Distrugerea documentelor financiar-contabile: procedura legala si [MODELE] de documente obligatorii

Distrugerea documentelor financiar-contabile: cadru legal

Pentru a te asigura ca distrugerea documentelor financiar-contabile care au perioada de pastrare expirata se realizeaza conform legislatiei in vigoare in Romania, este necesar sa urmezi o procedura bazata pe urmatorul temei legal:

1. Legea contabilitatii nr. 82/1991:

• Art. 23 alin (1) Persoanele prevazute la art. 1 care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.
•  Art. 25. - Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

2. Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile din 05.11.2015 (Parte integranta din Ordinul 2634/2015):

• pct 40. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.
• pct 43. Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar- contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei. 

Procedura de distrugere a documentelor financiar-contabile

Procedura de distrugere a documentelor financiar-contabile al caror termen de pastrare a expirat presupune efectuarea urmatorilor pasi:

• I. Evaluarea documentelor
• II. Constituirea comisiei de distrugere
• III. Intocmirea procesului-verbal
• IV. Decizia de distrugere
• V. Distrugerea efectiva
• VI. Inregistrarea in registre
• VII. Pastrarea procesului-verbal

I. Evaluarea documentelor

Identificati si evaluati toate documentele financiar-contabile a caror perioada legala de pastrare, stabilita conform Art. 23 si Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 si normelor Ordinului 2634/2015, a expirat. Acest lucru implica verificarea datelor documentelor al caror termen de pastrare prevazut in normele aprobate prin ordinul 2634/2015 a expirat.

1. Identificarea documentelor

• Realizati un inventar complet al tuturor documentelor financiar-contabile existente in arhiva companiei.
• Utilizati sistemele de gestiune documentara ale companiei pentru a localiza electronic documentele, daca este posibil.

2. Verificarea perioadei de pastrare -Creati o lista care sa indice clar data limita de pastrare pentru fiecare categorie de documente.

3. Selectia documentelor:

• Selectati din inventarul creat documentele a caror perioada legala de pastrare a expirat.
• Verificati ca nu exista cerinte legale sau controale fiscale in desfasurare care sa necesite pastrarea suplimentara a oricarui document.

4. Documentatia pentru evaluare

Pregatiti o evidenta detaliata a tuturor documentelor selectate pentru distrugere, care sa includa:

• Descrierea documentului (tip, continut)
• Data crearii documentului
• Data expirarii perioadei de pastrare
• Motivul eliminarii (expirarea perioadei de pastrare)

5. Aprobarea initiala - Solicitati o revizuire si aprobare preliminara de la responsabilul cu arhiva si/sau departamentul juridic pentru lista documentelor propuse pentru distrugere, pentru a asigura conformitatea cu toate cerintele legale si politica interna.

6. Intocmirea procesului verbal preliminar - Intocmiti un proces verbal preliminar care sa cuprinda toate informatiile colectate si deciziile luate in etapa de evaluare. Acest proces verbal va fi prezentat comisiei de distrugere pentru revizuire si aprobare finala inainte de a proceda la distrugerea efectiva a documentelor.

Constituirea comisiei de distrugere

Constituiti o comisie pentru supervizarea procesului de distrugere, conform procedurilor interne ale societatii. Comisia trebuie sa fie compusa din membri desemnati oficial prin decizie interna si sa includa reprezentanti ai departamentelor financiar, juridic si IT, daca este cazul.

Intocmirea procesului-verbal

Comisia va intocmi un proces-verbal care sa contina urmatoarele informatii:

• Descrierea detaliata a documentelor destinate distrugerii.
• Motivele pentru care se propune distrugerea (expirarea termenului de pastrare).
• Metoda de distrugere aleasa.
• Data si locatia unde va avea loc distrugerea.

ATENTIE!Acest proces verbal trebuie sa fie pastrat in arhiva permanenta a companiei ca dovada a distrugerii corespunzatoare a documentelor financiar-contabile expirate.

Decizia de distrugere

Comisia va emite o decizie de distrugere bazata pe procesul-verbal intocmit, care va autoriza procedura de distrugere efectiva a documentelor.

Aceasta decizie serveste drept autorizatie oficiala pentru inceperea procedurii de distrugere a documentelor financiar-contabile si asigura ca toate etapele se desfasoara in conformitate cu reglementarile legale si procedurile interne ale companiei.

