Cum inregistram un regulament de promotie la notar

Intrebare:

In ce situatie este obligatorie inregistrarea unui regulament de promotie la notar? Tine aceasta inregistrare cont de valoarea premiului?

Raspuns:

Conform art. 21, alin.(1), din Codul fiscal, sunt considerate cheltuieli deductibile numai cheltuielile efectuate in scopul realizarii de venituri impozabile.

Alin.(2) al aceluiasi articol, precizeaza ca sunt considerate cheltuieli efectuate in scopul realizarii de venituri, cheltuielile de reclama si publicitate efectuate in scopul popularizarii firmei, produselor sau serviciilor, in baza unui contract scris, precum si costurile asociate producerii materialelor necesare pentru difuzarea mesajelor publicitare. Se includ in categoria cheltuielilor de reclama si publicitate si bunurile care se acorda in cadrul unor campanii publicitare ca mostre, pentru incercarea produselor si demonstratii la punctele de vanzare, precum si alte bunuri si servicii acordate cu scopul stimularii vanzarilor.

Organizarea unei campanii publicitare trebuie sa fie motivata si justificata in cadrul unei hotarari luate de consiliul de administratie al societatii dvs. astfel incat toate costurile aferente acesteia sa fie considerate deductibile la determinarea profitului impozabil.

De asemenea pentru organizarea in derularea in conditii de legalitate, trebuie sa intocmiti un contract scris precum si o Hotarare a Consiliului de administratie al societatii din care sa rezulte cel putin informatii referitoare, la:

- Scopul organizarii tombolei: de exemplu Campanie publicitara organizata in scopul stimularii vanzarilor;
- Data, locul si ora de desfasurare;
- Natura premiilor acordate si contravaloarea acestora;

De asemnea va trebui sa intocmiti un Regulament (inregistrat la notar) in ceea ce priveste Campania publicitara, respectiva care trebuie sa contina informatii, cum ar fi:

- Organizatorul Campaniei. Parteneri ai organizatorului (daca este cazul);
- Durata campaniei si locul desfasurarii;
- Premiile si acordarea lor (regulile /criteriile pentru acordarea premiilor);
- Conditii de participare (cine nu are dreptul sa participle la campanie :ex. persoane afiliate platitorului premiului);
- Informatii;
- Responsabiltitate;
- Diverse;

Toate aceste informatii trebuie sa fie prezentate in final intr-un raport din care trebuie sa reiasa beneficiile obtinute in urma acestei campanii publicitare (ex. cresterea cifrei de afaceri, a profitului etc).

In cazul in care se acorda bunuri de mica valoare, in scopul stimularii vanzarilor sau tratati acordate partenerilor de afaceri in scopul dezvoltarii afacerii, in acest caz cheltuielile respective se inregistreaza pe seama contului 623 "Cheltuieli cu protocolul" si in acest caz nu consideram necesar intocmirea unui regulament.