Procedura de distrugere a chitantierelor neutilizate

Probabil multe societati se confrunta cu situatia in care pe inventar exista chitantiere care nu mai sunt folosite din varii motive, cum ar fi, de exemplu, faptul ca au fost inlocuite cu altele cu un format nou. Care este, in aceste situatii, procedura de anulare si distrugere a chitantierelor?

Raspunsul specialistului

Potrivit punctului 36 din Ordinul 2634/2015, entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.
Chitantierele care nu sunt utilizate nu stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare, deci pentru aceste carnete nu aveti obligatia pastrarii in arhiva.

Pentru scoaterea din evidenta a stocurilor de materiale consumabile este necesar sa inventariati aceste bunuri si, in baza hotararii persoanei responsabile cu gestionarea entitatii sa le distrugeti.

Chitantierele care nu mai pot fi utilizate deoarece nu mai corespund din punct de vedere al formatului pot fi considerate, in opinia mea, bunuri deteriorate.
In baza rezultatelor inventarierii si a constatarii ca bunurile sunt degradate, se va intocmi Proces-verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale cod 14-2-3/aA, prevazut de Ordinul 2634/2015.

Din punct de vedere al impozitului impozit pe profit, se aplica prevederile art. 25 alin. (4) lit. c) din Codul fiscal, potrivit caruia, nu sunt deductibile cheltuielile privind bunurile de natura stocurilor sau a mijloacelor fixe amortizabile constatate lipsa din gestiune ori degradate, neimputabile, precum si taxa pe valoarea adaugata aferenta, daca aceasta este datorata potrivit prevederilor titlului VII. 

In speta data, cheltuielile cu bunurile degradate sunt deductibile in urmatoarele situatii/conditii:
- bunurile/mijloacele fixe amortizabile pentru care au fost incheiate contracte de asigurare;
- bunurile/mijloacele fixe amortizabile degradate calitativ, daca se face dovada distrugeri. 

Opinia mea este ca trecerea pe cheltuiala reprezinta o cheltuiala nedeductibila fiscal (neimputabila) daca nu se face dovada distrugerii.

Din punct de vedere al tva, potrivit art. 304 alin. (2) lit. a) din Codul fiscal, nu se ajusteaza deducerea initiala a taxei in cazul bunurilor distruse, pierdute sau furate, in conditiile in care aceste situatii sunt demonstrate sau confirmate in mod corespunzator de persoana impozabila. 

Conform punctului 78 alin. (10)-(12) din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal, in sensul art. 304 alin. (2) lit. a) din Codul fiscal, persoana impozabila nu are obligatia ajustarii taxei deductibile in cazul bunurilor de natura celor prevazute la alin. (1) distruse, pierdute sau furate, in conditiile in care aceste situatii sunt demonstrate sau confirmate in mod corespunzator, in situatii cum ar fi, de exemplu, urmatoarele, dar fara a se limita la acestea: „(10) In sensul art. 304 alin. (2) lit. a) din Codul fiscal, persoana impozabila nu are obligatia ajustarii taxei deductibile in cazul bunurilor de natura stocurilor distruse, pierdute sau furate, in conditiile in care aceste situatii sunt demonstrate sau confirmate in mod corespunzator, in situatii cum ar fi, de exemplu, bunurile de natura stocurilor degradate calitativ, care nu mai pot fi valorificate si pentru care se face dovada distrugerii”.

In orice alta situatie in care persoana impozabila aduce suficiente dovezi ca bunurile sunt distruse, pierdute sau furate, nu are obligatia ajustarii taxei. 

Obligatia de a demonstra sau confirma in mod corespunzator ca bunurile au fost distruse, pierdute sau furate, in sensul art. 304 alin. (2) lit. a) din Codul fiscal, revine persoanei impozabile. In situatia in care organele de inspectie fiscala nu considera suficiente dovezile furnizate de persoana impozabila, acestea pot obliga persoana respectiva sa efectueze ajustarea taxei. Conform principiului proportionalitatii, organele fiscale nu pot solicita persoanei impozabile mai mult decat ceea ce este necesar pentru dovedirea incidentului care a condus la pierderea, distrugerea sau furtul bunului, astfel incat sarcina persoanei impozabile sa nu devina practic imposibila sau extrem de dificila.

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal, un proiect de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.