Distrugerea efectiva

Documentele pot fi distruse fie in mod intern, cu echipamente proprii (de exemplu, prin shredding), fie prin contractarea unui serviciu extern specializat in distrugerea de documente, sau predarea la firme care colecteaza hartie (in functie de gradul de confidentialitate). In cazul utilizarii unui serviciu extern, este recomandat sa se aleaga o entitate certificata pentru distrugerea securizata a documentelor.

Cea mai facila metoda este „shredding” care se refera la procesul de distrugere a documentelor prin taierea acestora in fasii sau particule mici, astfel incat informatiile sa devina irecuperabile. Acesta este o metoda comuna si eficienta de a asigura confidentialitatea datelor continute in documentele fizice, prevenind astfel accesul neautorizat la informatii sensibile sau private.

Procesul de shredding poate fi realizat cu ajutorul unei masini de distrus documente (shredder), care poate taia documentele in fasii verticale, orizontale, sau in particule mult mai mici, in functie de nivelul de securitate dorit. Shredderele sunt clasificate in functie de marimea si forma particulelor rezultate, unele fiind capabile sa reduca documentele la confeti, ceea ce creste gradul de securitate al distrugerii.

Inregistrarea in registre

Dupa finalizarea distrugerii, comisia va inregistra aceasta actiune in Registrul de evidenta al arhivei, indicand detaliile documentelor distruse si confirmarea distrugerii efective.

Pastrarea procesului-verbal

Procesul-verbal de distrugere, decizia de distrugere si orice alte documente relevante trebuie pastrate in arhiva societatii pentru a servi drept dovada a distrugerii conforme cu reglementarile legale.

Citeste si: Casarea mijloacelor fixe. Procedura, documente, monografii si reglementari cheie

Comanda ACUM>> Documente (suplimentare) obligatorii in caz de control - lucrarea contine modele de documente justificative pe care NU le reglementeaza NIMENI si NIMIC! Dar LE CER toti inspectorii fiscali! Click AICI>>

[MODELE] de documente necesare pentru distrugerea documentelor financiar-contabile

Iata modelele de documente necesare a fi intocmite la distrugerea documentelor financiar-contabile expirate

[MODEL] decizie privind constituirea comisiei de distrugere a documentelor financiar-contabile expirate

Societatea [Numele Societatii] S.A.
Adresa: [Adresa completa]
Telefon: [Numar de telefon]
Email: [Adresa de email]
CUI: [Codul Unic de Inregistrare]
Nr. Reg. Com.: [Numarul de inregistrare la Registrul Comertului]

DECIZIE

privind constituirea Comisiei de Distrugere a Documentelor Financiar-Contabile Expirate
Nr. __/ Data __________

Director General, [Numele si prenumele], In baza prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991, modificata si completata, si a Normelor generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul 2634/2015,
Tinand cont de necesitatea asigurarii conformitatii cu reglementarile in vigoare privind pastrarea si distrugerea documentelor financiar-contabile, precum si de expirarea termenului legal de pastrare pentru anumite documente din arhiva Societatii X S.A.,S.R.L.

DECIDE:

Articolul 1 - Se constituie Comisia de distrugere a documentelor financiar-contabile, cu urmatoarea componenta:
1.Presedinte: [Nume Prenume], Director Financiar
2.Membru: [Nume Prenume], Sef Departament Juridic
3.Membru: [Nume Prenume], Responsabil IT
4.Membru: [Nume Prenume], Reprezentant al Departamentului de Resurse Umane
5.Membru: [Nume Prenume], Reprezentant al Departamentului ________________

Articolul 2 - Comisia are urmatoarele atributii:

• Evaluarea si selectia documentelor financiar-contabile ale caror termene de pastrare au expirat;
• Supravegherea procesului de distrugere a documentelor;
• Intocmirea proceselor-verbale necesare care sa ateste distrugerea documentelor conform reglementarilor legale;
• Inregistrarea in Registrul de evidenta al arhivei a documentelor distruse.

Articolul 3 - Comisia de distrugere a documentelor financiar-contabile va incepe activitatea la data de [data inceperii] si va incheia procedurile pana la data de [data finalizarii prevazute].

Articolul 4 - Prezenta decizie intra in vigoare la data semnarii.

Articolul 5 - Dupa finalizarea misiunii, comisia va prezenta un raport detaliat activitatilor efectuate, inclusiv copii ale proceselor-verbale intocmite, care vor fi pastrate in arhiva permanenta a societatii.

Articolul 6 - Decizia va fi comunicata tuturor membrilor comisiei si departamentelor implicate.

