Principii care trebuie respectate in elaborarea sistemului bugetar al unei firme

Planificarea financiara este cea mai importanta activitate de planificare a unei societati si se realizeaza prin intermediul bugetelor firmei, fiind un instrument util in realizarea obiectivelor propuse pentru exercitiul financiar viitor.

Decizia financiara („Aloc sau nu bani pentru aceasta activitate?“) este premergatoare oricarei decizii economice, ceea ce arata importanta elaborarii unui buget pentru orice activitate importanta a firmei.

Cu ajutorul bugetelor va puteti orienta firma catre scopuri precise: rentabilitate, lichiditate, diminuarea riscurilor.

In lipsa unui astfel de plan, conducerea ar fi aleatorie si s-ar ghida numai dupa experienta precedenta, care nu este intotdeauna concludenta, avand in vedere conditiile specifice din respectiva perioada anterioara (pentru o firma aflata la inceputul afacerii nici nu exista o activitate anterioara care sa fie luata ca baza pentru elaborarea unui buget).

Bugetul reprezinta previziunea cifrica a resurselor disponibile si a responsabilitatilor aferente pentru realizarea obiectivelor firmei in conditii de maximizare a profitului.

Elaborarea bugetelor va favoriza si implementarea unui sistem eficace de control, prin compararea realizarilor cu previziunile si prin luarea masurilor de corectare la momentul oportun.

Obiectivele prevazute in bugete va servesc ca standarde de referinta, fata de care puteti aprecia performanta firmei dvs. in fiecare faza a perioadei bugetate. Indiferent de natura lor, bugetele se realizeaza si se folosesc in doua etape:

1. Etapa de realizare in previziune a bugetului. Aceasta faza are loc inainte de perioada de bugetare (de exemplu, bugetul de productie pentru 2017 se realizeaza in lunile octombrie-noiembrie 2016).

Abonament PortalContabilitate ro - abonament 12 luni

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Ghidul Practic al Monografiilor Contabile

Vezi AICI detalii

Previzionarea este un proces complex, care presupune strangerea de informatii, analiza acestora si transpunerea in buget a concluziilor. In functie de tipul de buget, veniturile si cheltuielile au forme specifice (de exemplu, la bugetul cheltuielilor salariale, partea de venituri a bugetului este reprezentata de incasarile firmei alocate pentru cheltuielile salariale).

De aici rezulta un aspect foarte important al planificarii bugetare: bugetele diverselor activitati trebuie realizate in conexiune, astfel incat ele sa se „plieze“ unul pe celalalt.

Astfel, in cele mai multe cazuri nu se pot include in buget cheltuieli cu salariile mai mari de 50-60% din incasari, decat daca pentru aceasta se fac credite bancare (semn clar de indreptare a firmei spre faliment).

De asemenea, nu veti face investitii in marirea capacitatii de productie daca bugetul vanzarilor va arata ca vanzarile din anul 2017 vor scadea (datorita ingustarii pietei, micsorarii puterii de cumparare etc.).

2. Etapa de executie, adica de urmarire, comparare si corectare (daca este cazul), in timpul perioadei bugetate, a realizarilor fata de previziuni.

De exemplu, bugetul de productie pe 2017 se urmareste in executie luna de luna, se analizeaza diferentele observate, se trag concluzii si se iau masuri de corectare a deficientelor.

La orice buget, indiferent de natura lui, exista o parte de venituri si una de cheltuieli. intotdeauna, in faza de executie trebuie sa verificati daca:

– fiecare articol bugetar de „venituri“ este realizat;

– fiecare articol bugetar de „cheltuieli“ nu este depasit;

– pe total, „cheltuielile“ realizate nu depasesc „veniturile“ realizate.

De exemplu, ati previzionat ca in anul 2017 firma dvs. sa cheltuiasca 200.000 lei cu salariile (inclusiv contributiile sociale aferente), iar in cadrul acestora cheltuielile de training sa fie de 15.000 lei. in 2017 veti urmari ca:

– incasarile firmei dvs. sa fie de cel putin 400.000 lei, astfel incat sa aveti disponibile pentru salarii 200.000 lei;

– cheltuielile cu salariile sa nu depaseasca 200.000 lei (daca ele sunt depasite, trebuie sa regasiti o marire a valorii incasarilor firmei cu cel putin acelasi procent);

– cheltuielile de training sa fie de 15.000 lei (daca sunt mai mici, probabil ca angajatii nu si-au imbunatatit pregatirea profesionala – de unde va rezulta scaderea productivitatii muncii; daca sunt mai mari, ele trebuie sa se regaseasca in marirea cu cel putin aceeasi valoare a incasarilor firmei).

In faza de executie trebuie lucrat cu un buget pentru fiecare luna.

Planificarea financiara impune si unele constrangeri, pe care va trebui sa le depasiti printr-un efort continuu de actualizare a prevederilor bugetare. In caz contrar, in loc sa va serveasca drept ghid, bugetele pot deveni o frana in eforturile dvs., diminuand flexibilitatea firmei pe care o conduceti.

Acordati atentie planificarii financiare; ea poate deveni o sursa de risipa, prin tendinta tuturor compartimentelor de a-si supraestima nevoile proprii de finantare.