Declaratia 395: Formularul trebuie transmis LUNAR catre fisc, iar prima raportare se va face pana la finalul lui ianuarie 2023

Din ianuarie 2023 trebuie transmisa lunar D395, in mod online, pentru inregistrarea la ANAF a datelor persoanelor care trimit colete online cu plata ramburs, conform Ordinului 1644/2022. Obligatia se aplica din decembrie 2022, astfel ca prima raportare trebuie facuta pana la finalul lunii ianuarie 2023.

Reamintim ca prin Ordonanta de urgenta nr.67/2022 firmele de curierat sunt obligate sa transmita informatii catre ANAF despre persoanele care trimit colete cu plata ramburs. Mai exact, este vorba despre comerciantii online.

Conform OUG 67/2022, in scopul conformarii fiscale, furnizorul de servicii postale de trimitere contra ramburs este obligat, sub rezerva respectarii inviolabilitatii secretului corespondentei, sa furnizeze lunar organului fiscal central informatii referioare la trimiterile postale care au ca particularitate achitarea de catre destinatar expeditorului, prin intermediul retelei postale, a contravalorii bunului care face obiectul trimiterii postale inregistrate. 

In acest sens, prin Ordinul 1644/2022 a fost aprobat modelul si continutul formularului 395 "Declaratie informativa privind trimiterile postale contra ramburs efectuate de catre furnizorii de servicii postale pe teritoriul national". 

Ordinul nr. 1644/2022 privind declararea serviciilor de trimitere contra ramburs efectuate de catre furnizorii de servicii postale pe teritoriul national si pentru aprobarea modelului, continutului si a modalitatilor de depunere pentru declaratia informativa privind trimiterile postale contra ramburs efectuate de catre furnizorii de servicii postale pe teritoriul national a fost publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 926 din 21 septembrie 2022.

INSTRUCTIUNI de completare si depunere a formularului 395 "Declaratie informativa privind trimiterile postale contra ramburs efectuate de catre furnizorii de servicii postale pe teritoriul national"

Formularul se completeaza si se depune de catre persoanele autorizate pentru activitatea de furnizare a serviciilor postale definite la art. 2 pct. 20 din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 13/2013 privind serviciile postale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 187/2013, cu modificarile si completarile ulterioare, pentru trimiterile postale contra ramburs efectuate pe teritoriul national.

Nu fac obiectul prezentei declaratii trimiterile de corespondenta, asa cum sunt definite la art. 2 pct. 11 din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 13/2013 privind serviciile postale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 187/2013, cu modificarile si completarile ulterioare.

1. Termen de depunere

1.1. Pentru trimiterile postale contra ramburs efectuate pe teritoriul national, persoanele autorizate pentru activitatea de furnizare a serviciilor postale definite la art. 2 pct. 20 din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 13/2013 privind serviciile postale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 187/2013, cu modificarile si completarile ulterioare, au obligatia transmiterii informatiilor prevazute in anexa nr. 1 la ordin lunar, pana in ultima zi calendaristica a lunii urmatoare perioadei de raportare.

1.2. In situatia in care furnizorul de servicii postale constata anumite erori in declaratia depusa initial, acesta poate rectifica informatiile referitoare la documentul de transport.


2. Modul de depunere

2.1. Declaratia se depune in format electronic sub forma unui fisier PDF, cu fisier xml atasat, semnat electronic, al carei model este prevazut in anexa nr. 1 la ordin. Programele de asistenta si specificatiile tehnice sunt disponibile pe portalul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala.

2.2. Declaratia se depune prin mijloace electronice de transmitere la distanta, pe portalul e-guvernare. Pentru depunerea declaratiei, platitorul trebuie sa detina un certificat calificat, eliberat in conditiile Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.


3. Completarea declaratiei

3.1. Campul referitor la perioada de raportare se completeaza cu: a) anul la care se refera declaratia: se inscrie anul calendaristic cu 4 caractere (de exemplu, 2022); b) luna - se inscrie cu cifre arabe numarul aferent perioadei de raportare (03 pentru luna martie etc.).

