Decontare transport angajati. Regim fiscal si studii de caz utile

Nu toate persoanele locuiesc aproape de locul de munca, unii stau chiar la distante mult mai mari, in orase vecine, etc. In acest caz, angajatorii pot acorda decontari pentru transportul salariatilor lor la si de la locul de munca, daca sunt justificate corect prin documente si acte.

Firmele pot acorda transport gratuit angajatilor, adica decontarea totala a acestuia sau partiala, in functie de cum este reglementat acest lucru de politicile interne ale companiei. Poate fi luata in calcul distanta pe care o au de parcurs angajatii, de ruta sau de metoda de transport, etc.

Important de mentionat este ca transportul poate fi decontat doar in cazul in care sunt aduse documente justificative pentru a dovedi cheltuielile respective precum bilete de avion, bon de benzina, chitante, etc.

Decontarea transportului angajatiilor de la domiciliul acestora si pana la locul de munca reprezinta un venit neimpozabil pentru salariat si nu se suporta contributii sociale cu conditia ca decontarea acestor servicii de transport sa fie mentionate in contractul individual de munca sau in regulamentul intern, dupa caz.

ATENTIE! Pentru angajator, aceste cheltuieli intra in categoria altor cheltuielili cu caracter social efectuate in baza contractului colectiv de munca sau a unui regulament intern, in limita unei cote de pana la 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului ,astfel cum sunt acestea descrise la art. 25 alin. (3) lit. b) punctul 4 din Codul fiscal.

In acest sens, trebuie sa se mentioneze care este modalitatea de decontare a transportului (mentionand efectiv modul de realizare al transportului).

In cazul in care este vorba despre utilizarea unui autoturism de serviciu, dat angajatului pentru a-l folosi in acest scop, cheltuielile precum benzina, intretinerea lui, etc., vor fi decontate total, insa daca persoana va folosi masina personala in scop de serviciu, angajatorul va deconta o suma fixa pe kilometru parcurs.

Decontare transport angajati. Regim fiscal si studii de caz utile

In continuare vom vedea mai multe spete utile cu privire la decontarea transportului angajatilor, asa cum au fost analizate de specialistii de la portalcodulfiscal.ro

Decontarea transportului salariatilor

O societate a decis decontarea transportului de acasa la locul de munca pentru angajatii sai.

In acest scop, a trecut in contractul de munca al angajatului faptul ca ii deconteaza transportul de acasa la locul de munca lunar, iar angajatul trebuie sa predea la contabilitate un bon de carburant si un raport cu justificarea costului respectiv (in functie de distanta de acasa la birou, consum autoturism).

Firma ii deconteaza acele costuri si le considera costuri deductibile integral, precum si TVA-ul aferent, si le inregistreaza pe costuri de transport (624).

Va rugam sa ne spuneti daca se procedeaza corect din punct de vedere al: deductibilitatii costului, deductibilitatii TVA, inregistrarii contabile pe contul 624 a bonului de carburant.

Raspuns: 

La nivelul persoanei fizice, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului astfel cum este prevazut in contractul de munca va reprezenta venit neimpozabil, potrivit art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal.

Angajatorul poate asadar decide cu privire la decontarea contravalorii transportului salariatului si la stabilirea mecanismului de stabilire al nivelului decontat, considerand contavaloarea drept venit neimpozabil la nivelul salariatului, in masura in care vizeaza transportul la si de la locul de munca si facilitatea este cuprinsa in contractul de munca aplicabil.

Si din punct de vedere al contributiilor sociale obligatorii tratamentul fiscal este acelasi, aceste beneficii fiind exceptate de la plata CAS, potrivit art. 142 lit. b) din Codul fiscal, CASS potrivit art. 157 alin. (2) din Codul fiscal (in masura in care nu sunt incluse in categoria personalului monahal al cultelor recunoscute, aflat in evidenta Secretariatului de Stat pentru Culte, potrivit art. 157 alin. (1) lit. o) din Codul fiscal) si CAM potrivit art. 220 4 alin. (2) din Codul fiscal.

In cazul analizat, este asadar important ca acest beneficiu acordat de angajator, concretizat in suportarea contravaloarii transportului la si de la locul de munca al salariatului, sa fie inclus in prevederile contractului de munca aplicabil, pentru aplicarea tratament fiscal prevazut de art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal.

In masura in care in contractul de munca aplicabil este prevazuta posibilitatea suportarii contravaloarii transportului la si de la locul de munca al salariatului cu vehiculul propriu, acest beneficiu va reprezenta venit neimpozabil la nivelul salariatului, neconcretizandu-se intr-un avantaj impozabil.

In ceea ce priveste regimul la nivelul persoanei juridice, este important daca autovehiculul este in proprietatea sau in folosinta angajatorului (in baza unui contract de comodat, spre exemplu) sau daca deplasarea la si de la locul de munca se realizeaza cu autovehiculul personal al salariatului.

