Copierea de continut din prezentul site este supusa regulilor precizate in Termeni si conditii! Click aici.
Prin utilizarea siteului sunteti de acord, in mod implicit cu Termenii si conditiile! Orice abatere de la acestea constituie incalcarea dreptului nostru de autor si va angajeaza raspunderea!
X

Scoaterea din arhiva societatii a documentelor. Cum procedam?

24-Mar-2015
29462
Potrivit art.25 din Legea 82/1991 "registrele de contabilitate si documentele justificative care stau la baza inreg. in contab. financiara se pastreaza....10 ani". Societatea hotaraste scoaterea din arhiva societatii a documentele justificative aferente parioadei 1993-2003.

Ce se intampla cu aceste documente? Ele pot fi distrusepredate la un centru de colectare hartie?
Ce formalitati trebuie indeplinite pentru distrugerea acestor documente? Arhiva Nationala trebuie implicata in aceasta operatiune?

Arhivarea documentelor financiar contabile si distrugerea acestora se face in conformitate cu prevederile legale din Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar contabile din Anexa 1 a Ordinului Ministrului Economiei si Finantelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile.


La pct. 57 din din Anexa 1 a Ordinului Ministrului Economiei si Finantelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile, se prevede ca:


"57. Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei."

La art. 11 din Legea Arhivelor Nationale 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, se prevede ca:

"Art. 11
(1) In cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente functioneaza cate o comisie de selectionare, numita prin decizia sau ordinul conducatorului unitatii respective, fiind compusa din: un presedinte, un secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii. Aceasta comisie se intruneste anual sau ori de cate ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica; hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal, intocmit potrivit anexei nr. 5.

(2) Procesul-verbal de selectionare, insotit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum si de inventarele documentelor ce se pastreaza permanent, se inainteaza spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, in cazul creatorilor si detinatorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, in cazul celorlalti creatori si detinatori de documente.

(3) Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor prevazute la alin. (2).

(4) In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate."

De asemenea, conform art. 18 din Legea Arhivelor Nationale 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, in cazul desfiintarii unui creator de documente, asa cum este cazul unui societati comerciale radiate, documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale cetatenilor, sunt preluate de Arhivele Nationale sau de directiile judetene ale Arhivelor Nationale.

Asadar, documentele din arhiva societatii al caror termen legal de pastrare a expirat se elimina de catre o comisie sub conducerea administratorului, pe baza de proces-verbal, conform pct.57 din OMFP 3512/2008 mentionat mai inainte. Acest proces-verbal se inainteaza spre aprobare comisiei prevazute la art.11 din Legea Arhivelor Nationale nr.16/1996 mentionate si dupa aprobare, documentele eliminate din arhiva se trimit la unitatile de colectare a deseurilor de hartie.


Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Dana Hristu, consultant fiscal, expert contabil si auditor financiar

Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri



Urmareste-ne pe Google News
Atentie contabili!

Modificari importante in Codul fiscal!
Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti
 MODIFICARILE din Declaratia SAF-T Obligatiile pentru contribuabilii mici



MODIFICARILE din Declaratia SAF-T Obligatiile pentru contribuabilii mici






Sfaturi de la experti



Subiectele saptamanii

Atentie contabili!
MODIFICARILE din Declaratia SAF-T Obligatiile pentru contribuabilii mici
Modificari importante in Codul fiscal!
Descarcati GRATUIT
Raportul Special

realizat de specialisti
MODIFICARILE din Declaratia SAF-T Obligatiile pentru contribuabilii mici
Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016