Transportul salariatilor la/de la locul de munca - Conditii pentru a considera cheltuiala deductibila fiscal

Folosirea autoturismului de serviciu pentru naveta de catre salariat constituie avantaj in natura acordat de catre societate? Naveta decontata unui salariat este mentionata in ROI, nu este in CCM/CIM - este suficient pentru considerarea cheltuielilor deductibile la nivelul celor 5% din cheltuieli cu salariile? Iata intrebarile la care va raspunde specialistul nostru in cele ce urmeaza.

Raspunsul oferit de specialistul nostru:

Cu privire la transportul salariatului la si de la locul de munca, art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal prevede ca urmatoarele venituri nu sunt impozabile, in intelesul impozitului pe venit:

a) ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, cat si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament, inclusiv transportul, pe perioada concediului, pentru salariatii proprii si membrii de familie ai acestora, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca.

In ceea ce priveste contributiile sociale, conform art. 142 lit. b) din Codul fiscal, nu se cuprind in baza lunara de calcul al contributiilor de asigurari sociale ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura oferite salariatilor, cele oferite pentru copiii minori ai acestora, inclusiv tichetele cadou, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, precum si contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament, inclusiv transportul, pe perioada concediului, acordate de angajator pentru salariatii proprii si membrii de familie ai acestora, astfel cum este prevazut in contractul de munca.

Decontarea transportului la si de la locul de munca trebuie sa fie prevazuta in contractul de munca pentru a nu reprezenta avantaj de natura salariala intrucat textele citate din Codul fiscal prevad ca pentru a nu fi inclusa in baza de calcul al impozitului pe venit si al contributiilor sociale contravaloarea transportului trebuie sa fie decontata astfel cum este prevazut in contractul de munca.

Astfel, in contractual individual sau colectiv de munca trebuie mentionat ce se deconteaza, pentru ce mijloc de transport (STB, Metrou, autoturism personal sau masina de serviciu).

Salariatilor care vin la serviciu cu masina personala sau masina de serviciu li se va deconta combustibilul pentru transportul la si de la locul de munca.Totodata este necesar bonul fiscal. Salariatii trebuie sa justifice cheltuielile de transport fie prin intocmirea foilor de parcurs sau a unui decont lunar al salariatului din care sa rezulte numarul de km parcursi de acasa la locul de munca precum si numarul de zile in care s-a deplasat la locul de munca. In baza acestor documente se poate stabili suma ce se va deconta pentru transport – numar de kilometri x consum mediu al vehicolului/100 km x pret/l combustibil.

Daca nu se deconteaza efectiv costul transportului ci se acorda o suma pe km (de exemplu 10 lei/km) aceasta suma nu poate fi considerata contravaloare transport la si de la locul de munca. Drept urmare, aceasta suma va intra in baza de calcul a impozitului pe veniturile din salarii si contributiilor sociale obligatorii.

Decontarea transportului la si de la locul de munca trebuie sa fie prevazuta in contractul de munca pentru a nu reprezenta avantaj de natura salariala intrucat textele citate din Codul fiscal prevad ca pentru a nu fi inclusa in baza de calcul al impozitului pe venit si al contributiilor sociale contravaloarea transportului trebuie sa fie decontata astfel cum este prevazut in contractul de munca. Codul fiscal nu face nici o mentiune cu privire la tipul contractului de munca de aceea apreciem ca poate fi inregistrara atat in contractul colectiv cat si in cel individual.

Documentele necesare pentru decont sunt bonurile fiscale si foile de parcurs pentru cei care se deplaseaza cu autoturismul.

Din punct de vedere contabil, evidenta cheltuielilor privind transportul personalului se tine cu ajutorul contului 624 - "Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal" (624=542).
Asadar, in primul rand este necesar sa se incheie act aditional la contractul individual de munca in care sa se prevada ca se deconteaza salariatului transportul la si de la locul de munca cu masina de serviciu.

Prin actul aditional se introduc in contractul individual de munca la rubrica L e) Alte clauze urmatoarele: Angajatorul suporta contravaloarea transportului salariatului la si de la locul de munca cu masina de serviciu.

In ceea ce priveste deductibilitatea in baza art. 25 alin. (3) lit b) pct. 4 din Codul fiscal, cheltuielile cu transportul salariatilor la si de la locul de munca sunt deductibile limitat in limita de 5% aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului dar numai in conditiile mentionate mai sus.

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal, un proiect de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.