Decontul de cheltuieli si notele de intrare receptie. Cand se intocmesc?

In analiza de mai jos, stabilim daca pentru biletele de avion si asigurarile de calatorie electronice achizitionate in scopul deplasarii salariatilor proprii in alta tara este obligatoriu sa se intocmeasca nota de intrare receptive si bon de consum. Ele se primesc direct pe email.

Notele de intrare receptie si bonurile de consum se intocmesc numai pentru bunuri materiale. Pentru servicii (bilete, avion, asigurari) se intocmeste Decontul de cheltuieli sau Ordinul de deplasare. 

Modelul acestor documente se gaseste in OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile. Redam in continuare, cateva exemple:
Decont de cheltuieli(pentru deplasari externe - cod 14-5-5)
Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale - cod 14-5-5/a)

Decontul de cheltuieli (pentru deplasari externe) si decontul de cheltuieli valutare (transporturi internationale) servesc ca:
- documente pentru decontarea cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate;

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a PFA Contabilitatea si obligatiile fiscale

Vezi AICI detalii

Cheltuieli deductibile si nedeductibile

Vezi AICI detalii

Aceste deconturi se intocmesc de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea in vederea justificarii cheltuielilor efectuate pe intreaga durata a deplasarii.

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Chitanta pentru operatiuni in valuta (cod 14-4-1/a) sau Dispozitie de incasare catre casierie (cod 14-4-4), dupa caz.

Ordin de deplasare (Delegatie - Cod 14-5-4)
Ordinul de deplasare (delegatie) serveste ca:
- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea pe teritoriul tarii;
- document pentru decontarea cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Ordinul de deplasare (delegatie) se intocmeste pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar. In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie (cod 14-4-4).

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Dispozitie de incasare catre casierie (cod 14-4-4).

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Dana Hristu - Consultant fiscal si expert contabil si auditor financiar