Ce se intampla cu stocul de marfa la inchiderea unei societati. Studii de caz utile

La inchiderea unei societati comerciale, gestionarea stocului de marfa devine un aspect esential care necesita atentie speciala. Procedurile legale si contabile asociate lichidarii stocurilor pot influenta modul in care se inchide activitatea firmei si obligatiile fiscale aferente. In acest articol vom analiza in detaliu ce se intampla cu stocul de marfa la inchiderea unei societati, prin intermediul mai multor studii de caz utile.

Ce se intampla cu stocul de marfa la inchiderea unei societati. Studii de caz

La inchiderea unei societati comerciale, stocul de marfa trebuie lichidat inainte de radierea firmei, existand mai multe optiuni legale de gestionare. Astfel, acesta:

• poate fi vandut catre alti comercianti sau persoane fizice
• poate fi transferat catre asociati sau actionari 
• poate fi donat (cu respectarea reglementarilor fiscale privind TVA si impozitarea)
• poate fi casat si distrus conform procedurilor legale, cu intocmirea documentelor justificative necesare (proces verbal de casare/distrugere). 

Indiferent de metoda aleasa, este esential sa se pastreze toate documentele justificative pentru operatiunile efectuate si sa se respecte reglementarile fiscale in vigoare privind TVA si impozitarea. 

Va prezentam mai jos 3 studii de caz utile in care sunt precizate procedurile legale si fiscale ce trebuie respectate in privinta stocului de marfa la inchiderea unei societati

Studiu de caz 1- Desfiintare societate. Valorificare stocuri de marfa

INTREBARE:

Ce se intampla cu bunurile unei societati in cazul desfiintarii societatii si pentru care nu s-a putut face retur catre furnizor? Ma refer cu stocurile de marfa, dar si cu celelalte bunuri, mijloace fixe, ob de inventar. 

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 03 Aug 2024 

Lichidarea societatilor comerciale se realizeaza conform prevederilor Legii nr. 31/1990, privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.

Reflectarea in contabilitate a operatiunilor legate de lichidarea societatilor comerciale se efectueaza potrivit prevederilor Ordinului ministrului finantelor publice nr. 897/2015.

Pentru lichidarea societatilor comerciale se parcurg urmatoarele etape:

1. Inventarierea si evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii ale societatilor comerciale care urmeaza sa se lichideze si inregistrarea rezultatelor inventarierii si ale evaluarii efectuate cu aceasta ocazie;
2. Intocmirea situatiilor financiare in formatul prevazut de reglementarile contabile
3. Stabilirea operatiunilor care urmeaza sa fie efectuate in numele societatii comerciale;
4. Valorificarea elementelor de activ (vanzarea imobilizarilor si a stocurilor, incasarea creantelor, a investitiilor financiare pe termen scurt etc.);
5. Achitarea datoriilor societatii comerciale catre bugetul de stat, bugetul asigurarilor sociale de stat, precum si a celorlalte obligatii sociale catre alte fonduri, salariati si alti terti;
6. Stabilirea rezultatului lichidarii (profit sau pierdere), intocmindu-se contul de profit si pierdere in formatul prevazut de reglementarile contabile aplicabile;
7. Intocmirea bilantului, rezultat in urma lichidarii ce sta la baza efectuarii partajului si calculul impozitelor datorate potrivit legii.

Exercitiul financiar al unei persoane juridice care se lichideaza incepe in ziua urmatoare incheierii exercitiului financiar anterior si se incheie in ziua precedenta datei cand incepe lichidarea. Perioada de lichidare este considerata un exercitiu financiar distinct fata de cel precedent, indiferent de durata sa.

Potrivit pct. 5 din OMFP 897/2015 in conformitate cu prevederile art. 28 alin. (1) din legea contabilitatii, fiecare societate are obligatia sa intocmeasca situatii financiare cu ocazia lichidarii acestora, in conditiile acestei legi, precum si in conformitate cu prevederile legii societatilor.

Radiere SRL. PFA. II. IF! - Lucrarea descrie in detaliu procedura complexa a radierii unui SRL/PFA, conform ultimelor modificari fiscale! De asemenea, contine exemple concrete intalnite in mediul de afaceri.

