Sunt de acord cu politica de cookie
Fiscalitatea.ro cauta meniu

Protectia datelor in cazul angajatilor

31-Oct-2019
545

Desi a intrat in vigoare de mai bine de un an si jumatate, Regulamentul General pentru Protectia Datelor a inceput sa isi arate efectele abia recent, odata cu primele amenzi date de Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal. Iar cuantumul lor nu a fost deloc neglijabil. Marimea companiilor si cauzele care au dus la sanctionarea lor variaza puternic, dar exista un numitor comun: erorile comise. Si, in unele cazuri, ar parea ca acestea au fost minore, precum afisarea listei oaspetilor pentru un mic dejun. Bineinteles, exista si reversal medaliei, precum o alta situatie unde s-au facut mii de prelucrari, in cazul unei mari banci din Romania.

Am putea spune ca pregatirea pentru GDPR este complexa si ar trebui facuta ca la carte doar de marile companii sau de cele care prelucreaza volume mari de date personale. Partial adevarat, in sensul ca vorbim de un grad mai mare de complexitate. Insa adevarul este ca orice firma care are angajati prelucreaza date personale, in unele cazuri chiar date sensibile, ceea ce subliniaza inca o data importanta masurilor obligatorii de prevedere pe care atat compania, cat si contabilii sau departamentul de HR trebuie sa se asigure ca sunt respectate.

Sa luam un caz simplu, precum un stat de plata. Un document aparent banal. Nu e deloc adevarat, asa cum vom vedea mai departe. Un stat de plata contine numeroase detalii, intre care si date personale care intra in categoria datelor speciale, pentru care se aplica un regim special. Regulamentul 679/2016 prevede foarte clar conditiile de prelucrare si protejare a acestor date, precum si conditiile de pastrare a evidentei lor si a evidentei prelucrarii lor.

Care sunt informatiile continute de un stat de plata? Numele companiei, numele formularului, luna si anul pentru care a fost realizat, numele salariatului respectiv, venitul sau brut, contributia sa individuala la sistemul de asigurari sociale, la bugetul asigurarilor pentru somaj, la sistemul asigurarilor sociale de sanatate, cheltuielile profesionale, venitul net, deducerea personala de baza si alte deduceri personale, venitul baza de calcul, impozitul care a fost calculat si retinut, salariul sau net si semnatura responsabilului care a intocmit documentul. Asa cum se poate vedea, numeroase informatii au un caracter sensibil.

Problema devine si mai complexa avand in vedere ca un stat de plata implica activitatea mai multor departamente si persoane, in functie de marimea companiei. In cazul firmelor mici, poate fi vorba de o singura persoana, de contabil. De multe ori, aceasta activitate este externalizata, ceea ce complica si mai mult lucrurile, fiind nevoie de o serie de documente suplimentare, cuprinse in data policy agreement, acordul dintre operator si procesator, care stipuleaza conditiile prelucrarii datelor personale, stocarii si asigurarii securitatii acestora. In cazul unor firme mai mari, in elaborarea unui stat de plata pot fi implicate departamentul financiar-contabil, departamentul de resurse umane, persoanele acreditate pentru exercitarea controlului financiar preventiv, si, in anumite situatii, casieriile sau cei care se ocupa de arhivare. Asa cum stiati, companiile sunt obligate sa pastreze statele de salarii pe o perioada de 50 de ani.

Toate acestea pot fi situatii care sa genereze incidente de prelucrare a datelor cu caracter personal, sau de interceptare a datelor, necesitand nu doar masuri suplimentare de securitate, dar si intocmirea, respectarea si actualizarea procedurilor de lucru cu fluxul de date personale. Este foarte util un instructaj periodic si o reamintire a normelor, procedurilor si inventarului de masuri de siguranta pentru datele personale, la care se pot adauga si exercitii de reactie in cazul unei brese de securitate sau potentiale incalcari a regulamentului. Toate acestea trebuie facute nu pentru a complica viata antreprenorilor, membrilor departamentelor financiar-contabile sau de resurse umane, ci pentru a asigura in primul rand protectia datelor angajatilor si in al doilea rand pentru a feri compania de situatia potential dezastruoasa a unei amenzi ce poate ajunge pana la 4% din cifra de afaceri.

Sursa foto: Shutterstock

 
Ti-a placut acest articol?
Da Like, Printeaza sau trimite pe Email!
Votati articolul "Protectia datelor in cazul angajatilor":
Rating:

Nota: 5 din 2 voturi
Codul Fiscal 2019 - MODIFICARI la DEDUCERILE pentru autoturisme

Atentie contabili!

