[Arhivare documente contabile] Cat timp se pastreaza documentele contabile?

Reglementari cheie despre arhivarea documentelor contabile

Arhivarea, respectiv eliminarea arhivei, se realizeaza conform procedurii de arhivare a documentelor, procedura pe care societatile o au. Ca regula generala, societatea trebuie sa parcurga pasii in ceea ce priveste arhivarea pe suport hartie, astfel incat:

Colectia completa a documentelor dvs. contabile obligatorii conforme cu Ordinul nr. 1.447 din 2 mai 2023! Modele in format editabil, cu indicatii pentru completare, utilizare in circuit intern, livrare sau arhivare corecta, AICI>>

1.Documentele sa fie aranjate in dosare, cronologic, fie snuruite, numerotate si legate;

2.Documentele financiar-contabile sa fie grupate in dosare anual, de maximum ....300/200/100 file;

3.La gruparea documentelor sa se fi urmarit asezarea documentelor de acelasi fel, cu acelasi termen de pastrare, in ordine cronologica, de exemplu: facturi achizitie, facturi emise, avize de insotire, documente de gestiune interna - note de intrare-receptie, fise de magazie, bonuri de consum, bonuri de predare-primire etc, arhivate distinct de documentele de achizitie a unor imobilizari corporale cu durata de viata mai mare de 5 ani (care trebuie pastrate pe durata de viata a acestora).

4.In cazul in care numarul de documente a fost redus, se puteau grupa toate documentele Financiar-contabile emise si primite intr-un exercitiu financiar cu acelsi termen de arhivare, cu exceptia statelor de salarii, care au avut o durata de arhivare mult mai mare decat alte documente se arhiveaza separat, indiferent de numarul de file al unui dosar.

5.Urmatoarele informatii sa se regaseasca inscrise pe coperta fiecarui dosar:
-denumirea societatii;
-continutul dosarului-tip, documente (facturi, state, note contabile etc.);
-perioada in care au fost emise documentele (data initiala si data finala);
-numarul de file;
-termenul de pastrare al documentelor cuprinse in dosar conform prevederilor legale.

Documentele astfel pregatite, sa fi fost depuse in arhiva societatii, in al doilea an de la
constituire, pe baza de inventar si proces-verbal de predare-primire.

La intrarea in arhiva societatii, persoana responsabila cu arhivarea, trebuia sa tina o evidenta a documentelor la arhiva, cu ajutorul Registrului de evidenta, in care sa se regaseasca consemnate dosarele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

In legatura cu acest Registru de evidenta (conform punctului 40 din normele de aplicare a Ordinului 2634/2015) Evidenta documentelor in arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

ACUM, CU ACEST REGISTRU DE ARHIVARE PE MASA, PUTETI DECIDE ELIMINAREA DIN ARHIVA A DOCUMENTELOR:

La expirarea timpului de pastrare, se constituie o comisie sub conducerea administratorului care constata expirarea timpului de pastrare pentru anumite documente.
Comisia trebuie sa fie compusa din: presedintele comisiei, secretarul comisiei si un numar impar de membri din randul specialistilor proprii.

Colectia completa a documentelor dvs. contabile obligatorii conforme cu Ordinul nr. 1.447 din 2 mai 2023! Modele in format editabil, cu indicatii pentru completare, utilizare in circuit intern, livrare sau arhivare corecta, AICI>>

Comisia se intruneste anual in perioada ....1-30 martie... pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte. Hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal, iar comisia intocmeste un proces-verbal prin care constata:

1.documentele al caror termen de arhivare s-a scurs;

2.perioada din care acestea provin.

Astfel, se propune eliminarea documentelor din arhiva si distrugerea acestora.

Procesul-verbal trebuie sa fie semnat si aprobat de administratorul societatii.

Pe baza procesului-verbal intocmit de aceasta comisie, insotit de inventarul documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, se procedeaza la eliminarea documentelor din arhiva.

Inventarul documentelor, nu inseamna inventarul fiecarei file, ci inventarul fiecarui registru/lot de registre, exact asa cum figureaza in Registrul de arhivare.

