Infiintarea unei asociatii de proprietari. Etape si reglementari cheie

Etape infiintare asociatie de proprietari

Pentru infiintarea unei asociatii de proprietari, este esentiala parcurgearea urmatoarelor etape:

1. Organizarea preliminara si elaborarea documentelor

Asociatia de proprietari se constituie prin acordul scris al cel putin jumatate plus unu dintre proprietarii apartamentelor si spatiilor cu alta destinatie decat locuinta. Acest acord se consemneaza intr-un tabel nominal anexat la Acordul de asociere.

Are loc o sedinta preliminara in care proprietarii:

• se informeaza asupra prevederilor Legii nr. 196/2018;
• desemneaza persoanele care redacteaza Acordul de asociere si Statutul;
• stabilesc un termen de finalizare a documentelor si data adunarii de constituire;
• stabilesc sediul asociatiei (prin contract de comodat).

2. Convocarea si desfasurarea adunarii generale de constituire

Convocarea adunarii generale a proprietarilor se afiseaza cu minimum 10 zile inaintea datei la care se face convocarea si se intocmeste proces-verbal de convocare. 

In Adunarea generala:

• se adopta Statutul si Acordul de asociere;
• se aleg organele de conducere: Comitetul executiv (numar impar de membri); Presedintele asociatiei; Cenzorul sau comisia de cenzori; Administratorul; 
• se redacteaza procesul verbal de constituire, insotit de tabelul cu acordul proprietarilor.

ATENTIE! In tabelele anexa la procesul verbal de constituire/ statut/ acord de asociere se vor trece TOTI PROPRIETARII de la fiecare apartament, conform extrasului CF/ contract de vanzare cumparare. Procentul de 50%+1 se socoteste la numarul TOTAL DE PROPRIETARI (nu de apartamente). 

3. Depunerea documentelor la Judecatorie pentru inregistrarea asociatiei

Pentru dobandirea personalitatii juridice, se depun 5 exemplare ale dosarului complet, care contine:

• Cererea catre Judecatorie;
• Procesul verbal de constituire si alegere a organelor de conducere;
• Statutul asociatiei;
• Contractul de comodat pentru sediu;
• Acordul de asociere + tabelul nominal al proprietarilor;
• Extras de carte funciara colectiva + tabel al cotelor-parti indivize;
• Copii acte identitate pentru comitetul executiv si cenzor;
• Cazier judiciar pentru presedinte/ vicepresedinte/ membrii comitetului executiv si cenzor ;
• Dovada achitarii taxei judiciare de timbru.

4. Dobandirea personalitatii juridice si inregistrarea fiscala

Asociatia dobandeste personalitate juridica prin incheierea judecatorului-delegat. Ulterior, se inregistreaza la Administratia Financiara pentru obtinerea codului fiscal, pe baza:

• Statutului;
• Acordului de asociere;
• Sentintei judecatoresti.

Contabilitatea asociatiilor de proprietari

Contabilitatea asociatiilor de proprietari se organizeaza si conduce in partida simpla, potrivit art. 74 din Legea 196/2018 si reglementarilor contabile pentru persoane juridice fara scop patrimonial (OMFP nr. 3103/2017).

Ea este tinuta in limba romana si in moneda nationala. Administratorul sau persoana imputernicita consemneaza fiecare operatiune financiara in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza evidentierii in contabilitatea in partida simpla, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

Modelele formularelor comune pe economie, privind activitatea financiara si contabila desfasurata de catre asociatiile de proprietari se regasesc in OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, cu modificarile si completarile ulterioare.

IMPORTANT! Asociatiile de proprietari, au obligatia sa efectueze inventarierea generala a elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, in situatiile prevazute de lege, cu respectarea prevederilor OMFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii. 

Asociatia va utiliza pentru inventariere modele de formulare aprobate oficial (ex.: registrul-jurnal, registrul-inventar, registrul de casa).

Citeste si: Cine verifica asociatiile de proprietari si reglementari cheie 

Registrele asociatiei de proprietari

Registrele asociatiei de proprietari sunt:

I. Registrul unic al asociatiei de proprietari. Acesta cuprinde procesele-verbale ale adunarii generale, comitetului executiv si cenzorului/comisiei de cenzori;

II. Registrele de contabilitate. Acestea sunt:

1. Registrul-jurnal (cod 14-1-1/A);
2. Registrul-inventar (cod 14-1-2)
3. Registrul unic de venituri si cheltuieli al asociatiei de proprietari;
4. Registrul pentru evidenta Fondului de rulment (cod 14-6-25/a);
5. Registrul pentru evidenta Fondului de reparatii (cod 14-6-25/b);
6. Registrul pentru evidenta Fondului de penalizari (cod 14-6-25/d);
7. Registrul pentru evidenta Fondului sumelor speciale (cod 14-6-25/c);

Registrele de contabilitate se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat si astfel completate incat sa permita, in orice moment, identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate.

Registrul-jurnal (cod 14-1-1/A) serveste la inregistrarea operativa a tuturor operatiunilor desfasurate, pe baza documentelor justificative.