Procesul de inventariere

Potrivit Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, obligatia efectuarii inventarierii generale a elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii revine persoanelor care organizeaza si conduc contabilitatea financiara, respectiv:

• societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice;
• institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial;
• subunitatile fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate, care apartin persoanelor mentionate anterior, cu sediul in Romania, precum si subunitatile fara personalitate juridica din Romania care apartin unor persoane juridice cu sediul in strainatate;
• organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act onstitutive, astfel cum sunt prevazute in legislatia pietei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat si alte entitati organizate pe baza Codului civil.

In temeiul prevederilor Legii contabilitatii, entitatile au obligatia sa efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii detinute:

• la inceputul activitatii;
• cel putin o data in cursul exercitiului financiar pe parcursul functionarii lor;
• in cazul fuziunii sau al incetarii activitatii.

Inventarierea anuala a elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii se face, de regula, cu ocazia incheierii exercitiului financiar, avandu-se in vedere si specificul activitatii fiecarei entitati.

La entitatile cu activitate complexa, bunurile pot fi inventariate si inaintea datei de inchidere a exercitiului financiar, cu conditia asigurarii valorificarii si cuprinderii rezultatelor inventarierii in situatiile financiare anuale intocmite pentru exercitiul financiar respectiv. In cazul inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, in registrul-inventar se include valoarea stocurilor faptice inventariate si inscrise in listele de inventariere actualizate cu intrarile si iesirile de bunuri din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data incheierii exercitiului financiar.

Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991 si in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii.

Conform OMFP 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, aceste persoane au urmatoarele indatoriri:

• aproba proceduri scrise, adaptate specificului activitatii, pe care le transmit comisiilor de inventariere;
• numesc, prin decizie scrisa, comisia de inventariere, mentionand in mod obligatoriu componenta sa (numele presedintelui si membrilor acesteia), modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizata, gestiunea supusa inventarierii, data de incepere si de terminare a operatiunilor. Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi inlocuiti decat in cazuri bine justificate si numai prin decizie scrisa, emisa de cei care i-au numit.

La entitatile al caror numar de salariati este redus, inventarierea poate fi efectuata de o singura persoana. In aceasta situatie, raspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective. In conditiile in care societatile nu au niciun salariat care sa poata efectua operatiunea de inventariere, aceasta se realizeaza de catre administratori.

Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care tin evidenta gestiunii respective si nici auditorii interni sau statutari.

Prin proceduri interne, entitatile pot stabili ca la efectuarea acestor operatiuni sa participe si contabilii care tin evidenta acelei gestiuni, fara ca acestia sa faca parte din comisie;

Iau masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru comisiei de inventariere, prin:

• organizarea depozitarii bunurilor, codificarea acestora si intocmirea etichetelor de raft;
• tinerea la zi a evidentei tehnico-operative a gestiunii si a celei contabile si efectuarea confruntarii datelor din aceste evidente;
• participarea intregii comisii de inventariere la lucrarile de inventariere;
• asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariaza, respectiv pentru sortare, asezare, cantarire, masurare, numarare;
• asigurarea participarii la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, pret etc.) si la evaluarea lor, conform reglementarilor contabile aplicabile, a unor specialisti din entitate sau din afara acesteia, la solicitarea presedintelui comisiei de inventariere. Aceste persoane au obligatia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor inscrise;
• dotarea gestiunii cu aparate si instrumente adecvate si in numar suficient pentru masurare, cantarire, cu cititoare de coduri de bare, cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum si cu birotica necesara;
• dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si de sigilare a spatiilor inventariate;
• asigurarea protectiei membrilor comisiei de inventariere in conformitate cu normele de protectie a muncii;
• asigurarea securitatii usilor, ferestrelor, portilor de la magazine, depozite, gestiuni etc.

Rezultatele inventarierii se inscriu de comisia de inventariere intr-un proces-verbal, care trebuie sa contina, in principal, urmatoarele elemente: data intocmirii, numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere, numarul si data deciziei de numire a acesteia, gestiunea/gestiunile inventariata/inventariate, data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere, rezultatele sale si concluziile.

