Fiscalitatea.ro 
Avizul de insotire a marfii circula intre furnizor, caraus si client, iar multe firme completeaza pe el si datele din actul de identitate ale soferului sau ale persoanei care il intocmeste. Practica ridica doua intrebari: este obligatorie aceasta mentiune din punct de vedere legal si contabil si se respecta astfel regulile GDPR? In acest articol vom explica ce trebuie sa contina avizul conform legislatiei contabile si regulilor GDPR.
Ce trebuie sa stii pe scurt:
Avizul se intocmeste de entitatile care nu au posibilitatea sa emita factura in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale. Se mai intocmeste si in alte situatii stabilite prin procedurile proprii ale entitatii.
Daca pretul unitar si valoarea nu se inscriu in aviz, aceste date trebuie sa se regaseasca intr-un alt document justificativ, care sta la baza inregistrarii in contabilitate a valorii bunurilor.
Pentru transferul de bunuri intre gestiunile aceleiasi entitati, dispersate teritorial, si pentru transportul bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vanzarii sau testari la locul de desfacere, premii, materiale promotionale etc.), avizul poarta mentiunea „Fara factura”, dupa caz.
Pe avizul emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti se face mentiunea „Pentru prelucrare la terti”.
Legislatia nu solicita seria si numarul CI ale emitentului sau intocmitorului. Cand documentul este intocmit si procesat prin sisteme informatice, semnatura fizica poate fi inlocuita prin proceduri interne de identificare.
Modelul orientativ al avizului (cod 14-3-6A, Anexa 3) include rubrici pentru numele delegatului, actul de identitate (serie si numar) si mijlocul de transport.
Ordinul nr. 2634/2015 (art. 4 alin. 2 si Anexa 1, pct. 22) prevede in mod expres ca fiecare entitate poate adapta modelele documentelor financiar-contabile in functie de specific si de necesitati. Conditia este sa pastreze elementele minimale obligatorii. Rubrica din modelul orientativ nu face deci obligatorie completarea seriei si numarului CI.
Potrivit art. 5 alin. (1) lit. c) din GDPR, datele personale colectate si inscrise pe documente trebuie sa fie adecvate, relevante si limitate la ceea ce este strict necesar in raport cu scopul prelucrarii.
Scopul avizului este dovada predarii si a transportului marfii. Pentru acest scop, soferul poate fi identificat eficient prin:
Nu este necesara expunerea datelor din actul de identitate.
ANSPDCP subliniaza constant necesitatea aplicarii principiului privacy by design (art. 25 din GDPR). Autoritatea recomanda revizuirea procedurilor interne, pentru a evita colectarea si divulgarea excesiva a datelor din actul de identitate (CI/CNP) pe inscrisuri de teren sau de transport.
Asadar ce trebuie sa completati, concret, pe aviz:
1. Pentru persoana care emite sau intocmeste avizul:
2. Pentru sofer sau delegat:
Eliminarea seriei si numarului CI de pe exemplarele avizului care circula la terti este pe deplin legala. Ea protejeaza datele personale ale angajatilor si colaboratorilor impotriva divulgarii nejustificate.
Citeste si: Cum se inregistreaza in contabilitate vanzarile zilnice de marfa pe baza Raportului Z, la o gestiune cantitativ-valorica?
Sursa foto: Pexels.com
Ce trebuie sa stii pe scurt:
- Nu este obligatoriu din punct de vedere legal si contabil sa completati seria si numarul cartii de identitate (CI) ale persoanei care intocmeste avizul si nici ale soferului sau delegatului. O astfel de cerinta excesiva poate intra in contradictie cu principiile GDPR.
Ce este avizul de insotire a marfii (cod 14-3-6A)
Potrivit Ordinului 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, avizul de insotire a marfii (cod 14-3-6A) serveste ca:- document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz;
- document ce sta la baza intocmirii facturii, dupa caz;
- dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi entitati;
- document de primire in gestiune, dupa caz;
- document de descarcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.
Avizul se intocmeste de entitatile care nu au posibilitatea sa emita factura in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale. Se mai intocmeste si in alte situatii stabilite prin procedurile proprii ale entitatii.
Daca pretul unitar si valoarea nu se inscriu in aviz, aceste date trebuie sa se regaseasca intr-un alt document justificativ, care sta la baza inregistrarii in contabilitate a valorii bunurilor.
Pentru transferul de bunuri intre gestiunile aceleiasi entitati, dispersate teritorial, si pentru transportul bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vanzarii sau testari la locul de desfacere, premii, materiale promotionale etc.), avizul poarta mentiunea „Fara factura”, dupa caz.
Pe avizul emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti se face mentiunea „Pentru prelucrare la terti”.