Intocmit si semnat, [Numele si prenumele], Director General
[Semnatura]

 

[MODEL] proces verbal pentru distrugerea documentelor financiar-contabile care au perioada de pastrare expirata

Societatea [Numele Societatii] S.A.
Adresa: [Adresa completa]
Telefon: [Numar de telefon]
Email: [Adresa de email]
CUI: [Codul Unic de Inregistrare]
Nr. Reg. Com.: [Numarul de inregistrare la Registrul Comertului]

PROCES VERBAL
privind distrugerea documentelor financiar-contabile expirate

Nr. __/ Data __________

In ziua de [data], la sediul [adresa completa a sediului societatii], s-a intrunit Comisia de distrugere a documentelor financiar-contabile, constituita prin Decizia nr. [numarul deciziei] din [data deciziei], emisa de [numele directorului general].

Componenta comisiei:
1.[Nume Prenume] – Presedinte
2.[Nume Prenume] – Membru
3.[Nume Prenume] – Membru
4.[Nume Prenume] – Membru
5.[Nume Prenume] – Membru

Obiectul sedintei: Evaluarea si distrugerea documentelor financiar-contabile ale caror termene de pastrare au expirat.

Lista documentelor propuse pentru distrugere: (Atasati aici o lista completa a documentelor, incluzand tipul documentului, data crearii si data expirarii perioadei de pastrare)

Motivatia distrugerii: Toate documentele enumerate mai sus au depasit termenul legal de pastrare conform Art. 23 si Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 si normelor Ordinului 2634/2015.

Metoda de distrugere: Documentele vor fi distruse prin [metoda aleasa, de exemplu, tocare, predare la firme specializate de colectare hartie, etc.], in conformitate cu standardele de securitate si protectie a datelor aplicabile.

Locatia si data distrugerii: Distrugerea va avea loc la [locul specificat], in data de [data distrugerii].

Procesul de distrugere: Descrieti aici procesul specific de distrugere, inclusiv masurile de siguranta luate pentru a preveni recuperarea oricarei informatii din documentele distruse.

Concluzii: Toate documentele enumerate au fost revizuite si confirmate pentru distrugere. Distrugerea se va efectua in prezenta tuturor membrilor comisiei pentru a asigura integritatea procesului.

Inregistrarea in registru: Confirmam ca scaderea documentelor din Registru de evidenta a arhivei va fi inregistrata imediat dupa finalizarea procesului de distrugere.

Incheiat astazi, [data], la [locul incheierii procesului verbal].
Semnaturi:
[Nume Prenume], Presedinte
[Nume Prenume], Membru
[Nume Prenume], Membru
[Nume Prenume], Membru
[Nume Prenume], Membru

[MODEL] Decizie de distrugere a documentelor financiar-contabile expirate, bazat pe procesul-verbal intocmit de comisie

Societatea [Numele Societatii] S.A.
Adresa: [Adresa completa]
Telefon: [Numar de telefon]
Email: [Adresa de email]
CUI: [Codul Unic de Inregistrare]
Nr. Reg. Com.: [Numarul de inregistrare la Registrul Comertului]

DECIZIE DE DISTRUGERE

Nr. __/ Data __________

Presedinte al comisiei de distrugere, [Numele si prenumele], in baza procesului verbal intocmit in data de [data procesului verbal] si in conformitate cu prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1991, a Normelor generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile din Ordinul 2634/2015,

CONSTAT:
-Documentele financiar-contabile enumerate in procesul verbal mentionat au perioada de pastrare expirata si nu mai sunt necesare pentru activitatea sau obligatiile legale ale societatii;
-Metoda de distrugere a fost evaluata si considerata adecvata pentru a asigura distrugerea completa si ireversibila a documentelor.

DECID:

Articolul 1 - Se aproba distrugerea documentelor financiar-contabile specificate in procesul verbal din [data procesului verbal], utilizand metoda [metoda de distrugere] in locatia [locul de distrugere].
Articolul 2 - Procesul de distrugere va fi supervizat de membrii Comisiei de distrugere a documentelor si va avea loc la data de [data distrugerii].
Articolul 3 - Dupa finalizarea procesului de distrugere, se va intocmi un nou proces verbal care sa confirme distrugerea efectiva a documentelor si sa ateste ca niciun document nu a ramas nedistrus sau recuperabil.
Articolul 4 - Procesul verbal final de distrugere va fi pastrat in arhiva permanenta a societatii, alaturi de aceasta decizie si de procesul verbal initial.
Articolul 5 - Prezenta decizie intra in vigoare la data semnarii si va fi comunicata tuturor membrilor comisiei si departamentelor relevante din societate.
Intocmit si semnat, [Numele si prenumele], Presedinte al comisiei de distrugere
[Semnatura]