In situatia in care deplasarea se realizeaza cu autovehiculul salariatului, angajatorul poate decide cu privire la decontarea contravalorii transportului salariatului si la stabilirea mecanismului de stabilire al nivelului decontat.

In acest sens, se poate intocmi, spre exemplu, un decont lunar de cheltuieli pentru combustibilul achizitionat de salariat in nume propriu si decontat de catre angajator in limita plafonului convenit pentru deplasarea la si de la locul de munca cu autoturism personal al salariatului, care sa reflecte numarul de kilometri parcursi la si de la locul de munca, asa cum se poate conveni cu privire la alt algoritm de calcul al contravalorii transportului suportat de angajator, scopul fiind doar stabilirea nivelului beneficiului considerat neimpozabil la nivelul salariatului in concordanta cu dispozitiile convenite in contractul de munca aplicabil.

Analizata distinct, taxa pe valoarea adaugata aferenta achizitiilor de combustibil nu poate fi deductibila intrucat viseaza transportul salariatilor cu vehicule care nu se afla in proprietatea sau in folosinta societatii, insa poate fi avuta in vedere in evaluarea beneficiului neimpozabil la nivelul salariatului.

Precizam ca in ceea ce priveste impozitul pe profit, potrivit art. 25 alin. (2) din Codul fiscal, cheltuielile cu salariile si cele asimilate salariilor astfel cum sunt definite potrivit Titlului IV sunt cheltuieli deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal, cu exceptia celor cu deductibilitate limitata si a celor nedeductibile reglementate la alin. (3) si (4) al aceluiasi articol.

In schimb, in masura in care vehiculele sunt in proprietatea angajatorului sau care sunt a fi considerate fiind in folosinta angajatorului, societatea va putea deconta in limita a 50% combustibilul utilizat de catre salariati in cazul transportului acestora la si de la locul de munca.

In cadrul cheltuielilor aferente vehiculelor rutiere motorizate supuse limitarii fiscale se cuprind cheltuielile direct atribuibile unui vehicul, cum sunt: impozitele locale, asigurarea obligatorie de raspundere civila auto, inspectiile tehnice periodice, rovinieta, chiriile, partea nedeductibila din taxa pe valoarea adaugata, dobanzile, comisioanele, diferentele decurs valutar inregistrate ca urmare a derularii altor contracte decat cele de leasing.

Prin urmare, acestea cad in sarcina societatii doar in situatia in care vehiculul este in proprietatea societatii sau folosinta acesteia, ca urmare, spre exemplu, a incheierii unui contract de comodat.

Temeiul legal il reprezinta in acest caz art. 25 alin. (3) lit. l) si art. 298 alin. (1) din Codul fiscal.

In masura in care autovehiculele sunt utilizate exclusiv in scopul desfasurarii activitatii economice, in scopul aplicarii deductibilitatii integrale la calculul rezultatului fiscal, va trebui probata utilizarea autovehiculelor in acest scop prin foaia de parcurs completata conform prevederilor legale.

Prin urmare totalitatea costurilor aferente transportului la si de la locul de munca al salariatului cu autovehiculele personale reprezinta venituri neimpozabile astfel cum s-a prevazut in contractul de munca aplicabil, societatea putandu-le inregistra drept cheltuieli deductibile la calculul impozitului pe profit.

Pentru inregistrarea in contabilitate a cheltuielilor respective se utilizeaza contul 624 Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal cu analitic distinct in vederea separarii acestor cheltuieli de alte cheltuieli de transport.

Speta 2. Decontare transport asociat si salariat

Avem o masina luata pe societate in baza unui contract de comodat. Masina este folosita de doamna care detine procent in capital, precum si angajat pe post de medic specialist. Masina este folosita de acasa la serviciu.

Intrebarea este urmatoarea: cheltuielile privind mijlocul de transport pot fi 100% deductibile daca se intocmesc foi de parcurs? Multumesc.

Raspuns:

Conform datelor expuse, daca societatea suporta cheltuielile cu transportul salariatilor la si de la locul de munca, al carui cuantum este demonstrat cu documente, acest serviciu nu reprezinta avantaj in natura pentru salariat.

Este vorba despre un venit neimpozabil pentru salariat si nu se suporta contributii sociale cu conditia ca decontarea acestor servicii de transport sa fie mentionate in contractul individual de munca sau in regulamentul intern, dupa caz.

In acest sens trebuie sa se mentioneze care este modalitatea de decontare a transportului (mentionand efectiv modul de realizare al transportului,in cazul de fata, cu auto propriu apartinand salariatului).

Baza legala a netaxarii cu impozit si contibutii sociale:

(4) Urmatoarele venituri nu sunt impozabile, in intelesul impozitului pe venit:

1. ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere/adoptie, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, precum si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern.

