Fiscalitatea.ro 
O factura transmisa eronat, in dublu exemplar, in sistemul RO e-Factura, nu poate fi stearsa sau anulata direct din sistem - odata validata, ramane acolo.
In acest articol analizam ce se intampla atunci cand, din eroare tehnica - de exemplu, in timpul migrarii catre un sistem ERP nou - aceeasi factura ajunge sa fie transmisa de doua ori in sistemul RO e-Factura, cu date usor diferite, si cum se rezolva corect situatia, fara riscul unei duble impuneri la un eventual control fiscal.
Ce trebuie sa stii pe scurt:
Desi, in teorie, sistemul ANAF ar trebui sa respinga automat facturile identice, in practica, daca exista chiar si diferente minore intre cele doua transmiteri - de exemplu, lipsa seriei facturii la prima transmitere, fata de a doua - sistemul le accepta ca documente distincte, generand astfel un duplicat valid din punct de vedere formal.
Aceasta este exact situatia care poate aparea in timpul unei migrari ERP: facturile emise initial in vechiul sistem, preluate fara serie, ajung sa coexiste in SPV alaturi de facturile corecte, emise ulterior din noul sistem - desi, la nivelul contabilitatii interne, nu exista nicio dublare reala a operatiunilor.
1. Notificarea ANAF. Se transmite un mesaj prin formularul de contact din SPV, in care se explica eroarea tehnica si se specifica, clar, indexul de incarcare al fiecarei facturi dublate.
2. Informarea clientului. Beneficiarul trebuie anuntat despre eroare si rugat sa transmita, la randul lui, un mesaj oficial prin sectiunea de mesaje din propriul cont SPV, prin care sa precizeze explicit ca nu va lua in considerare factura dublata (fie cea fara serie, fie cea trimisa din eroare, in functie de caz).
3. Inregistrarea in contabilitate. Atat furnizorul, cat si clientul, vor inregistra in evidentele contabile doar una dintre cele doua facturi - cea corecta, emisa conform regulilor interne de numerotare si serie.
Citeste si: Facturi netransmise prin RO e-Factura: ce riscuri exista si cum se regularizeaza situatia
"(1) Corectarea informatiilor inscrise in facturi sau in alte documente care tin loc de factura se efectueaza astfel: a) in cazul in care factura nu a fost transmisa catre beneficiar, aceasta se anuleaza si se emite o noua factura; b) in cazul in care factura a fost transmisa beneficiarului, fie se emite o noua factura care trebuie sa cuprinda, pe de o parte, informatiile din factura initiala, numarul si data facturii corectate, valorile cu semnul minus [...], iar, pe de alta parte, informatiile si valorile corecte, fie se emite o noua factura continand informatiile si valorile corecte si concomitent se emite o factura cu valorile cu semnul minus [...], in care se inscriu numarul si data facturii corectate."
Reguli practice pentru stornare:
1. Factura storno trebuie sa anuleze integral factura gresita (cea transmisa din noul sistem, fara serie).
2. Pe factura storno se trece minus la cantitate, in timp ce pretul unitar ramane pozitiv.
3. Pentru ca stornarea sa fie valida si corelata automat de ANAF, in fisierul XML trebuie completate campurile de referinta catre factura initiala: BT-25 (numarul facturii initiale) si BT-26 (data acesteia).
4. ANAF recomanda utilizarea codului 380 (factura), cu valori negative, pentru operatiunea de stornare.
5. Atat factura de stornare, cat si orice factura noua, corecta, trebuie transmise in SPV in termen de 5 zile lucratoare de la data emiterii.
Trasabilitatea documentelor. Este esential sa se mentina o evidenta clara a indexurilor de descarcare din SPV si a corespondentei purtate cu clientii. In sistemul RO e-Factura, documentul considerat "original" este fisierul XML, insotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor — nu factura emisa intern, in format PDF sau din programul de facturare propriu.
Termenul de 5 zile lucratoare. Orice document de corectie (stornare) sau factura noua trebuie transmisa in SPV in cel mult 5 zile lucratoare de la data emiterii — depasirea acestui termen poate atrage sanctiuni suplimentare.
Sanctiunea pentru netransmitere sau raportare eronata. Pentru situatiile in care facturile nu sunt corect transmise sau raportate, sanctiunea aplicabila poate ajunge la 15% din valoarea facturii. Tocmai pentru evitarea acestui risc, daca facturile nu sunt dublate si in noul program de facturare, ci doar in SPV, cea mai sigura metoda ramane combinatia dintre notificarea oficiala prin SPV si obtinerea mesajelor de refuz din partea beneficiarilor, pentru exemplarele transmise din eroare.
