Sunt toate firmele OBLIGATE sa desemneze o anumita persoana care sa faca raportari catre ONPCSB?

Va rugam sa ne spuneti daca pentru fiecare societate (chiar daca nu are activitate) este obligatorie emiterea unei decizii prin care se numeste o persoana care sa raspunda de prevenirea si combaterea spalarii banilor? Care sunt consecintele daca nu este intocmita aceasta decizie? Cat este amenda? Cine are obligatia intocmirii ei? Se poate trimite cu posta la Oficiul NPCSB Bucuresti?

Eventual, sa ne spuneti toate aspectele legate de aceasta obligatie si elementele obligatorii pe care trebuie sa le contina decizia. Multumim.

Prevenirea si combaterea spalarii banilor – raspunsul specialistului:

Referitor la actiunile obligatorii a fi intreprinse de orice entitate privind prevenirea si combaterea spalarii banilor si a finantarii terorismului prefer, in incipit, sa va prezint o baza legala cat mai cuprinzatoare (toate actele normative trebuind analizate cu modificarile si completarile la zi):

a) legea nr. 129 din 11 iulie 2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative;

b) NORMA din 2 martie 2021 de aplicare a prevederilor Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative, pentru entitatile raportoare supravegheate si controlate de Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor – aprobata prin Ordinul nr. 37/2021;

c) ORDIN nr. 14 din 21 ianuarie 2021 pentru aprobarea formei si continutului rapoartelor prevazute la art. 6 si 7 din Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative si a metodologiei de transmitere a acestora;

d) OUG nr. 202 din 4 decembrie 2008 privind punerea in aplicare a sanctiunilor internationale;

e) HG nr. 603 din 8 iunie 2011 pentru aprobarea Normelor privind supravegherea de catre Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor a modului de punere in aplicare a sanctiunilor internationale si NORMELE din 8 iunie 2011 privind supravegherea de catre Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor a modului de punere in aplicare a sanctiunilor internationale;

f) REGULAMENT din 12 martie 2021 privind inregistrarea entitatii raportoare in evidentele Oficiului National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor aprobat prin Ordinul nr. 47 din 12 martie 2021;

g) REGULAMENT din 9 decembrie 2009 de organizare si functionare a Consiliului interinstitutional, infiintat pentru asigurarea cadrului general de cooperare in domeniul punerii in aplicare in Romania a sanctiunilor internationale aprobat prin HG nr. 1541 din 9 decembrie 2009 ;

h) REGULAMENT BNR nr. 2 din 6 septembrie 2019 privind prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului;

i) NORME SECTORIALE din 12 ianuarie 2023 privind aplicarea Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative, in domeniul serviciilor oferite de profesionistii contabili, membri ai Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania – aprobate prin Hotararea Consiliul superior al Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania nr. nr. 23/701 din 12 ianuarie 2023;

j) Ordinul nr. 145 din 20 mai 2022 privind aprobarea formei si continutului notificarii prevazute la art. 302 din Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative;

k) nu in ultimul rand, cu toata increderea, site-ul Oficiului https://www.onpcsb.ro/ - in care se gasesc informatii / ghiduri / materiale deosebit de valoroase, la diverse sectiuni, precum si platforme unde se depun online diverse notificari / raportari obligatorii catre Oficiu.

Acum, pe scurt, din actul normativ principal, intruchipat de legea 129/2019, rezulta urmatoarele:

(1) entitatile (firmele) obligate sa faca raportari catre Oficiu sunt cele prevazute la art. 5 din lege; se observa ca sunt firme care “opereaza” cu finante mari, cu schimburi financiare importante, in general sunt firme din domeniul financiar – domeniu susceptibil de actiuni prevazute de lege; insa, chiar si asa, la lit. i) a art. 5 sunt specificate, ca avand obligatii de raportare catre aceasta autoritate, desi nu-si desfasoara acivitatea in domenii sensibile (financiare, consultanta, imobiliare etc), entitatile (firmele) care “comercializeaza bunuri, numai in masura in care efectueaza tranzactii in numerar a caror limita minima reprezinta echivalentul in lei a 10.000 euro, indiferent daca tranzactia se executa printr-o singura operatiune sau prin mai multe operatiuni care au o legatura intre ele.”; rezulta ca orice firma, care nu face parte dintre cele financiar-imobiliare, nu are nici o obligatie de raportare, INSA, daca efectueaza tranzactii IN NUMERAR de minimum 10.000 euro (intr-o singura transa sau chiar mai multe, dar cu referire la asa numite operatiuni legate, cu legaturi intre ele), atunci si astfel de entitati capata obligatii de raportare a acestor tranzactii catre Oficiu;

Altfel spus, daca o societate normala, obisnuita (nefinanciara, nebancara, neimobiliara etc) NU face / nu are tranzactii in numerar care sa atinga sau sa depaseasca plafonul de 10.000 euro (dar cu referire la operatiuni care se considera legate intre ele, adica tranzactii in numerar cu valoare de minimum 10.000 euro pentru aceeasi operatiune) NU are nici o obligatie fata de oficiu.

