E-Factura. 3 pasi pe care sa ii urmati daca facturile NU apar in SPV

Pasii de urmat daca facturile nu apar in SPV

Daca furnizorii va confirma ca au transmis facturile prin e-Factura, dar acestea nu apar in SPV, este important sa urmati o procedura clara pentru in registrarea lor in contabilitate, respectand legislatia fiscala in vigoare.

Pasul 1

Verificati in SPV daca factura a fost primita.

Daca nu apare, cereti furnizorului:

• Dovada transmiterii facturii (captura de ecran din SPV);
• Numarul si data facturii transmise prin e-Factura.

Pasul 2

Daca furnizorul confirma trimiterea, dar factura nu apare in SPV, verificati daca a fost respinsa din cauza unei erori tehnice si solicitati retransmiterea.

Pasul 3

Daca furnizorul refuza sa storneze si sa refaca factura, trebuie sa inregistrati achizitia in contabilitate fara a deduce TVA (neavand originalul).

Inregistrarea in contabilitate fara deducerea TVA

Tranzactia trebuie inregistrata in contabilitate chiar daca factura lipseste din SPV, intrucat bunurile sau serviciile achizitionate exista si trebuie recunoscute in contabilitate.

Inregistrarea se face in contul 408 Furnizori facturi nesosite, iar TVA se trece ca neexigibila (4428).

Cartea Verde a Contabilitatii - Editie revizuita

Vezi AICI detalii

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Calendarul contabilului vesel 2026

Vezi AICI detalii

Ce se intampla ulterior cu TVA?

Situatia 1 – Furnizorul incarca factura in SPV peste cateva luni: deduceti TVA in luna in care fac - tura apare in SPV.

Situatia 2 – Furnizorul nu incarca niciodata factura in SPV: TVA ramane nedeductibila si trebuie in clusa in costul bunului/serviciului.

Obligatiile legale si riscurile fiscale

Conform O.U.G. nr. 120/2021, factura originala este considerata numai fisierul XML transmis prin e-Factura si sigilat de Ministerul Finantelor, implicit, deducerea TVA este permisa numai in baza originalului.

Emitentul (furnizorul) care nu transmite factura prin e-Factura risca o amenda de 15% din valoarea totala a facturii.

Destinatarul (cumparatorul) care inregistreaza o factura neexistenta in SPV poate fi sanctionat cu aceeasi amenda.

Prin urmare, nu deduceti TVA pana cand factura nu apare in SPV!

Documente justificative pentru cheltuiala

In cazul in care factura nu apare in SPV, alte documente care pot justifica achizitia sunt:

• Contractul de colaborare cu furnizorul;
• Nota de intrare-receptie (NIR);
• Devize, situatii de lucrari, rapoarte de lucru.

Aceste documente justificative demonstreaza ca achizitia este reala si poate fi deductibila la calculul impozitului pe profit (daca respecta regula de la art. 25 din Codul fiscal, sa fie cheltuieli efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice).

Cum sa procedati daca nu primiti factura prin SPV

Daca nu primiti factura prin SPV, tranzactia trebuie inregistrata, dar fara deducerea TVA. Daca factura apare ulterior in SPV, deduceti TVA atunci. Daca nu apare, TVA se include in costuri.

Temei legal

Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal

„Art. 25 – Cheltuieli

(1) Pentru determinarea rezultatului fiscal sunt con si derate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, in clusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare, precum si taxele de inscriere, cotizatiile si contributiile datorate catre camerele de comert si industrie, organizatiile patronale si organizatiile sindicale.

Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/ 2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania.

Art. 4 –

(6) Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor.

Art. 132

(1) Constituie contraventii, daca nu au fost savarsite in astfel de conditii incat sa fie con si - derate potrivit legii infractiuni, urmatoarele fapte:

a) nerespectarea de catre emitentul facturii – persoana impozabila stabilita in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ul terioare, a prevederilor art. 10 alin. (1);

b) primirea si inregistrarea de catre destinatarul – persoana impozabila stabilita in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 pri vind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, a unei facturi emise de operatori economici stabiliti in Romania, in relatia B2B, fara respectarea prevederilor art. 10 alin. (1);

(2) Contraventiile prevazute la alin. (1) lit. a) si b) se sanctioneaza, prin derogare de la prevederile art. 8 alin. (2) lit. a) din Ordonanta Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 180/2002, cu modificarile si completarile ulterioare, cu o amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii.“

Raspunsul a fost oferit in Revista de TVA, o publicatie lunara care va permite accesul la solutii profesioniste si actualizate pentru orice problema legata de TVA. Veti gasi aici spete fiscale, noutati legislative, proiecte de acte normative si mai ales cauze relevante pe TVA judecate de Curtea de Justitie a Uniunii Europene. Detalii AICI»