Arhivare documente: 3 intrebari esentiale la care trebuie sa stii raspunsul

26-Iun-2025

1787

Arhivare documente: 3 intrebari esentiale la care trebuie sa stii raspunsul

Cuprins

1. Se mentine obligatorie pastrarea pe suport de hartie a fiecarui document financiar-contabil?2. Care este durata reglementata pentru pastrarea diferitelor tipuri de documente?3. Ce formalitati se impun la distrugerea documentelor pentru care a expirat timpul de pastrare?

Arhivarea documentelor financiar-contabile este o obligatie legala importanta pentru toate entitatile economice. Legea contabilitatii nr. 82/1991 si normele aplicabile stabilesc atat durata de pastrare a documentelor, cat si conditiile in care acestea pot fi stocate electronic sau eliminate din arhiva. Iar in acest articol raspundem la 3 intrebari esentiale privind principalele reguli privind pastrarea, arhivarea si distrugerea documentelor financiar-contabile.

Va solicitam sprijinul in clarificarea aspectelor legate de perioada de arhivare respectiv pastrare a documentelor financiar - contabile.

1. Se mentine obligatorie pastrarea pe suport de hartie a fiecarui document financiar-contabil?
2. Care este durata reglementata pentru pastrarea diferitelor tipuri de documente?
3. Ce formalitati se impun la distrugerea documentelor pentru care a expirat timpul de pastrare?

1. Se mentine obligatorie pastrarea pe suport de hartie a fiecarui document financiar-contabil?

Potrivit Legii contabilitatii nr 82/1991:

“Art. 23.
(1) Persoanele prevazute la art. 1 care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.
(2) Persoanele prevazute la alin. (1) au obligatia sa asigure autoritatilor fiscale accesul la datele pastrate pe suporturi tehnice.
Art. 25. - 15/01/2023
Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.”

Potrivit Normelor generale din 5 noiembrie 2015 de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin ORDINUL nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 prevad la Litera C:

“C. Pastrarea si arhivarea registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile:
Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.
Documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 din legea contabilitatii timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.”

Asadar, nu este obligatorie arhivarea documentelor pe suport de hartie daca aveti evidenta pe suport tehnic a acestora. Insa, in orice moment, trebuie sa aveti disponibilitatea de a lista aceste documente sau de a prezenta arhiva electronica la un eventual control.

2. Care este durata reglementata pentru pastrarea diferitelor tipuri de documente?

a) Documente financiar-contabile

Registre contabile, jurnale de vanzari si cumparari, balante de verificare etc.

Perioada de arhivare: 5 ani.

Prevedere legala: Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 (republicata, actualizata): "Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii."

b) Statele de plata si alte documente privind drepturile salariale

Cartea verde a contabilitatii 2026

Vreau acest produs →

Cartea verde a Contabilitatii 2026

Vreau acest produs →

Cartea Verde a Contabilitatii 2026

Vreau acest produs →

NOUTATI din Codul Fiscal
Validat de expertul
Portal Codul Fiscal
Aspecte contabile si fiscale privind lichidarea unei societati platitoare de impozit pe profit Diferenta de 3019.95 lei, reprezinta Sold D 5311, imi cer scuze pentru omisiune, si va rog sa reveniti in completare cu monografia contabila si implicatiile fiscale, inclusiv...citeste mai mult
NOUTATI din Codul Fiscal
Validat de expertul
Portal Codul Fiscal
Sediu secundar desemnat Dar in cazul in care exista mai multe sedii secundare in acelasi UAT (alta decat sediu social) care nu au fost inregistrate fiscal, declaratia se completeaza la B.I. pentru unul...citeste mai mult
NOUTATI din Codul Fiscal
Validat de expertul
Portal Codul Fiscal
D406 Active - societatea nu inregistreaza active Multumesc pentru raspuns, dar daca societatea nu are in balanta active inregistrate, trebuie sa depuna D406 Active pe zero?citeste mai mult
NOUTATI din Codul Fiscal
Validat de expertul
Portal Codul Fiscal
Completare 060 Ati indicat completarea sectiunii B, va rog mai exact sa indicati, bifez B.I cu DI, fara a completa vreun CIF? sau se completeaza CIF-ul de sediul al societatii la rubrica CIF UAT?...citeste mai mult
NOUTATI din Codul Fiscal
Validat de expertul
Portal Codul Fiscal
Completare formular 060 Declarare sedii secundare noi infiintate in alte judete decat sediul social. Societatea a infiintat 7 sedii secundare noi in luna mai 2026, in alte judete decat sediul social al...citeste mai mult

