Facturi clasice vs. Facturi electronice. Ce spune specialistul
Am dori sa ne oferiti suportul intr-o problema legata de discutia arhivei clasice versus cea electronica.
In ceea ce priveste situatia unei arhivari electronice a anumitor documente, am vrea sa stim daca se poate face astfel:
- Noi avem o platforma online unde clientii nostri persoane juridice lanseaza comenzi pe reperele comercializate de noi
- In aceeasi platforma ei isi vizualizeaza situatia contului lor din punct de vedere facturi, incasari, sold, etc
- Facturile emise de noi pentru comenzile lansate de clienti sunt postate in contul clientului din platforma in format pdf.
- Clientul isi poate descarca factura din contul sau din platforma
- NOUTATI din Codul Fiscal
- NOUTATI din Codul Fiscal
- NOUTATI din Codul Fiscal
- NOUTATI din Codul Fiscal
- NOUTATI din Codul Fiscal
- Am vrea sa renuntam la a mai trimite factura in format fizic clientilor impreuna cu marfa, ci sa o transmitem in platforma in contul sau si intr-un camp aferent acestei rubrici,, el sa confirme daca a primit sau nu marfa aferenta acelei facturi
- Agentii nostri de livrare ii vor duce marfa clientului in baza unui borderou de livrare, unde clientul va semna de primire, insa in platforma va primi factura pdf pe care va confirma ca a primit marfa
Am dori sa stim daca din punct de vedere legislatie acest acord electronic pe care clientul ni-l va da la fiecare factura poate tine loc de confirmare a primirii online a facturii.
Noi vom avea aceste facturi salvate in baza de date a companiei, doar pentru clienti vor fi transmise online in contul acestora.
Raspunsul specialistului:
Nu este vorba de arhivarea electronica a documentelor, ci de emiterea facturilor in format electronic, posibilitate prevazuta de art. 319 alin. (1) si alin. (4) din Codul fiscal.
Conform pct. 98 alin. (1-2) din Normele metodologice de aplicare pentru ca o factura sa fie considerata factura electronica, aceasta trebuie sa fie emisa si primita in format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind optiunea persoanelor impozabile (de tip xml, pdf etc.). Facturile create pe suport hartie care sunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate facturi electronice. In schimb, facturile create in format electronic, de exemplu, prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise si primite pe suport hartie nu sunt considerate facturi electronice.
Din cele prezentate nu reiese cu claritate cum anume este comunicata clientului factura in format pdf, respectiv cum este instiintat clientul ca i-a fost emisa factura si a fost postata/trimisa in contul sau de client din platforma. In mod obisnuit, factura emisa in format pdf ar trebui sa fie comunicata clientului prin posta electronica, la adresa de email convenita. In orice caz, daca factura in format pdf este trimisa si primita de client prin intermediul mijloacelor electronice, cum se pare ca este cazul prezentat, atunci ea va fi considerata factura electronica.
Pentru emiterea facturilor electronice este absolut necesar si acceptul clientilor, care poate fi sub forma unui acord scris, formal sau informal ori sub forma de accept tacit, dupa cum reiese din prevederile art. 319 alin. (24) din Codul fiscal si pct. 98 alin. (3) din Normele metodologice de aplicare. Practic, la momentul cand clientul isi va deschide contul in platforma electronica, va putea sa completeze (bifeze) un acord prin care accepta primirea facturilor in format electronic.
De asemenea, trebuie respectate si prevederile referitoare la autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii, prevazute la art. 319 alin. (25) si alin. (26) din Codul fiscal.
Referitor la autenticitate/integritate, dupa cum se precizeaza la pct. 98 alin. (4) din norme, asigurarea autenticitatii originii facturii este garantata de furnizor prin inregistrarea facturii in evidentele sale contabile, iar conform pct. 98 alin. (5) din norme integritatea continutului facturii se poate asigura prin intermediul tehnologiei EDI, semnaturii electronice avansate, controlului de gestiune sau alte tehnologii specifice.
