Factura gresita trimisa in RO e-Factura: cum se face corectarea

Ai transmis factura si abia dupa aceea observi un CUI gresit, o cantitate incorecta, o valoare eronata sau o cota de TVA care trebuie schimbata. Daca documentul a fost deja validat si comunicat prin RO e-Factura, nu il poti sterge pur si simplu si nici inlocui in sistem cu o alta versiune. Corectarea urmeaza regulile pentru facturile transmise beneficiarului, iar documentul de corectie trebuie trimis la randul lui prin RO e-Factura.

Verifica mai intai statusul facturii

Primul lucru pe care trebuie sa il afli este daca fisierul a fost acceptat de sistem. Diferenta conteaza mult.

Daca XML-ul a primit erori la validare si nu a fost prelucrat cu succes, factura nu a ajuns la beneficiar prin RO e-Factura. In aceasta situatie corectezi problemele din fisier si faci o noua transmitere.

Daca factura a fost validata, a devenit disponibila beneficiarului si a fost comunicata prin sistem, situatia se schimba. Documentul nu mai poate fi retras sau sters. Trebuie emisa o corectie.

Acest lucru este important si pentru organizarea interna. O firma ar trebui sa pastreze separat documentele respinse de sistem de facturile acceptate, deoarece pasii urmatori nu sunt aceiasi.

Cum corectezi factura transmisa

Regulile de corectare permit doua variante atunci cand factura a fost deja transmisa beneficiarului.

Poti emite o singura factura de corectie in care apar datele documentului initial, numarul si data acestuia, valorile care se anuleaza cu semn negativ si informatiile corecte.

A doua varianta presupune doua documente: o factura cu valorile negative, care anuleaza efectul celei gresite, si o factura noua cu informatiile corecte. Factura negativa trebuie sa indice numarul si data documentului corectat.

In practica, aceasta a doua metoda este cunoscuta frecvent drept „storno plus refacturare”. Important este ca legatura cu documentul initial sa poata fi urmarita clar.

Ce faci daca ai gresit clientul

O situatie mai sensibila apare atunci cand factura a fost trimisa pe datele altui beneficiar. De exemplu, ai selectat un CUI gresit din aplicatia de facturare si documentul a fost deja validat.

Nu rezolvi problema modificand factura initiala in programul tau si trimitand-o din nou cu acelasi numar. Documentul comunicat prin sistem ramane acolo.

Trebuie sa corectezi factura transmisa beneficiarului gresit, iar pentru clientul corect sa emiti documentul corespunzator tranzactiei reale. In functie de modul in care lucreaza aplicatia contabila, operatiunea poate presupune storno pentru factura transmisa eronat si emiterea unei facturi noi pentru beneficiarul corect.

Astfel de erori au si o componenta administrativa, nu doar fiscala. Pentru companiile care urmaresc modificarile ce influenteaza facturarea, taxele si fluxurile financiare, subiectele din zona economica abordate de Gazeta Economica pot completa imaginea mai larga in care functioneaza o firma.

Valorile gresite se corecteaza documentat

Daca ai facturat 10 produse in loc de 8, ai trecut un tarif gresit sau trebuie modificata baza de impozitare, documentul initial nu se rescrie dupa transmitere.

Factura de corectie trebuie sa permita identificarea celei initiale. Numarul si data documentului corectat sunt importante tocmai pentru ca traseul contabil sa poata fi urmarit.

Aceeasi logica se aplica atunci cand modificarea priveste TVA sau alte informatii care influenteaza valoarea facturii. Nu este suficient sa trimiti clientului un PDF modificat pe e-mail daca operatiunea intra in sfera facturilor care trebuie transmise prin RO e-Factura.

Documentul corectat trebuie sa ajunga si in sistem.

Termenul este de cinci zile

Din 1 ianuarie 2026, termenul general pentru transmiterea facturilor in RO e-Factura este de 5 zile lucratoare de la data emiterii. Termenul nu poate depasi nici 5 zile lucratoare calculate de la data-limita legala pana la care factura trebuia emisa.

Regula este relevanta si cand emiti documentul prin care corectezi factura initiala. Nu lasa storno-ul sau factura de corectie doar in programul de contabilitate.

Data la care ai observat eroarea nu transforma documentul initial intr-o factura care poate fi eliminata. Odata comunicata, ea ramane in istoricul sistemului, alaturi de documentele prin care ai facut corectarea.

Pentru firme, disciplina aceasta devine parte din administrarea obisnuita, alaturi de contabilitate, contracte si procedurile interne, teme care intra firesc si in zona editoriala urmarita de Ziarul Companiilor.

Mesajul beneficiarului nu sterge factura

Beneficiarul poate avea obiectii si le poate comunica prin sistem. Mesajul trimis de acesta nu anuleaza insa factura si nu o returneaza automat emitentului.

Factura electronica deja comunicata nu poate fi returnata in RO e-Factura. Emitentul trebuie sa analizeze problema si, daca exista intr-adevar o eroare, sa emita documentele necesare pentru corectare.

Este o diferenta importanta. Mesajul beneficiarului semnaleaza problema, iar factura de corectie produce corectarea documentara.

Evita dublarea din graba

Una dintre cele mai riscante reactii este sa emiti imediat inca o factura corecta fara sa rezolvi documentul gresit. In evidente pot ramane astfel doua facturi pentru aceeasi operatiune.

Verifica mai intai statusul transmiterii, identifica exact eroarea si stabileste impreuna cu persoana care tine contabilitatea ce document trebuie emis. Apoi verifica daca factura de corectie a trecut validarea si a primit indexul de incarcare corespunzator.

O procedura interna simpla ajuta mult: verificarea CUI-ului, a valorilor, a cotei de TVA si a datelor tranzactiei inainte de generarea XML-ului poate elimina multe corectii ulterioare. Iar cand greseala apare totusi, pastrarea legaturii clare dintre factura initiala, storno si documentul corect face evidenta mult mai usor de urmarit.