Conform prevederilor pct. 68 alin. (3) din normele de aplicare ale art. 298 "Limitari speciale ale dreptului de deducere" alin. (1) din Codul fiscal: In cazul vehiculelor utilizate pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca se considera ca vehiculul este utilizat in scopul activitatii economice atunci cand exista dificultati evidente in folosirea altor mijloace de transport adecvate, cum ar fi lipsa mijloacelor de transport in comun, decalajul orarului mijloacelor de transport in comun fata de programul de lucru al persoanei impozabile.

Reprezinta vehicule utilizate de angajator pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca vehiculele utilizate pentru transportul angajatilor de la resedinta acestora/locul convenit de comun acord la locul de munca, precum si de la locul de munca la resedinta angajatilor/locul convenit de comun acord. Prin angajati se intelege salariatii, administratorii societatilor, directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat, potrivit legii, si persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care persoana impozabila suporta drepturile legale cuvenite acestora.

Doar in astfel de situatii consumul de combustibil utilizat pentru alimentarea autoturismului proprietate a salariatului se considera a fi efectuat in scopul activitatii economice.

Aceasta distanta trebuie sa fie egala in fiecare zi, conform unei rute prestabilite de la domiciliu la locul de munca si invers, fara a fi diferita de la o zi la alta. In acest caz, nu mai este necesara intocmirea foii de parcurs pentru numarul de km efectuati zilnic.

Transportul la si de la locul de munca al angajatilor in alte conditii este considerat uz personal al vehiculului. Se considera ca un vehicul nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice, in sensul art. 298 alin. (1) din Codul fiscal, in situatia in care, pe langa utilizarea in scopul activitatii economice, vehiculul este utilizat ocazional sau de o maniera continua si pentru uz personal.

Daca vehiculul este utilizat atat pentru activitatea economica, cat si pentru uz personal, se limiteaza la 50% dreptul de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului si a taxei aferente cheltuielilor legate de acesta. Persoana impozabila care aplica deducerea limitata de 50% nu trebuie sa faca dovada utilizarii vehiculului in scopul activitatii economice sau pentru uz personal cu ajutorul foii de parcurs.

Pentru salariatii care se deplaseaza la locul de munca cu masina personala, societatea angajatoare trebuie sa intocmeasca un contract de comodat pentru folosirea autoturismului in scopuri legate de munca.

In concluzie, firma poate deduce 50% din costurile aferente intretinerii si utilizarii autoturismului (combustibil, reparatii, asigurare etc.) deoarece este utilizata de salariat si in scop personal.

In cazul firmei dvs. platitoare de impozit pe profit, cheltuielile sunt deductibile in limita de 5% aplicata valorii cheltuielilor cu salariile (cheltuiala sociala).

Speta 3. Decontare transport salariati. Deductibilitate cheltuieli asigurari si impozite contract de comodat

O societate cu impozit pe profit acorda salariatilor urmatoarele drepturi in bani:

1. Un salariat primeste lunar o valoare de 500 lei (in baza B.F/factura cu RO) decontare transport cu masina proprie, avand contract de comodat, cheltuiala fiind considerata deductibila tinand cont ca nu sunt alte mijloace de transport in comun la punctul de lucru al societatii.

Mai primeste de sarbatorile legale (Pasti, 1 Iunie, Craciun) 900 lei neimpozabili tinand cont ca are 3 copii minori si sunt considerate cheltuieli deductibile.

2. Un salariat primeste lunar o valoare de 500 lei (in baza B.F/factura cu RO) decontare transport cu masina societatii, in baza Deciziei date de Administrator, sunt mijloace de transport in comun la societate dar nu sunt folosite, nu se intocmeste foaie de parcurs, iar cheltuiala este deductibila 50% si TVA 50%.

3. Un salariat primeste lunar prin decont in baza B.F. cu Ro, banii pe abonament RATB.

4. Societatea X foloseste un auto inmatriculat pe persoana fizica, are incheiat un contract de comodat cu titlu gratuit de folosinta. Costurile cu RCA, Rovinieta sunt suportate de societate.

5. Societatea X a incheiat un contract de comodat cu societatea Y cu titlu gratuit de folosinta a unui auto. Cine suporta costurile cu RCA, Roviniete si impozit? Se pot refactura intre societati?

Mentionez ca nu se incadreaza la exceptii (angajatii nu sunt agenti de vanzari, autoturismele sunt cu 5 locuri.

Va rog un raspuns pentru fiecare situatie, cum sunt declarate in D112,300,394, impozit, profit, monografie si ce documente stau la baza?

Raspuns:

1. Un salariat primeste lunar o valoare de 500 lei (in baza B.F/factura cu RO) decontare transport cu masina proprie, avand contract de comodat, cheltuiala fiind considerata deductibila tinand cont ca nu sunt alte mijloace de transport in comun la punctul de lucru al societatii.

