Ghid ANAF si MFP privind E-Factura: cum vor putea contribuabilii sa emita si sa primeasca facturile electronice din 2024

Un Ghid privind inscrierea si utilizarea sistemului RO e-Factura a fost publicat de ANAF si MFP, avand in vedere ca incepand cu anul 2024 va fi obligatorie utilizarea E-Factura, pentru toate livrarile de bunuri si prestarile de servicii care au loc in Romania, realizate in relatia business-to-business (B2B).

Ce este factura electronica?

Factura electronica este un fisier electronic, in format XML, pe baza standardului european EN 16931 -1+A1 “Facturarea electronica – Model semantic de date pentru elementele esentiale ale unei facturi electronice” si regulile nationale RO-CIUS prevazute in legislatia nationala.

Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor.

Pentru completare corecta a fisierului XML se utilizeaza urmatoarele reguli:
- reguli operationale – regulile impuse de standardul european de facturare SN 16931
- reguli CIUS (Core Invoice Usage Specification) – impuse de legislatia din Romania
- verificarea cu alte baze de date.

Modalitatea de utilizare si accesare a sistemului RO e-Factura

Pentru utilizarea si accesarea sistemului RO e-Factura, operatorii economici trebuie sa fie inregistrati in Spatiul Privat Virtual (SPV).

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a Contabilitatii - Editie revizuita

Vezi AICI detalii

Pentru inregistrarea in Spatiul Privat Virtual operatorii economici pot accesa informatiile disponibile pe site-ul ANAF1.

Pentru a primii atentionari la adresele de e-mail completate in SPV trebuie sa fie exprimata optiunea in acest sens.

Aceste atentionari sunt trimise in situatia in care utilizatorul nu a descarcat documentul in termen de 24 ore de la publicarea in SPV.

De asemenea informatii suplimentare privind inregstrarea in SPV sunt disponibile pe canalul de Youtube al Agentiei Nationale de Administrare Fiscala.2

Emiterea/transmiterea unei facturi in format XML se poate realiza prin doua metode:

I. Servicii web - utilizarea unei aplicatii proprii, prin interconectarea cu sistemul RO e- Factura folosind o serie de micro-servicii expuse sub forma unei API (Application Programming Interface);

II. Incarcare web - utilizarea aplicatiei3 puse la dispozitie in mod gratuit de catre Ministerul Finantelor.

Pentru generarea fisierului trebuie sa consultati urmatoarele documente:
- ghidul pus la dispozitie de catre ASRO4;
- Manualul de utilizare a aplicatiei RO e-Factura, disponibil pe site-ul ANAF5;
- documentatia tehnica disponibila pe sectiunile dedicate ale paginilor web ale Ministerului Finantelor si ANAF.

Astfel, in cazul in care nu dispuneti de o aplicatie proprie pentru generarea facturii electronice, puteti utiliza aplicatia gratuita pentru completarea datelor de facturare si transmiterea facturii electronice.

Transmiterea facturii prin RO e-Factura

In vederea transmiterii facturii trebuie sa fiti inregistrati in Spatiul Privat Virtual si sa va autentificati pe portalul www.anaf.ro, prin accesarea butonului Autentificare cu certificat.

Dupa autentificarea in Spatiul Privat Virtual, se selecteaza optiunea Trimitere factura din meniul Factura electronica.

Dupa alegerea optiunilor din listele puse la dispozitie in campurile Sintaxa XML (predefinit pentru standardul UBL) si CIF factura (se specifica CIF vanzator, avand in vedere ca un utilizator poate avea drepturi de utilizare pentru mai multe Coduri de identificare fiscala) se va apasa butonul Choose File si se va alege fisierul XML salvat pe calculatorul personal si se apasa butonul Transmitere XML Factura.

Aplicatia va intoarce un raspuns cu privire la incarcarea cu succes a fisierului („fisierul a fost transmis cu succes si urmeaza a fi prelucrat”) si va emite un ID (index de incarcare) prin intermediul caruia va putea fi verificat statusul transmiterii facturii. Acest ID se va copia in campul „Verificare stare fisier transmis anterior”, dupa care se va apasa butonul „Verifica”, la scurt timp afisandu-se un mesaj de instiintare care atesta prelucrarea facturii.

Sistemul RO e-Factura atribuie automat un numar de identificare, denumit „Index de incarcare”, utilizat ca referinta in cadrul proceselor si operatiunilor specifice sistemului. Atentie! Fisierele valide vor fi disponibile in sistem pentru descarcare pentru o perioada de 60 zile de la momentul publicarii in sistem.

Descarcarea facturii electronice in RO e-Factura

Pentru descarcarea unei facturi se acceseaza sectiunea „Factura electronica – Raspunsuri factura”, se selecteaza CIF-ul si numarul de zile pentru care doreste sa se afiseze raspunsurile si se apasa butonul „Obt?ine raspunsuri”.

Dupa afisarea listei cu facturi incarcate, utilizatorul va apasa butonul „Descarca” din dreptul facturii care prezinta interes.

Pentru a vedea intregul Ghid, click AICI»


Sursa: ANAF