Sunt de acord cu politica de cookie
Copierea de continut din prezentul site este supusa regulilor precizate in Termeni si conditii! Click aici.
Prin utilizarea siteului sunteti de acord, in mod implicit cu Termenii si conditiile! Orice abatere de la acestea constituie incalcarea dreptului nostru de autor si va angajeaza raspunderea!
X

Protectia datelor in cazul angajatilor

31-Oct-2019
1190

Desi a intrat in vigoare de mai bine de un an si jumatate, Regulamentul General pentru Protectia Datelor a inceput sa isi arate efectele abia recent, odata cu primele amenzi date de Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal. Iar cuantumul lor nu a fost deloc neglijabil. Marimea companiilor si cauzele care au dus la sanctionarea lor variaza puternic, dar exista un numitor comun: erorile comise. Si, in unele cazuri, ar parea ca acestea au fost minore, precum afisarea listei oaspetilor pentru un mic dejun. Bineinteles, exista si reversal medaliei, precum o alta situatie unde s-au facut mii de prelucrari, in cazul unei mari banci din Romania.

Am putea spune ca pregatirea pentru GDPR este complexa si ar trebui facuta ca la carte doar de marile companii sau de cele care prelucreaza volume mari de date personale. Partial adevarat, in sensul ca vorbim de un grad mai mare de complexitate. Insa adevarul este ca orice firma care are angajati prelucreaza date personale, in unele cazuri chiar date sensibile, ceea ce subliniaza inca o data importanta masurilor obligatorii de prevedere pe care atat compania, cat si contabilii sau departamentul de HR trebuie sa se asigure ca sunt respectate.

Sa luam un caz simplu, precum un stat de plata. Un document aparent banal. Nu e deloc adevarat, asa cum vom vedea mai departe. Un stat de plata contine numeroase detalii, intre care si date personale care intra in categoria datelor speciale, pentru care se aplica un regim special. Regulamentul 679/2016 prevede foarte clar conditiile de prelucrare si protejare a acestor date, precum si conditiile de pastrare a evidentei lor si a evidentei prelucrarii lor.

Care sunt informatiile continute de un stat de plata? Numele companiei, numele formularului, luna si anul pentru care a fost realizat, numele salariatului respectiv, venitul sau brut, contributia sa individuala la sistemul de asigurari sociale, la bugetul asigurarilor pentru somaj, la sistemul asigurarilor sociale de sanatate, cheltuielile profesionale, venitul net, deducerea personala de baza si alte deduceri personale, venitul baza de calcul, impozitul care a fost calculat si retinut, salariul sau net si semnatura responsabilului care a intocmit documentul. Asa cum se poate vedea, numeroase informatii au un caracter sensibil.

Problema devine si mai complexa avand in vedere ca un stat de plata implica activitatea mai multor departamente si persoane, in functie de marimea companiei. In cazul firmelor mici, poate fi vorba de o singura persoana, de contabil. De multe ori, aceasta activitate este externalizata, ceea ce complica si mai mult lucrurile, fiind nevoie de o serie de documente suplimentare, cuprinse in data policy agreement, acordul dintre operator si procesator, care stipuleaza conditiile prelucrarii datelor personale, stocarii si asigurarii securitatii acestora. In cazul unor firme mai mari, in elaborarea unui stat de plata pot fi implicate departamentul financiar-contabil, departamentul de resurse umane, persoanele acreditate pentru exercitarea controlului financiar preventiv, si, in anumite situatii, casieriile sau cei care se ocupa de arhivare. Asa cum stiati, companiile sunt obligate sa pastreze statele de salarii pe o perioada de 50 de ani.

Toate acestea pot fi situatii care sa genereze incidente de prelucrare a datelor cu caracter personal, sau de interceptare a datelor, necesitand nu doar masuri suplimentare de securitate, dar si intocmirea, respectarea si actualizarea procedurilor de lucru cu fluxul de date personale. Este foarte util un instructaj periodic si o reamintire a normelor, procedurilor si inventarului de masuri de siguranta pentru datele personale, la care se pot adauga si exercitii de reactie in cazul unei brese de securitate sau potentiale incalcari a regulamentului. Toate acestea trebuie facute nu pentru a complica viata antreprenorilor, membrilor departamentelor financiar-contabile sau de resurse umane, ci pentru a asigura in primul rand protectia datelor angajatilor si in al doilea rand pentru a feri compania de situatia potential dezastruoasa a unei amenzi ce poate ajunge pana la 4% din cifra de afaceri.

Sursa foto: Shutterstock

 
Ti-a placut acest articol?
Da Like, Printeaza sau trimite pe Email!
Votati articolul "Protectia datelor in cazul angajatilor":
Rating:

Nota: 5 din 2 voturi
Legea pentru Spalarea banilor - Noutati 2021

Atentie contabili!