Sursa foto: Pexels.com
In acest articol analizam ce se intampla atunci cand, din eroare tehnica - de exemplu, in timpul migrarii catre un sistem ERP nou - aceeasi factura ajunge sa fie transmisa de doua ori in sistemul RO e-Factura, cu date usor diferite, si cum se rezolva corect situatia, fara riscul unei duble impuneri la un eventual control fiscal.
Ce trebuie sa stii pe scurt:
- Daca duplicarea a aparut doar in SPV, din cauza unor diferente minore de format (cum ar fi lipsa seriei), cea mai sigura cale este notificarea oficiala a ANAF, combinata cu obtinerea unui mesaj de refuz din partea beneficiarului si inregistrarea in contabilitate a unei singure facturi, cea corecta.
- Daca se doreste, in schimb, anularea explicita printr-un document fiscal, procedura corecta este stornarea, conform art. 330 din Codul fiscal, cu respectarea stricta a termenului de 5 zile lucratoare pentru transmiterea documentului de corectie in SPV.
De ce facturile aproape identice nu sunt respinse automat de sistem
Primul lucru esential de inteles este un aspect tehnic al sistemului RO e-Factura: o factura validata si primita in sistem nu mai poate fi stearsa, anulata sau modificata.Desi, in teorie, sistemul ANAF ar trebui sa respinga automat facturile identice, in practica, daca exista chiar si diferente minore intre cele doua transmiteri - de exemplu, lipsa seriei facturii la prima transmitere, fata de a doua - sistemul le accepta ca documente distincte, generand astfel un duplicat valid din punct de vedere formal.
Aceasta este exact situatia care poate aparea in timpul unei migrari ERP: facturile emise initial in vechiul sistem, preluate fara serie, ajung sa coexiste in SPV alaturi de facturile corecte, emise ulterior din noul sistem - desi, la nivelul contabilitatii interne, nu exista nicio dublare reala a operatiunilor.
Ce NU trebuie facut
Este important de retinut, de la bun inceput, ce abordari sunt contraindicate intr-o astfel de situatie:- Nu incercati sa retransmiteti aceeasi factura, cu acelasi numar, sperand ca o veti "suprascrie" pe cea gresita - acest lucru nu anuleaza nimic, ci genereaza noi duplicate in sistem si complica si mai mult situatia.
- Nu recurgeti la o stornare clasica daca facturile din cele doua sisteme sunt, de fapt, duplicate perfecte ale acelorasi operatiuni - riscati sa creati confuzii suplimentare de serii si numerotare, mai ales daca cele doua documente au aproape aceleasi date de identificare.
Calendarul contabilului vesel 2026
Cartea Verde a Contabilitatii 2026
Cartea verde a Contabilitatii 2026
- NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulAchizitie utilaj agricol in leasing. Profit reinvestit O societate comerciala care achizitioneaza un tractor in valoare de 569873.92 lei, achizitionat in 30.09.2026, cu un avans achitat in valoare de 101296.60 lei, iar restul de plata...citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulCazare salariati nepalezi O societate "A" din Romania, platitoare de tva, cu cod caen 4711, a angajat nepalezi. Societatea "A" le ofera acestora chirie gratuit. Societatea "A" primeste factura de chirie de...citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulDeclararea impozitului pentru servicii de promovare remunerate prin produse in cadrul unui contract de barter Cum va fi declarat timpozitul retinut? Persoana fizica a primit cu factura produsul, urmand ca luna viitoare sa primeasca ( tot cu factura) un accesoriu al produslui (ambele...citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulVanzarea echipamentelor cu plata in rate: tratamentul TVA al costului de administrare si al finantarii acordate de furnizor O societate vinde cu plata in rate echipamente sportive, contractul include un pret fix si un cost de administrare. Atasat contractului este un scadentar facut ca la calcul de...citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulVanzarea echipamentelor cu plata in rate: tratamentul TVA al costului de administrare si al finantarii acordate de furnizor Buna ziua, multumesc mult pentru clarificari daca contractul defineste costul de administrare ca un comision de administrare pur- pastreaza calificarea de comision sau un cost...citeste mai mult
Portal Codul Fiscal
Solutia pentru facturi duplicate provenite din sisteme diferite
Daca facturile transmise eronat provin, de fapt, din sisteme diferite (nu sunt dublate in noul program, ci doar au ajuns duplicat in SPV), cea mai sigura solutie presupune trei pasi:1. Notificarea ANAF. Se transmite un mesaj prin formularul de contact din SPV, in care se explica eroarea tehnica si se specifica, clar, indexul de incarcare al fiecarei facturi dublate.