Ce se completeaza pe avizul de insotire a marfii: ce prevede legislatia financiar-contabila
Conform Normelor generale (Anexa nr. 1, pct. 2 din Ordinul MFP nr. 2634/2015), un document justificativ trebuie sa contina cel putin:- denumirea documentului;
- numarul si data;
- partile participante;
- datele cantitative si valorice;
- numele, prenumele si semnatura persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii.
Legislatia nu solicita seria si numarul CI ale emitentului sau intocmitorului. Cand documentul este intocmit si procesat prin sisteme informatice, semnatura fizica poate fi inlocuita prin proceduri interne de identificare.
Modelul orientativ al avizului (cod 14-3-6A, Anexa 3) include rubrici pentru numele delegatului, actul de identitate (serie si numar) si mijlocul de transport.
Booking & Airbnb Solutii fiscal-contabile pentru companii
Manualul Contabilului Incepator - stick USB
Operare SAGA Exemple practice si recomandari
- NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulDeductibilitate dobanda Dobanda aferenta unui imprumut din grup se ia in calcul?citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulAnaliza venituri cumulate microintreprindere PFA Va rugam sa ne ajutati cu un punct de vedere privind aplicarea prevederilor Codului fiscal referitoare la cumularea veniturilor intreprinderilor legate si la mentinerea regimului...citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulMinusurile din gestiune la cost mediu ponderat: ajustarea TVA citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulCabinet individual de psihologie. Exceptare utilizare casa de marcat si documente justificative pentru incasari in numerar si prin POS Un client desfasoara activitate ca cabinet individual de psihologie (profesie liberala, nu societate comerciala). Va rog sa ne precizati urmatoarele: Este obligat cabinetul sa...citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulObligatii fiscale si contabile privind beneficiile acordate de societate Cum tratam din punct de vedere contabil si fiscal o chirie pentru cazarea unui salariat care depaseste plafonul de 20% din vebitul brut pe tara? Va rog suport de la inregistrarea...citeste mai mult
Portal Codul Fiscal
Ordinul nr. 2634/2015 (art. 4 alin. 2 si Anexa 1, pct. 22) prevede in mod expres ca fiecare entitate poate adapta modelele documentelor financiar-contabile in functie de specific si de necesitati. Conditia este sa pastreze elementele minimale obligatorii. Rubrica din modelul orientativ nu face deci obligatorie completarea seriei si numarului CI.
Ai o intrebare de fiscalitate sau contabilitate? Acceseaza PortalCodulFiscal.ro si intreaba specialistii! Primesti pe loc raspuns personalizat. Click AICI>>>
Cum se aplica GDPR (Regulamentul UE 2016/679)
Completarea seriei si numarului CI pe un document fizic de transport, care circula intre furnizor, caraus si client, inseamna prelucrarea si divulgarea unor date cu caracter personal. In acest context devin aplicabile regulile europene si nationale de protectie a datelor.Principiul reducerii la minimum a datelor
Potrivit art. 5 alin. (1) lit. c) din GDPR, datele personale colectate si inscrise pe documente trebuie sa fie adecvate, relevante si limitate la ceea ce este strict necesar in raport cu scopul prelucrarii.
Identificarea prin mijloace mai putin intruzive
Scopul avizului este dovada predarii si a transportului marfii. Pentru acest scop, soferul poate fi identificat eficient prin:
- nume si prenume;
- numarul de inmatriculare al vehiculului;
- eventual, numarul delegatiei sau al ordinului de transport.
Nu este necesara expunerea datelor din actul de identitate.
Prevenirea colectarii excesive
ANSPDCP subliniaza constant necesitatea aplicarii principiului privacy by design (art. 25 din GDPR). Autoritatea recomanda revizuirea procedurilor interne, pentru a evita colectarea si divulgarea excesiva a datelor din actul de identitate (CI/CNP) pe inscrisuri de teren sau de transport.
Asadar ce trebuie sa completati, concret, pe aviz:
1. Pentru persoana care emite sau intocmeste avizul:
- treceti numele si prenumele;
- adaugati semnatura sau identificarea din sistemul informatic;
- nu treceti seria si numarul CI.
2. Pentru sofer sau delegat:
- este suficient sa mentionati numele, prenumele si numarul auto, alaturi de semnatura de primire sau predare.
Eliminarea seriei si numarului CI de pe exemplarele avizului care circula la terti este pe deplin legala. Ea protejeaza datele personale ale angajatilor si colaboratorilor impotriva divulgarii nejustificate.
Citeste si: Cum se inregistreaza in contabilitate vanzarile zilnice de marfa pe baza Raportului Z, la o gestiune cantitativ-valorica?
Sursa foto: Pexels.com
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
