Diurna externa. Cum se calculeaza si ce documente justificative sunt necesare

Angajatii sau administratorii firmelor care se deplaseaza in afara tarii in interes de serviciu sau pentru diverse misiuni sunt remunerati de angajatori cu diurna externa. Este extrem de important ca acesta sa fie calculata corespunzator, nu doar pentru respectarea reglementarilor fiscale, dar si pentru a evita posibile erori care ar putea afecta atat drepturile salariatului, cat si contabilitatea companiei.

Diurna externa. Cum se calculeaza si ce documente justificative sunt necesare

In acest articol, vom vedea care este modul corect de calcul al diurnei externe, dar si ce documentele justificative sunt necesare pentru a asigura transparenta si legalitatea acestor tranzactii.

Sa luam cazul urmator. Pentru deplasarile externe ale administratorului (cu contract de mandat) se acorda diurna. Exemplu concret:

- pleaca in delegatie in 19.12.2024 la ora 23 de la domiciliu, alimenteaza cu carburant autoturismul inainte de a parasi Romania (aproape de trecerea frontierei) in data de 20.12.2024 la ora 4:30 AM.

- se intoarce in Romania in data de 23.12.2024 si alimenteaza cu carburant autoturismul in localitatea unde societatea isi are sediul la ora 11:24 AM.

Pentru a evita calcule incorecte referitoare la diurna externa va solicit ajutorul in modul de calcul a acesteia si ce documentele justificative trebuie intocmite ptr aceasta.

Specialistul ne spune urmatoarele. Conform art. 7 1 din HG 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, act normativ aplicabil (prin recomandare e drept) si entitatilor private, stabileste urmatoarele:
"Art. 71. - 

(1) Perioada pentru care se acorda diurna in valuta se determina in functie de mijlocul de transport folosit, avandu-se in vedere:

a) momentul decolarii avionului, la plecarea in strainatate, si momentul aterizarii avionului, la sosirea in tara, de si pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei;

b) momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei de stat a Romaniei, atat la plecarea in strainatate, cat si la inapoierea in tara.

(2) Pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore, diurna se acorda astfel: 50% pana la 12 ore si 100% pentru perioada care depaseste 12 ore.

(3) Conducerea ministerelor si celorlalte unitati trimitatoare este obligata sa ia masurile necesare ca deplasarea personalului sa aiba loc, pe cat posibil, fara intreruperea calatoriei."

In lipsa unor documente justificative cum sunt cele privind alimentarea autoturismului sau cazarea, taxe de autostrada sau de acces pe poduri, demonstrarea zilei si mai ales orei in care se trece frontiera de stat este intr-adevar dificil de realizat, dar conform legii 227/2015 privind Codul fiscal obligatia revine operatorului economic care solicita deduceri sau regimuri fiscale speciale.

Ca exemplu, presupunand ca adminsitratorul trece frontiera Romaniei la ora 5AM in data de 20.12 .2024, acesta fiind momentul de la care incepe sa curga calculul diurnei externe si revine in tara in data de 23.12.2024 cu trecerea frontierei la ora 6AM (calculat cu aproximatie dupa intervalele orare de la plecare).

Nr. zile diurna externa: 3 zile (din 20.12 ora 5AM pana in 23.12 ora 5AM) si 1 ora. Pentru ce depaseste ultimele 24 de ore (in exemplul meu pentru ultima ora) diurna se acorda la nivelul de 50% din diurna aferenta unui interval de 24 de ore.

Calculul diurnei se va efectua in baza unui decont de cheltuieli (pentru deplasari externe) cod 14-5-5, astfel cum rezulta din Anexa 2 la OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, respectiv:

"DECONT DE CHELTUIELI
(pentru deplasari externe - Cod 14-5-5)

Decontul de cheltuieli (pentru deplasari externe) si decontul de cheltuieli valutare (transporturi internationale) servesc ca:

- documente pentru decontarea cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate;

- documente pentru stabilirea diferentelor de primit de la titularul de avans sau de achitat acestuia;

- documente justificative de inregistrare in Registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.

Aceste deconturi se intocmesc de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea in vederea justificarii cheltuielilor efectuate pe intreaga durata a deplasarii.

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Chitanta pentru operatiuni in valuta (cod 14-4-1/a) sau Dispozitie de incasare catre casierie (cod 14-4-4), dupa caz."


Raspuns oferit in luna ianuarie 2025 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.