Fiscalitatea.ro 
Arhivarea documentelor financiar-contabile reprezinta o parte importanta a activitatii oricarei companii. In contextul digitalizarii, tot mai multe firme cauta solutii moderne de gestionare si stocare a documentelor obligatorii. Unul dintre acestea este NIR-ul, document esential pentru evidenta intrarii marfurilor in gestiune. In acest articol clarificam modul corect de pastrare a NIR-ului si perioada legala de arhivare, indiferent de domeniul de activitate al firmei.
Avem acest caz concret. In cadrul unei firme care comercializeaza echipamente privind protectia muncii, este obligatoriu ca nota de receptie a marfii sa fie tiparita si arhivata in dosar timp de 5 ani sau se poate pastra doar in format electronic in programul de gestiune si contabilitate? Multumesc!
Ce este NIR-ul
NIR-ul, sau Nota de Intrare-Receptie, este un document financiar-contabil oficial, intocmit la momentul primirii bunurilor in gestiune. Acesta consemneaza informatii esentiale precum datele documentelor de livrare, denumirea ?i caracteristicile produselor, codurile, cantitatile, valorile si eventualele reduceri comerciale aplicate. NIR-ul are rolul de a confirma in mod formal receptionarea marfurilor si de a justifica inregistrarea lor in gestiunea stocurilor, reprezentand un document obligatoriu in evidenta contabila si de stoc a oricarei societati.
Ccum trebuie intocmir NIR-ul
In cazul firmelor care comercializeaza echipamente de protectia muncii, Nota de receptie si constatare de diferente ramane un document obligatoriu, deoarece marfa intra in gestiune si se receptioneaza pe baza documentelor de livrare, iar NIR-ul este documentul justificativ prin care se confirma cantitatea si calitatea bunurilor si se realizeaza incarcarea in gestiune. Formatul in care este pastrat acest document poate fi insa fie tiparit, fie electronic, in functie de modul in care este organizata arhiva contabila a societatii.
Manual de politici contabile - Stick USB
Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor
Cartea verde a Contabilitatii varianta online
- NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulImprumut intre societati afiliate. Cum se stabileste dobanda de piata Dobanda pentru imprumuturile intre societati afiliate se factureaza, ca am avut un control si au zis ca se factureaza?citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulAchizitie bunuri din Franta cu livrare in Franta O firma romaneasca platitoare de TVA (A), achizitioneaza bunuri de la un furnizor din Franta (B) si le revinde unei alte societati tot din Franta (C). Bunurile sunt livrate direct...citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulDiscount client 4111 = 4427 , dar clientul nu va plati acest TVA Deci, cum inchid valoarea TVA care ramane astfel in sarcina clientului, in contul 4111? Multumescciteste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulPunerea in functiune a unui mijloc fix amortizabil si momentul calcularii amortizarii Constructie pensiune si dotarea ei In cursul anului 2025 societatea a contruit o pensiune lucrarile fiind executate de firme de constructii. In trimestrul 4 al anului 2025 s-a...citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulStornare factura avans taxare inversa Societatea noastra in data de 09.10.2025 a primit de la un furnizor inregistrat in scopuri de tva o factura pentru avans cereale, pentru care conform prevederilor Codului fiscal,...citeste mai mult
Portal Codul Fiscal
Cum pot fi pastrate documentele financiar-contabile
Legea permite pastrarea documentelor financiar-contabile in format electronic, cu conditia ca acestea sa fie semnate electronic cu semnatura calificata de catre persoanele care, in mod normal, ar semna documentul pe suport hartie, si ca sistemul de arhivare electronica sa asigure integritatea si accesibilitatea documentelor pe perioada legala de pastrare.
Un NIR intocmit si semnat electronic are aceeasi valoare juridica precum NIR-ul tiparit
In practica, un NIR intocmit si semnat electronic are aceeasi valoare juridica precum NIR-ul tiparit, cu conditia respectarii prevederilor Legii contabilitatii si ale Ordinului 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
Cat timp se pastreaza NIR-ul
Perioada de pastrare a NIR-ului este de cinci ani, termenul calculandu-se de la data de 1 iulie a anului urmator celui in care documentul a fost intocmit. Aceasta obligatie rezulta din reglementarile privind arhivarea documentelor financiar-contabile si este aplicabila indiferent de forma documentului, tiparita sau electronica. Atat timp cat documentele sunt stocate intr-un sistem care garanteaza accesul rapid, posibilitatea verificarii in cazul unui control si pastrarea integritatii lor, arhivarea exclusiv electronica este permisa.
Legea contabilitatii nr. 82/1991 (art. 25, modificat prin Legea 36/2023) prevede ca registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative se pastreaza minimum 5 ani, calculati de la 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar.
Concluzie
In concluzie, societatea poate pastra NIR-ul doar in format electronic, cu conditia ca toate persoanele implicate in procesul de receptie si vizare a documentului sa utilizeze semnaturi electronice calificate si ca arhiva electronica sa respecte cerintele legale de securitate, integritate si accesibilitate pe intreaga perioada de pastrare de cinci ani.
Explicatii oferite in 2025 de specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