Mai primeste de sarbatorile legale (Pasti, 1 Iunie, Craciun) 900 lei neimpozabili tinand cont ca are 3 copii minori si sunt considerate cheltuieli deductibile.

Decontarea transportului angajatiilor de la domiciliul acestora si pana la locul de munca reprezinta un venit neimpozabil pentru salariat si nu se suporta contributii sociale cu conditia ca decontarea acestor servicii de transport sa fie mentionate in contractul individual de munca sau in regulamentul intern, dupa caz.

Pentru angajator, aceste cheltuieli intra in categoria altor cheltuielili cu caracter social efectuate in baza contractului colectiv de munca sau a unui regulament intern, in limita unei cote de pana la 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului ,astfel cum sunt acestea descrise la art. 25 alin. (3) lit. b) punctul 4 din Codul fiscal.

In acest sens, trebuie sa se mentioneze care este modalitatea de decontare a transportului (mentionand efectiv modul de realizare al transportului, in cazul de fata, cu auto propriu apartinand salariatului).

Aceasta prevedere apare la art. 76 alin. (4) lit. a) si art. 142 lit. b) din Codul Fiscal, ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, cat si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament, inclusiv transportul, pe perioada concediului, pentru salariatii proprii si membrii de familie ai acestora, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca.

Conform prevederilor pct. 68 alin. (3) din normele de aplicare ale art. 298 "Limitari speciale ale dreptului de deducere" alin. (1) din Codul fiscal: 

In cazul vehiculelor utilizate pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca se considera ca vehiculul este utilizat in scopul activitatii economice atunci cand exista dificultati evidente in folosirea altor mijloace de transport adecvate, cum ar fi lipsa mijloacelor de transport in comun, decalajul orarului mijloacelor de transport in comun fata de programul de lucru al persoanei impozabile.

Reprezinta vehicule utilizate de angajator pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca vehiculele utilizate pentru transportul angajatilor de la resedinta acestora/locul convenit de comun acord la locul de munca, precum si de la locul de munca la resedinta angajatilor/locul convenit de comun acord. Prin angajati se intelege salariatii, administratorii societatilor, directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat, potrivit legii, si persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care persoana impozabila suporta drepturile legale cuvenite acestora.

Doar in astfel de situatii consumul de combustibil utilizat pentru alimentarea autoturismului proprietate a salariatului se considera a fi efectuat in scopul activitatii economice.

Aceasta distanta trebuie sa fie egala in fiecare zi, conform unei rute prestabilite de la domiciliu la locul de munca si invers, fara a fi diferita de la o zi la alta. In acest caz, nu mai este necesara intocmirea foii de parcurs pentru numarul de km efectuati zilnic.

Pentru salariatii care se deplaseaza la locul de munca cu masina personala, societatea angajatoare trebuie sa intocmeasca un contract de comodat pentru folosirea autoturismului in scopuri legate de munca.

Este de asemenea necesar pentru aceasta bonul fiscal, o decizie a conducatorului unitatii care sa stabileasca conditiile in care se acorda salariatilor aceste sume, precum si cuantumul sumelor decontate, sa existe in Contractul individual de munca sau intr-un act aditional aceasta prevedere.

Salariatii trebuie sa justifice aceste cheltuieli fie prin intocmirea unor foi de parcurs sau a unui decont lunar al salariatului din care sa rezulte numarul de kilometri parcursi de acasa la locul de munca, precum si numarul de zile in care s-a deplasat la locul de munca.

In baza acestor documente se poate stabili suma care se va deconta pentru transport (nr. de kilometri x consum mediu al autovehiculului/100 x pret /l de combustibil).

Mare atentie! Daca NU se deconteaza efectiv costul transportului, ci se va acorda o suma pe kilometru sau o suma fixa sub forma de indemnizatie (fara a fi necesara justificarea acesteia de catre angajat), aceasta suma NU poate fi considerata contravaloare transport la si de la locul de munca si astfel va intra in baza de calcul a impozitului pe venit si se vor calcula si contributii sociale obligatorii, ca si in cazul unui salariu.

Potrivit Instructiunilor de completare a formularului 112 "Declaratie privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate" aprobate prin Ordinul comun nr. 165/7/1272/456/2023 al ANAF/CNPP/CNASS/ANOFM,

Randul 8.4. "Venituri neimpozabile, conform art. 76 alin. (4) si alin. (4 1) din Codul fiscal, din care:" - se completeaza cu totalul veniturilor din salarii si asimilate salariilor neimpozabile, astfel cum sunt prevazute la art. 76 alin. (4) si (4 1) din Codul fiscal.

