Copierea de continut din prezentul site este supusa regulilor precizate in Termeni si conditii! Click aici.
Prin utilizarea siteului sunteti de acord, in mod implicit cu Termenii si conditiile! Orice abatere de la acestea constituie incalcarea dreptului nostru de autor si va angajeaza raspunderea!
X

Facturi clasice vs. Facturi electronice. Ce spune specialistul

22-Dec-2020
4280

Am dori sa ne oferiti suportul intr-o problema legata de discutia arhivei clasice versus cea electronica.



In ceea ce priveste situatia unei arhivari electronice a anumitor documente, am vrea sa stim daca se poate face astfel:


- Noi avem o platforma online unde clientii nostri persoane juridice lanseaza comenzi pe reperele comercializate de noi
- In aceeasi platforma ei isi vizualizeaza situatia contului lor din punct de vedere facturi, incasari, sold, etc
- Facturile emise de noi pentru comenzile lansate de clienti sunt postate in contul clientului din platforma in format pdf.
- Clientul isi poate descarca factura din contul sau din platforma


- Am vrea sa renuntam la a mai trimite factura in format fizic clientilor impreuna cu marfa, ci sa o transmitem in platforma in contul sau si intr-un camp aferent acestei rubrici,, el sa confirme daca a primit sau nu marfa aferenta acelei facturi
- Agentii nostri de livrare ii vor duce marfa clientului in baza unui borderou de livrare, unde clientul va semna de primire, insa in platforma va primi factura pdf pe care va confirma ca a primit marfa

Am dori sa stim daca din punct de vedere legislatie acest acord electronic pe care clientul ni-l va da la fiecare factura poate tine loc de confirmare a primirii online a facturii.

Noi vom avea aceste facturi salvate in baza de date a companiei, doar pentru clienti vor fi transmise online in contul acestora.

Raspunsul specialistului:


Nu este vorba de arhivarea electronica a documentelor, ci de emiterea facturilor in format electronic, posibilitate prevazuta de art. 319 alin. (1) si alin. (4) din Codul fiscal.

Conform pct. 98 alin. (1-2) din Normele metodologice de aplicare pentru ca o factura sa fie considerata factura electronica, aceasta trebuie sa fie emisa si primita in format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind optiunea persoanelor impozabile (de tip xml, pdf etc.). Facturile create pe suport hartie care sunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate facturi electronice. In schimb, facturile create in format electronic, de exemplu, prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise si primite pe suport hartie nu sunt considerate facturi electronice.

Din cele prezentate nu reiese cu claritate cum anume este comunicata clientului factura in format pdf, respectiv cum este instiintat clientul ca i-a fost emisa factura si a fost postata/trimisa in contul sau de client din platforma. In mod obisnuit, factura emisa in format pdf ar trebui sa fie comunicata clientului prin posta electronica, la adresa de email convenita. In orice caz, daca factura in format pdf este trimisa si primita de client prin intermediul mijloacelor electronice, cum se pare ca este cazul prezentat, atunci ea va fi considerata factura electronica.

Pentru emiterea facturilor electronice este absolut necesar si acceptul clientilor, care poate fi sub forma unui acord scris, formal sau informal ori sub forma de accept tacit, dupa cum reiese din prevederile art. 319 alin. (24) din Codul fiscal si pct. 98 alin. (3) din Normele metodologice de aplicare. Practic, la momentul cand clientul isi va deschide contul in platforma electronica, va putea sa completeze (bifeze) un acord prin care accepta primirea facturilor in format electronic.

De asemenea, trebuie respectate si prevederile referitoare la autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii, prevazute la art. 319 alin. (25) si alin. (26) din Codul fiscal.

Referitor la autenticitate/integritate, dupa cum se precizeaza la pct. 98 alin. (4) din norme, asigurarea autenticitatii originii facturii este garantata de furnizor prin inregistrarea facturii in evidentele sale contabile, iar conform pct. 98 alin. (5) din norme integritatea continutului facturii se poate asigura prin intermediul tehnologiei EDI, semnaturii electronice avansate, controlului de gestiune sau alte tehnologii specifice.

