Refacturarea cheltuielilor. Cum procedam pentru o microintreprindere?

Stabilim mai jos care este tratamentul fiscal pentru o societate platitoare de impozit pe venit (microintreprindere) pentru veniturile realizate din refacturarea cheltuielilor cu utilitatile (curent, apa, intretinere etc). Societatea detine un spatiu comercial pe care il inchiriaza unei alte societati, iar refacturarea cheltuielilor de utilitati se face exact la valoarea acestora (fara a se adauga nimic in plus). Vom vedea daca societatea datoreaza impozit pe venit pentru sumele incasate din refacturarea utilitatilor, precum si care este monografia contabila pentru inregistrearea acestora in contabilitate.

Potrivit reglementarilor contabile in vigoare, aprobate prin OMFP 1802/2014, punctul 432, sumele colectate de o entitate in numele unor terte parti, inclusiv in cazul contractelor de agent, comision sau mandat comercial incheiate potrivit legii, nu reprezinta venit din activitatea curenta, chiar daca din punct de vedere al taxei pe valoarea adaugata persoanele care actioneaza in nume propriu sunt considerate cumparatori revanzatori.

Refacturarea cheltuielilor este reglementata prin normele de aplicare ale art. 286 Baza de impozitare pentru livrari de bunuri si servicii efectuate in interiorul tarii sin Legea 227/2015 privind Codul fiscal, la pct. 30 alin. (5) unde se mentioneaza ca se considera ca are loc o refacturare de cheltuieli, atunci cand sunt indeplinite cumulativ urmatoarele conditii:

- persoana impozabila urmareste doar recuperarea contravalorii unor achizitii de bunuri/servicii care au fost efectuate pe numele sau, dar in contul altei persoane;
- persoana impozabila nu recupereaza mai mult decat cheltuiala efectuata.

Astfel, la refacturare, locatorul aplica structura de comisionar, caz in care primeste facturi emise pe numele sau si emite facturi pe numele chiriasilor. In aceasta calitate, locatorul isi poate exercita dreptul de deducere deoarece, prin refacturare, realizeaza operatiuni taxabile. Astfel, la refacturare, prin aplicarea structurii de comisionar, exigibilitatea pentru operatiunile refacturate intervine la data emiterii facturii de catre locator, fiind aplicabil regimul fiscal al operatiunilor refacturate in ceea ce priveste locul prestarii, cotele si scutirile prestarii refacturate.

Ghidul practic al contabilitatii in 2026 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Declaratia Unica 2026 Impozit pe venit Contributii CAS si CASS

Vezi AICI detalii

In cazul structurii de comisionar persoana impozabila are dreptul la deducerea taxei aferente achizitiilor de bunuri/servicii care vor fi refacturate, in conditiile legii, si are obligatia de a colecta taxa pe valoarea adaugata pentru operatiunile taxabile.

In ceea ce priveste exigibilitatea taxei pe valoarea adaugate, se considera ca, la aplicarea structurii de comisionar, exigibilitatea pentru operatiunile refacturate intervine la data emiterii facturii de catre persoana care refactureaza cheltuieli efectuate pentru alte persoane, indiferent de natura operatiunilor refacturate.

Pentru fiecare cheltuiala refacturata se va aplica regimul fiscal al operatiunii de refacturate, referitoare, printre altele, la locul livrarii/prestarii, cotele, scutirile livrarii/prestarii refacturate.

In concluzie, daca locatorul primeste de la funizorul de apa o factura cu cota de 9%, locatorul aplica aceiasi cota de 9% pentru factura emisa pe numele chiriasului sau. Cheltuielile cu utilitatile nu vor fi considerate accesorii unui contract de inchiriere daca se poate dovedi libertatea chiriasului de a decide in privinta consumului sau in cantitatea pe care o doreste, chiar daca nu sunt incheiate contracte separate. Spatiul inchiriat trebuie sa fie contorizat separat.

Trebuie sa se verifice in cadrul fiecarei inchirieri daca, in ceea ce priveste utilitatile, chiriasul are libertatea sa decida in privinta consumului sau in cantitatea pe care o doreste.

In cazul in care chiriasul are posibilitatea sa isi aleaga prestatorii si/sau modalitatile de utilizare a bunurilor sau a serviciilor in cauza, prestatiile care privesc aceste bunuri sau servicii pot, in principiu, sa fie considerate distincte de inchiriere. In special, daca chiriasul poate sa decida in legatura cu consumul de apa, de electricitate sau de energie pentru incalzire, care poate fi verificat prin montarea unor contoare individuale si facturat in functie de consumul respectiv, prestatiile care privesc aceste bunuri sau servicii pot, in principiu, sa fie considerate distincte de inchiriere.

In ceea ce priveste serviciul de curatenie a partilor comune a bunului imobil, acestea trebuie sa fie considerate distincte de inchiriere daca pot fi organizate de fiecare chirias individual sau de chiriasi in mod colectiv si daca in toate cazurile facturile adresate chiriasului mentioneaza furnizarea acestor bunuri si prestarea acestor servicii in rubrici diferite de chirie.

In ceea ce priveste colectarea deseurilor, daca chiriasul poate alege prestatorul sau poate incheia un contract direct cu acesta, chiar daca, pentru motive care tin de facilitate, nu isi exercita aceasta alegere sau aceasta posibilitate, ci obtine aceasta prestatie de la operatorul desemnat de locator pe baza unui contract incheiat intre acestia din urma, aceasta imprejurare constituie un indiciu in favoarea existentei unei prestatii distincte de inchiriere. In acest sens a fost pronuntata si Hotararea Curtii de Justitie Europene in Cauza C-42/14. In toate situatiile in care livrarile/prestarile sunt distincte de serviciul de inchiriere, locatorul aplica structura de comisionar, aplicand regimul fiscal adecvat pentru fiecare livrare/prestare in parte, in functie de natura acestora.

Monografie contabila:
Inregistrarea factura de utilitati primite pe numele sau :
% = 401
461
4426

Plata facturii primite de la furnizor din contul curent al societatii:
401 = 5121 1.800 lei

Refacturarea utilitatilor catre chirias:
4111 = %
461
4427

Incasarea facturii emise prin contul curent al societatii:
5121 = 4111

In opinia mea, societatea nu datoreaza impozit pe venit pentru cheltuielile refacturate, nefiind considerate cheltuieli accesorii contractului de inchiriere.

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Daniel Crevelescu - Economist