Sunt de acord cu politica de cookie
Fiscalitatea.ro cauta meniu

Protectia datelor in cazul angajatilor

31-Oct-2019
706

Desi a intrat in vigoare de mai bine de un an si jumatate, Regulamentul General pentru Protectia Datelor a inceput sa isi arate efectele abia recent, odata cu primele amenzi date de Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal. Iar cuantumul lor nu a fost deloc neglijabil. Marimea companiilor si cauzele care au dus la sanctionarea lor variaza puternic, dar exista un numitor comun: erorile comise. Si, in unele cazuri, ar parea ca acestea au fost minore, precum afisarea listei oaspetilor pentru un mic dejun. Bineinteles, exista si reversal medaliei, precum o alta situatie unde s-au facut mii de prelucrari, in cazul unei mari banci din Romania.

Am putea spune ca pregatirea pentru GDPR este complexa si ar trebui facuta ca la carte doar de marile companii sau de cele care prelucreaza volume mari de date personale. Partial adevarat, in sensul ca vorbim de un grad mai mare de complexitate. Insa adevarul este ca orice firma care are angajati prelucreaza date personale, in unele cazuri chiar date sensibile, ceea ce subliniaza inca o data importanta masurilor obligatorii de prevedere pe care atat compania, cat si contabilii sau departamentul de HR trebuie sa se asigure ca sunt respectate.

Sa luam un caz simplu, precum un stat de plata. Un document aparent banal. Nu e deloc adevarat, asa cum vom vedea mai departe. Un stat de plata contine numeroase detalii, intre care si date personale care intra in categoria datelor speciale, pentru care se aplica un regim special. Regulamentul 679/2016 prevede foarte clar conditiile de prelucrare si protejare a acestor date, precum si conditiile de pastrare a evidentei lor si a evidentei prelucrarii lor.

Care sunt informatiile continute de un stat de plata? Numele companiei, numele formularului, luna si anul pentru care a fost realizat, numele salariatului respectiv, venitul sau brut, contributia sa individuala la sistemul de asigurari sociale, la bugetul asigurarilor pentru somaj, la sistemul asigurarilor sociale de sanatate, cheltuielile profesionale, venitul net, deducerea personala de baza si alte deduceri personale, venitul baza de calcul, impozitul care a fost calculat si retinut, salariul sau net si semnatura responsabilului care a intocmit documentul. Asa cum se poate vedea, numeroase informatii au un caracter sensibil.

Problema devine si mai complexa avand in vedere ca un stat de plata implica activitatea mai multor departamente si persoane, in functie de marimea companiei. In cazul firmelor mici, poate fi vorba de o singura persoana, de contabil. De multe ori, aceasta activitate este externalizata, ceea ce complica si mai mult lucrurile, fiind nevoie de o serie de documente suplimentare, cuprinse in data policy agreement, acordul dintre operator si procesator, care stipuleaza conditiile prelucrarii datelor personale, stocarii si asigurarii securitatii acestora. In cazul unor firme mai mari, in elaborarea unui stat de plata pot fi implicate departamentul financiar-contabil, departamentul de resurse umane, persoanele acreditate pentru exercitarea controlului financiar preventiv, si, in anumite situatii, casieriile sau cei care se ocupa de arhivare. Asa cum stiati, companiile sunt obligate sa pastreze statele de salarii pe o perioada de 50 de ani.

Toate acestea pot fi situatii care sa genereze incidente de prelucrare a datelor cu caracter personal, sau de interceptare a datelor, necesitand nu doar masuri suplimentare de securitate, dar si intocmirea, respectarea si actualizarea procedurilor de lucru cu fluxul de date personale. Este foarte util un instructaj periodic si o reamintire a normelor, procedurilor si inventarului de masuri de siguranta pentru datele personale, la care se pot adauga si exercitii de reactie in cazul unei brese de securitate sau potentiale incalcari a regulamentului. Toate acestea trebuie facute nu pentru a complica viata antreprenorilor, membrilor departamentelor financiar-contabile sau de resurse umane, ci pentru a asigura in primul rand protectia datelor angajatilor si in al doilea rand pentru a feri compania de situatia potential dezastruoasa a unei amenzi ce poate ajunge pana la 4% din cifra de afaceri.

Sursa foto: Shutterstock

 
Ti-a placut acest articol?
Da Like, Printeaza sau trimite pe Email!
Votati articolul "Protectia datelor in cazul angajatilor":
Rating:

Nota: 5 din 2 voturi
Codul Fiscal 2020. MODIFICARI importante privind TVA, Impozitul pe Profit si Salarizarea

Atentie contabili!