Fiecare societate stabileste modalitatile concrete prin care asigura respectarea cerintelor referitoare la emiterea facturilor electronice, in functie de specificul activitatii, de programul de contabilitate folosit si de posibilitatile tehnice de care dispune, neexistand modalitati prestabilite, sens in care chiar pct. 98 alin. 9 din norme precizeaza ca tehnologia EDI sau semnatura electronica avansata sunt doar exemple de tehnologii pentru asigurarea autenticitatii originii si integritatii continutului facturii electronice si nu constituie cerinte obligatorii.

Mai trebuie mentionat ca livrarea propriu-zisa a marfurilor la sediul clientilor trebuie facuta pe baza de aviz de insotire a marfii, nu pe baza de borderou de livrare, deoarece acesta este documentul prevazut in Normele specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile pentru situatiile in care bunurile circula fara a fi insotite de factura pe timpul transportului. In aviz se va inscrie mentiunea „factura electronica”.

In legatura cu arhivarea documentelor, in conformitate cu prevederile pct. 36 din Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se poate face pe hartie sau pe suport electronic. In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata. Totodata, in cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

 

 

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal. Afla AICI cum poti beneficia si tu de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.

Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri



Urmareste-ne pe Google News
Atentie contabili!

Modificari importante in Codul fiscal!
Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti
 MODIFICARILE din Declaratia SAF-T Obligatiile pentru contribuabilii mici



MODIFICARILE din Declaratia SAF-T Obligatiile pentru contribuabilii mici






Sfaturi de la experti



Subiectele saptamanii

  • Impozitul pe venit. Obligatii fiscale in 2025 pentru impozitul din arenda

    • Incepand cu anul 2025, persoanele care obtin venituri din arendarea terenurilor agricole trebuie sa acorde o atentie deosebita modului de calcul al impozitului pe venit si al contributiei de asigurari sociale de sanatate (CASS). Astfel, contribuabilii se intreaba tot mai des care este formula concreta de calcul a acestor obligatii fiscale in 2025? Raspunsul depinde atat de valoarea veniturilor realizate, cat si de sursa acestora (unul sau mai multi platitori). In continuare, detaliem exact cum...» citeste mai departe aici

  • Dividende interimare: Cand se depune bilantul si cum faci monografia

    • Dividendele interimare pot fi distribuite in cursul anului fiscal, insa doar in anumite conditii expres prevazute de lege. Repartizarea acestora se bazeaza pe situatii financiare interimare intocmite conform reglementarilor contabile si aprobate de asociati sau actionari. Respectarea termenelor si a obligatiilor de raportare catre autoritatile fiscale este esentiala pentru ca aceasta distribuire sa fie legala si corect documentata. Avem acest caz. O societate comerciala care doreste...» citeste mai departe aici

  • Mijloace fixe. Monografie si tratament fiscal pentru mijloace fixe lipsa la inventar

    • Inventarierea anuala a patrimoniului este o obligatie legala si un instrument esential pentru reflectarea fidela a situatiei economico-financiare a unei entitati. Una dintre situatiile frecvent intalnite in practica este constatarea unor lipsuri la inventar, inclusiv in cazul mijloacelor fixe aflate in custodie externa. Acest articol analizeaza, din punct de vedere contabil si fiscal, procedura de scoatere din evidenta a unor matrite lipsa la inventar, in contextul in care furnizorul extern nu...» citeste mai departe aici

Atentie contabili!
MODIFICARILE din Declaratia SAF-T Obligatiile pentru contribuabilii mici
Modificari importante in Codul fiscal!
Descarcati GRATUIT
Raportul Special

realizat de specialisti
MODIFICARILE din Declaratia SAF-T Obligatiile pentru contribuabilii mici
Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016