Care sunt principalele documente financiar-contabile solicitate cu ocazia inspectiilor fiscale?

Aspecte generale privind documentele financiar-contabile

Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:

• denumirea documentului;
• denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul;
• numarul documentului si data intocmirii acestuia;
• mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
• continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
• datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
• numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare.

In cuprinsul oricarui document emis de catre o entitate trebuie sa se mentioneze si elementele prevazute de legislatia in domeniu, respectiv forma juridica, codul de identificare fiscala si capitalul social, dupa caz.

Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.

Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate.

Documentele justificative provenite din tranzactii/operatiuni de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baza de borderou de achizitie/carnet de comercializare, pot fi inregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective.

In cazul in care documentele se refera la cheltuieli pentru prestari de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baza de norme de venit, pentru a fi inregistrate in contabilitate, acestea trebuie sa aiba la baza contracte sau conventii civile, incheiate in acest scop, precum si documentul prin care se face dovada platii (dispozitie de plata/incasare, chitanta, ordin de plata, dupa caz).

Pot fi intocmite documentele financiar-contabile in alta limba sau moneda?

Documentele financiar-contabile pot fi intocmite si intr-o alta limba decat cea romana si alta moneda, daca acest fapt este prevazut expres printr-un act normativ.

Ce elemente trebuie sa cuprinda documentele contabile (registre, jurnale, fise, note)? 

Documentele contabile (registre, jurnale, fise, note etc.) care servesc la prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiunilor economico-financiare consemnate in documentele justificative, intocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: denumirea entitatii, data intocmirii documentului contabil, felul, numarul si data documentului justificativ, sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate, conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare, semnatura persoanei responsabile cu intocmirea documentelor contabile.

Este obligatorie semnatura atunci cand documentele sunt prelucrate informatic? 

In conditiile in care documentele financiar-contabile (documentele justificative si documentele contabile) sunt intocmite si preluate in contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, semnatura nu constituie element obligatoriu. In astfel de situatii trebuie sa se stabileasca, prin proceduri proprii, modalitati de identificare a persoanelor care au initiat, au dispus si au aprobat, dupa caz, efectuarea operatiunilor respective

Sub ce forma pot fi prezentate documentele financiar-contabile? 

Documentele financiar-contabile pot fi prezentate ca documente pe suport hartie sau in format electronic, cu conditia intocmirii acestora potrivit prezentelor norme.

Cum se corecteaza erorile din documentele financiar-contabile? 

Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, concomitent inscriindu-se alaturi textul sau cifra corecta.

Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul, mentionandu-se si data efectuarii corecturii.

In cazul documentelor financiar-contabile la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii, documentul intocmit gresit se anuleaza si se pastreaza sau ramane in carnetul respectiv.

Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme.

Pentru situatii in care, prin reglementari speciale, se prevede ca documentul original trebuie sa fie pastrat la alta entitate, la inregistrarea in contabilitate se utilizeaza copia documentului respectiv.

Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa aduca la cunostinta, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului entitatii (administratorului entitatii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective) situatia constatata.
In termen de cel mult 3 zile lucratoare de la primirea sesizarii, conducatorul entitatii dispune incheierea unui proces-verbal care sa cuprinda: datele de identificare a documentelor disparute, numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentelor, data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentelor respective.

Procesul-verbal se semneaza de catre: conducatorul entitatii, conducatorul compartimentului financiar-contabil al entitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie, persoana responsabila cu pastrarea documentelor, seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentelor, dupa caz.

Cand disparitia documentelor se datoreaza insusi conducatorului entitatii, masurile prevazute de prezentele norme se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dupa caz.

In conditiile in care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost intocmit de catre entitate intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul original, mentionandu-se in antetul documentului ca este reconstituit, si sta la baza inregistrarilor in contabilitate.

Ori de cate ori disparitia documentelor poate constitui infractiune, se instiinteaza imediat organele de urmarire penala.

Termenul de pastrare a documentelor justificative

Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.

Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.

Referitor la termenul de pastrare a documentelor justificative, permanent au fost discutii, ultimul act normativ aparut in acest sens (Legea nr. 36/2023 pentru modificarea Legii contabilitatii nr. 82/1991) amplificand parca si mai mult aceste controverse. Companiile ar trebui sa manifeste prudenta in ceea ce priveste aplicarea recentei legi, care prevede un termen de pastrare a documentelor justificative de numai 5 ani. Este evident ca aceasta masura adusa de Legea nr. 36/2023 va reduce costurile de arhivare la firmele mari, diminuandu-si astfel cheltuielile cu chiriile, intretinerea spatiilor de arhivare sau salariale, dar pot aparea si probleme.

Potrivit noii legi, societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome si celelalte persoane juridice, institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial, care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor, au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite. Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute mai sus timp de 5 ani, inclusiv pentru statele de salarii.

Legea reduce la 5 ani termenul de pastrare si pentru documentele intocmite in legatura cu aparatele de marcat electronice fiscale, cum ar fi Registrul special si rapoartele fiscale de inchidere zilnica, precum si termenul de pastrare a memoriilor fiscale extrase din casele de marcat.

Vechile reglementari prevedeau termenul de pastrare de 10 ani, atat in cazul registrelor de contabilitate, cat si in cazul documentelor justificative. Se pare ca la injumatatirea termenului de pastrare a documentelor justificative s-a avut in vedere armonizarea cu termenul de 5 ani in care organele fiscale au dreptul de a stabili creante fiscale, conform Codului de procedura fiscala.

Nu trebuie sa neglijam prevederea din acelasi Cod de procedura fiscala, conform careia dreptul de a stabili creante fiscale se prescrie in termen de 10 ani in cazul in care acestea rezulta din savarsirea unei fapte prevazute de legea penala.

Daca ne mai gandim si la posibilitatea intervenirii unor litigii intre persoanele juridice sau intre acestea si salariati sau alte autoritati, recomandarea mea este sa se manifeste prudenta in ceea ce priveste noul termen de pastrare de 5 ani.

In sprijinul acestei recomandari, sa nu uitam nici de starea de urgenta din pandemie generata de coronavirus, care a prelungit cu 253 de zile toate termenele de prescriptie din Codul de procedura fiscala, inclusiv termenul de prescriptie a dreptului organului fiscal de a verifica anumite perioade.

De ce este important sa pastram mai mult timp documentele justificative, mai ales documente de maxima importanta fiscala, cum sunt facturile? 

Pentru ca, in situatia verificarii unei perioade mai vechi de 5 ani pentru care nu mai detinem astfel de documente, inspectorii ANAF au la indemana o procedura extrem de simpla, dar benefica pentru stat, procedura estimarii obligatiilor fiscale in baza declaratiilor anterioare. Or, daca am prezenta documente justificative, posibil sa fim avantajati in raport cu cuantumul sumelor stabilite de ANAF prin estimare.

Prin urmare, specialistii spun ca nu ar trebui sa manifestam graba in a distruge documentele justificative pentru care a expirat termenul de pastrare de 5 ani, ci prudenta mai ales in pastrarea unor documente justificative importante pentru compania noastra si care ne pot ajuta cu prilejul unor controale din partea autoritatilor sau in posibile litigii.

Comanda ACUM>> Documente suplimentare obligatorii. Controale fiscale - Lucrarea contine modelele documentelor justificative pe care NU le reglementeaza NIMENI si NIMIC! Dar LE CER toti inspectorii fiscali!Click AICI>>>

Documente solicitate in faza premergatoare controlului fiscal

In aceasta etapa sunt solicitate:

• Registrul unic de control (in vederea inscrierii datei de inceput a inspectiei fiscale)
• Certificat constatator emis de ONRC
• Situatii financiare anuale si/sau trimestriale pentru perioada controlata
• Balante de verificare pentru perioada controlata
• Lista sediilor secundare ale societatii
• Informatii privind modul de conducere a contabilitatii (contract de munca sau contract de prestari de servicii)
• Datele de contact ale reprezentantului legal
• Declaratii fiscale pentru o anumita perioada