3.2. In situatia in care nu au fost inregistrate operatiuni in perioada de raportare, se depune declaratia completata doar cu campurile date de identificare ale furnizorului de servicii postale si ale reprezentantului legal/fiscal sau ale imputernicitului, dupa caz.
A. Date de identificare ale furnizorului de servicii postale

1. Cod de identificare fiscala - se inscrie codul de identificare fiscala. 2. Denumire - se inscrie denumirea furnizorului de servicii postale. 3. Domiciliul fiscal - se inscrie adresa domiciliului fiscal al furnizorului de servicii postale, conform prevederilor Legii nr. 207/2015 privind Codul de procedura fiscala, cu modificarile si completarile ulterioare. 4. Numar de telefon - se inscrie numarul de telefon de contact al furnizorului de servicii postale. 5. Adresa de e-mail - se inscrie adresa de e-mail a furnizorului de servicii postale.

B. Date de identificare reprezentant fiscal/legal/imputernicit

1. Cod de identificare fiscala/CNP - se inscrie codul de identificare fiscala sau codul numeric personal al reprezentantului fiscal/legal ori al imputernicitului. 2. Denumire/nume si prenume - se inscriu, dupa caz, denumirea sau numele si prenumele persoanei impozabile care a fost desemnata ca reprezentant fiscal/legal sau imputernicit. 3. Domiciliul fiscal - se inscrie adresa domiciliului fiscal al reprezentantului fiscal/legal sau al imputernicitului, dupa caz. 4. Numar de telefon - se inscrie numarul de telefon de contact al reprezentantului fiscal/legal sau al imputernicitului, dupa caz. 5. Adresa de e-mail - se inscrie adresa de e-mail a reprezentantului fiscal/legal sau a imputernicitului, dupa caz.

C. Lista livrarilor efectuate pe teritoriul national

Livrarile cuprinse in declaratia informativa sunt cele care au fost livrate efectiv destinatarului in perioada de raportare, si nu cele pentru care au fost emise documente de transport in perioada de raportare.
1. Coloana "Numar document de transport" - se inscrie numarul de inregistrare al documentului de transport.
2. Coloana "Data document de transport" - se inscrie data documentului de transport.
3. Coloana "Valoare ramburs" - se inscrie contravaloarea in lei a bunului care face obiectul trimiterii postale inregistrate si pentru care expeditorul a solicitat achitarea de catre destinatar prin intermediul retelei postale.
4. Coloana "Denumire/Nume si prenume expeditor" - se inscrie denumirea persoanei juridice expeditoare sau numele si prenumele expeditorului persoana fizica care sunt inscrise pe documentul de transport.
5. Coloana "CIF expeditor" - se inscrie codul de identificare fiscala al expeditorului. in situatia in care expeditorul este nerezident si nu detine CIF, campul nu se completeaza.
6. Coloana "Judetul de preluare a trimiterii/oficiului" - se inscrie judetul de preluare a trimiterii postale in vederea expedierii sau judetul in care este situat sediul/punctul de lucru/oficiul furnizorului de servicii postale la care este adusa trimiterea de expeditor in vederea expedierii.
7. Coloana "Adresa de preluare a trimiterii" - aceasta coloana este completata doar in situatia in care coletul a fost ridicat de furnizorul de servicii postale de la adresa indicata de expeditor. Astfel, in aceasta situatie, se inscrie adresa completa de preluare a trimiterii postale in vederea expedierii.
8. Coloana "Adresa oficiu"- in situatia in care trimiterea postala este adusa la sediul/punctul de lucru/oficiul furnizorului de servicii postale de catre expeditor sau de catre un tert, se inscrie adresa unde este situat respectivul oficiu, in situatia in care locul de ridicare al trimiterii postale este pe teritoriul national.
9. Coloana "Modalitate virare ramburs catre expeditor" - se inscrie modalitatea prin care este remis rambursul catre expeditor, respectiv: a) "Cont colector" - in situatia in care expeditorul a optat ca valoarea rambursului sa fie virata intr-un cont bancar indicat de catre expeditor; b) "Numerar" - in situatia in care expeditorul a optat ca valoarea rambursului sa fie returnata in numerar expeditorului sau altei persoane.
10. Coloana "IBAN cont colector" - in situatia in care modalitatea de virare este cont colector, se inscrie codul IBAN al contului bancar indicat de catre expeditor pentru remiterea rambursului.
11. Coloana "Nume si prenume persoana fizica care a receptionat rambursul pentru expeditor" - in situatia in care modalitatea de virare a rambursului catre expeditor este numerar, se inscriu numele si prenumele persoanei fizice care a receptionat rambursul in numerar.
12. Coloana "Denumire/Nume si prenume destinatar" - se inscrie denumirea persoanei juridice destinatare sau numele si prenumele destinatarului persoana fizica.
13. Coloana "Rectificare/stergere" - in situatia in care furnizorul de servicii postale constata anumite erori in declaratia depusa initial, acesta poate rectifica informatiile referitoare la documentul de transport.
Campul va fi completat pentru fiecare trimitere declarata eronat sau nedeclarata astfel: a) cu valoarea "R", in situatia in care o trimitere care a fost raportata anterior este modificata; b) cu valoarea "S", in situatia in care o trimitere a fost raportata eronat prin declaratia initiala si este eliminata.