De asemenea, acesta trebuie sa includa propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si lipsurilor constatate si persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea, volumul stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile sau fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul economic, propuneri de scoatere din functiune a imobilizarilor corporale, respectiv din evidenta a imobilizarilor necorporale, propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar si declasare sau casare a unor stocuri, constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Propunerile cuprinse in procesul-verbal respectiv se prezinta, in termen de sapte zile lucratoare de la data incheierii operatiunilor de inventariere, administratorului, ordonatorului de credite sau persoanei responsabile cu gestiunea entitatii. Acesta (aceasta) decide, cu avizele conducatorilor compartimentelor financiar-contabil si juridic, asupra solutionarii propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor legale.

Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu in care se inscriu rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, grupate dupa natura lor, conform posturilor din bilant. Aceste elemente au la baza listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere si situatiile analitice care justifica continutul fiecarui post din bilant.

In cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din aceasta operatiune se actualizeaza cu intrarile si iesirile din perioada cuprinsa intre data inventarierii si cea a incheierii exercitiului financiar, datele actualizate fiind apoi incluse in registrul-inventar. Operatiunea de actualizare se efectueaza astfel incat la sfarsitul exercitiului financiar sa fie reflectata situatia reala a elementelor patrimoniale.

Completarea registrului-inventar se face in momentul in care se stabilesc soldurile tuturor conturilor bilantiere, inclusiv cele aferente impozitului pe profit, si ajustarile pentru depreciere sau pierdere de valoare, dupa caz.

Pe baza registrului-inventar si a balantei de verificare se intocmeste bilantul, parte componenta a situatiilor financiare anuale, ale carui posturi trebuie sa corespunda cu datele inregistrate in contabilitate, puse de acord cu situatia reala a elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, stabilita cu ocazia inventarului.

In concluzie, inventarierea anuala a patrimoniului este obligatorie si se organizeaza de catre fiecare societate prin proceduri proprii de inventariere adaptate specificului activitatii.

Asadar comisia de inventariere constata existenta stocurilor de marfuri, mijloace fixe si obliecte de inventar, consemneaza starea acestor bunuri si propune masuri optime de valorificare a acestora prin:

• vanzare
• casare
• donatie, etc.

Monografii contabile la lichidarea societatii

• Vanzarea de stocuri :

411 = % 707/708,4427
607 = 371

• Vanzarea mijloacelor fixe :

461 = % 7583 , 4427
6583 = 281x
281x = 2xx

Casare mijloace fixe :

• Scoaterea din evidenta a mijlocului fix complet amortizat:

281x=21x

• Inregistrarea deseurilor recuperate din dezmembrari la valoare justa:

346=758

• Valorificarea deseurilor prin vanzare, la pretul de vanzare:

4111=703

Incasarea facturii cu produsele reziduale vandute, mai putin cota de 2% care se inregistreaza in contul 635 Cheltuieli cu alte impozite, taxe si varsaminte asimilate (conform art. 9 alin. (1) lit. a) din OUG 196/2005 daca vanzarea se face catre operatori care desfasoara activitati de colectare si/sau valorificare a deseurilor).

• Descarcarea gestiunii de produsele vandute, la valoarea contabila:

658=346

• Donatii :

6584 = 2xx,3xx

• Si ajustarea tva ului dedus la achizitie:

635 = 4426

Conform art. 305 din Legea 227/2015 privind Codul fiscal, completate de normele metodologice de aplicare regasite la pct. 79 si pct. 83 din HG 1/2016:

305.(2) Taxa deductibila aferenta bunurilor de capital, in conditiile in care nu se aplica regulile privind livrarea catre sine sau prestarea catre sine, se ajusteaza, in situatiile prevazute la alin. (4) lit. a) - d):

a) pe o perioada de 5 ani, pentru bunurile de capital achizitionate sau fabricate, altele decat cele prevazute la lit. b);

Studiu de caz 2- Lichidare societate. Valorificare stocuri

INTREBARE:

O firma, cu doi asociati, doreste sa se lichideze. Ce se intampla cu stocul de marfa care nu s-a vandut? Trebuie facturat asociatilor sau se poate ceda asociatilor? Asociatii figureaza si cu imprumuturi acordate si nerestituite firmei, de jumatate din valoarea stocului de marfa.