Codul Fiscal s-a modificat in 2020!‚Äč

Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti
Codul Fiscal 2020. MODIFICARI importante privind TVA, Impozitul pe Profit si Salarizarea


Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentului UE 679/2016



x

Trimite opinia ta comunitatii Fiscalitatea.ro



Pentru a activa formularul, trebuie sa raspundeti corect la intrebare!




Subiectele saptamanii

  • Este OFICIAL - Ordinul nr. 147/2020. NOUL model de Formular 230
    • UPDATE 27.01.2020 ANAF a publicat noul model al Formularului 230 - ca urmare a faptului ca, in Monitorul Oficial nr. 44, partea I, din 22 ianuarie 2020, a fost publicat Ordinul nr. 147/2020 pentru aprobarea Procedurii privind stabilirea sumei reprezentand pana la 3,5% din impozitul anual datorat pentru sustinerea entitatilor nonprofit care se infiinteaza si functioneaza in conditiile legii si a unitatilor de cult, precum si pentru acordarea de burse private, conform legii,...» citeste mai departe aici

  • Declaratia 112 - versiunea actualizata 2020
    • UPDATE ianuarie 2020. ANAF a actualizat, in data de 16 ianuarie, PDF-ul inteligent necesar pentru generarea Declaratiei 112 - declaratia privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate - potrivit Ordinului comun din 01.10.2019 nr. 3063/1376/1430/2019, valabil din 1.07.2019. Cele mai recente modificari ale Declaratiei 112: - corectie de calcul pentru baza contributii CAS si CASS in sectiunea A asigurat (part-time);...» citeste mai departe aici

  • Ordinul 139/2020: ANAF a modificat Declaratia Unica
    • UPDATE, 27 ianuarie 2020 In Monitorul Oficial, partea I, nr. 47, din 23.01.2020, a fost publicat Ordinul 139/2020 pentru aprobarea modelului, continutului, modalitatii de depunere si de gestionare a Declaratiei Unice privind impozitul pe venit si contributiile sociale datorate de persoanele fizice. ORDINUL 139/2020 a intrat in vigoare in data de 23 ianuarie 2020. ANAF publicase , joi – 9 ianuarie 2020, un proiect de Ordin al Presedintelui Agentiei Nationale de Administrare...» citeste mai departe aici

  • Firma de contabilitate: Obligatii privind Legea 129/2019
    • Legat de legea 129/2019, un expert contabil, administrator si asociat al unei societati de contabilitate, care are si angajati, are obligatia desemnarii unei persoane cu responsabilitati in aplicarea legii? La aceasta intrebare veti gasi raspuns in cele ce urmeaza. Analiza este realizata de consultantul fiscal Ionut Jinga. Raspunsul specialistului Potrivit art 5 din Legea 129/2019: "(1) Intra sub incidenta prezentei legi urmatoarele entitati raportoare: a) institutiile de credit persoane...» citeste mai departe aici

  • Ministrul Finantelor va cere acordul CSAT pentru incredintarea directa a informatizarii Fiscului
    • Ministrul Finantelor Publice, Florin Citu, a anuntat ca va cere acordul Consiliului Suprem de Aparare a Tarii (CSAT) pentru a incredinta in mod direct, unei companii, proiectul privind informatizarea Agentiei Nationale de Administrare Fiscala (ANAF). Acesta sustine ca, astfel, procesul ar putea fi gata in martie-aprilie. "In ultimii doi ani, statul a fortat companiile private sa cumpere case de marcat sofisticate si softuri, dar ANAF nu est gata, nici macar nu a inceput licitatia pentru softul...» citeste mai departe aici

  • Loteria bonurilor fiscale: MFP a stabilit fondul anual de premiere pentru 2020 (proiect de Ordin)
    • Ministerul Finantelor Publice a publicat pe data de 23 ianuarie proiectul de Ordin cu privire la stabilirea fondului anual de premiere pentru Loteria bonurilor fiscale, repartizarea acestuia pentru extragerile lunare aferente anului 2020, precum si pentru organizarea unor extrageri ocazionale ale Loteriei bonurilor fiscale. Prin proiectul de ordin se stabileste fondul anual de premiere pentru extragerile Loteriei bonurilor fiscale, aferente anului 2020, la nivelul sumei de 14.000.000 lei si...» citeste mai departe aici

© 2007 - 2020 RENTROP & STRATON. All rights reserved.

Atentie contabili!

Codul Fiscal s-a modificat in 2020!

Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti

Codul Fiscal 2020. MODIFICARI importante privind TVA, Impozitul pe Profit si Salarizarea

Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016