[MODEL] Proces verbal pentru distrugerea documentelor financiar-contabile expirate prin metoda shredding

Societatea [Numele Societatii] S.A.
Adresa: [Adresa completa]
Telefon: [Numar de telefon]
Email: [Adresa de email]
CUI: [Codul Unic de Inregistrare]
Nr. Reg. Com.: [Numarul de inregistrare la Registrul Comertului]


PROCES VERBAL
privind distrugerea prin shredding a documentelor financiar-contabile expirate

Nr. __/ Data __________

In ziua de [data], la sediul [adresa completa a sediului societatii], s-a intrunit Comisia de distrugere a documentelor financiar-contabile, constituita prin Decizia nr. [numarul deciziei] din [data deciziei], emisa de [numele directorului general].

Componenta comisiei:
1.[Nume Prenume] – Presedinte
2.[Nume Prenume] – Membru
3.[Nume Prenume] – Membru
4.[Nume Prenume] – Membru
5.[Nume Prenume] – Membru

Obiectul sedintei: Evaluarea si distrugerea prin metoda shredding a documentelor financiar-contabile ale caror termene de pastrare au expirat.

Lista documentelor propuse pentru distrugere: (Atasati aici o lista completa a documentelor, incluzand tipul documentului, data crearii si data expirarii perioadei de pastrare)

Motivatia distrugerii: Toate documentele enumerate mai sus au depasit termenul legal de pastrare conform Art. 23 si Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 si normelor Ordinului 2634/2015.

Metoda de distrugere: Documentele au fost distruse prin shredding, asigurand distrugerea completa si ireversibila a informatiilor. Shredding-ul s-a realizat folosind un echipament de distrus documente capabil sa taie documentele in particule mici, conform standardelor de securitate impuse de legislatia in vigoare.

Locatia si data distrugerii: Distrugerea a avut loc in incinta [locul specificat], utilizand echipamentul de shredding proprietatea societatii / inchiriat, in data de [data distrugerii].

Procesul de distrugere: In ziua stabilita pentru distrugere, membrii comisiei de distrugere a documentelor financiar-contabile s-au adunat la sediul companiei unde a fost pregatit echipamentul de shredding. Procesul a decurs dupa cum urmeaza:

• Documentele selectate pentru distrugere au fost transportate la locatia de distrugere;
• Echipamentul de distrus documente, un shredder industrial cu capacitatea de a taia hartia in particule de dimensiuni de 2x15 mm, a fost verificat pentru functionalitate inainte de inceperea procesului;
• Documentele au fost introduse treptat in shredder, avand grija ca acesta sa fie operat conform instructiunilor producatorului;
• Membrii comisiei au supervizat constant alimentarea shredderului pentru a preveni supraincarcarea si blocarea acestuia;
• Procesul de shredding a fost monitorizat continuu pentru a garanta ca toate documentele sunt complet si corect distruse.
• Echipamentul a fost oprit periodic pentru a elimina eventualele resturi care puteau impiedica functionarea eficienta a acestuia;
• Dupa finalizarea shredding-ului tuturor documentelor, comisia a inspectat reziduurile pentru a confirma ca acestea sunt reduse la dimensiuni care nu permit reconstituirea sau recuperarea informatiilor;
• Resturile rezultate din shredding au fost colectate in saci, care ulterior au fost predate la firme de colectare hartie;
• Dupa completarea distrugerii, echipamentul de shredding a fost curatat si verificat pentru a asigura ca nu exista documente sau fragmente ramase in masina;
• Locatia de distrugere a fost, de asemenea, curatata pentru a elimina orice urma de documente distruse.
• In final, membrii comisiei au semnat procesul verbal care confirma distrugerea documentelor si au inregistrat aceasta in Registrul de evidenta a arhivei.

Concluzii: Dupa finalizarea procesului de shredding, comisia confirma ca toate documentele listate au fost distruse complet si ca informatiile continute nu mai pot fi recuperate.

Inregistrarea in registru: Confirmam ca scaderea documentelor din Registru de evidenta a arhivei a fost inregistrata, documentand in mod explicit ca documentele au fost distruse prin shredding.

Incheiat astazi, [data], la [locul incheierii procesului verbal].
Semnaturi:
[Nume Prenume], Presedinte
[Nume Prenume], Membru
[Nume Prenume], Membru
[Nume Prenume], Membru
[Nume Prenume], Membru

Sursa foto: Pexels.com