are de impozit pe profit O societate care se afla in faza de dizolvare prezinta urmatoarele solduri in balanta, la zi: 1012: C 200 1171: D 73941.21 121: D 1798.76 2131: D 7140 214: D 20944 2813: C 3041.06...citeste mai mult

Statele de plata si alte documente privind drepturile salariale

Perioada de arhivare: 5 ani.

Prevedere legala: Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 (republicata, actualizata): "Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii."

c) Documente justificative

Facturi, chitante, note de receptie, ordine de plata etc.

Perioada de arhivare: 5 ani.

Documentele prin care se atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani (achizitii de imobilizari) se pastreaza pe durata de viata utila, adica pe durata amortizarii contabile.

Prevedere legala: Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 (republicata, actualizata): "Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite."

d) Documente de inventariere

Documente de inventariere

Perioada de arhivare: 5 ani.

Prevedere legala: Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 (republicata, actualizata): "Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite."

e) Situatiile financiare si raportarile contabile semestriale, situatiile financiare anuale, situatiile financiare anuale consolidate, precum si situatiile financiare interimare

Perioada de arhivare: 10 ani.

Prevedere legala: Art. 28 alin. (2 1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991 (republicata, actualizata): "Situatiile financiare si raportarile contabile prevazute la alin. (2) se pastreaza timp de 10 ani."

3. Ce formalitati se impun la distrugerea documentelor pentru care a expirat timpul de pastrare?

OMFP nr. 2634/2015 mentioneaza ca eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii.

In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal care se aproba de administratorul societatii si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei. Registrul de evidenta al arhivei cuprinde informatii privind dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea lor in decursul timpului.

Legislatia in vigoare nu face nicio referire cu privire la documentele care sunt eliminate din Registrul de evidenta al arhivei. In acest sens, societatea poate decide sa le predea la o unitate specializata in vederea distrugerii.

De asemenea, la eliminarea documentelor financiar-contabile din arhiva societatii nu este necesara prezenta unei persoane de la Arhivele Nationale pentru distrugerea documentelor financiar-contabile care au depasit termenul legal de pastrare.

Prin urmare, documentele pot fi distruse:

• de catre societate prin numirea unei comisii speciale in acest sens potrivit procedurilor proprii ale societatii, se intocmeste un proces verbal cu privire la decizia de distrugere a documentelor care au depasit perioada legala de arhivare;
• de catre o societate specializata in baza deciziei de distrugere emisa de comisia numita in acest sens. Documentele se vor preda la unitati specializate care vor prelua documentele respective si vor realiza aceasta operatiune de distrugere.

In baza Deciziei de distrugere se inregistreaza scaderea acelor documente din Registru de evidenta a arhivei.

In caz de incetare a activitatii societatilor, actele sau documentele financiar-contabile se pastreaza in conformitate cu prevederile Legii societatilor nr. 31/1990 sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, dupa caz.

Potrivit prevederilor art. 261 din Legea 31/1990, in cazul in care documentele se pastreaza, dupa aprobarea socotelilor si terminarea repartitiei, registrele si actele societatii in nume colectiv, in comandita simpla sau cu raspundere limitata, ce nu vor fi necesare vreunuia dintre asociati, se vor depune la asociatul desemnat de majoritate.

Potrivit prevederilor art. 35 alin. (4) din Legea 82/1991, in caz de incetare a activitatii unei societati, situatiile financiare anuale, precum si registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie.

Raspunsuri oferite in 2025 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.