Utilizarea sistemul RO e-Factura. Firmele sunt obligate sa arhiveze facturile electronice?

Am rugamintea sa imi spuneti cum se procedeaza cu arhivarea facturilor eletronice in ceea ce priveste colaborarea B2B. Legislatia prevede faptul ca facturile sunt disponibile pentru descarcare 60 de zile de la momentul publicarii in sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic in conformitate cu prevederile legale in vigoare si eliberate la cerere.

Acest lucru inseamna ca arhivarea ramane in responsabilitatea ANAF-ului iar contribuabilul poate solicita o copie oricand a unei facturi ("se elibereaza la cerere") sau contribuabilului ii revine responsabilitatea arhivarii acestora pe o perioada de 10 ani, "in conformitate cu prevederile legale"? Multumesc!

• Tip societate: S.R.L.
• Numar de angajati: 50-249 angajati
• Platitoare TVA: Da
• Cod CAEN: 4619

Raspunsul expertului contabila Vera Constantin: 

Indiferent de responsabilitatea ANAF cu privire la arhivarea documentelor transmise prin RO e Factura, exista in continuare obligativitatea companiilor cu privire la arhivarea facturilor. Nu dispare aceasta obligatie legala.

Totul despre documentele de contabilitate primara Solutii de organizare a gestiunilor

Vezi AICI detalii

Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2024

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Eliberarea la cerere a facturilor transmise prin RO e Factura se face prin introducerea unui ID in camp dedicat si se elibereaza un duplicat al documentului transmis initial,similar posibilitatilor din prezent de a solicita un duplicat al unei declaratii depuse online.

Conform punctului 26 din Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, probate prin Ordinul 26334/2015, toate operatiunile privind factura (intocmire, utilizare, arhivare, corectare, reconstituire) se efectueaza conform prevederilor Codului fiscal si ale Normelor metodologice de aplicare a acestuia.

Termenul de arhivare este insa, prevazut in Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile.

Potrivit art. 319 alin. (35) din Codul fiscal, facturile pot fi stocate pe suport hartie sau in format electronic, indiferent de forma originala in care au fost trimise ori puse la dispozitie. In cazul stocarii electronice a facturilor, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.
Deci nu este obligatorie stocarea facturilor in format fizic.

Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice, potrivit art. 319 alin. (30) din Codul fiscal.
Persoana impozabila trebuie sa asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un tert in numele si in contul sau, precum si a tuturor facturilor primite, potrivit art. 319 alin. (31) din Codul fiscal.

Persoana impozabila poate decide locul de stocare a facturilor, cu conditia ca acestea sau informatiile stocate conform alin. (31) sa fie puse la dispozitia autoritatilor competente fara nicio intarziere ori de cate ori se solicita acest lucru. Cu toate acestea, locul de stocare a facturilor ales de persoana impozabila nu poate fi situat pe teritoriul unei tari cu care nu exista niciun instrument juridic referitor la asistenta reciproca avand o sfera de aplicare similara celei prevazute de Directiva 2010/24/UE si de Regulamentul (UE) nr. 904/2010 sau la dreptul mentionat la alin. (37) de a accesa prin mijloace electronice, de a descarca si de a utiliza facturile respective, potrivit art. 319 alin. (32) din Codul fiscal.

In concluzie, puteti arhiva facturile emise in format electronic, cu respectarea coditiilor prevazute de Codul fiscal, insa termenul de arhivare este cel prevazut in Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, probate prin Ordinul 26334/2015, respectiv 10 ani, indiferent de termenul de prescriere al creantelor.

Fisierele corespunzatoare facturii electronice in format XML si mesajele de eroare sunt disponibile pentru descarcare 60 de zile de la momentul publicarii in sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic in conformitate cu prevederile legale in vigoare si eliberate la cerere.

Functia de arhivare a documentelor produse de structurile si compartimentele din cadrul MF si ANAF a fost infiintata ca o necesitate a activitatii operationale de pastrare a evidentelor transmise de contribuabili si a documentelor rezultate intern, fiind reglementata prin intermediul legislatiei si imbunatatita periodic.

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal. Afla AICI cum poti beneficia si tu de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.