Fiscalitatea.ro 
Greselile in documentele financiar-contabile si disparitia unor documente justificative sunt situatii cu care orice contabil sau administrator se poate confrunta. Problema nu este ca se intampla – problema este ca multe firme nu stiu exact cum sa procedeze legal in astfel de momente. O corectie facuta gresit pe un document de casa sau un dosar de reconstituire incomplet pot transforma o situatie remediabila intr-un risc fiscal real.
Acest articol explica pas cu pas ce este permis, ce este interzis si ce proceduri trebuie urmate pentru corectarea si reconstituirea documentelor financiar-contabile, conform reglementarilor in vigoare.
Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, concomitent inscriindu-se alaturi textul sau cifra corecta.
Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul, mentionandu-se si data efectuarii corecturii.
La documentele financiar-contabile la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul (chitante, dispozitii de plata si incasare, deconturi de cheltuieli) ori al altor documente unde se prevad asemenea restrictii, documentul intocmit gresit se anuleaza si se pastreaza sau ramane in carnetul respectiv.
La corectarea documentului justificativ in care se consemneaza operatii de predare-primire a valorilor materiale si a mijloacelor fixe este necesara confirmarea, prin semnatura, atat a predatorului, cat si a primitorului.
Este cazul: Bonurilor de consum, bonurilor de predare-primire, avizului de insotire a marfurilor, notelor de receptie si constatare diferente.
In cazul completarii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora.
Documentele prezentate in listele de erori, anulari sau completari (pe baza carora se fac modificari in fisiere sau in baza de date a entitatii) trebuie sa fie semnate de persoanele imputernicite de conducerea entitatii.
In cazul in care prelucrarea documentelor financiar-contabile se face de catre un tert este necesar ca pentru efectuarea corespunzatoare a inregistrarilor in contabilitate sa se respecte urmatoarele reguli:
In contractele incheiate cu tertii este necesara precizarea termenelor de predare a documentelor justificative, precum si a documentelor intocmite de terti pe baza acestora.
Corectarea informatiilor inscrise in facturi sau in alte documente care tin loc de factura se efectueaza astfel:
1. In cazul in care factura nu a fost transmisa catre beneficiar - acesta se anuleaza si se emite o noua factura;
2. Daca factura a fost transmisa beneficiarului:
a. se emite o factura noua care trebuie sa cuprinda:
In cazul autofacturilor, daca se constata ca au fost inscrise informatii in mod eronat in respectivele autofacturi, corectarea se poate face astfel:
1. Fie se va emite o noua autofactura sub forma unui singur document care trebuie sa cuprinda:
2. Fie se vor emite doua documente:
Citeste si: Corectarea erorilor contabile. Procedura si studii de caz utile
In lipsa documentelor justificative originale se vor utiliza documentele justificative reconstituite.
Reconstituirea documentelor justificative inseamna parcurgerea urmatoarelor etape:
1 . Instiintarea conducatorului. Persoana care constata lipsa documentului intocmeste o instiintare scrisa adresata conducatorului entitatii (administrator, ordonator de credite), in termen de 24 de ore de la constatare.
2 . Procesul-verbal de constatare. Conducatorul entitatii incheie un proces-verbal in termen de cel mult 3 zile lucratoare de la primirea sesizarii.
Acesta trebuie sa cuprinda:
Procesul-verbal se semneaza de: conducatorul entitatii, conducatorul compartimentului financiar-contabil (sau persoana imputernicita), persoana responsabila cu pastrarea documentelor si seful ierarhic al acesteia.
Atentie! Daca disparitia documentelor se datoreaza insusi conducatorului entitatii, masurile se iau de ceilalti membri ai consiliului de administratie.
3. Sesizarea organelor penale, daca este cazul. Daca disparitia documentelor poate constitui infractiune, organele de urmarire penala trebuie instiintate imediat.
4. Reconstituirea efectiva. Daca documentul a fost intocmit de entitate intr-un singur exemplar, reconstituirea se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit originalul, cu mentiunea „RECONSTITUIT" in antetul documentului.
Daca documentul disparut a fost emis de o alta entitate, reconstituirea se face de entitatea emitenta, care trimite o copie in termen de cel mult 10 zile lucratoare de la primirea cererii. Documentul reconstituit va purta mentiunea „DUPLICAT", cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.
