[MODEL] Decizie numerotare facturi 2026 si reglementari cheie

Cum numerotam facturile si celelalte documente financiar-contabile

Conform Ordinului nr. 2.634/2015 de aprobare a normelor generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, fiecare contribuabil are obligatia de a stabili, printr-o procedura interna, un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile pentru a se asigura o evidenta clara si ordonata a acestor acte la nivelul intregii organizatii.

Numerotarea trebuie sa fie secventiala pentru toate documentele (inclusiv facturi), alocandu-se numere de ordine sau serii distincte in functie de structura organizatorica a companiei, inclusiv pentru diferitele gestiuni, puncte de lucru si sucursale. 

Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii desemneaza, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente.

Decizia de numerotare trebuie sa includa detalii clare despre structura seriilor utilizate, cum ar fi formatul numerelor, perioada de utilizare si departamentele sau punctele de lucru responsabile cu emiterea documentelor. 

Exemplu de numerotare: Pentru anul fiscal 2025, societatea poate decide sa foloseasca pentru facturile emise seria 2025, urmand ca plaja de numere sa fie de la 001 pana la 999 sau poate folosi numai plaja de numere (001-999).

Nerespectarea reglementarilor privind aprobarea politicilor si procedurilor contabile este contraventie si se sanctioneaza cu amenda intre 4.000 lei si 10.000 lei?! Comanda ACUM >> Manualul de Politici Contabile - lucrare 100% editabila, usor de personalizat si printat rapid! Click AICI>> 

Cum se aloca numerele facturilor la inceputul fiecarui an fiscal?

Regulile legale ce trebuie respectate cand vine vorba de numerotarea facturilor sunt:

1. Unicitatea si secventialitatea numerelor: Conform normelor, fiecare document trebuie sa aiba un numar de ordine sau o serie care sa fie secventiala.

2. Adaptarea la structura organizatorica: Normele recomanda ca in alocarea numerelor sa se tina cont de structura organizatorica, cum ar fi gestiunile, punctele de lucru si sucursalele.

Prin urmare, o societate incepe un an fiscal prin intocmirea unei Decizii interne cu privire la alocarea plajei de numere pornind de la cele utilizate in anul anterior.

Spre exemplu, pentru anul fiscal 2025, societatea poate decide sa foloseasca pentru facturile emise seria “25”, urmand ca plaja de numere sa fie de la 1 pana la 999. Prima factura emisa in anul 2025 va fi identificata astfel “25-001”.

In anul fiscal urmator, societatea poate decide sa foloseasca pentru facturile emise seria “26”, urmand ca plaja de numere sa fie aceeasi de la 1 pana la 999. Prima factura emisa in anul 2026 va fi identificata astfel “26-001”.

Legiuitorul nu impune schimbarea numerotarii facturilor odata cu inceperea unui an fiscal. O societate poate sa porneasca din nou cu numerotarea de la 1 sau sa continue cu numarul ramas din anul anterior, insa este important sa se asigure ca identificarea facturilor este UNICA.

In practica, majoritatea societatilor aleg sa ofere unicitate prin alocarea unei serii unice (cum ar fi anul fiscal). Alte societati pot decide sa pastreze aceeasi serie de factura si sa continue numerotarea de la numarul ramas din anul anterior. Ambele situatii ar fi corecte din punct de vedere contabil.

Ce amenzi risca societatile care nu respecta secventialitatea facturilor emise

Respectarea procedurii de numerotare a documentelor si emiterea documentelor conform procedurii si prevederilor legale este responsabilitatea persoanelor care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii.

Nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice, respectiv de institutiile cu atributii de reglementare in domeniul contabilitatii, cu privire la intocmirea si utilizarea documentelor justificative si contabile pentru toate operatiunile efectuate, inregistrarea in contabilitate a acestora in perioada la care se refera, pastrarea si arhivarea acestora, precum si reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse si se sanctioneaza cu amenda de la 300 lei la 4.000, conform punctului 34 din OUG nr. 37 din 13 aprilie 2011 de modificare a Legii contabilitatii nr. 82/1991 . 