Da, o firma poate sa aiba tranzactii (incasari / plati in numerar) de minimum 10.000 euro, dar care se refera la operatiuni (livrari / prestari / achizitii) efectuate cu diversi parteneri, pentru diverse operatiuni / bunuri/ servicii distincte, nelegate intre ele, nefacand parte din aceeasi operatiune sparta in mai multe transe de incasari / plati in numerar. In aceasta situatie, aceasta firma NU are nici un fel obligatii privind spalarea banilor.

(2) pentru entitatile care devin obligate a efectua raportari (devin asa numite entitati raportoare potrivit art. 5 din lege), deci, si pentru o firma care face tranzactii in numerar care ating sau depasesc limita de 10.000 euro, primul pas al obligatiilor consta in numirea / desemnarea unei persoane sau mai multor persoane carora le revin obligatii privind aplicarea legii, potrivit art. 23 alin. (1): “Corespunzator naturii si dimensiunii activitatii desfasurate, entitatile raportoare au obligatia de a desemna una sau mai multe persoane care au responsabilitati in aplicarea prezentei legi, cu precizarea naturii si limitelor responsabilitatilor incredintate, cu aprobarea conducerii entitatii. Documentele intocmite in acest sens se pastreaza la sediul entitatii raportoare.”

Deci, DOAR daca o firma obisnuita, normala, se incadreaza in categoria prevazuta la lit. i) a art. 5 din lege (care efectueaza tranzactii IN NUMERAR ce ating / depasesc limita de 10.000 euro) devine firma raportoare si are obligatia de a-si desemna o persoana pentru aplicarea legii (raportarea catre oficiu).
Daca nu au loc tranzactii in numerar, pentru operatiuni legate, de aceasta valoare, atunci NU se desemneaza aceasta persoana.

Deci, daca o firma nu are activitate, atunci nu are obligatii de raportare si, ca urmare, nu are obligatia desemnarii persoanei respective.

(3) daca si numai daca societatea devine entitate raportoare, se intocmeste decizia desemnarii persoanei, dar care NU se mai transmite la Oficiu (incepand cu data de 15 iulie 2020), insa aceasta decizie se pastreaza la sediul firmei pentru a fi pusa la dispozitia autoritatii respective la un eventual control.

(4) referitor la decizie: nu exista un model prestabilit, acum, odata cu aplicarea noii legi 129/2019, insa exista un model emis de Oficiu in baza legii precedente, pe care vi-l transmit mai jos completat / modificat de mine conform prevederilor legii 129/2019, pentru a-l avea ca sursa de inspiratie (nu este un model exhaustiv, poate fi imbunatatit, adaugat, modificat si, mai ales, adaptat societatii raportoare etc):

 

Denumirea persoanei juridice (entitatii raportoare): .............

Codul unic de inregistrare ................

Numarul de inregistrare la oficiul registrului comertului ....................

Sediul social .............................

Telefon/fax ...............................

Nr. …. / data ….........

D E C I Z I E

 

Persoana juridica ......................................., reprezentata de (nume, prenume, CNP)

..........................................................., in calitatea de (administrator / director /

presedinte), cu obiect principal de activitate (denumire si cod CAEN) ..................................., in

conformitate cu prevederile art. 23 din Legea nr. 129 din 11 iulie 2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative, cu modificarile si completarile ulterioare,

 

imputerniceste pe .............................................. (numele si prenumele

uneia sau mai multor persoane), posesor / posesori al/ai CI seria ... nr. ............., CNP ......................, in

relatia cu Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor, avand

responsabilitati in aplicarea actului normativ mentionat mai sus.

Pentru indeplinirea prevederilor Legii nr.129/2019 cu modificarile si completarile

ulterioare, persoana/persoanele desemnata/desemnate in relatia cu Oficiul National de

Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor va/vor avea urmatoarele responsabilitati:

1. identificarea si raportarea tranzactiilor in numerar, a caror limita atinge sau depaseste pragul de 10.000 euro prevazut la art. 5 alin. (1) lit. i) din lege;
2. identificarea si raportarea tranzactiilor suspecte potrivit art. 6 din lege, in conformitate cu regulile de raportare prevazute la art. 8 din lege;
3. identificarea si raportarea tranzactiilor care nu prezinta indicatori de suspiciune, potrivit art. 7 alin. (1) din lege, in termenul de cel mult 3 zile lucratoare de la momentul efectuarii tranzactiei, conform alin. (7) al art. 7, conform regulilor de raportare prevazute la art. 8 din lege;
4. aplicarea de masuri pentru cunoasterea clientelei, in conformitate cu art. 10 – 17 1 din lege;
5. luarea de masuri pentru pastrarea , in format letric sau in format electronic, intr-o forma admisa in procedurile judiciare, toate inregistrarile obtinute prin aplicarea masurilor privind cunoasterea clientelei, cum ar fi copii ale documentelor de identificare, ale monitorizarilor si verificarilor efectuate, inclusiv, daca sunt disponibile, ale informatiilor obtinute prin mijloacele de identificare electronica, servicii de incredere relevante prevazute in Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European si al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronica si serviciile de incredere pentru tranzactiile electronice pe piata interna si de abrogare a Directivei 1999/93/CE sau orice alt proces de identificare sigur, la distanta sau electronic, reglementat, recunoscut, aprobat sau acceptat de catre Autoritatea pentru Digitalizarea Romaniei necesare pentru respectarea cerintelor de cunoastere privind clientela, pentru o perioada de 5 ani de la data incetarii relatiei de afaceri cu clientul ori de la data efectuarii tranzactiei ocazionale, potrivit art. 21 si 22 din lege;
6. Pentru efectuarea raportarilor, persoana desemnata trebuie sa procedeze la inregistrarea societatii noastre raportoare in evidentele Oficiului National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor, denumit in continuare Oficiu, prin intermediul aplicatiei "Sistemul electronic de transmisie de date", potrivit instructiunilor prevazute in Regulamentul din 12 martie 2021, aprobat prin Ordinul 47/2021;
7. de a notifica Oficiul doar electronic atunci cand societatea devine societate raportoare, conform art. 30 2 din lege, potrivit procedurii prevazute de Ordinul nr. 145 din 20 mai 2022;
8. de nu folosi in scop personal informatiile confidentiale primite in temeiul prezentei legi, atat in timpul activitatii, cat si dupa incetarea acesteia, potrivit art. 38 alin. (1) din lege;
9. de a nu transmite, in afara conditiilor prevazute de lege, informatiile detinute in legatura cu spalarea banilor si finantarea terorismului si de a nu divulga clientilor vizati sau tertilor faptul ca informatiile sunt in curs de transmitere, au fost sau vor fi transmise in conformitate cu art. 6 sau ca este in curs sau ar putea fi efectuata o analiza privind spalarea banilor sau finantarea terorismului, potrivit art. 38 alin. (2) si (3) din lege.

 

Pentru indeplinirea prevederilor Legii nr.129/2019 cu modificarile si completarile ulterioare, persoana/persoanele desemnata/desemnate in relatia cu Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor va/vor avea urmatoarele drepturi:

1. au acces direct si in timp util la datele si informatiile relevante, detinute de societatea raportoare, necesare indeplinirii obligatiilor prevazute de lege, potrivit alin. (3) al art. 23;
2. de a fi protejata / protejate prin mecanisme stabilite prin proceduri, inclusiv prin acordarea dreptului de a se adresa in nume propriu pentru a semnala autoritatilor statului incalcari de orice natura ale prezentei legi in cadrul entitatii raportoare, caz in care identitatea acestor persoane va fi protejata corespunzator, conform alin. (5) si (6) din lege;
3. de a le fi asigurata protectia din punct de vedere juridic persoanelor desemnate / angajatilor care raporteaza, fie la nivel intern, fie catre Oficiu, suspiciuni de spalare a banilor sau de finantare a terorismului, fata de expunerea la amenintari, la represalii sau la actiuni ostile, in special la actiuni nefavorabile sau discriminatorii la locul de munca, inclusiv sa asigure confidentialitatea cu privire la identitatea acestora, potrivit alin. (2) al art. 37 din lege;
4. de a fi instruite atat la preluarea acestei calitati, cat si pe parcursul desfasurarii activitatii in acest domeniu, prin cursuri / seminarii organizate de Oficiu;

Am luat la cunostinta:

Societate ….......

Nume prenume reprezentant.......... Nume prenume persoana desemnata..........

Semnatura ….................... Semnatura …....................

Deci, aceasta decizie privind desemnarea persoanei responsabile se intocmeste doar daca societatii ii revin obligatii de raportare (sa zicem, daca prin ea au loc tranzactii in numerar egale sau mai mari cu 10.000 euro, referitoare la operatiuni legate).

Daca nu au loc de astfel de tranzactii in numerar sau societatea nu are activitate, nu intervine aceasta obligatie.

Si oricum, decizia nu se mai depune la Oficiu, ci se intocmeste si se pastreaza doar intern la sediul firmei, fiind prezentata la un eventual control (daca entitatea este raportoare).