Toate documentele generate in procesul de reconstituire se grupeaza intr-un dosar de reconstituire, care cuprinde obligatoriu:
Termenele de reconstituire sunt:
Exista o limitare importanta: documentele de cheltuieli nenominale – bonuri fiscale, bilete de calatorie nenominale si alte documente similare – pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate NU pot fi reconstituite.
Odata pierdute inainte de inregistrare, cheltuielile respective nu mai au baza documentara si nu pot fi inregistrate contabil.
Sursa foto: Pexels.com
Acest articol explica pas cu pas ce este permis, ce este interzis si ce proceduri trebuie urmate pentru corectarea si reconstituirea documentelor financiar-contabile, conform reglementarilor in vigoare.
Corectarea documentelor financiar-contabile
Inainte de orice altceva, trebuie retinut ce este STRICT INTERZIS in documentele financiar-contabile, indiferent de format:- stersaturi de orice fel
- modificari care nu respecta procedura legala
- lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise
- file lipsa
Corectarea documentelor in format hartie
Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, concomitent inscriindu-se alaturi textul sau cifra corecta.
Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul, mentionandu-se si data efectuarii corecturii.
La documentele financiar-contabile la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul (chitante, dispozitii de plata si incasare, deconturi de cheltuieli) ori al altor documente unde se prevad asemenea restrictii, documentul intocmit gresit se anuleaza si se pastreaza sau ramane in carnetul respectiv.
La corectarea documentului justificativ in care se consemneaza operatii de predare-primire a valorilor materiale si a mijloacelor fixe este necesara confirmarea, prin semnatura, atat a predatorului, cat si a primitorului.
Este cazul: Bonurilor de consum, bonurilor de predare-primire, avizului de insotire a marfurilor, notelor de receptie si constatare diferente.
Corectarea documentelor electronice
In cazul completarii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora.
Documentele prezentate in listele de erori, anulari sau completari (pe baza carora se fac modificari in fisiere sau in baza de date a entitatii) trebuie sa fie semnate de persoanele imputernicite de conducerea entitatii.
In cazul in care prelucrarea documentelor financiar-contabile se face de catre un tert este necesar ca pentru efectuarea corespunzatoare a inregistrarilor in contabilitate sa se respecte urmatoarele reguli:
- documentele justificative sa fie intocmite corect si la timp de catre entitatile beneficiare, acestea raspunzand de realitatea datelor inscrise in documentele respective;
- documentele contabile, intocmite de terti pe baza documentelor justificative, trebuie predate entitatilor beneficiare, impreuna cu documentele justificative, la termenele stabilite prin contractele sau conventiile civile incheiate, tertii raspunzand de corectitudinea prelucrarii datelor.
In contractele incheiate cu tertii este necesara precizarea termenelor de predare a documentelor justificative, precum si a documentelor intocmite de terti pe baza acestora.
Corectarea facturilor
Corectarea informatiilor inscrise in facturi sau in alte documente care tin loc de factura se efectueaza astfel:
1. In cazul in care factura nu a fost transmisa catre beneficiar - acesta se anuleaza si se emite o noua factura;
2. Daca factura a fost transmisa beneficiarului:
a. se emite o factura noua care trebuie sa cuprinda:
- informatiile din factura initiala,
- numarul si data facturii corectate,
- valorile cu semnul minus, sau o mentiune din care sa rezulte ca valorile sunt negative
- informatiile si valorile corecte.
- o noua factura ce contine informatiile si valorile corecte, precum si
- o factura cu valorile cu semnul minus sau, dupa caz, cu o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, in care se inscriu numarul si data facturii corectate.
Corectarea autofacturilor
In cazul autofacturilor, daca se constata ca au fost inscrise informatii in mod eronat in respectivele autofacturi, corectarea se poate face astfel:
1. Fie se va emite o noua autofactura sub forma unui singur document care trebuie sa cuprinda:
- informatiile din autofactura initiala,
- numarul si data autofacturii corectate,
- valorile cu semnul minus, precum si
- informatiile si valorile corecte
2. Fie se vor emite doua documente:
- o autofactura continand informatiile si valorile corecte si
- o autofactura cu valorile cu semnul minus in care se inscriu numarul si data autofacturii corectate.
