Arhivarea documentelor. Ce acte sa pastrati cand treceti la arhivarea electronica + un studiu de caz

Care sunt duratele legale de pastrare a documentelor contabile si fiscale

Conform prevederilor din Legea contabilitatii 82/1991:

Persoanele care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.

Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

Cat timp se pastreaza bilantul anual

Conform legislatiei în vigoare, situatiile financiare anuale, situatiile financiare anuale consolidate, precum si situatiile financiare interimare se pastreaza timp de 10 ani.

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile - Editie revizuita

Vezi AICI detalii

Agenda Fiscala a Contabilului 2026

Vezi AICI detalii

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

De cand se calculeaza termenul pentru pastrarea documentelor contabile

Conform prevederilor din OMFP 2634/2015:
37 1. Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor din legea contabilitatii timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

40. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.

Astfel, conform Legii nr. 82/1991 (Legea contabilitatii) si OMFP 2634/2015, termenul de pastrare a documentelor contabile si fiscale este de 5 ani pentru documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate, calculat de la 1 iulie a anului urmator incheierii exercitiului financiar.

Ce documente din arhiva anului 2015 mai sunt obligatorii in 2025?

Asadar, in 2025:

• Documentele din 2015 (facturi, note contabile, balante de verificare, procese verbale, fise contabile, avize, registre de casa etc.) ar trebui deja eliminate, conform termenului de 5 ani de pastrare, care a expirat pe 1 iulie 2021;
• Situatiile financiare anuale continua sa fie pastrate pentru 10 ani.

Ce trebuie sa stie firmele care trec la arhiva electronica

Daca vreti sa treceti la arhiva electronica, veti pastra doar documentele care sunt inca in termenul legal de pastrare, respectand reglementarile privind pastrarea acestora timp de 5 ani (pentru majoritatea documentelor) sau 10 ani (pentru situatiile financiare).

Daca necesitatile sau procedurile interne ale companiei dvs. prevad termene mai lungi de pastrare, acestea pot fi aplicate, atata timp cat nu contravin legislatiei in vigoare. In cazul in care se doreste pastrarea documentele pentru o perioada mai lunga decat cerintele legale, acest lucru este perfect legal.

De exemplu, daca procedurile interne ale companiei prevad pastrarea unor documente pentru o perioada mai lunga (de exemplu, 7 ani sau 10 ani), aceste termene sunt valabile, atata timp cat nu sunt in contradictie cu reglementarile fiscale sau contabile.


Raspuns oferit de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.