Registrul-inventar (cod 14-1-2) serveste la inregistrarea tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, grupate in functie de natura lor, inventariate potrivit normelor legale.

III. Pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor efectuate, lunar se intocmeste "Situatia soldurilor elementelor de activ si de pasiv" (cod 14-6-30/d), pe baza datelor inscrise si totalizate in fise si jurnale contabile.

Imperativ pentru orice asociatie de proprietari!

Top 45 modele editabile de documente pentru asociatiile de proprietari - Lucrarea ofera toate modelele de documente indispensabile pentru buna functionare a asociatiei de proprietari!!

Comanda ACUM >> Top 45 modele editabile de documente pentru asociatiile de proprietari 

Obligatii declarative asociatie de proprietari

Asociatia de proprietari este obligata sa depuna aceleasi declaratii fiscale ca persoanele juridice fara scop patrimonial, si anume:

• D112 lunar, in cazul in care are salariati
• D101 anual

Conform art. 13 alin. (2) lit. k) din Codul Fiscal,  asociatia de proprietari, constituita ca persoana juridica romana, este obligata la declararea si plata impozitului pe profit numai daca obtine venituri din exploatarea proprietatii comune. Vectorul fiscal va fi completat in acest sens.

Membrii asociatiei de proprietari

Membri ai asociatiei sunt toti proprietarii din condominiu, identificati conform extraselor de carte funciara.

Structurile principale sunt:

I. Adunarea generala

Este organul suprem de conducere, format din toti proprietarii. Are competente precum:

• alegerea si revocarea presedintelui, comitetului executiv si cenzorului;
• aprobarea bugetului si a fondurilor;
• adoptarea hotararilor privind administrarea condominiului.

Adunarea generala este convocata cel putin o data pe an, iar hotararile sunt adoptate cu majoritatea membrilor prezenti.

Pentru adoptarea hotararilor in adunarea generala a asociatiei de proprietari, se vor avea in vedere urmatoarele:

1. fiecare proprietar membru al asociatiei de proprietari are dreptul la un vot pentru proprietatea sa;
2. pentru hotararile cu privire la stabilirea fondurilor de investitii pentru consolidare, reabilitare si modernizare, votul fiecarui proprietar membru al asociatiei de proprietari are o pondere egala cu cota-parte din proprietatea comuna;
3. proprietarul poate fi reprezentat in adunarea generala de catre un membru al familiei sau de catre un alt reprezentant care are o imputernicire scrisa si semnata de catre proprietarul in numele caruia voteaza;
4. un membru al asociatiei de proprietari poate reprezenta unul sau mai multi membri absenti, daca prezinta imputernicire semnata de catre proprietarii in numele carora voteaza;
5. in cazul unui vot paritar, votul presedintelui asociatiei de proprietari este decisiv.

Hotararile adunarilor generale vor fi luate cu votul majoritatii membrilor asociatiei de proprietari prezenti la adunarea generala convocata sau reconvocata, dupa caz. In statutul propriu al asociatiei de proprietari pot fi prevazute si alte conditii, dar nu mai putin de jumatate plus unu din voturile celor prezenti la adunarea generala convocata sau reconvocata.

In situatii exceptionale, hotararile pot fi luate prin acordul scris al majoritatii proprietarilor unei scari sau unui bloc, membri ai asociatiei de proprietari, pentru probleme care ii vizeaza direct, pe baza de tabel nominal. 

II. Comitetul executiv

Format dintr-un numar impar de membri, asista presedintele in conducerea curenta a asociatiei si pune in aplicare hotararile adunarii generale. De asemenea, poate fi responsabil cu anumite sarcini specifice, cum ar fi supravegherea reparatiilor sau gestionarea relatiilor cu prestatorii de servicii.

III. Presedintele

Este si presedintele comitetului executiv, iar atributiile sale sunt urmatoarele:

• Convoca si conduce sedintele adunarii generale si ale comitetului executiv.
• Reprezinta asociatia in relatiile cu tertii.
• Implementeaza hotararile adunarii generale.
• Gestioneaza fondurile asociatiei, impreuna cu comitetul executiv.
• Asigura respectarea legilor si regulamentelor privind administrarea condominiului.

IV. Cenzorul / Comisia de cenzori

Cenzorul trebuie sa aiba studii economice, minim liceu sau juridice. Daca nu indeplineste nimeni conditiile se va specifica in PV de constituire ca se imputerniceste comitetul executiv/presedintele pentru a incheia ulterior un contract cu o persoana fizica/ juridica autorizata. 

Principalele atributii ale cenzorului sunt:

• Verifica modul in care sunt utilizate fondurile asociatiei.
• Verifica legalitatea operatiunilor financiare ale asociatiei.
• Raporteaza adunarii generale cu privire la activitatea financiara a asociatiei.

V. Administratorul

Trebuie sa fie autorizat ca administrator de condominii. Daca nu exista o persoana calificata in randul proprietarilor, adunarea generala mandateaza comitetul executiv sa contracteze o persoana sau firma specializata.