Citeste si: Corectarea erorilor contabile. Procedura si studii de caz utile
Afla TOTUL despre Formularele obligatorii pentru Departamentul de Contabilitate - Modele in format editabil, cu indicatii pentru completare, utilizare in circuit intern, livrare sau arhivare corecta! Click AICI>>
Reconstituirea documentelor
In contabilitate, operatiunile economico-financiare se inregistreaza pe baza documentelor justificative originale.In lipsa documentelor justificative originale se vor utiliza documentele justificative reconstituite.
Etapele procedurii de reconstituire
Reconstituirea documentelor justificative inseamna parcurgerea urmatoarelor etape:
1 . Instiintarea conducatorului. Persoana care constata lipsa documentului intocmeste o instiintare scrisa adresata conducatorului entitatii (administrator, ordonator de credite), in termen de 24 de ore de la constatare.
2 . Procesul-verbal de constatare. Conducatorul entitatii incheie un proces-verbal in termen de cel mult 3 zile lucratoare de la primirea sesizarii.
Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2026 stick USB
Cabinete medicale Fiscalitate aplicata TVA impozite deduceri
Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2026
- NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulDigitalizarea administratiei intra in etapa sanctiunilor: Institutiile publice risca amenzi pentru birocratie citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulVanzare apartament Va rugam sa ne precizati, daca in cazul unui imobil construit pe societate cu subantreprenor care factureaza pe etape de executie pentru care societatea deduce TVA in...citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulCesiune parti sociale Revenind la aceeasi speta, asociatul care pleaca din firma primeste de la cel care ramane si o suma de bani. Tinand cont ca suma pe care o primeste nu este egala cu participarea...citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulCriteriu de risc fiscal ridicat pentru produse energetice Avand in vedere adresa atasata, prin care societatea a fost incadrata in categoria de risc fiscal ridicat a operatorilor economici care desfasoara activitati cu produse energetice...citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulSucursala in Romania. Impozit minim global Sucursala din Romania a unei firme din Germania ce obligatii de declararea are referitor la Pillar 2 in Romania? Mentionez ca sucursala nu are activitate de cel putin 5 ani, avand...citeste mai mult
Portal Codul Fiscal
Acesta trebuie sa cuprinda:
- datele de identificare ale documentelor disparute
- numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentelor
- data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa
Procesul-verbal se semneaza de: conducatorul entitatii, conducatorul compartimentului financiar-contabil (sau persoana imputernicita), persoana responsabila cu pastrarea documentelor si seful ierarhic al acesteia.
Atentie! Daca disparitia documentelor se datoreaza insusi conducatorului entitatii, masurile se iau de ceilalti membri ai consiliului de administratie.
3. Sesizarea organelor penale, daca este cazul. Daca disparitia documentelor poate constitui infractiune, organele de urmarire penala trebuie instiintate imediat.
4. Reconstituirea efectiva. Daca documentul a fost intocmit de entitate intr-un singur exemplar, reconstituirea se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit originalul, cu mentiunea „RECONSTITUIT" in antetul documentului.
Daca documentul disparut a fost emis de o alta entitate, reconstituirea se face de entitatea emitenta, care trimite o copie in termen de cel mult 10 zile lucratoare de la primirea cererii. Documentul reconstituit va purta mentiunea „DUPLICAT", cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.
Intocmirea dosarului de reconstituire
Toate documentele generate in procesul de reconstituire se grupeaza intr-un dosar de reconstituire, care cuprinde obligatoriu:
- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii
- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare, dupa caz
- dispozitia scrisa a conducatorului entitatii pentru reconstituire
- o copie a documentelor reconstituite
Termenele de reconstituire sunt:
- 30 de zile de la constatare – in situatii obisnuite
- 90 de zile de la constatarea incetarii – in caz de forta majora
Ce NU poate fi reconstituit
Exista o limitare importanta: documentele de cheltuieli nenominale – bonuri fiscale, bilete de calatorie nenominale si alte documente similare – pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate NU pot fi reconstituite.
Odata pierdute inainte de inregistrare, cheltuielile respective nu mai au baza documentara si nu pot fi inregistrate contabil.
Sursa foto: Pexels.com
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