Printre veniturile extrasalariale neimpozabile care trebuie detaliate in D112 nu se numara si contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, nici cheltuiala cu decontarea combustibilului pentru deplasare cu autoturism propriu, ajutoare inmormantare, primele neimpozabile de sarbatori, cheltuileli cu diurna, transport si cazare, cheltuieli de telefonie mobila, astfel ca acestea se completeaza doar la rd. 8.4.Venituri neimpozabile, cf.art.76 alin.(4) si alin.(4 1) din CF, din care: (E3_69) cumulate cu alte venituri neimpozabile si nu se detaliaza (individualizeaza).

Suma TVA deductibila inscrisa in bonurile fiscale prezentate de catre salariat poate fi dedusa, in anumite conditii, numai daca:

• se poate face dovada ca autoturismele proprietate personala a salariatilor pentru care se efectueaza decontarea contravalorii combustibilului consumat sunt in folosinta angajatorului, de exemplu, in baza unui contract de comodat. In acest caz, sunt aplicabile prevederile pct. 68 alin. (2) si alin. (3) din normele de aplicare ale art. 298.

Exercitarea dreptului de deducere se efectueaza in limita a 50% deoarece se considera ca autoturismul respectiv este utilizat si in scop personal, daca nu se intocmeste foaia de parcurs.

Totusi, exercitarea integrala a dreptului de deducere TVA se efectueaza in situatia in care se poate demonstra ca exista dificultati evidente in folosirea altor mijloace de transport adecvate, cum ar fi lipsa mijloacelor de transport in comun, decalajul orarului mijloacelor de transport in comun fata de programul de lucru al persoanei impozabile, aspect prevazut prin norme la pct. 68 alin. (3)

"(3) In cazul vehiculelor utilizate pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca se considera ca vehiculul este utilizat in scopul activitatii economice atunci cand exista dificultati evidente in folosirea altor mijloace de transport adecvate, cum ar fi lipsa mijloacelor de transport in comun, decalajul orarului mijloacelor de transport in comun fata de programul de lucru al persoanei impozabile. Reprezinta vehicule utilizate de angajator pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca vehiculele utilizate pentru transportul angajatilor de la resedinta acestora/locul convenit de comun acord la locul de munca, precum si de la locul de munca la resedinta angajatilor/locul convenit de comun acord.

Prin angajati se intelege salariatii, administratorii societatilor, directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat, potrivit legii si persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care persoana impozabila suporta drepturile legale cuvenite acestora."

Doar in acest caz se considera ca autoturismul respectiv utilizat in baza contractului de comodat este utilizat, exclusiv, de catre angajator in scopul desfasurarii activitatii economice.

Deci, deducerea TVA poate fi efectuata numai daca se poate justifica faptul ca decontarea se efectueaza pentru " vehicule utilizate de angajator", fara a se efectua pentru vehicule utilizate de angajat. Justificarea se poate efectua prin existenta unui contract de comodat incheiat intre proprietar (persoana fizica = angajat) si utilizator (persoana juridica = angajator).

• bonurile fiscale emise pentru alimentarea cu combustibili indeplinesc conditiile unei facturi simplificate, in sensul ca, in fiecare bon fiscal este inscris, cu ajutorul aparatului de marcat electronic fiscal, codul de inregistrare in scopuri de TVA al societatii conform prevederilor pct. 69 alin. (6) din normele de aplicare ale art. 299 din Codul fiscal:

"(6) Pentru achizitiile de bunuri si servicii pe baza de bonuri fiscale emise in conformitate cu prevederile Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, deducerea taxei poate fi justificata cu bonurile fiscale care indeplinesc conditiile unei facturi simplificate, in conformitate cu prevederile art. 319 alin. (12), (13) si (21) din Codul fiscal, daca furnizorul/prestatorul a mentionat pe bonul fiscal cu ajutorul aparatului de marcat electronic fiscal codul de inregistrare in scopuri de TVA al beneficiarului. Prevederile acestui alineat se completeaza cu cele ale pct. 67. "

In lipsa unui cod de TVA inscris pe bonul fiscal, valoarea bonurilor respective nu:

• se inregistreaza in evidenta contabila drept cheltuieli cu combustibilul;
• se evidentiaza in jurnalul pentru cumparari;
• se raporteaza prin decontul de TVA cod 300 si declaratia informativa cod 394.

De asemenea, in aceasta situatie, nu se intocmeste foaia de parcurs de catre salariat deoarece nu se poate justifica consumul de combustibil la numarul de km parcursi in scopul deplasarii la si de la locul de munca.

In situatia in care angajatul prezinta un bon lunar de combustibil in care este inscris codul de TVA al angajatorului, valoarea acestuia poate fi decontata direct proportional cu nurmarul de km. parcursi, numai daca:

• acel vehicul se considera utilizat de catre angajator prin preluarea acestuia in comodat;
• salariatul prezinta o foaie de parcurs in care inscrie numarul de km. parcursi pentru deplasarea la si de la serviciu.

