Deducerea cheltuielilor pentru care nu exista documente justificative

Problema fiscala: Ce valori deductibile se pot inregistra in contabilitate in legatura cu cheltuielile de transport si cazare acordate unui salariat aflat in delegatie? Dar in cazul in care nu exista documente justificative pentru aceste cheltuieli? Care este diurna externa deductibila pentru deplasari in Uniunea Europeana?

Solutie:
1. Impozit pe profit

1.1. Cheltuieli de transport si cazare

Pentru determinarea profitului impozabil sunt considerate cheltuieli deductibile numai cheltuielile efectuate in scopul realizarii de venituri impozabile.

Cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate, efectuate pentru salariati, sunt cheltuieli efectuate in scopul realizarii de venituri.

Asadar, aceste cheltuieli sunt deductibile la calculul profitului impozabil.

Atentie: Cheltuielile inregistrate in contabilitate, care nu au la baza un document justificativ prin care sa se faca dovada efectuarii operatiunii nu sunt deductibile la calculul profitului impozabil.

In acest sens, inregistrarile in evidenta contabila se fac cronologic si sistematic, pe baza inscrisurilor ce dobandesc calitatea de document justificativ care angajeaza raspunderea persoanelor care l-au intocmit.
Asadar, cheltuielile de transport si cazare in tara si in strainatate efectuate de salariati sunt considerate cheltuieli deductibile la calculul profitului impozabil in baza documentelor justificative prin care sa se faca dovada efectuarii operatiunii.

Justificarea operatiunilor se face cu ajutorul documentelor legale aprobate de conducerea unitatii (facturi, chitante, bonuri, contracte etc.).
Prin exceptie, aceste cheltuieli pot fi justificate pe baza declaratiilor pe propria raspundere date de salariati pentru acele tari in care, potrivit practicii existente pe plan local, nu se elibereaza documente sau acestea au fost retinute de catre autoritati.

1.2. Cheltuieli cu indemnizatia de deplasare

Important: Suma cheltuielilor cu indemnizatia de deplasare acordata salariatilor pentru deplasari in Romania si in strainatate este deductibila la calculul profitului impozabil in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice.

Deplasari in tara

Pentru deplasarile in tara, nivelul legal stabilit pentru institutiile publice este cel prevazut de Hotararea Guvernului nr. 1.860/2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul localitatii, in interesul serviciului, cu modificarile si completarile ulterioare.

Astfel, in institutiile publice, persoana aflata in delegare sau detasare intr-o localitate situata la o distanta mai mare de 5 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca primeste o indemnizatie zilnica de delegare sau de detasare de 13 lei.

Asadar, pentru entitatile private, nivelul maxim admis de deductibilitate pentru indemnizatia de deplasare in interes de serviciu in tara este de 13 lei x 2,5 = 32,5 lei/zi.

Deplasari in strainatate

Pentru deplasarile in strainatate, nivelul legal stabilit pentru institutiile publice este cel prevazut de Hotararea Guvernului nr. 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu modificarile si completarile ulterioare.
Acest nivel a fost redus cu 25%, iar ulterior a fost majorat cu 15% fata de cuantumul aflat in plata in luna octombrie 2010.

Ca atare, plafonul deductibil fiscal pentru toti contribuabilii platitori de impozit pe profit, indiferent daca realizeaza profit sau pierdere, se determina dupa formula: plafon din anexa la H.G. 518/1995 x 0,75 x 1,15 x 2,5.
Daca deplasarea are loc intr-o tara din Uniunea Europeana, atunci diurna deductibila la calculul profitului impozabil este de 35 euro/zi x 0,75 x 1,15 x 2,5 = 75,47 euro/zi.
Exceptie face Bulgaria, pentru care diurna deductibila este de 32 euro/zi x 0,75 x 1,15 x 2,5 = 69 euro/zi.

2. Impozit pe venitul de natura salariala

In cazul entitatilor platitoare de impozit pe profit, nu sunt incluse in veniturile salariale si nu sunt impozabile, in intelesul impozitului pe venit, sumele primite de angajati pentru acoperirea cheltuielilor de transport si azare, a ndemnizatiei primite pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului.
In cazul persoanelor juridice fara scop lucrativ si al altor entitati neplatitoare de impozit pe profit, sumele acordate peste limita de 2,5 ori indemnizatia acordata salariatilor din institutiile publice sunt incluse in veniturile salariale si impozitate ca atare.
Asadar, regulile de impunere proprii veniturilor din salarii se aplica doar pentru sumele acordate de catre organizatiile nonprofit si de alte entitati neplatitoare de impozit pe profit peste limita de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice.

3. Contributii sociale

In cazul angajatorilor persoane juridice si fizice platitoare de impozit pe profit si, respectiv, impozit pe venit nu se cuprind in baza lunara a contributiilor sociale obligatorii sumele primite de angajati pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare, precum si indemnizatia primita pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului.
Pentru celelalte entitati, cum ar fi persoanele juridice fara scop lucrativ, nu se cuprind in baza lunara a contributiilor sociale obligatorii sumele primite de angajati pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare, precum si indemnizatia primita pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului in limita a de 2,5 ori indemnizatia acordata salariatilor din institutiile publice.

Concluzie: Regimul fiscal al deductibilitatii cu privire la cheltuielile de transport si cazare este firesc; in schimb, regimul scutirii de impozit de care profita beneficiarul diurnei este o facilitate fiscala care adauga bucurie evenimentului deplasarii.

Acte normative aplicabile:
Art. 21 alin. (1), alin. (2) lit. e), alin. (3) lit. b), alin. (4) lit. f), art. 55 alin. (2) lit. i), alin. (4) lit. g), art. 296^15 lit. g) din Codul fiscal
Pct. 44 la Titlul II Impozitul pe profit din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal
Art. 12 alin. (3) din Hotararea Guvernului nr. 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar
Art. 9 din Anexa la Hotararea Guvernului nr. 1.860/2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul localitatii, in interesul serviciului
Art. 2 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 118/2010 privind unele masuri necesare in vederea restabilirii echilibrului bugetar