Documente ONG pierdute. Procedura de reconstituire

Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite potrivit prevederilor legale. Dar ce se intampla in cazul in care pierdeti documentele ONG? Care este procedura de reconstituire?

Documente ONG pierdute. Procedura de reconstituire

In situatia in care se constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile persoana care face aceasta constatare are obligatia sa aduca la cunostinta faptul, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, administratorului unitatii

In termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicarii, administratorul asociatiei/fundatiei incheie un proces-verbal, care sa cuprinda:

-datele de identificare a documentului disparut;

-numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului;

-data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

Procesul-verbal se semneaza de catre:

-conducatorul unitatii;

Examen Consultant Fiscal 2026

Vezi AICI detalii

Agenda Fiscala a Contabilului 2026

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

-conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;

-persoana responsabila cu pastrarea documentului; si

-seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz.

Cand disparitia documentelor se datoreaza insusi administratorului, masurile se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie. Daca pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se incunostinteaza imediat organele de urmarire penala.

In conditiile in care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost intocmit de catre entitate intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul original, mentionandu-se in antetul documentului ca este reconstituit si sta la baza inregistrarilor in contabilitate.

Ori de cate ori disparitia documentelor poate constitui infractiune, se instiinteaza imediat organele de urmarire penala.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui „dosar de reconstituire”.

Dosarul de reconstituire trebuie sa contina elementele care au legatura cu constatarea si reconstituirea documentelor disparute, si anume:

-sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului;

-procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

-dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare

-persoanei vinovate, daca este cazul;

-dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului;

-copie a documentului reconstituit.

In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitenta. In acest caz, unitatea emitenta va trimite unitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.
Fiscul sanctioneaza cu amenda de 4.000 de lei lipsa manualului de proceduri contabile! Acum la dispozitia dvs., cea mai mare colectie de proceduri contabile pentru ONG-uri, conforme cu legislatia in vigoare, AICI»

Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea „DUPLICAT”, cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.

Procedura de reconstituire in cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor financiar-contabile se va finaliza in termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate. In acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba adusa unitatii, salariatilor sau altor unitati, sumele respective recuperandu-se potrivit prevederilor legale.
Fiscul sanctioneaza cu amenda de 4.000 de lei lipsa manualului de proceduri contabile! Acum la dispozitia dvs., cea mai mare colectie de proceduri contabile pentru ONG-uri, conforme cu legislatia in vigoare, AICI»

In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal in dosarul de reconstituire.