Bonurile de combustibil cu deducere 50% sau 100%, se creeaza analitice pentru partea nedeductibila si deductibila.

Monografie contabila:
Daca se justifica transportul asa cum am aratat mai sus:
624 = 5121/5311

Daca NU se justifica transportul asa cum am aratat mai sus:
- recunoasterea pe venituri a avantajului acordat:
4282 = 7588

- inregistrarea cheltuielilor cu salariile cuvenite salariatului:
641 = 421

- retinerea contributiilor sociale obligatorii si a impozitului pe salarii (pentru salariu avantaj):
421 = %
4315
4316
444

- inregistrarea contributiei asiguratorie pentru munca datorata de societate:
646 = 436

- decontarea avantajului suportat de societate:
421 = 4282

In ceea ce priveste cadourile acordate salariatului, conform articolului 25 alineatul (3) litera b) din Codul fiscal, cu modificarile ulterioare, cheltuielile pentru cadourile oferite angajatilor si copiilor minori ai acestora, asa cum sunt prevazute in contractul colectiv de munca, sunt considerate cheltuieli sociale si pot fi deduse in limita a 5% din totalul cheltuielilor cu salariile personalului, dupa cum sunt definite de Codul muncii.

La nivelul angajatorului, contravaloarea cadourilor oferite cu ocazia sarbatorilor si a altor sume incluse in categoria cheltuielilor sociale nu sunt supuse impozitului pe profit.

Ele sunt considerate cheltuieli deductibile la calcularea rezultatului fiscal, cu conditia sa nu depaseasca limita totala de 5%.

Pentru salariati, valoarea cadourilor de sarbatori acordate fiecarui angajat si fiecarui copil minor al acestora, care nu depaseste 300 de lei per persoana, nu este impozabila, potrivit prevederilor de la art.76 alin.4 lit.a) pct.i) din Codul fiscal.

Aceasta nu intra in calculul impozitului pe venit sau al contributiilor de asigurari sociale obligatorii. Partea care depaseste suma de 300 de lei este considerata venit asimilat salariilor. Acest lucru se adauga la venitul salarial realizat in luna respectiva si intra in baza de calcul pentru impozitul pe venit si contributiile de asigurari sociale.

Aceste detalii sunt inregistrate in statul de salarii, unde sumele sunt impartite in doua coloane distincte: impozabile ( ce depaseste 300 de lei) si neimpozabile (pana la 300 de lei). Suma impozabila se adauga la totalul salariilor si este impozitata in acelasi mod ca si salariile.

Daca acordarea acestor sume cadou este prevazuta in contractul colectiv si se respecta cuantumul sumei prevazute in contractul colectiv suntem in situatia unor cheltuieli sociale. In caz contrar, in care cuantumul sumei este mai mare decat suma prevazuta in contractul colectiv de munca suntem in situatia acordarii altor venituri salariale (prime, recompense, etc.) care nu mai au caracter social.

In concluzie, acordarea cadourilor este permisa in limita sumelor stabilite in contractul colectiv de munca, iar respectarea acestor limite determina daca aceste cheltuieli sunt considerate sociale sau reprezinta alte venituri salariale.

In D112 se va raporta la Randul 8.4.1. "Cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, conform art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal" - se completeaza cu sumele reprezentand contravaloarea cadourilor in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, conform art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal.

Monografie contabila
6458 =5121/ 5311

2. Un salariat primeste lunar o valoare de 500 lei (in baza B.F/factura cu RO) decontare transport cu masina societatii, in baza Deciziei date de Administrator, sunt mijloace de transport in comun la societate dar nu sunt folosite, nu se intocmeste foaie de parcurs, iar cheltuiala este deductibila 50% si TVA 50%.

Idem pct. 1.

3. Un salariat primeste lunar prin decont in baza B.F. cu Ro, banii pe abonament RATB.
Din punct de vedere al documentelor, pe regulament intern si contract de munca, pentru decontarea cheltuielilor, trebuie intocmit si un decont lunar de catre salariat la care se anexeaza documentul justificativ, respectiv bonul fiscal de plata a abonamentului cu mijlocul de transport in comun.

Potrivit Instructiunilor de completare a formularului 112 "Declaratie privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate" aprobate prin Ordinul comun nr. 165/7/1272/456/2023 al ANAF/CNPP/CNASS/ANOFM,

Randul 8.4. "Venituri neimpozabile, conform art. 76 alin. (4) si alin. (4 1) din Codul fiscal, din care:" - se completeaza cu totalul veniturilor din salarii si asimilate salariilor neimpozabile, astfel cum sunt prevazute la art. 76 alin. (4) si (4 1) din Codul fiscal.