Autoturisme pe firma - deducerea cheltuielilor in 2019​
Cititi si respectati modificarile din Codul Fiscall

Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti
Codul Fiscal 2019 - MODIFICARI la DEDUCERILE pentru autoturisme


Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentului UE 679/2016



x

Trimite opinia ta comunitatii Fiscalitatea.ro



Pentru a activa formularul, trebuie sa raspundeti corect la intrebare!




Subiectele saptamanii

  • Legea nr.214/2019 - Alocatiile copiilor se vor majora anual
    • UPDATE 18 noiembrie Legea nr. 214/2019, pentru completarea art. 3 din Legea nr. 61/1993 privind alocatia de stat pentru copii, a fost publicata in Monitorul Oficial nr. 924 din 15 noiembrie 2019. Propunerea legislativa pentru completarea alin.(1) al art.3 din Legea nr.61/1993 privind alocatia de stat pentru copii a devenit LEGE in data de 14 noiembrie: Legea nr. 214/2019. Propunere legislativa pentru completarea alin.(1) al art.3 din Legea nr.61/1993 privind alocatia de stat pentru copii a fost...» citeste mai departe aici

  • Loteria bonurilor fiscale, noiembrie 2019: Pana la 1 milion de lei pentru un bon de 86 de lei
    • Cine a facut cumparaturi in data de 20 octombrie este cu un pas mai aproape de castigarea a pana la 1 milion de lei la Loteria bonurilor fiscale din luna noiembrie. Duminica, 17 noiembrie, a avut loc extragerea Loteriei bonurilor fiscale la care au participat toate bonurile din luna octombrie. Castigatoare insa sunt doar cele in valoare de 86 de lei, emise in data de 20 octombrie. Fondul de premiere este de un milion de lei, suma din care vor fi acordate cel mult 100 de premii. Aceasta este...» citeste mai departe aici

  • Recalcularea pensiilor, pe ordinea de zi a ministrului Muncii
    • Ministrul Muncii si Protectiei Sociale a discutat cu directorii executivi ai caselor teritoriale de pensii despre situatia dosarelor de recalculare a pensiilor care sunt intarziate, dar si posibilele solutii. Potrivit statisticii Casei Nationale de Pensii Publice, in luna septembrie, 45.252 de dosare de recalculare a pensiilor erau intarziate. Dintre acestea, unele ajungeau si pana la 6 luni de intarziere, media intarzierilor fiind intre 1 si 3 luni. Ministrul Muncii si Protectiei Sociale,...» citeste mai departe aici

  • Modificarea Legii RCA, la un pas de adoptare tacita in Senat
    • Persoanele care beneficiaza de despagubiri directe de la societatile de asigurare vor fi obligate ca in termen de maximum 45 de zile de la data reparatiei intr-o unitate autorizata sa prezinte societatii de asigurari decontul lucrarilor. In caz contrar, vor fi obligate sa returneze integral suma de bani primita cu titlu de decontare directa. Proiectul de lege este la un pas de a fi adoptat tacit de Senat. Noi modificari aduse Legii RCA sunt la un pas de a fi adoptate tacit de Senat, daca...» citeste mai departe aici

  • Subventii pentru active. Tratament contabil
    • "O societate a primit ajutor de minimis nerambursabil pentru achizitia unui mijloc fix in valoare de 109143 lei amortizabil in 8 ani. Perioada de implementare a proiectului este de 3 ani. Va rog sa-mi transmiteti in acest caz, care este venitul amanat care se vireaza la venituri pe masura recunoasterii cheltuielilor cu amortizarea?" - la aceasta intrebare vor raspunde specialistii nostri in cele ce urmeaza. Tratamentul contabil al subventiilor este prevazut de reglementarile contabile in...» citeste mai departe aici

  • Asistenta tehnica aferenta bunurilor livrate. Tratament fiscal
    • In studiul de caz propus astazi vorbim despre o societate platitoare de TVA produce structuri metalice pentru constructii de case pe care le livreaza in tara si strainatate. Pentru o structura livrata in Germania se trimit 3 muncitori care sa asiste la montarea structurii la client, acestuia facturandu-i-se separat structura (livrare intracomunitara) si separat asistenta montaj (prestare servicii). Care este regimul facturii de asistenta montaj si ce implicatii fiscale sunt?...» citeste mai departe aici

© 2007 - 2019 RENTROP & STRATON. All rights reserved.

Atentie contabili!

Autoturisme pe firma - deducerea cheltuielilor in 2019​
Cititi si respectati modificarile din Codul Fiscal

Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti
Codul Fiscal 2019 - MODIFICARI la DEDUCERILE pentru autoturisme

Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016