2. Informarea clientului. Beneficiarul trebuie anuntat despre eroare si rugat sa transmita, la randul lui, un mesaj oficial prin sectiunea de mesaje din propriul cont SPV, prin care sa precizeze explicit ca nu va lua in considerare factura dublata (fie cea fara serie, fie cea trimisa din eroare, in functie de caz).
3. Inregistrarea in contabilitate. Atat furnizorul, cat si clientul, vor inregistra in evidentele contabile doar una dintre cele doua facturi - cea corecta, emisa conform regulilor interne de numerotare si serie.
Citeste si: Facturi netransmise prin RO e-Factura: ce riscuri exista si cum se regularizeaza situatia
Solutia prin stornare, daca se doreste anularea explicita prin document fiscal
Daca facturile transmise fara serie sunt considerate eronate din punct de vedere legal si se doreste anularea lor explicita, printr-un document fiscal, procedura corecta este stornarea, reglementata de art. 330 din Codul fiscal:"(1) Corectarea informatiilor inscrise in facturi sau in alte documente care tin loc de factura se efectueaza astfel: a) in cazul in care factura nu a fost transmisa catre beneficiar, aceasta se anuleaza si se emite o noua factura; b) in cazul in care factura a fost transmisa beneficiarului, fie se emite o noua factura care trebuie sa cuprinda, pe de o parte, informatiile din factura initiala, numarul si data facturii corectate, valorile cu semnul minus [...], iar, pe de alta parte, informatiile si valorile corecte, fie se emite o noua factura continand informatiile si valorile corecte si concomitent se emite o factura cu valorile cu semnul minus [...], in care se inscriu numarul si data facturii corectate."
Reguli practice pentru stornare:
1. Factura storno trebuie sa anuleze integral factura gresita (cea transmisa din noul sistem, fara serie).
2. Pe factura storno se trece minus la cantitate, in timp ce pretul unitar ramane pozitiv.
3. Pentru ca stornarea sa fie valida si corelata automat de ANAF, in fisierul XML trebuie completate campurile de referinta catre factura initiala: BT-25 (numarul facturii initiale) si BT-26 (data acesteia).
4. ANAF recomanda utilizarea codului 380 (factura), cu valori negative, pentru operatiunea de stornare.
5. Atat factura de stornare, cat si orice factura noua, corecta, trebuie transmise in SPV in termen de 5 zile lucratoare de la data emiterii.
Ai o intrebare din domeniul fiscal-contabil? Acceseaza PortalCodulFiscal.ro si beneficiezi de consultanta personalizata de la specialisti. Click AICI>>>
Riscuri si recomandari in perspectiva unui control fiscal
Riscul dublei impuneri. Daca facturile dublate raman in sistem fara nicio notificare oficiala sau fara stornare, exista riscul ca, la un control fiscal, sa se solicite plata TVA pentru ambele documente — pentru ca, din perspectiva ANAF, ambele facturi sunt considerate valide, atata timp cat figureaza in SPV.Trasabilitatea documentelor. Este esential sa se mentina o evidenta clara a indexurilor de descarcare din SPV si a corespondentei purtate cu clientii. In sistemul RO e-Factura, documentul considerat "original" este fisierul XML, insotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor — nu factura emisa intern, in format PDF sau din programul de facturare propriu.
Termenul de 5 zile lucratoare. Orice document de corectie (stornare) sau factura noua trebuie transmisa in SPV in cel mult 5 zile lucratoare de la data emiterii — depasirea acestui termen poate atrage sanctiuni suplimentare.
Sanctiunea pentru netransmitere sau raportare eronata. Pentru situatiile in care facturile nu sunt corect transmise sau raportate, sanctiunea aplicabila poate ajunge la 15% din valoarea facturii. Tocmai pentru evitarea acestui risc, daca facturile nu sunt dublate si in noul program de facturare, ci doar in SPV, cea mai sigura metoda ramane combinatia dintre notificarea oficiala prin SPV si obtinerea mesajelor de refuz din partea beneficiarilor, pentru exemplarele transmise din eroare.
Sursa foto: Pexels.com
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
