Deschidere punct de lucru firma. Etape si acte necesare

Deschiderea unui punct de lucru reprezinta un pas important pentru extinderea activitatii unei companii, fie ca este vorba de un SRL, PFA sau alt tip de entitate juridica. Procesul de inregistrare si autorizare a unui punct de lucru implica anumite formalitati legale care trebuie respectate, cum ar fi inregistrarea la Registrul Comertului si notificarea catre autoritatile fiscale. In acest articol vom detalia pasii necesari pentru a deschide un punct de lucru, documentele solicitate si obligatiile legale pe care le implica acest proces.

Ce este un punct de lucru? 

Punctul de lucru este o locatie fizica, separata de sediul social principal al unei companii, unde aceasta desfasoara partial sau integral activitatile sale economice. In art. 43 din Legea 31 din 1990 privind societatile comerciale, punctul de lucru este definit ca fiind sediul secundar, fara personalitate juridica al unei companii, care se mentioneaza numai in cadrul inmatricularii societatii in registrul comertului de la sediul principal. 

Potrivit art.85 din Codul de procedura fiscala, prin sedii secundare se inteleg birourile, magazinele, atelierele sau depozitele unde compania isi desfasoara activitatea. De asemenea, punctele de lucru includ si santierele de constructii sau proiectele de montaj, daca activitatea dureaza mai mult de 6 luni. 

Asadar, in timp ce sediul principal este centrul administrativ si juridic al companiei, sediul secundar sau punctul; de lucru este o locatie operationala suplimentara unde se desfasoara activitati economice specifice. Toate documentele oficiale ale firmei, precum acte constitutive, sunt inregistrate la sediul principal, care este locatia oficiala a companiei si locul unde aceasta este inregistrata legal (are personalitate juridica).

Ce trebuie sa stii inainte de a deschide un punct de lucru 

Inainte de a deschide un punct de lucru, este important sa iei in considerare mai multe aspecte legale, administrative si operationale pentru a te asigura ca procesul se desfasoara corect si eficient. Iata ce trebuie sa stii: 

1. O societate poate infiinta mai multe puncte de lucru, care trebuie inregistrate la Registrul Comertului, prin depunerea unor documente.

2. Fiecare punct de lucru trebuie autorizat pentru desfasurarea activitatilor specifice (activitate comerciala, de productie, depozitare etc.) in functie de reglementarile fiecarui sector in parte. 

3. Deschiderea unui punct de lucru poate avea loc atat la momentul infiintarii societatii, cat si ulterior, dupa infiintare. 

4. Sediul secundar sau punctul de lucru trebuie mentionat in Actul Constituitiv al firmei.

5. Daca la punctul de lucru lucreaza cel putin 5 angajati, este obligatorie obtinerea unui cod de identificare fiscala separat pentru acest punct de lucru, pentru care se va plati si impozit pe venitul din salarii.

6. Punctele de lucru pot fi deschise si in strainatate, insa ele trebuie declarate in Romania in termen de 30 de zile de la infiintarea lor.

7. In general punctul de lucru se deschide in locatii separate de sediul social, insa daca se doreste ca cele doua sa fie la aceeasi adresa, legislatia permite acest lucru. Conditia este ca cele doua sa fie clar diferentiate din punct de vedere juridic si administrativ, de exemplu sa fie stabilite in camere diferite. 

Management Financiar - lucrare indispensabila factorilor de decizie dintr-o companie

Ghidul va ajuta sa gestionati eficient fluxurile de numerar in cadrul companiei, influentand astfel in mod direct profitabilitatea afacerii.

Comanda ACUM Management Financiar >>>

Etape si acte necesare in deschiderea unui punct de lucru 

Fiecare firma, indiferent de forma juridica, trebuie sa urmeze pasii ceruti de lege pentru inregistrarea punctului de lucru la Registrul Comertului si notificarea catre ANAF. In continuare, vom detalia etapele procesului si actele necesare pentru a deschide corect un punct de lucru.