Documente contabile solicitate in timpul inspectiei fiscale

Iata care sunt principalele documente contabile solicitate in timpul inspectiei fiscale: 

1. Documente generale ale societatii:

• Certificat de inregistrare fiscala (CIF)
• Act constitutiv al societatii
• Certificat de inregistrare in scopuri de TVA
• Contractul de sediu social si al punctelor de lucru
• Registrul unic de control

2. Documente financiar-contabile

• Balante de verificare lunare
• Registrul-jurnal
• Registrul-inventar
• Cartea mare
• Fise de cont analitice pentru client, furnizori, banci, casa, personal, mijloace fixe
• Situatiile financiare anuale si trimestriale (daca este cazul)

3. Documente justificative pentru venituri

• Contracte cu clientii
• Facturi emise
• Avize de insotire a marfurilor/CMR/procese-verbale de receptie
• Dovezi ale prestarii de servicii (situatii de lucrari, rapoarte de lucru, procese-verbale)

4. Documente justificative pentru cheltuieli

• Contracte cu furnizorii
• Facturi de achizitii
• Avize de insotire
• Note de intrare-receptie (Procese-verbale de lucrari, Documente de plata (extrase bancare, OP), Documente pentru cheltuieli deductibile/nedeductibile)

7. Documente specifice verificarii in domeniul TVA

• Jurnale de cumparari si vanzari
• Deconturi de TVA (D300)
• Declaratii recapitulative (D390)
• Declaratia informativa D394
• Dovezi ale livrarilor intracomunitare:
• CMR
• Contracte transport
• Dovada receptiei de catre client
• Documente pentru taxare inversa
• Raspunsuri la notificarile e-TVA
• Declaratia 398 OSS

8. Documente privind impozitul pe profit

• Registrul de evidenta fiscala (calculul impozitului pe profit)
• Fisele de amortizare a mijloacelor fixe
• Registrul mijloacelor fixe
• Fise calcul deductibilitate provizioane
• Cheltuieli cu sponsorizari (contracte de sponsorizare, plati)
• Evidenta pierderilor fiscale reportate

9. Documente privind contributiile salariale (D112)

• State de salarii
• Pontaje
• Contracte de munca si acte aditionale
• Reges-Online
• Declaratii 112 depuse
• Ordine de deplasare
• Deconturi de cheltuieli

10. Documente din sfera resurselor umane

• Decizii interne
• Regulament intern
• Documente de delegare/detasare
• Centralizatoare ore lucrate
• Contracte de colaborare

11. Mijloace fixe si amortizare

• Registrul mijloacelor fixe
• Procese-verbale de punere in functiune
• Facturi achizitii
• Fise de amortizare
• Rapoarte de reevaluari sau casari de mijloace fixe

12. Documente privind stocurile

• Note de intare-receptie
• Bonuri de consum
• Fise de magazie
• Decizii de inventariere
• Declaratii de inceput/sfarsit inventar
• Liste de inventariere
• Procese-verbale de inventariere (compensare lipsuri/plusuri, imputare sau alte masuri de valorificare a diferentelor constatate la inventar)

13. Documente privind operatiuni intracomunitare

• Contracte externe
• Dovezi de transport
• Confirmari de primire/inregistrare in contabilitate a bunurilor
• Coduri valide de TVA parteneri (VIES)

 
14. Documente bancare si numerar

• Extrase de cont bancare
• Chitante
• Dispozitie de plata/incasare
• OP-uri, bilete la ordin, cecuri, alte dovezi de plata
• Contracte bancare/linii de credit
• Registrul de casa

Acest articol este preluat din Domeniulcontabil.ro - o platforma marca Rentrop&Straton care ofera consultanta EXCLUSIV de profesionisti cu experienta, fara AI. Detalii AICI>>>

Sursa foto: Pexels.com