Documentele pentru decontarea cheltuielilor rezultate din cedarea folosintei autovehiculului societatii

Care sunt documentele care trebuie intocmite in cazul in care unul sau mai multi angajati isi folosesc autoturismele personale in folosul societatii, iar firma deconteaza cheltuielile rezultate? In cele ce urmeaza vom afla care este opinia specialistului in urmatorul caz:

Un SRL platitor de impozit pe venitul microintreprinderii, inregistrat in scopuri de TVA, nu detine autovehicule, iar unii salariati efectueaza deplasarea cu autoturismele proprii la locul de munca si uneori la clienti in cadrul localitatii sau in afara acesteia pentru prestari de servicii. Ce documente se intocmesc, cum se pot deconta cheltuielile cu autoturismele respective pentru a respecta legislatia fiscala?

Raspunsul specialistului

In situatia in care autovehiculul in cauza este folosit atat in interesul societatii cat si in interesul personal al salariatului se va incheia contract de comodat intre salariat si societate. Prin acest contract, salariatul cedeaza folosinta autovehiculului catre societate. In cadrul acestui contract se va mentiona ca societatea suporta cheltuielile legate de intretinerea vehiculului respectiv.
In vederea delimitarii cheltuielilor in interesul societatii de cheltuielile in interes personal se vor intocmi foi de parcurs.

Cu privire la foile de parcurs normele metodologice de aplicare a Codul fiscal stabilesc un continut minimal al acestora, respectiv foile de parcurs trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii:
– categoria de vehicul utilizat,
– scopul si locul deplasarii,

Case de marcat 2018 Ghid practic pentru contabili

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

In foile de parcurs, la rubrica „scopul si locul deplasarii” se vor inscrie informatii legat de scopul si locul deplasarii din care sa rezulte ca autoturismul a fost utilizat in scopul activitatii economice ori in scop personal. In acest sens, pentru deplasarile efectuate in scopul activitatii economice se va inscrie scopul si locul deplasarii (spre exemplu – „Banca X – depunere OP-uri”, „S.C. X srl – negociere contract”, „Oficiul postal X – depunere/ridicare corespondenta” s.a ). Pentru deplasarile in interes personal in foile de parcurs se va inscrie „interes personal” nefiind necesar sa se detalieze scopul si locul deplasarii.

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal, un proiect de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.