Inscrierea datelor in documentele contabile

"Potrivit Normelor metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin OMFP nr. 3512/2008, al. (8), inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pix cu pasta sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, dupa caz. Conform al. (16) registrele de contabilitate si formularele financiar-contabile pot fi adaptate in functie de specificul si necesitatile entitatilor, cu conditia respectarii continutului de informatii si a normelor de intocmire si utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiparite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor. In cazul SC XYZ SA, Jurnalele TVA pentru CUMPARARI-VANZARI sunt editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor. In aceasta situatie se impune concomitent si consemnarea in Jurnale a operatiunilor economice manual, cu cerneala, cu pix cu pasta? Editarea doar cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor este suficienta si corecta?"

Raspunsul specialistului

Ordinul nr. 3512/2008 a fost abrogat de Ordinul 2634/2015. Acest ultim ordin stabileste cu privire la documentele financiar-contabile, faptul ca fiecare entitate poate adapta, in functie de necesitati, modelele documentelor financiar-contabile. De asemenea, prin normele generale aferente, de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile se precizeaza urmatoarele:

- documentele contabile (registre, jurnale, fise, note etc.) care servesc la prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiunilor economico-financiare consemnate in documentele justificative, intocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, trebuie sa cuprinda elemente cu privire la:

•  denumirea entitatii;
• data intocmirii documentului contabil;
•  felul, numarul si data documentului justificativ;
• sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate;
• conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare;
• semnatura persoanei responsabile cu intocmirea documentelor contabile (nu este obligatorie daca sunt intocmite prin sisteme informatice, dar trebuie stabilita identitatea persoanelor prin proceduri proprii).

- documentele financiar-contabile pot fi prezentate ca documente pe suport hartie sau in format electronic (care contine informatiile prevazute de norme si care a fost emis si primit in format electronic), cu conditia intocmirii acestora potrivit prezentelor norme.

- inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pix cu pasta sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, dupa caz.

- modelele documentelor financiar-contabile pot fi adaptate in functie de specificul si necesitatile entitatilor, cu conditia respectarii continutului de informatii putand fi pretiparite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor.

Totodata, referitor la criteriile minimale privind programele informatice utilizate in activitatea financiar-contabila, ordinul stabileste faptul ca sistemele sau programele informatice de prelucrare automata a datelor, utilizate in activitatea financiar-contabila, trebuie sa asigure:
- prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice;

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile varianta tiparita

Vezi AICI detalii

Spalarea Banilor beneficiari reali politici de raportare noi obligatii

Vezi AICI detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Pe de alta parte, avand in vedere ca formatul Jurnalului TVA pentru cumparari-vanzari, nu este mentionat in Nomenclatorul documentelor financiar-contabile prevazut in Normele specifice din Anexa 2 la ordinul mentionat mai sus, sunt aplicabile prevederile Codului fiscal, care prevede faptul ca Jurnalele pentru vanzari si pentru cumparari se intocmesc astfel incat sa permita stabilirea urmatoarelor elemente:

"a) valoarea totala, fara taxa, a tuturor livrarilor de bunuri si/sau prestarilor de servicii efectuate de aceasta persoana in fiecare perioada fiscala, evidentiata distinct pentru:

1. livrarile intracomunitare de bunuri scutite;

2. livrari/prestari scutite de taxa sau pentru care locul livrarii/prestarii este in afara Romaniei;

3. livrarile de bunuri si/sau prestarile de servicii taxabile si carora li se aplica cote diferite de taxa;

4. prestarile de servicii intracomunitare efectuate conform art. 278 alin. (2) din Codul fiscal catre beneficiari persoane impozabile stabilite in Uniunea Europeana;

b) valoarea totala, fara taxa, a tuturor achizitiilor pentru fiecare perioada fiscala, evidentiata distinct pentru:

1. achizitii intracomunitare de bunuri;

2. achizitii de bunuri/servicii pentru care persoana impozabila este obligata la plata taxei in conditiile art. 307 alin. (3) - (6) din Codul fiscal;

3. achizitii de bunuri, inclusiv provenite din import, si de servicii, taxabile, carora li se aplica cote diferite de taxa;

4. achizitii intracomunitare de servicii pentru care persoana impozabila este obligata la plata taxei in conditiile art. 307 alin. (2) din Codul fiscal, care sunt prestate de catre persoane impozabile stabilite in Comunitate;

c) taxa colectata de respectiva persoana pentru fiecare perioada fiscala;

d) taxa totala deductibila si taxa dedusa pentru fiecare perioada fiscala;

e) calculul taxei deduse provizoriu pentru fiecare perioada fiscala, al taxei deduse efectiv pentru fiecare an calendaristic si al ajustarilor efectuate, atunci cand dreptul de deducere se exercita pe baza de pro rata, evidentiind distinct:

1. taxa dedusa conform art. 300 alin. (3) din Codul fiscal;

2. taxa nededusa conform art. 300 alin. (4) din Codul fiscal;

3. taxa dedusa pe baza de pro rata conform art. 300 alin. (5) din Codul fiscal."

Codul fiscal mai precizeaza si alte obligatii informationale cu privire la cazurile referitoare la tranzactiile derulate in legatura cu TVA la incasare, insa fiecare persoana impozabila poate sa isi stabileasca modelul documentelor pe baza carora determina taxa colectata si taxa deductibila conform specificului propriu de activitate, cu conditia ca acestea sa contina informatiile minimale stabilite mai sus si sa asigure intocmirea decontului de taxa prevazut in Codul fiscal.

In concluzie, in cazul in care societatea indeplineste si respecta conditiile cu privire la elementele si informatiile minime, obligatorii in cazul documentelor financiar-contabile (in particular a jurnalului TVA), precum si la criteriile minimale privind programele informatice utilizate in activitatea financiar-contabila, este suficienta si corecta editarea jurnalului respectiv doar cu ajutorul sistemelor informatice, cu recomadarea suplimentara de a asigura arhivarea digitala separata a datelor si informatiilor colectate si de a putea tipari oricand la cerere formatul respectiv, care sa contina bineinteles datele istorice aferente.

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal, un proiect de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.