Inscrierea punctului de lucru la ONRC 

Actele necesare ce trebuie depuse la ONRC pentru deschiderea unui punctul de lucru sunt:

• Cererea de inregistrare (original) - formular tip
• Declaratia pe propria raspundere cu privire la indeplinirea conditiilor de functionare/desfasurare a activitatii, in original, pentru sediul social si/sau sedii secundare sau, dupa caz, la terti - formular tip
• Hotararea AGA sau decizia asociatului unic/Consiliului de administratie/ directoratului, in cazul in care este abilitat in acest sens (original) 
• La infiintare, documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu secundar, in original sau, dupa caz, in copie certificata de parte sau in copie legalizata
• Actul constitutiv actualizat
• Alte documente, daca este cazul, precum: avizul asociatiei de proprietari privind schimbarea destinatiei imobilelor colective cu regim de locuinta; dovada autorizatiilor sau avizelor eliberate de autoritatile competente corespunzator domeniului de activitate (in original sau copie certificata); dovada privind imputernicirea persoanei desemnate sa indeplineasca formalitatile legale (original); dovezile privind plata tarifului legal de publicitate,si, dupa caz, a tarifului postal, in orginal sau in copie certificata de parte

Inscrierea punctului de lucru la ANAF

Exista doua situatii de luat in considerare atunci cand se inregistreaza la ANAF punctul de lucru, si anume:

1. Inscrierea sediilor secundare cu mai putin de 5 salariati. In acest caz punctul de lucru nu necesita inregistrare fiscala. Impozitul pe salarii si contributiile sociale sunt declarate si platite de la sediul principal al firmei, astfel responsabilitatile fiscale raman centralizate la sediul principal. Totusi, punctul de lucru trebuie in continuare autorizat corespunzator. 

2. Inscrierea sediilor secundare cu cel putin 5 salariati. In acest caz punctul de lucru necesita inregistrare fiscala (obtinerea unui cod de inregistrare fiscala specific pentru acel sediu). Aceasta se face prin completarea si depunerea unei cereri de inregistrare fiscala, insotita de documentele necesare care dovedesc activitatea desfasurata la punctul de lucru. De asemenea, angajatorul trebuie sa se asigure ca indeplineste toate conditiile legale privind impozitele si contributiile sociale pentru salariatii din acel sediu, inclusiv declararea si plata impozitului pe venit si a contributiilor sociale. 

Declararea punctului de lucru cu 0-4 salariati 

Pentru declararea punctului de lucru cu mai putin de 5 salariati, contribuabilii au obligatia completarii si depunerii la organul fiscal a formularului 700 "Declaratie pentru inregistrarea/modificarea in mediu electronic a mentiunilor ulterioare inregistrarii fiscale, precum si pentru radierea inregistrarii fiscale" . 

Mentionam faptul ca, prin Ordinul nr. 1.699/2021 a fost eliminata declaratia 061 care se depunea anterior pentru sediile secundare sub 5 salariati. Declaratia 061 a fost preluata de Declaratia 700 (in Sectiunea G). D700 se transmite exclusiv prin mijloace electronice de transmitere la distanta, prin intermediul internetului, pe site-ul ANAF.

Termenul de depunere a declaratiei 700 pentru punctul de lucru este de 30 de zile de la infiintarea acestuia.

Declararea punctului de lucru cu minim 5 salariati 

Pentru deschiderea punctelor de lucru cu minimum 5 salariati, contribuabilii au obligatia sa solicite inregistrarea fiscala a lor. Aceasta se solicita la organul fiscal in a carui raza teritoriala se afla punctul de lucru prin depunerea Declaratiei 060 - "Declaratie de inregistrare fiscala/Declaratie de mentiuni/Declaratie de radiere pentru sediile secundare"(Ordinul ANAF numarul 3698/2015 cu modificarile si completarile ulterioare). D060 trebuie insotita de copii dupa certificatul de inregistrare fiscala a contribuabilului/platitorului de care apartine sediul secundar, si ale documentelor doveditoare ale informatiilor inscrise in declaratie, (ex: Certificatul constatator eliberat de Oficiul Registrului Comertului etc). 

