[MODEL] Lista lunara a cheltuielilor de intretinere. Cum o intocmesti si reglementari cheie

Ce rubrici trebuie sa contina listele de intretinere?

Listele de intretinere trebuie sa con?ina urmatoarele rubrici:

• Nr. Apartament/ spatiu;
• Nr. Persoane carte imobil;
• Nr. curent persoane;
• Suprafata utila (m.p);
• Cheltuieli pe numar de persoane;
• Cheltuieli pe consumuri individuale;
• Cheltuieli pentru incalzirea apartamentului/ spatiului;
• Cheltuieli pe cota-parte indiviza;
• Cheltuieli pe beneficiari;
• Sume achitate in avans;
• Ajutoare banesti;
• Penalizari %/zi;
• Fond de rulment;
• RESTANTE:

-Cota de contributie

-Fond de rulment

-Penalizari

-Total restante

• TOTAL DE PLATA - Lei -

Listele de plata si reglementarile GDPR

Potrivit Legii nr. 196/2018, art. 20 alin. (2), datele contului bancar al asociatiei de proprietari se comunica prin afisare la avizier impreuna cu lista de plata a cheltuielilor. Proprietarii sunt obligati sa achite lunar, in avans sau pe baza facturilor, cota lor la cheltuielile asociatiei, inclusiv fondurile aferente. Listele de plata constituie documente justificative pentru incasarea sumelor datorate de proprietari sau de terti furnizori.

Stiti cum sa aplicati regulile contabile si fiscale la asociatiile de proprietari? 
Aflati acum tot ce aveti de facut cu un BONUS de 20 de cazuri practice, AICI>>

Conform Anexei 2 la Ordinul nr. 3.103/2017, listele de plata determina cheltuielile comune si repartizarea lor, iar administratia trebuie sa le arhiveze 5 ani. Listele pot urma modelul orientativ din Capitolul 12 al Anexei 2, dar asociatia poate adopta orice model aprobat in Adunarea Generala. Acest principiu se aplica tuturor documentelor financiar-contabile, care pot fi adaptate dupa specificul si necesitatile asociatiei.

Prelucrarea datelor personale in liste nu are intotdeauna temei legal strict, asociatia putand include informatii suplimentare (ex. nume, prenume). Obligatia asociatiei este doar de a afisa lista; anumite date, precum sumele restante sau numarul apartamentului, trebuie prelucrate conform Regulamentului (art. 6 alin. 1 lit. c) pentru afisare.

Urmand insa modelul prevazut in ordinul mentionat, observam ca la momentul intocmirii listelor de plata sunt mentionate, printre altele, o serie de date cu caracter personal, precum:
• numarul de apartament;
• numarul de persoane conform cartii din imobil;
• numarul curent de persoane;
• cheltuielile pe consumuri individuale;
• cheltuieli pe cota-parte indiviza;
• cheltuieli pe beneficiari;
• sumele achitate in avans;
• ajutoare banesti;
• penalizari;
• restante;
• salariile angajatilor;
• semnatura contabilului, comisiei de cenzori, presedintelui etc.

Recomandare:

Asociatiile de proprietari ar putea sa conceapa un model de lista de plata limitat, cu respectarea confidentialitatii, care sa vizeze in principal totalul sumei datorate de catre un apartament. Fiecarui apartament ii poate fi acordat in mod confidential un cod unic de identificare, iar lista de plata astfel intocmita sa fie afisata in incinta imobilului, pe baza unui tabel care sa contina codul de identificare al apartamentului. Separat, asociatia de proprietari poate tine o lista detaliata nepublica, care sa poata fi consultata insa la cererea persoanei interesate si care sa motiveze/expliciteze suma totala pe care proprietarul o datoreaza.

Stiti cum sa aplicati regulile contabile si fiscale la asociatiile de proprietari? 
Aflati acum tot ce aveti de facut cu un BONUS de 20 de cazuri practice, AICI>>

Potrivit dispozitiilor art. 30 lit. m) din Legea nr. 196/2018, administratorul calculeaza, intocmeste, supune verificarii cenzorilor/comisiei de cenzori, supune aprobarii Comitetului executiv si afiseaza la avizier lista lunara a cheltuielilor de intretinere, intocmita conform reglementarilor in vigoare, in termen de maximum 5 zile de la primirea ultimei facturi de la furnizorii de servicii. Modalitatea de calcul trebuie sa contina explicit toate costurile si sumele care formeaza totalul de plata al proprietarilor, respectiv modul de calcul si de repartizare a acestor cheltuieli catre proprietari.

Intrucat afisarea modalitatii de calcul atribuite fiecarui proprietar/apartament este obligatorie pentru asociatia de proprietari, recomandam ca si aceasta lista sa faca referire la un cod atribuit in mod confidential fiecarui apartament, astfel incat informatiile sensibile precum numarul apartamentului sa ramana confidentiale fara a exista posibilitatea efectuarii unor deductii cu privire la identitatea proprietarului, nivelul de trai al acestuia s.a.m.d., de catre terte parti sau chiar de catre ceilalti locatari ai imobilului.

Intocmirea si afisarea listei de plati si a modalitatii de plata reprezinta o operatiune de prelucrare a datelor cu caracter personal in conformitate cu art. 20 alin. (2) din Legea nr. 196/2018. Intrucat asociatia de proprietari este obligata la efectuarea acestei operatiuni de prelucrare, temeiul legal va fi cel de la art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului. Avand in vedere ca aceste liste de plata nu ar trebui sa contina date cu caracter personal special, dispozitiile art. 9 alin. (2) din Regulament nu vor fi incidente.

[MODEL] Lista lunara a cheltuielilor de intretinere

Pentru a descarca modelul, click AICI>>