Legea privind combaterea Spalarii banilor a fost modificata!

Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti
Legea pentru Spalarea banilor - Noutati 2021


Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentului UE 679/2016



x

Trimite opinia ta comunitatii Fiscalitatea.ro



Pentru a activa formularul, trebuie sa raspundeti corect la intrebare!



Sfaturi de la experti



Subiectele saptamanii

  • Declaratia beneficiarului real va fi amanata pana la 1 octombrie
    • In sedinta de coalitie de ieri s-a decis ca declaratia de beneficiar sa fie amanata pana la 1 octombrie, a scris ministrul economiei, Claudiu Nasui, pe pagina oficiala de Facebook. „Pana atunci vom incerca sa convingem coalitia sa revenim la sistemul din Austria. Adica sistemul care s-a aplicat si anul trecut in Romania, prin legea 108/2020, care nu chinuie sute de mii de firme cu o birocratie inutila. Declaratia de beneficiar real este o declaratie de aproximativ 10 foi prin care statul...» citeste mai departe aici

  • Contracte de comodat. Regimul fiscal al cheltuielilor
    • Va rog sa ma ajutati in tratamentul contabil si fiscal al urmatoarei spete: Administratorul societatii detine un contract de comodat pentru un mijloc de transport proriu pe care il foloseste la transportarea marfurilor pentru societatea pe care o detine. Pentru a descarca mai usor sacii cu marfa a facut niste modificari la mijlocul de transport in valoare de aproximativ 15.000lei care au fost facturate pe societate. Cheltuiala respectiva se considera deductibila daca avem contractul de comodat...» citeste mai departe aici

  • Finantele propun anularea unor obligatii accesorii in completarea facilitatilor fiscale adoptate prin OUG 69/2020
    • Ministerul Finantelor a publicat recent un nou Proiect OUG pentru modificarea si completarea Legii nr.207/2015 privind Codul de procedura fiscala, precum si pentru anularea unor obligatii accesorii. Conform notei de fundamantare, anularea unor obligatii accesorii in completarea facilitatilor fiscale adoptate prin Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 69/2020 pentru modificarea si completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, precum si pentru instituirea unor masuri fiscale, cu...» citeste mai departe aici

  • Legea 123/2021, noi modificari privind raportarea angajamentelor transfrontaliere. Contribuabili exonerati de la aceasta obligatie
    • Legea nr. 123/2021 privind aprobarea Ordonantei Guvernului nr. 5/2020 pentru modificarea si completarea Legii nr. 207/2015 privind Codul de procedura fiscala a fost publicata in Monitorul Oficial, Partea I nr. 476 din 07 mai 2021. Conform actului normativ, in cazul in care exista mai multi intermediari, obligatia de raportare a informatiilor cu privire la aranjamentul transfrontalier care face obiectul raportarii revine tuturor intermediarilor implicati in acelasi aranjament transfrontalier care...» citeste mai departe aici

  • Reminder ANAF! 25 mai -termen limita pentru depunerea a zece declaratii fiscale -
    • Administratia Judeteana a Finantelor Publice Teleorman informeaza contribuabilii ca 25 mai 2021 este termenul limita de depunere a urmatoarelor documente: - formularul 100 "Declaratie privind obligatiile de plata la bugetul de stat"; CATEGORIILE DE CONTRIBUABILI - lunar - contribuabilii care au urmatoarele obligatii de plata la bugetul de stat: - impozit pe venitul persoanelor fizice: impozit pe veniturile din dividende distribuite persoanelor fizice, impozit pe veniturile din dobanzi, impozit...» citeste mai departe aici

  • Interactiunea firmelor si a persoanelor fizice autorizate cu ANAF ar putea sa se faca exclusiv on-line. Ce beneficii au contribuabilii?
    • Ministerul Finantelor a elaborat un proiect de act normativ prin care propune o serie de masuri necesare pentru protejarea sanatatii cetatenilor, pentru evitarea blocajelor in activitatea organelor fiscale centrale si pentru aplicarea unui tratament unitar debitorilor care au facut obiectul unei inspectii fiscale sau verificarii situatiei fiscale personale, astfel incat acestia sa nu fie dezavantajati fata de ceilalti contribuabili care se afla in situatii similare. "Am publicat acest proiect...» citeste mai departe aici

© 2007 - 2021 RENTROP & STRATON. All rights reserved.

Atentie contabili!

Legea privind combaterea Spalarii banilor a fost modificata!

Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti

Legea pentru Spalarea banilor - Noutati 2021

Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016