In cazul unui control fiscal, amenda se adreseaza firmei, insa mai departe, compania poate aplica sanctiune disciplinara persoanei responsabile conform art. 248 din Codul Muncii (avertisment scris, retrogradarea din functie, reducerea salariului sau desfacerea contractului de munca).

Sanctiunea disciplinara va fi individualizata in functie de situatia concreta si de aprecierea membrilor comisiei disciplinare. 

Numerotare eronata a facturilor: care sunt implicatiile in e-factura?

Daca dupa alocarea numerelor/seriilor pentru facturile emise, se constata o lipsa de x numere, o intrebare frecventa este cum se poate regla acest lucru in e-factura?

Specialistii spun ca sistemul RO e-Factura nu valideaza daca numerele facturilor sunt consecutive. Prin urmare, simplul fapt ca lipsesc x numere nu blocheaza trimiterea facturilor.

Totusi, legislatia contabila impune emitentul sa aiba o evidenta interna clara a seriilor si motivul abaterii. Societatea trebuie sa aiba o procedura proprie scrisa privind stabilirea si alocarea seriilor si numerelor pentru facturi, care sa specifice clar de la ce numar se incepe in fiecare exercitiu financiar.

Prin urmare, pentru corectarea situatiei si pentru respectarea prevederilor legale privind evidenta documentelor financiar-contabile, se va intocmi o nota interna justificativa prin care se va mentiona expres ca, din motive tehnice numerotarea efectiva a facturilor a fost alocata eronat, urmand ca intervalul de x numere de factura (numerele vor fi mentionate expres in nota interna) sa fie considerat neutilizat si anulat. Aceasta precizare va fi inclusa in registrul intern de numerotare a facturilor, asigurand astfel trasabilitatea si transparenta documentelor.

Daca facturile cu numere lipsa nu au fost emise, nu constituie o problema fiscala, insa in procedura interna trebuie sa se pastreze evidenta acestor numere neutilizate.

Daca s-au emis facturi cu numar eronat, corectia se face prin stornarea facturilor gresite si emiterea unor noi facturi cu numere/serii corecte, conform procedurilor stabilite.

In concluzie, facturile emise raman valabile si legale, fiind acceptate atat din punct de vedere fiscal, cat si contabil. Rectificarea se va face printr-o nota interna justificativa, anexata la decizia de numerotare, astfel incat in evidentele ulterioare sa fie clar consemnat modul real de utilizare a plajelor de facturi.

In e-Factura se trimit doar facturile efectiv emise, facturile anulate sau numerele neutilizate nu se trimit si nu se raporteaza nicaieri.

[MODEL] Decizie numerotare facturi 2026

Va prezentam mai jos un model de decizie numerotare facturi. Documentul poate fi descarcat in format PDF- AICI>>

SC ...........
CUI: .......
Registrul Comertului: .....
Adresa: ......

Subsemnatul, ………….., in calitate de Administrator al entitatii ……………. SRL, in conformitate cu ORDINUL Nr. 2634/2015 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile emis de Ministerul Finantelor Publice si publicat in Monitorul Oficial Nr. 910 din 09.12.2015, prin prezenta hotarasc:

• Dl. .................., in calitate de ........................ aloca si gestioneaza seriile si numerele aferente facturilor, avizelor de insotire a marfii, precum si a chitantelor.

Operatorul va emite in anul …………documente financiar-contabile care vor avea o singura serie si numarul alocat fiecarei serii va fi cronologic dat, astfel:

Nr. crt	Tip document	Seria	Numerele
			De la:	Pana la:
1	Facturile
2	Avizele de insotire a marfii
3	Chitantierele
4	NIR
5	Bon de consum
6	Dispozitia de plata/incasare

Fiecare document se va emite in doua exemplare, exemplarul 1 se va inmana clientului, exemplarul 2 va fi pastrat in documentele contabile ale societatii. 


Aprobat,
Administrator – ………………………