Termenul de depunere al declaratiei este de 30 de zile de la infiintarea sediului secundar.

ATENTIE!

In ceea ce priveste documentele care sunt necesare pentru inregistrarea punctului de lucru la ANAF in cazul marilor contribuabili, este nevoie de certificatul de inregistrare a societatii, mare contribuabil si alte documente, asa cum se precizeaza la alin 6 de la art. art 85 din Legea 207/2015 privind codul de procedura fiscala, insotita de o copie de pe certificatul de inregistrare fiscala a contribuabilului/platitorului de care apartine sediul secundar sau filiala, precum si de copii ale documentelor doveditoare ale informatiilor inscrise in aceasta, dovada de spatiu, certificatul constatator privind infiintarea sediului social la ONRC. 

IMPORTANT!

Impozitul pe salarii va fi declarat in formularul 112 al societatii care a infiintat punctul de lucru. Plata impozitului se face de catre societate in contul unic deschis pe codul de identificare fiscala al sediului secundar la trezoreria la care este arondata societatea care a infiintat sediul secundar (pct. 3 din Metodologia aprobata prin OPANAF 1613/2018). Societatea va intocmi un ordin de plata distinct pentru sediul secundar, la codul de identificare fiscala al beneficiarului inscriindu-se codul de identificare fiscala al sediului secundar. 

Procedura deschidere punct de lucru in alt judet 

Este important de stiut faptul ca, atunci cand o firma isi deschide un punct de lucru in alt judet decat cel in care se afla sediul social al firmei, inregistrarea se va realiza la registrul comertului de la sediul social. 

Cererea de inregistrare nu se adreseaza fiecarui judet in parte, ci doar in judetul unde societatea isi are sediul social. 

In cazul punctelor de lucru cu mai mult de 5 angajati, declaratia 060 se va depune la organul fiscal competent in a carui raza teritoriala se afla punctul de lucru, pentru a primi codul unic de inregistrare fiscala.

Pentru plata impozitelor locale sau obtinerea autorizatiilor de functionare, punctul de lucru se va adresa directiilor locale din raza sa teritoriala. 

Deschidere punct de lucru in strainatate

O societate din Romania poate deschide un punct de lucru in strainatate. In general, acest proces implica infiintarea unei entitati subsidiare in tara unde se deschide punctul de lucru, care va fi considerata o extensie a societatii existente din Romania.
Conform art. 85 din Codul de procedura fiscala, contribuabilul/platitorul cu domiciliul fiscal in Romania are obligatia de a declara, in termen de 30 de zile, infiintarea de filiale si sedii secundare in strainatate. 

Punctul de lucru din strainatate trebuie inregistrat la Registrul Comertului in Romania, insa obligatiile fiscale in raport cu statul in care se deschide punctul de lucru sunt stabilite in legislatia proprie a acestuia. De exemplu, punctul de lucru deschis in strainatate isi va conduce contabilitatea si va depune situatii financiare /raportari contabile potrivit legislatiei din tara respectiva. Situatiile financiare din Romania vor include si situatiile contabile ale punctului de lucru.

De asemenea, in cazul in care o societate este impozitata in strainatate, acea societate obtine, procura un certificat de impunere in strainatate care este opozabil autoritatilor romane si ea nu va fi impozitata in masura in care a fost impozitata in strainatate.

IMPORTANT!
Daca societatea comerciala romana doreste sa deschida un sediu secundar in strainatate, acest lucru trebuie mentionat in Actul Constitutiv al societatii. Mentiunea poate fi facuta in momentul constituirii societatii din Romania, specificandu-se in mod explicit despre ce sediu este vorba. Daca insa in Actul Constitutiv nu este prevazuta nicio mentiune privind posibilitatea deschiderii de sedii secundare in strainatate, societatea comerciala din Romania trebuie sa modifice documentul respectiv, prin inserarea unei asemenea posibilitati.

Citeste si: Legislatia si actele necesare pentru inchidere punct de lucru