ANEXA Nr. 3
Caracteristici de editare, modul de difuzare, utilizare si pastrare a formularului 395 "Declaratie informativa privind trimiterile postale contra ramburs efectuate de catre furnizorii de servicii postale pe teritoriul national"
1. Denumirea formularului 395: "Declaratie informativa privind trimiterile contra ramburs efectuate de catre furnizorii de servicii postale pe teritoriul national"
1.1. Caracteristici de editare: formularul se valideaza si se semneaza electronic cu ajutorul programului de asistenta, asigurat gratuit de catre Agentia Nationala de Administrare Fiscala, (ANAF) pe portalul ANAF sau la distanta, pe portalul e-guvernare.
1.2. Se difuzeaza gratuit pe portalul ANAF.
1.3. Se utilizeaza la declararea trimiterilor postale contra ramburs efectuate pe teritoriul national de catre persoanele autorizate pentru activitatea de furnizare a serviciilor postale definite la art. 2 pct. 20 din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 13/2013 privind serviciile postale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 187/2013, cu modificarile si completarile ulterioare, pentru trimiterile postale contra ramburs efectuate pe teritoriul national.
1.4. Circula in format electronic la organul fiscal central - Agentia Nationala de Administrare Fiscala, prin structurile de specialitate.
1.5. Se arhiveaza, in format electronic, in arhiva electronica centralizata. Perioada de stocare a datelor este de 5 ani, calculata de la data primirii de catre organul fiscal central, urmand ca datele sa fie sterse automat dupa implinirea acestui termen.

Extras din Ordinul 1644/2022:

Art. 1. - Se aproba modelul si continutul formularului 395 "Declaratie informativa privind trimiterile postale contra ramburs efectuate de catre furnizorii de servicii postale pe teritoriul national", prevazut in anexa nr. 1.
Art. 2. - Formularul prevazut la art. 1 se depune conform instructiunilor de completare si de depunere prevazute in anexa nr. 2. Art. 3. - Caracteristicile de editare, modul de difuzare, de utilizare si pastrare ale formularului prevazut la art. 1 sunt prevazute in anexa nr. 3.
Art. 4. - Datele cu caracter personal ce fac obiectul prezentului ordin sunt prelucrate in conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protectia datelor) si cele ale Legii nr. 190/2018 privind masuri de punere in aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protectia datelor), cu modificarile ulterioare.
Art. 5. - Anexele nr. 1-3 fac parte integranta din prezentul ordin.
Art. 6. - Prevederile prezentului ordin se aplica pentru trimiterile postale contra ramburs efectuate pe teritoriul national incepand cu luna urmatoare de la implinirea unui termen de 60 de zile de la intrarea in vigoare a ordinului.
Art. 7. - Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.