Fiecare societate stabileste modalitatile concrete prin care asigura respectarea cerintelor referitoare la emiterea facturilor electronice, in functie de specificul activitatii, de programul de contabilitate folosit si de posibilitatile tehnice de care dispune, neexistand modalitati prestabilite, sens in care chiar pct. 98 alin. 9 din norme precizeaza ca tehnologia EDI sau semnatura electronica avansata sunt doar exemple de tehnologii pentru asigurarea autenticitatii originii si integritatii continutului facturii electronice si nu constituie cerinte obligatorii.
Mai trebuie mentionat ca livrarea propriu-zisa a marfurilor la sediul clientilor trebuie facuta pe baza de aviz de insotire a marfii, nu pe baza de borderou de livrare, deoarece acesta este documentul prevazut in Normele specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile pentru situatiile in care bunurile circula fara a fi insotite de factura pe timpul transportului. In aviz se va inscrie mentiunea „factura electronica”.
In legatura cu arhivarea documentelor, in conformitate cu prevederile pct. 36 din Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se poate face pe hartie sau pe suport electronic. In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata. Totodata, in cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal. Afla AICI cum poti beneficia si tu de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.
Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri
Inregistrare achizitie autorurism si vanzare in regim buy-back
Intrebare: S-a achizitionat o masina marca Mercedes-Benz in iulie 2026, la pretul de 65.000 euro (TVA inclus). S-a dedus la achizitie doar 50% TVA, iar la calculul impozitului pe profit se considera deductibila doar suma de 1.500 lei/luna reprezentand amortizare. Masina se amortizeaza pe 48 de luni. Aceasta masina a fost achizitionata cu scopul de a fi folosita cateva luni (pana in ianuarie 2027), urmand sa se achizitioneze o alta masina pentru care s-a platit un avans in iulie 2027. Intre societatea...
vezi AICI raspunsul specialistilor << Implementare program informatic. Tratament contabil
Intrebare: In anul 2025 s-a hotarat la nivel de societate schimbarea programului de contabilitate. In perioada 2025-2026 am primit facturi de implementare pentru XRP si MES dar si facturi pentru licente. Licentele au fost inregistrate in contul 205.01 pentru numarul de utilizatori facturati, iar costurile de implementare au fost inregistrate in aceasta perioada in cont separat 205.03 'imobilizari necorporale in curs de implementare'. In luna mai 2026 programele au devenit operationale si toti utilizatorii...
vezi AICI raspunsul specialistilor << Facturare garantie de buna executie
Intrebare: Trebuie sa transmit in SPV o factura de prestare servicii ? lucrari de constructii, conform situatiei de lucrari acceptate de beneficiar. Se solicita o pozitie separata pe factura, cu minus, pentru garantia de buna executie a lucrarii (11%), care nu are TVA si nu intra in sfera de aplicare a TVA. Nu stiu cum sa operez corect factura in SAGA. Daca am lasat TVA 0, apare cod categoria Z si nu E, adica e-Factura nu este corecta si nu o pot transmite astfel. Ma puteti indruma cum se poate seta in...
vezi AICI raspunsul specialistilor << Remediere ANC negativ
Intrebare: Societatea a inregistrat pierderi in ultimii ani si are capitaluri proprii negative de 37.000 lei, dar are imprumuturi acordate de catre 1 asociat de 33.000 lei si dividende neridicate din ani anteriori, de 8.000 lei, de peste 5 ani, pentru care s-a declarat si platit impozitul pe dividende. Capital social: 17.000 lei. Se doreste renuntarea la imprumuturi, iar acestea sa fie considerate venit, platindu-se impozit pe profit de 16%, dupa acoperirea pierderilor, dar se doreste si renuntarea la...
vezi AICI raspunsul specialistilor << 
Fiscalitatea.ro 
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