Printre veniturile extrasalariale neimpozabile care trebuie detaliate in D112 nu se numara si contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, nici cheltuiala cu decontarea combustibilului pentru deplasare cu autoturism propriu, ajutoare inmormantare, primele neimpozabile de sarbatori, cheltuileli cu diurna, transport si cazare, cheltuieli de telefonie mobila, astfel ca acestea se completeaza doar la rd. 8.4.Venituri neimpozabile, cf.art.76 alin.(4) si alin.(4 1) din CF, din care: (E3_69) cumulate cu alte venituri neimpozabile si nu se detaliaza (individualizeaza).

Monografie contabila:
624 =5121/ 5311 (sau 542 ).

4. Societatea X foloseste un auto inmatriculat pe persoana fizica, are incheiat un contract de comodat cu titlu gratuit de folosinta. Costurile cu RCA, Rovinieta sunt suportate de societate.

Ca regula generala, in temeiul art. 2.151 alin. 1 Cod civil comodatarul suporta cheltuielile pe care le-a facut pentru a folosi bunul. In plus, in cazul unei activitati economice autorizate, societatea trebuie sa justifice cheltuielile inregistrate pe baza de documente financiar-contabile intocmite pe numele societatII, inclusiv in cazul bunurilor luate in comodat.

Reiese ca societatea isi poate deduce cheltuielile cu functionarea, intretinerea si reparatiile autoturismului luat in comodat, doar pe baza de facturi/documente contabile justificative emise pe numele firmei si numai in limitele si cu respectarea conditiilor prevazute de art. 25 alin. 3 lit. l si art. 68 alin. 7 lit. k coroborate cu cele ale art. 298 alin. 1 din Codul fiscal si normele metodologice de aplicare.

Astfel, conform art. 25 alin. (3) sunt deductibile limitat
l) 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice, cu o masa totala maxima autorizata care sa nu depaseasca 3.500 kg si care sa nu aiba mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzand si scaunul soferului, aflate in proprietatea sau in folosinta contribuabilului.

Conform pct.68 din normele de aplicare
68. (1) In aplicarea art. 298 alin. (1) din Codul fiscal, prin cheltuieli legate de vehiculele aflate in proprietatea sau in folosintapersoanei impozabile se intelege orice cheltuieli direct atribuibile unui vehicul, cum sunt cheltuielile de reparatii, de intretinere, cheltuielile cu lubrifianti, cu piese de schimb, cheltuielile cu combustibilul utilizat pentru functionarea vehiculului. Nu reprezinta cheltuieli legate de vehiculele aflate in proprietatea sau in folosinta persoanei impozabile orice cheltuieli care nu pot fi direct atribuibile pentru un anumit vehicul. In sensul prezentelor norme, prin vehicul se intelege orice vehicul avand o masa totala maxima autorizata care nu depaseste 3.500 kg si nu are mai mult de 9 scaune, inclusiv scaunul soferului.

Conform pct. 16 din normele de aplicare
16. (1) In sensul prevederilor art. 25 alin. (3) lit. l) din Codul fiscal, regulile de deducere, termenii si expresiile utilizate, conditiile in care vehiculele rutiere motorizate, supuse limitarii fiscale, sunt cele prevazute la pct. 68 din normele metodologice date in aplicarea art. 298 al titlului VII Taxa pe valoarea adaugata din Codul fiscal.
.....
Din punct de vedere al TVA, conform art. 298 alin. (1) din codul fiscal
(1) Prin exceptie de la prevederile art. 297 se limiteaza la 50% dreptul de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului de vehicule rutiere motorizate si a taxei aferente cheltuielilor legate de vehiculele aflate in proprietatea sau in folosinta persoanei impozabile, in cazul in care vehiculele nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice

Se considera ca un vehicul nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice, in sensul art. 298 alin. (1) din Codul fiscal, in situatia in care, pe langa utilizarea in scopul activitatii economice, vehiculul este utilizat ocazional sau de o maniera continua si pentru uz personal. Daca vehiculul este utilizat atat pentru activitatea economica, cat si pentru uz personal, se limiteaza la 50% dreptul de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului si a taxei aferente cheltuielilor legate de acesta. Persoana impozabila care aplica deducerea limitata de 50% nu trebuie sa faca dovada utilizarii vehiculului in scopul activitatii economice sau pentru uz personal cu ajutorul foii de parcurs prevazute la alin. (2).

In cazul asigurarilor de tip CASCO si RCA, cheltuielile vor putea fi suportate de firma in calitate de comodatar doar daca politele de asigurare sunt incheiate pe numele firmei in calitate de utilizator al autoturismului si nu pe numele proprietarului comodant.

Pentru a evita problema nedeductibilitatii cheltuielilor auto cu ocazia controalelor fiscale la societate, recomand ca in contractul de comodat sa se prevada suportarea doar a cheltuielilor obisnuite de functionare, intretinere si reparatii ale autoturismului (combustibili, piese de schimb, reparatii etc.), nu si a cheltuielilor care cad in sarcina proprietarului ori pentru care documentele sunt emise pe numele proprietarului (impozitul auto, asigurarea RCA, asigurarea CASCO etc.).