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 18 Nov 2022 

Din punct de vedere juridic lichidarea se realizeaza conform Legii 31/1990, iar din punct de vedere contabil conform Ordinului MFP nr. 897/2015 pentru aprobarea Normelor metodologice privind reflectarea in contabilitate a principalelor operatiuni de fuziune, divizare, dizolvare si lichidare a societatilor, precum si de retragere sau excludere a unor asociati din cadrul societatilor.

Una din etapele lichidarii o constituie valorificarea stocurilor de marfa. 

Daca se doreste cedarea catre asociati, aceasta se poate face numai prin vanzare, operatiune care se asimilaeaza unei livrari de bunuri pentru care se aplica TVA, fiind necesara intocmirea facturii. Avem in vedere prevederile art 270 alin 5 din Codul fiscal, potrivit carora ,,orice distribuire de bunuri din activele unei persoane impozabile catre asociatii sau actionarii sai, inclusiv o distribuire de bunuri legata de lichidarea sau de dizolvarea fara lichidare a persoanei impozabile, cu exceptia transferului prevazut la alin. (7), constituie livrare de bunuri efectuata cu plata, daca taxa aferenta bunurilor respective sau partilor lor componente a fost dedusa total sau partial.

Daca marfurile respective nu mai pot fi valorificate (nevandabile) se pot scoate din gestiune in baza formulei contabile:
% = 371
607
378
4428

Imprumuturile acordate asociatilor trebuie restituite catre societate sau pot fi compensate cu o parte din suma cuvenita asociatilor in urma lichidarii.

Studiu de caz 3 - Lichidare societate. Stoc marfa

INTREBARE:

O firma cu doi asociati doreste sa se lichideze.

Ce se intampla cu stocul de marfa care nu s-a vandut? Trebuie facturat asociatilor sau se poate ceda asociatilor? Asociatii figureaza si cu imprumuturi acordate si nerestituite firmei, de jumatate din valoarea stocului de marfa.

 SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 17 Nov 2022

Stocul de marfa poate fi vandut catre asociati sau poate fi distribuit asociatiilor, insa in orice situatie se va stabili TVA de plata, avand in vedere prevederile de la art. 270 alin. 5 din Codul fiscal, dispozitii care prevad ca orice distribuire de bunuri din activele unei persoane impozabile catre asociatii sau actionarii sai, inclusiv o distribuire de bunuri legata de lichidarea sau de dizolvarea fara lichidare a persoanei impozabile, cu exceptia transferului prevazut la alin. (7), constituie livrare de bunuri efectuata cu plata, daca taxa aferenta bunurilor respective sau partilor lor componente a fost dedusa total sau partial.

Avand in vedere ca asociatii au o creanta asupra societatii, recomandarea este sa faceti livrare catre asociati si dupa sa compensati datoria cu creanta asociatiilor, in limita sumei celei mai mici.

In sitiuatia in care se va face o distributie catre asociati, din punct de vedere al impozitului trebuie tinut cont de faptul ca, la terminarea lichidarii, se va datora impozit pe veniturile rezultate in urma lichidarii, respectiv asupra excedentului distributiilor in bani sau in natura peste aportul la capitalul social al persoanei fizice beneficiare conform art. 94 alin. 11 din Codul fiscal.

Dupa cum se precizeaza la pct. 23 alin. 2 din Normele metodologice, baza impozabila a impozitului se calculeaza astfel: se determina suma reprezentand diferenta intre valoarea elementelor de activ si sumele reprezentand datoriile societatii si, ulterior, se determina excedentul acestei sume peste aportul la capitalul social al persoanei fizice beneficiare. In cazul lichidarii unei persoane juridice, la transmiterea universala a patrimoniului societatii catre asociati/actionari activele din situatiile financiare vor fi evaluate la valoarea justa, respectiv pretul de piata.

Potrivit pct. 97 alin. 5 din Codul fiscal si pct. 25 din Normele metodologice obligatia calcularii, retinerii si platii impozitului pe venit de 10% revine reprezentantului legal al persoanei juridice. Impozitul retinut este final si se achita la bugetul de stat pana la data depunerii situatiei financiare finale la oficiul registrului comertului, intocmita de reprezentantul legal al persoanei juridice. Cu alte cuvinte, si in acest caz, la determinarea impozitului datorat se va lua in considerare valoarea de piata a stocului de marfa care vor trece din patrimoniul societatii in patrimoniul asociatilor.