SCADEREA DOCUMENTELOR ELIMINATE SE CONSEMNEAZA IN REGISTRUL DE EVIDENTA AL ARHIVEI. De ex, in cazul unitatilor creatoare si detinatoare de documente, pentru eliminarea arhivei, trebuie sa aveti in vedere SI prevederile art. 11 (alin. 1 4) din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 (in vigoare de la 09 aprilie 1996).

Autoritatile fiscale/penale pot sa demareze verificari dupa momentul la care expira perioada obligatorie de pastrare a registrelor si a documentelor justificative. Ca o exceptie de la regula generala, dreptul de a stabili creante fiscale se prescrie in termen de zece ani in cazul in care acestea rezulta din savarsirea unei fapte prevazute de legea penala.

In asemenea cazuri, in conditiile in care pana la emiterea hotararilor judecatoresti pot trece cativa ani, societatea dumneavoastra poate fi in situatia in care a eliminat deja arhiva (nemaiavand obligatia de pastrare a documentelor).

In lipsa documentelor justificative, in baza Codului de procedura fiscala, organele fiscale au dreptul de a stabili baza de impozitare si creanta fiscala aferenta prin estimarea rezonabila a bazei de impozitare, folosind orice proba si mijloc de proba prevazute de lege, ori de cate ori acestea nu pot determina situatia fiscala corecta, precum cazul in care evidentele contabile sau fiscale ori declaratiile fiscale sau documentele si informatiile prezentate in cursul controlului fiscal nu exista ori nu sunt puse la dispozitia organelor fiscal (chiar daca au fost eliminate legal, din punct de vedere al organului de control, echivaleaza cu nu exista.

Astfel, pentru a evita o estimare a creantelor fiscale, unele companii au decis pastrarea/arhivarea datelor din contabilitate, a registrelor contabile obligatorii si a documentelor justificative o perioada mai lunga, avand in vedere termenul de prescriptie fiscal (nu termenul de pastrare al arhivelor).

Termen de pastrare documente contabile

In continuare vom vedea care este termenul de pastrare a documentelor financiar-contabile incepand cu anul 2023, in conditiile modificarii legii prin Legea 36/2023. Avem o perioada de arhivare de cinci ani pentru actele contabile si statele de salarii (conform punctului 371 din normele de aplicare a Ordinului Ministrului finantelor nr. 2634/2015:

Colectia completa a documentelor dvs. contabile obligatorii conforme cu Ordinul nr. 1.447 din 2 mai 2023! Modele in format editabil, cu indicatii pentru completare, utilizare in circuit intern, livrare sau arhivare corecta, AICI>>

371. Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 din legea contabilitatii timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

Aceasta perioada nu este aplicabila documentelor financiar-contabile care atesta provenienta bunurilor (care au o durata de viata mai mare de cinci ani, pentru care arhivarea se face pe o durata mai lunga).

Aceasta regula a fost pastrata, conform Ordinului Ministrului finantelor nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, in vigoare de la 01 ianuarie 2016 si Normelor generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile din 05.11.2015, parte integranta din Ordinul 2634/2015, regasindu-se la punctul 40 din norme:

Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.

LEGISLATIA APLICABILA PENTRU DOCUMENTELE DIN AN MAI MIC SAU EGAL CU 2022:

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Intrucat legislatia in vigoare inainte de Legea nr. 36/2023 avea un termen diferit de pastrare, atunci acea legislatie va fi aplicabila documentelor intocmite in acea perioada. Modificarile legislative nu au aplicabilitate retroactiva, deci documentele incheiate anterior intrarii in vigoare a noii legi sunt guvernate de legea din momentul in care au fost create.

Cu alte cuvinte, pevederile Legii 36/2023 se aplica incepand cu documentele emise de la data de 01.01.2023. In cazul documentelor emise înainte de anul 2023 ( adica pana la 31.12.2022) se aplica prevederile OMFP nr. 2634/2015, astfel:

38.Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 39 si 40.

39.Documentele prevazute in anexa nr. 4 la ordin se pastreaza pe o perioada de 5 ani in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

40.Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.