Asa cum am precizat, societatea va deduce doar 50% din aceste cheltuieli la caculul impozitului pe profit si 50% in cazul TVA.
Legislatia fiscala permite decontarea tuturor cheltuielilor de intretinere ale autoturismului pe firma dar in limitele precizate mai sus, adica din total factura vor fi considerate cheltuieli deductibile doar 50% iar tva-ul se va deduce doar 50%.

Inregistrarile contabile sunt:

- constituirea obligatiei de plata a RCA suportata de societate:
613.deductibil = 401
613.nedeductibil = 401

- plata RCA conform contractului/politei de asigurare:
401 Furnizori = 5121 Conturi la banci in lei

5. Societatea X a incheiat un contract de comodat cu societatea Y cu titlu gratuit de folosinta a unui auto. Cine suporta costurile cu RCA, Roviniete si imp.? Se pot refactura intre societati?

In ceea ce priveste suportarea costurilor cu politele de asigurare si impozitele Idem pct. 4.

In ceea ce priveste refacturarea acestora, conform Normelor Metodologice pentru art. 286 alin. (2) din Codul fiscal, structura de comisionar nu se aplica in situatia in care se aplica prevederile pct. 30 alin. (4) si (5), respectiv daca sunt cheltuieli cu impozite si taxe sau sunt cheltuieli accesorii, care cad in sarcina furnizorului/prestatorului in legatura cu operatiunile pe care le-a realizat, fii nd recuperate de la client.

Conform art. 286 alin. (3) Baza de impozitare cuprinde urmatoarele:
a) impozitele si taxele, daca prin lege nu se prevede altfel, cu exceptia taxei pe valoarea adaugata;
b) cheltuielile accesorii, cum sunt: comisioanele, cheltuielile de ambalare, transport si asigurare, solicitate de catre furnizor/prestator cumparatorului sau beneficiarului. Cheltuielile facturate de furnizorul de bunuri sau de prestatorul de servicii cumparatorului, care fac obiectul unui contract separat si care sunt legate de livrarile de bunuri sau de prestarile de servicii in cauza, se considera cheltuieli accesorii.

(5) In sensul art. 286 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal, orice cheltuieli accesorii efectuate de persoana care realizeaza o livrare de bunuri sau o prestare de servicii se includ in baza de impozitare a taxei pe valoarea adaugata, chiar daca fac obiectul unui contract separat. Exista o singura livrare/prestare in cazul in care unul sau mai multe elemente trebuie considerate ca reprezentand tranzactia principala, in timp ce unul sau mai multe elemente trebuie considerate cheltuieli accesorii care beneficiaza de tratamentul fiscal al tranzactiei principale referitoare, printre altele, la locul livrarii/prestarii, cotele, scutirile ca si livrarea/prestarea de care sunt legate. Furnizorul/prestatorul nu poate aplica structura de comisionar prevazuta la pct. 31 alin. (4) pentru a refactura cheltuieli accesorii si nici pentru a refactura cheltuieli cu impozite si taxe conform prevederilor alin. (4).

(5) Se considera ca are loc o refacturare de cheltuieli, in sensul alin. (4), atunci cand sunt indeplinite cumulativ urmatoarele conditii:
a) persoana impozabila urmareste doar recuperarea contravalorii unor achizitii de bunuri/servicii care au fost efectuate pe numele sau, dar in contul altei persoane;
b) persoana impozabila nu recupereaza mai mult decat cheltuiala efectuata.

(6) In masura in care persoana impozabila poate face dovada ca singurul scop este refacturarea de cheltuieli, fiind indeplinite conditiile prevazute la alin. (5), nu este obligata sa aiba inscrisa in obiectul de activitate realizarea livrarilor/prestarilor pe care le refactureaza.

Spre deosebire de situatia prezentata la alin. (3), in cazul structurii de comisionar persoana impozabila are dreptul la deducerea taxei aferente achizitiilor de bunuri/servicii care vor fi refacturate, in conditiile legii, si are obligatia de a colecta taxa pe valoarea adaugata pentru operatiunile taxabile.

Se considera ca la aplicarea structurii de comisionar exigibilitatea pentru operatiunile refacturate intervine la data emiterii facturii de catre persoana care refactureaza cheltuieli efectuate pentru alte persoane, indiferent de natura operatiunilor refacturate. Pentru fiecare cheltuiala refacturata se va aplica regimul fiscal al operatiunii de refacturate, referitoare, printre altele, la locul livrarii/prestarii, cotele, scutirile livrarii/prestarii refacturate.

In concluzie, deoarece cheltuiala cu impozitul si asigurarea sunt cheltuieli accesorii activitatii principale se refactureaza cu TVA .Se declara la rd 9 in decontul de tva si in D394.