Studiu de caz: Deductibilitatea fiscala in cazul fondului de intretinere sau de rulment

In ce masura va putea o societate de inchirieri spatii comerciale sa beneficieze de deductibilitatea fondului de intretinere sau de rulment, in cazul intocmirii unui referat de decontare si a listei de intretinere? Pot fi acestea considerate documente justificative? Societatea plateste lunar cheltuielile de intretinere, fondul de reparatii si fondul de rulment. Cum se va actiona in aceasta privinta din punct de vedere al tratamentului fiscal?

Conform dispozitiilor art.24 din Hotararea 1588/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii 230/2007 privind infiintarea, organizarea si functionarea asociatiilor de proprietari, fondul de rulment si de reparatii se constituie in functie de indeplnirea mai multor conditii. In primul rand, se precizeaza ca, in scopul asigurarii fondurilor necesare pentru plati curente asociatia de proprietari stabileste cuantumul si cota de participare a proprietarilor la constituirea fondului de rulment.

In general, fondul de rulment se dimensioneaza astfel incat sa poata acoperi cheltuielile curente ale condominiului la nivelul unei luni calendaristice. Stabilirea cuantumului se face prin echivalare cu suma care a fost necesara pentru acoperirea cheltuielilor lunare inregistrate de asociatia de proprietari in anul expirat, la nivelul lunii cu cheltuielile cele mai mari, majorate cu rata inflatiei, iar in cazurile asociatiilor de proprietari nou-infiinzate, prin constatarea si insusirea experientei in domeniu a unor condominii echivalente ca marime.

In plus, fondul de rulment se constituie prin plata anticipata a cotei-parti ce revine fiecarui proprietar, potrivit hotararii adunarii generale a asociatiei de proprietari, iar reintregirea fondului de rulment se face lunar, prin plata sumelor afisate pe lista de plata. In cazul in care, prin contractul de inchiriere incheiat cu proprietarul, chiriasul se obliga sa participe la plata cheltuielilor curente ale condominiului in care locuieste, acesta va participa si la formarea fondului de rulment.

Fondul de rulment deja incasat se restituie numai in situatiile de schimbare a domiciliului sau a dreptului de proprietate, daca prin actele de transmitere a dreptului de proprietate sau a folosintei locuintei nu se stipuleaza altfel.

Asociatia de proprietari va putea constitui un fond distinct pentru repararea instalatiilor sau a unor elemente ale condominiului, cu perioada de folosire limitata, fond care va fi depus in contul asociatiei de proprietari si nu va putea fi folosit decat cu acordul adunarii generale a asociatiei de proprietari. Prin urmare, potrivit reglementarilor amintite, fondul de rulment actioneaza ca un depozit garantie ce poate fi restituit in cazurile mentionate mai sus . Potrivit art. 21 alin (1) din Codul fiscal pentru determinarea profitului impozabil sunt considerate cheltuieli deductibile numai cheltuielile efectuate in scopul realizarii de venituri impozabile, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare.

Pentru a fi deductibile, cheltuielile inregistrate trebuie sa fie intregistrate intr-un document justificativ, potrivit legii, prin care sa se faca dovada efectuarii operatiunii sau intrarii in gestiune, dupa caz, potrivit normelor. In continuare, potrivit pct. 44 din Norme metodologice prevede : "inregistrarile in evidenta contabila se fac cronologic si sistematic, pe baza inscrisurilor ce dobandesc calitatea de document justificativ care angajeaza raspunderea persoanelor care l-au intocmit, conform reglementarilor contabile in vigoare.

Pentru decontarea cheltuielilor de intretinere si a fondului de reparatii puteti sa intocmiteti un decont de cheltuieli cod 14-5-5" aprobat prin OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, care va fi adaptat in mod corespunzator pentru decontari interne, la care anexati chitantele respective. In consecinta, se considera ca fondul de rulment nu poate fi inclus drept cheltuiala deductibila la calculul profitului impozabil.