in care se exercita controlul asupra persoanei juridice.

(3) Datele de identificare ale beneficiarului real in sensul alin. (1) sunt: numele, prenumele, data nasterii, codul numeric personal, seria si numarul actului de identitate, cetatenia, domiciliul sau resedinta.

(4) Declaratia anuala se depune la oficiul registrului comertului in care este inmatricula persoana juridica in termen de 15 zile de la aprobarea situatiilor financiare anuale, iar daca intervine o modificare privind datele de identificare ale beneficiarului real, declaratia se depune in termen de 15 zile de la data la care aceasta a intervenit.

(5) Declaratia prevazuta la alin. (1) se poate da in fata reprezentantului oficiului registrului comertului sau se poate depune in forma autentica, personal sau prin reprezentant.

Art. 57

(1) Nerespectarea de catre reprezentantul legal al persoanelor juridice prevazute la art. 56 alin. (1) a obligatiei de depunere a declaratiei privind datele de identificare ale beneficiarului real constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei. Procesul-verbal de constatare a contraventiei se comunica oficiului registrului comertului, in acesta fiind consemnat ca nedepunerea declaratiei atrage dizolvarea societatii, in conditiile art. 237 din Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.

(2) Daca in termen de 30 de zile de la data aplicarii sanctiunii contraventionale reprezentantul persoanei juridice prevazute la art. 56 alin. (1) nu a depus declaratia privind datele de identificare ale beneficiarului real, la cererea Oficiului National al Registrului Comertului, tribunalul sau, dupa caz, tribunalul specializat va putea pronunta dizolvarea societatii. Cauza de dizolvare poate fi inlaturata inainte de a se pune concluzii in fond. Dispozitiile art. 237 alin. (4)-(13) din Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, se aplica in mod corespunzator.

(3) Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor prevazute la alin. (1) se realizeaza de catre organele cu atributii de control ale Ministerului Finantelor Publice - Agentia Nationala de Administrare Fiscala si ale unitatilor sale teritoriale. Constatarea contraventiei prevazute la alin. (1) se poate face si de catre Oficiu, prin agenti constatatori proprii.

Art. 59

(1) In termen de 120 de zile de la data intrarii in vigoare a prezentei legi, autoritatile de supraveghere si organismele de autoreglementare au obligatia de a emite reglementari sectoriale in vederea aplicarii dispozitiilor prezentei legi.

Art. 62

(1) In termen de 12 luni de la intrarea in vigoare a prezentei legi, societatile inregistrate pana la data intrarii in vigoare a prezentei legi in registrul comertului, cu exceptia companiilor si societatilor nationale, precum si a societatilor detinute integral sau majoritar de stat, depun, prin grija reprezentantului legal, spre inregistrare in Registrul beneficiarilor reali ai societatilor, tinut de Oficiul National al Registrului Comertului, o declaratie privind datele de identificare ale beneficiarilor reali.

(2) Nerespectarea de catre administratorul care reprezinta societatea a obligatiei prevazute la alin. (1) constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei.

(3) Constatarea contraventiei si aplicarea sanctiunii prevazute la alin. (2) se realizeaza de catre organele cu atributii de control ale Ministerului Finantelor Publice - Agentia Nationala de Administrare Fiscala si ale unitatilor sale teritoriale. Constatarea contraventiei prevazute la alin. (2) se poate face si de catre Oficiu, prin agenti constatatori proprii.

Art. 64

In termen de 120 de zile de la intrarea in vigoare a prezentei legi se operationalizeaza registrele beneficiarilor reali prevazute de prezenta lege.”

In afara acestor obligatii generale de raportare, intre care o parte sunt de prima aplicabilitate - care trebuie indeplinite de toate persoanele juridice inregistrate la ONRC, cu exceptia entitatilor asa numite de stat –, societatilor le mai revin obligatii de raportare specifice prevazute la art. 5, 6, 7, 23, 24 si 25 din legea respectiva.

Ca urmare, obligatiile generale declarative pe care o societate trebuie sa le indeplineasca potrivit Legii nr. 129/2019 sunt urmatoarele:

1) daca societatea este infiintata la ONRC inainte de intrarea in vigoare a legii (inainte de 21.07.2019 – ceea ce, probabil, ca este si cazul societatii dvs), are obligatia de a depune la ONRC, in termen de 12 luni de la intrarea in vigoare a legii (adica pana la data de 20.07.2020), o declaratie privind datele de identificare ale beneficiarilor reali (persoane fizice) si modalitatile prin care se exercita controlul asupra persoanei juridice.(ale persoanelor fizice care detin controlul societatii, respectiv ale sociatilor / actionarilor cu cote mai mari de 25% sau asociatului unic) [art. 62 alin. (1)].

si

2) anual, in termen de 15 zile de la de la aprobarea situatiilor financiare anuale, are obligatia de a depune la ONRC aceeasi declaratie privind beneficiarul real (persoana fizica) al persoanei juridice, care trebuie sa cuprinda datele de identificare ale beneficiarului real si modalitatile prin care se exercita controlul asupra persoanei juridice [art. 56 alin. (1) – (4)].

si

3) ori de cate ori intervine o modificare a datelor de identificare sau de modalitate de exercitare a controlului asupra societatii ale beneficiarului real (persoana fizica), o declaratie privind aceste modificari, in termen de 15 zile de la data la care aceasta modficare a survenit [art. 56 alin. (1) – (4)].

In oricare dintre situatiile prevazute la punctele 1-3 de mai sus, datele de identificare ale persoanei fizice – beneficiar real –sunt urmatoarele [art. 56 alin. (3)]:
- numele, prenumele,
- data nasterii,
- codul numeric personal,
- seria si numarul actului de identitate,
- cetatenia, domiciliul sau resedinta.

De asemenea, conform legii nr. 129/2019, trebuie retinut ca aceasta declaratie, data de catre persoana fizica, in calitate de beneficiar real – asociat al societatii – se poate depune la ONRC intr-una dintre urmatoarele doua maniere:

• fie autentificata la notar – caz in care se poate depune la ONRC si de catre alta persoana imputernicita;
• fie direct de catre asociat, la ONRC, in fata unui reprezentant al acestei institutii – caz in care nu mai este necesara autentificarea notariala a declaratiei.

[art. 56 alin. (5)].

Nerespectarea prevederilor Legii nr. 129/2019 privind depunerea declaratiei la ONRC conduce la sanctionarea societatii astfel:

• pentru nedepunerea in termen de 12 luni de la intrarea in vigoare a legii nr. 129/2019 a declaratiei (punctul 1 de mai sus) – cu amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei [art. 62 alin. (2)];
• pentru nedepunerea oricareia dintre declaratiile mentionate la punctele 2 si 3 de mai sus (fie cea care trebuie depusa in termen de 15 zile de la data depunerii situatiilor financiare la ANAF, fie cea care trebuie depusa in termen de 15 zile de la aparitia modificarilor datelor de identificare sau de modalitate de exercitare a controlului asupra societatii ale beneficiarului real) – cu amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei, dar si cu atragerea dizolvarii societatii, in conditiile art. 237 din Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare [art. 57 alin. (1) si (2)].

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal, un proiect de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.